Workflow: o que é, quais as vantagens e qual a relação com BPMS?

Todo mundo fala em workflow, especialmente se trabalha na área de negócios, ou de processos. No entanto, nem todos têm a total clareza do que isso significa. Pois bem, a tradução literal é fluxo de trabalho, ou seja, uma sequência de tarefas que são executadas para que determinada atividade seja finalizada. Porém, a definição vai muito além disso.

Também podemos pensar no fluxo de documentos e informações, que vão de um colaborador a outro a partir da sequência determinada no processo. Sabemos que o fluxo de informações costuma ser crítico nas organizações. Por isso, utilizar uma “estrutura” de workflow para elas tem tudo a ver.

Agora, você ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Quer descobrir qual a relação de workflow com BPMS, ou como contratar uma solução de workflow para a sua organização? Então, continue conosco!

O que é workflow?

Como já dito no começo do texto, a palavra se refere a fluxo de trabalho, isto é, a sequência como as tarefas são executadas no dia a dia, até a conclusão de determinada atividade. Por isso, esse conceito pode ser empregado em diversas áreas da organização, da rotina administrativa ao pós-venda.

Ao adotar essa estratégia, busca-se a redução de problemas de gestão do trabalho conjunto. Isso porque com ela, passa-se a ter mais clareza na definição das atividades e os processos se tornam mais visíveis. Ou seja, podemos dizer que ao adotar o workflow estamos melhorando a forma como as atividades são realizadas. Assim, os objetivos dessa prática são:

  • Agilizar, simplificar e trazer segurança aos processos;
  • Ordenar as etapas de maneira eficaz para que contribuam com o processo geral;
  • Avisar os profissionais que integram a equipe sobre a ocorrência de alterações e eventos;
  • Aperfeiçoar as tomadas de decisão, para se tornarem mais acertadas.

Mas como eu crio meu workflow? Parece simples, mas nem sempre é. Isso porque muitas vezes essa sequência de tarefas é feita de forma informal, sistemática e automática, sem que haja de fato um processo definido, registrado e disseminado. Sendo assim, uma forma de estabelecer o workflow pode ser a partir de um mapeamento de processos que assinalam a sequência das etapas realizadas.

Mapeamento de processos? Calma, não é complexo. Se você não tem muita experiência com essa prática, eu te ajudo. Quando você faz o mapeamento dos processos, você está na verdade colocando as tarefas que você executa na sequência em que elas ocorrem. Isso pode ser desde uma lista de tarefas sequenciais até fluxogramas. O importante é você estabelecer a sequência em que elas são executadas.

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O conceito de workflow pelo viés tecnológico

Quando falamos de workflow em relação à tecnologia, estamos falando de meios que assegurem a troca e a passagem de informações entre diferentes setores.

Para ficar mais claro, vou te dar um exemplo. Imagine que foi feita a venda de um produto. O setor de vendas encaminha as informações para o setor de faturamento emitir a nota fiscal, que por sua vez encaminha essas mesmas informações para o setor financeiro fazer a cobrança. Já o setor financeiro repassa as informações para o setor de expedição liberar o produto para o cliente.

Agora, pense em como seriam essas passagens de informação se não fosse utilizada tecnologia nenhuma. O risco de haver conflito entre as informações, ou de se perder alguma delas seria alto. E o pior, seu cliente certamente sairia insatisfeito com o seu processo de venda.

Quer saber mais sobre a jornada do cliente? Então leia esse texto aqui!

No entanto, se utilizarmos a tecnologia para isso, esse risco é minimizado. Vendo por esse lado, fica clara a relação entre tecnologia e fluxo de trabalho. Ainda mais, se você adotar alguma ferramenta que gerencie esse fluxo automaticamente, deixando seus processos automatizados e inteligentes. Portanto, implementando o workflow, melhoramos os processos, a comunicação entre setores e o desenvolvimento das tarefas. Ou seja, os colaboradores ganham, os clientes ganham e o negócio ganha.

Como funciona o workflow?

Antes de mais nada, é preciso ter clareza de que o fluxo de trabalho pode ou não envolver mais de uma área. No entanto, independentemente disso, haverá a troca de informações entre diferentes pessoas, para que o fluxo tenha continuidade.

Sendo assim, quando uma tarefa é finalizada e o processo passa de uma pessoa a outra, os riscos de erros e atrasos no processo aumentam. E é aí que entra o workflow. Através dele e de uma ferramenta adequada, são determinados os responsáveis por cada uma das etapas. Sendo assim, quando o responsável pela tarefa “A” finaliza seu trabalho, ele conclui a tarefa e sinaliza ao responsável pela tarefa “B” que ele já pode iniciar o trabalho dele, e assim por diante, até que se conclua o processo.

Assim, há uma integração maior entre as equipes e mais visibilidade de cada uma das tarefas (e do processo como um todo). Ao mesmo tempo, há a redução da necessidade de que se tenha alguém supervisionando a execução das atividades, já que as pessoas envolvidas conseguem analisar em tempo real sua responsabilidade.

Dessa forma, fica claro que o propósito é a melhoria contínua dos processos. Afinal, com as informações dispostas no fluxo, você e sua equipe podem monitorar o desempenho dos processos atuais, identificar a necessidade de mudanças e desenhar novas etapas quando acreditarem ser mais conveniente.

O resultado é um aumento da eficiência e da eficácia nos processos da sua área, ou organização, o que se reflete também na sua produtividade. Outra consequência da adoção do workflow é a obtenção de informações que levam a tomadas de decisão mais acertadas nos âmbitos estratégico, operacional e tático.

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Quais são as vantagens do workflow?

Acredito que já tenha ficado claro até aqui que o fluxo de trabalho visa ao maior controle e organização das tarefas na sua organização. Tudo isso de forma sistematizada, para eliminar a ocorrência de falhas em comunicação, retrabalhos e minimizar o impacto dos gargalos. Porém, há muitos mais benefícios. Veja só:

1. Agilidade na gestão de tarefas

A partir do momento em que se têm maior visibilidade do processo e se determinam responsáveis por cada uma das etapas, os fluxos de trabalho são mais facilmente cumpridos. Como consequência, ganha-se mais agilidade no processo, pois cada integrante tem a sua responsabilidade delimitada e a equipe tem a visão do processo por completo.

2. Aumento da fluidez no andamento das atividades

No workflow, você determina especificamente o que cada colaborador deve fazer e em qual momento. Há uma integração maior entre os participantes do processo e isso favorece o andamento das tarefas, fazendo com que as passagens delas de um colaborador ao outro sejam mais leves, naturais e com menos falhas. Isso faz com que a rotina de trabalho seja organizada de forma puxada (ou seja, eu finalizo minha tarefa e puxo outra para iniciar) e não mais empurrada como de costume.

3. Melhoria de serviços entregues

A definição de responsabilidades e prazos para a conclusão de cada uma das tarefas facilita a gestão do processo como um todo, incluindo o prazo de conclusão dele. Esse benefício é ainda maior quando você trabalha com uma ferramenta de fluxo adequada, por exemplo, um software BPMS.

Com essa solução, você consegue mapear seus processos, desenhá-los, atribuir responsabilidades e prazos, monitorar o andamento dos processos, e por fim, ter mais visibilidade de como eles estão performando, até que você consiga otimizá-los.

Assim, para os clientes, representa a oportunidade de ter uma experiência diferenciada, com mais qualidade serviços recebidos. O resultado é a melhora na satisfação dele, o que impacta diretamente na sua imagem perante o mercado.

4. Redução de erros, retrabalhos e etapas desnecessárias

No workflow , você determina a sequência das tarefas do processo, mas também o que será feito, por quem e em que momento. Essa definição diminui a possibilidade de erros, além de permitir a identificação de tarefas desnecessárias, podendo ser eliminadas. Dessa forma, os processos passam a ser mais assertivos e inteligentes.

5. Simplificação e melhoria da comunicação interna

O trabalho em equipe é facilitado com um fluxo previamente determinado. Como já dito antes, todos os colaboradores podem interagir e verificar suas respectivas responsabilidades. A rotina de trabalho se torna mais produtiva e organizada, o que aumenta a produtividade da equipe e a sinergia entre os profissionais.

Com uma ferramenta adequada e unindo a visão do workflow a uma visão de gestão por processos (Business Process Management – BPM), os benefícios são mais claros ainda. Isso porque, o BPMS proporciona toda essa gestão de forma integrada entre as equipes.

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6. Flexibilidade no desenvolvimento dos processos

O workflow é passível de adaptação a todo instante — inclusive, é recomendado agir dessa forma. Ou seja, de tempos em tempos, revisitar os processos e avaliar o quanto eles ainda estão aderentes às necessidades da organização e, dessa forma, adaptá-los para aquilo seja melhor.

Essa é uma grande vantagem do workflow, uma vez que as etapas dos processos são desenvolvidas conforme as demandas da empresa e aquilo que gere valor ao cliente. Dessa forma, você está livre para alterar qualquer tarefa durante o processo, repensar no fluxo de trabalho como um todo, e melhorar os resultados do processo como um todo.

7. Visibilidade do fluxo de trabalho

Quantas vezes você já se questionou o que se fazer com determinada informação ou para quem repassá-la? Com a implementação do workflow esse problema é minimizado, uma vez que ele traz visibilidade ao processo de ponta a ponta.

O fato de sua equipe ter de forma transparente quais as tarefas que cada um dos integrantes é responsável melhora o desencontro de informações e facilita o andamento das atividades, melhorando a produtividade do processo como consequência. Nada mal, né?

8. Aumento da escalabilidade

Por fim, mas não menos importante, o casamento entre fluxo de trabalho e uma ferramenta adequada para gerenciá-lo favorece a escalabilidade do negócio devido à automação dos processos.

A diminuição das tarefas operacionais, controles manuais propiciam o foco em atividades estratégicas, melhorando o desempenho, eliminando uma série de desperdícios existentes nos processos e garantem mais eficiência para atender às demandas dos clientes e do mercado. E isso se reflete diretamente sua vantagem competitiva.

Qual é a relação do workflow com um BPMS?

O software BPMS já foi citado quando falamos na melhoria dos serviços como um dos benefícios do workflow. Sendo assim, o BPMS é um software de gestão por processos, ou BPM (Business Process Management), que permite que você faça o mapeamento, a modelagem, a automatização, o monitoramento e o gerenciamento dos processos.

Apesar de parecer a mesma coisa que o workflow, ele não é. O fluxo de trabalho foca no desenho das atividades organizacionais. Ou seja, na sequência das tarefas mesmo. Já o BPMS está relacionado a gestão por processos de negócios, que possui um conceito mais amplo e lida com o planejamento, monitoramentos, análises e uma visão sistêmica da organização.

Ao implementar o BPMS no seu negócio de forma harmônica com o workflow, os processos são otimizados e trabalhados de forma descomplicada e ágil. As duas abordagens, portanto, continuam com objetivos diferentes, mas oferecem resultados colaborativos, que se refletem em eficiência, inovação e produtividade.

Veja também:Por que ter um BPMS?

Na prática, isso significa a eliminação de atividades manuais, planilhas e documentos físicos, além da falta de padrão nos documentos e na forma de execução do trabalho. As áreas de negócios e processos também têm mais autonomia para automatizar e desenhar suas tarefas, e otimizar suas rotinas de trabalho.

Sendo assim, é como se o BPMS fosse a ferramenta necessária para se tirar o workflow do status inicial e elevá-lo a outro patamar. Fazendo um paralelo, podemos dizer que o BPMS é a peça certa para um equipamento que está em manutenção. Com esse item, o funcionamento volta a ser normal e até mesmo otimizado.

A contribuição do BPMS para o fluxo de trabalho

Adotar como estratégia organizacional a gestão por processos não implica diretamente a adoção de um software BPMS, mas essa é uma boa prática. Caso contrário, os resultados alcançados podem ficar aquém do esperado.

O grande pulo do gato é que com o BPMS você consegue automatizar as tarefas do processo, delimitar responsáveis e prazos para execução. Além disso, a solução notifica os envolvidos sempre que houver uma tarefa nova esperando para ser iniciada e quando um processo é finalizado. E o melhor, tudo dentro de um único sistema. Assim, todas as informações ficam registradas e centralizadas em um único lugar.

Para deixar mais claro ainda, eu trouxe um vídeo que fala sobre BPMS para você:

Como resultado, podemos falar em produtividade, eficiência, segurança, transparência, agilidade, autonomia, organização, colaboração, entre outros. Incrível, não?!

Como contratar uma empresa para implementar workflow?

Acredito que os benefícios de se adotar o workflow na sua empresa já tenham ficado claros até aqui. Porém, a passar da teoria para a prática no seu negócio pode não ser tão simples quanto você pensa. Por isso, é importante contar com a ajuda de quem entende do assunto.

É preciso, primeiramente, avaliar os seus processos para que se identifiquem todas as tarefas e atores envolvidos. A partir disso, você consegue visualizar melhor os processos a serem automatizados e qual o impacto deles na sua organização. Com isso, fica mais fácil determinar qual a melhor ferramenta para a sua necessidade.

Tenha ao seu lado profissionais especialistas, que saibam auxiliar você e sua equipe nessa decisão. Tenha em mente quais são os objetivos que você deseja atingir ao partir para essa estratégia e delimite até onde ela será implementada. Conte com uma equipe que esteja sediada no seu país, e que forneça suporte técnico na sua língua mãe. Você certamente irá precisar deles em algum momento!

Novamente, uma equipe de alta performance, com profissionais competentes e especialistas em processos é crucial para os bons resultados. Isso justifica a contratação de uma empresa especializada, que ofereça uma ferramenta completa de BPMS para padronizar o modo de trabalho e aumentar a eficiência e a eficácia das atividades.

Nós da SML Brasil temos no nosso DNA a transformação digital e a gestão por processos de negócios. Nossos números mostram isso. Pensando nisso, estou trazendo um dos nossos cases premiados internacionalmente. Ele conta como essa estratégia pode ser benéfica para a sua organização.

Já convenci você a adotar o workflow e o BPMS?

Como você pôde perceber, o workflow é muito mais do que um simples organizador de tarefas. Ele se torna uma ferramenta essencial para identificar os processos da sua empresa, melhorar o andamento das atividades, da rotina de trabalho e simplificá-los.

Essa prática se torna mais eficiente e eficaz quando aliada a gestão por processos, o que favorece a visão do negócio por completo e impacta não só as tarefas em si, mas a organização como um todo. Utilizada em conjunto com um software e gestão por processos – BPMS – você ainda sai do senso comum e passa a trabalhar de forma automatizada e eficiente, estabelecendo responsáveis e prazos para cada uma das etapas. Como consequência, a melhoria contínua dos seus processos é evidente.

E por fim, mas não menos importante, fica o fato de que todos saem ganhando: equipes, áreas, organização e clientes! 😉

Espero que você tenha gostado. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu recado no chat que respondemos rapidinho!

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.