Transformação digital para Instituições de Ensino Superior

Quando falamos em transformação digital, muitas pessoas pensam que estamos falando apenas da automatização dos processos e da digitalização de documentos. Grande engano! A transformação digital é muito mais do que isso. É repensar o negócio como um todo. É transformar a empresa e, consequentemente, os seus resultados.

Para as Instituições de Ensino Superior – as famosas IES – não é diferente. É possível promover uma revolução em melhorias fazendo a migração para o meio digital. Que tal aproveitar a série de mudanças da legislação do MEC e fazer desse limão uma limonada?

O que a legislação diz sobre transformação digital?

Este assunto (legislação) não é novidade aqui no blog. O MEC tem liberado Portarias atrás de Portarias e, de certa forma, forçado as IES a se adequarem a essa realidade, ao meio digital. Veja só:

Decreto 9.235

Esse é considerado o Decreto-pai das Portarias do MEC. Em um post anterior nós comentamos que o MEC passou a avaliar as instituições de ensino superior com base na gestão e digitalização de documentos acadêmicos.

Portaria 315/2018

Falando do Decreto 9.235 e suas ramificações, ainda escrevemos esse texto. Porém, com o foco na Portaria 315 e na digitalização do acervo acadêmico. Com certeza esse já é um passo muito grande para o encontro entre a transformação digital completa e as instituições de ensino.

Portaria 1.095/2018

Aqui, o assunto não é acervo acadêmico, nem a digitalização dos documentos. O foco dessa portaria é no processo de expedição e registro de diplomas, que passa a ter algumas etapas em plataformas digitais, como divulgar os diplomas registrados no Diário Oficial da União (DOU) e manter em seu site link ativo para consulta de registros. Mais um passo na transformação digital de IES.

Portaria 554/2019

Essa Portaria era aguardada por muitas IES. Ela passa a regulamentar os diplomas digitais e traz vários requisitos técnicos para seu atendimento. Esse assunto não é novo, já havia sido tratado em outra Portaria do MEC, a 330/2018, e mostra, mais uma vez, esse movimento de digitalização das nossas Instituições de Ensino Superior.

Com isso tudo, podemos dizer que a transformação digital na IES é um caminho sem volta. Portanto, seguir essa tendência não é mais uma opção, mas uma necessidade.

Transformação digital já é requisito do cliente (aluno)?

Outro dia eu estava conversando informalmente sobre isso com um amigo e chegamos a seguinte conclusão: O culpado de tudo é o celular. Claro! Veja bem, de uns anos para cá esse aparelhinho junto com uma mágica chamada Internet possibilitou a criação de milhares de serviços disponíveis na palma da mão. Esse fato tornou-se sinônimo de agilidade, mobilidade, simplicidade, velocidade e… um requisito do cliente.

Todos sabemos que quando o cliente está requisitando, a reinvenção é necessária. A inovação, a mudança, a transformação, a transformação digital! O resumo da história é que as instituições de ensino também podem pensar em transformação digital como estratégia, como redução de custo, padronização, melhorias no processo, satisfação do cliente, etc. E aqui, fique com um pensamento: Se é bom para a IES, é bom para o aluno! Nessa relação, ambos ganham.

Se você migrar para o meio digital apenas para atender ao que a legislação está pedindo, será muito mais difícil e doloroso. As barreiras serão colocadas antes mesmo de se tentar mudar. Agora, se o seu pensamento for de implementar melhorias, tanto a nível de processos, quanto a nível de negócio… aí, a “coisa” começa a ser vista com bons olhos, por todos!

Para fechar com chave de ouro, separamos um infográfico e um vídeo. No infográfico, eu listei a maneira como a maioria das instituições trabalha hoje e como poderia ser com a implementação de processos cada vez mais digitais! Já no vídeo, eu trouxe um exemplo de uma solicitação (do aluno) feita diretamente na palma da mão. Sem deslocamento e com bastante velocidade. Veja só:

Exemplo de um processo (workflow) na palma da mão

O que você viu no vídeo:

  1. Zero minutos de espera em “filas” para atendimento;
  2. Agilidade e praticidade;
  3. Autosserviço;
  4. Eliminação do risco de perda de documentos;
  5. Controle TOTAL do ciclo de vida do documento digital;
  6. Otimização de espaços físicos e redução do uso de papel;
  7. Mobilidade para análise e aprovação de documentação;
  8. Acesso instantâneo, múltiplo e simultâneo a informações;
  9. Workflow de atividades que otimiza processos;
  10. Uma ferramenta que pode ser integrada com o Portal do Aluno e outros sistemas;

E mais: transformação digital pura! De forma simples, prática, econômica e segura. Melhorando o dia a dia de quem trabalha na IES e de quem usufrui de seus serviços. Novamente, é bom para a IES, é bom para o aluno!

E então? O que você achou?

Ainda está pensando no assunto? Acredito que demos a você muitas razões interessantes para a sua tomada de decisão. Se você tiver qualquer dúvida, deixei um comentário aqui embaixo! Nós responderemos com o maior prazer. E se você gostou do que eu contei a você, fique à vontade para compartilhar nas suas redes sociais também.

Aqui na SML Brasil, somos fãs da disseminação de conhecimento e queremos ajudar cada vez mais as organizações na transformação de processos! Afinal, transformar processos está no nosso DNA! 😉

Veja tambémDemonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para instituições de ensino.

Até mais!

Bruna Amaral

View posts by Bruna Amaral
Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.