Transformação digital para Instituições de Ensino Superior

Quando falamos em transformação digital, muitas pessoas pensam que estamos falando apenas da automatização dos processos e da digitalização de documentos. Grande engano! A transformação digital é muito mais do que isso. É repensar o negócio como um todo. É transformar a empresa e, consequentemente, os seus resultados.

Para as Instituições de Ensino Superior – as famosas IES – não é diferente. É possível promover uma revolução em melhorias fazendo a migração para o meio digital. Que tal aproveitar a série de mudanças da legislação do MEC e fazer desse limão uma limonada?

Transformação digital já é requisito do cliente (aluno)?

Outro dia eu estava conversando informalmente sobre isso com um amigo e chegamos a seguinte conclusão: O culpado de tudo é o celular. Claro! Veja bem, de uns anos para cá esse aparelhinho junto com uma mágica chamada Internet possibilitou a criação de milhares de serviços disponíveis na palma da mão. Esse fato tornou-se sinônimo de agilidade, mobilidade, simplicidade, velocidade e… um requisito do cliente.

Todos sabemos que quando o cliente está requisitando, a reinvenção é necessária. A inovação, a mudança, a transformação, a transformação digital! O resumo da história é que as instituições de ensino também podem pensar em transformação digital como estratégia, como redução de custo, padronização, melhorias no processo, satisfação do cliente, etc. E aqui, fique com um pensamento: Se é bom para a IES, é bom para o aluno! Nessa relação, ambos ganham.

Se você migrar para o meio digital apenas para atender ao que a legislação está pedindo, será muito mais difícil e doloroso. As barreiras serão colocadas antes mesmo de se tentar mudar. Agora, se o seu pensamento for de implementar melhorias, tanto a nível de processos, quanto a nível de negócio… aí, a “coisa” começa a ser vista com bons olhos, por todos!

Para fechar com chave de ouro, separamos um infográfico e um vídeo. No infográfico, eu listei a maneira como a maioria das instituições trabalha hoje e como poderia ser com a implementação de processos cada vez mais digitais! Já no vídeo, eu trouxe um exemplo de uma solicitação (do aluno) feita diretamente na palma da mão. Sem deslocamento e com bastante velocidade. Veja só:

Exemplo de um processo (workflow) na palma da mão

O que você viu no vídeo:

  1. Zero minutos de espera em “filas” para atendimento;
  2. Agilidade e praticidade;
  3. Autosserviço;
  4. Eliminação do risco de perda de documentos;
  5. Controle TOTAL do ciclo de vida do documento digital;
  6. Otimização de espaços físicos e redução do uso de papel;
  7. Mobilidade para análise e aprovação de documentação;
  8. Acesso instantâneo, múltiplo e simultâneo a informações;
  9. Workflow de atividades que otimiza processos;
  10. Uma ferramenta que pode ser integrada com o Portal do Aluno e outros sistemas;

E mais: transformação digital pura! De forma simples, prática, econômica e segura. Melhorando o dia a dia de quem trabalha na IES e de quem usufrui de seus serviços. Novamente, é bom para a IES, é bom para o aluno!

E então? O que você achou?

Ainda está pensando no assunto? Acredito que demos a você muitas razões interessantes para a sua tomada de decisão. Se você tiver qualquer dúvida, deixei um comentário aqui embaixo! Nós responderemos com o maior prazer. E se você gostou do que eu contei a você, fique à vontade para compartilhar nas suas redes sociais também.

Aqui na SML Brasil, somos fãs da disseminação de conhecimento e queremos ajudar cada vez mais as organizações na transformação de processos! Afinal, transformar processos está no nosso DNA! 😉

Veja tambémDemonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para instituições de ensino.

Até mais!

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil sou uma Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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