Uma ferramenta incrível para trabalho home office! [Com e-book]

Ferramenta para trabalho home office? Sim! Trabalhar remotamente envolve adaptação e resiliência. Nesse sentido, é preciso contar com ferramentas que possibilitem que você e sua organização não parem, a final de contas, você está em casa, as atividades da empresa não.

Nós já falamos aqui no blog como foi o nosso processo de transição para home office. Tem momentos que parece que não vai dar certo, mas no final, os ganhos são muito maiores. Pode parecer algo impossível para muitas equipes e foi pensando nisso, juntamente com a nossa experiência que resolvi escrever esse texto. Hoje, quero ajudar você a ver essa necessidade atual como uma oportunidade.

Antes de mais nada, tenha calma!

Home office não é, necessariamente, uma novidade. Já faz algum tempo que ele é parte da realidade de muitas organizações. No entanto, muitas outras nunca se quer cogitaram aderir ao trabalho remoto. E, para a grande maioria das empresas modificar, a obrigação de mudar sua forma de trabalho aconteceu da noite para o dia. A transformação digital nunca fez tanto sentido como no cenário atual.

Nesse sentido, é normal o sentimento de dúvida, ou desconforto. Mesmo as instituições renomadas, com budget para investir em tecnologia, se viram em um momento único, desafiador, buscando viabilizar que seus profissionais trabalhassem em de casa . E aqui vai minha primeira dica: tenha calma. Esse sentimento vai passar e você vai ver que vai ficar tudo bem. A adaptação vai acontecer e, no final de tudo, você e sua equipe são capazes de gostar dessa ideia.

Sua equipe está em home office. E os processos da empresa?

Como fazer para que a empresa não pare por falta de estrutura para trabalhar home office? Pois bem, lembre-se: nós que estamos trabalhando de casa. O que muda é o  seu ambiente de trabalho, não suas atividades. Sendo assim, as organizações precisam continuar, e isso inclui os processos executados todos os dias, afinal de contas, você não vai para casa e deixa os processos na sede da empresa, não é mesmo?!

Por isso, a adaptação não é individual, ela é coletiva. Todos precisam estar alinhados para fazer com que a organização continue funcionando. A tecnologia disponibiliza muitas formas de manter os processos da organização funcionando normalmente. Principalmente quando falamos de ferramentas de processos.

Os processos da empresa continuam. Então, que ferramenta usar?

Posso até estar chovendo no molhado, mas quando falamos de ferramentas para processos, estamos falando de BPMS. Se você ainda não sabe o que é um BPMS, então você precisa ver o vídeo que eu vou deixar aqui. Ele é bem curtinho. 😉

Portanto, com o BPMS o processo acontece todo de forma digital, independentemente de onde as pessoas estão. Por isso ele funciona muito bem para aquelas organizações que decidem trabalhar de forma remota.

O Orquestra é a ferramenta para trabalho home office que você precisa

Nós, da SML Brasil, sempre buscamos ajudar nossos clientes a terem sucesso nos seus objetivos. Em uma rápida enquete que fizemos com eles, tivemos feedbacks muito importantes. A grande maioria diz que processos automatizados com nossa plataforma facilitaram muito a migração para o homeoffice. Isso porque o trabalho feito pelos profissionais na nossa solução basicamente se mantiveram os mesmos. A única diferença é que agora eles executam suas atividades do conforto de casa.

Por isso, nosso querido Orquestra BPMS, é a ferramenta ideal para gerenciar e executar os processos da sua organização, mesmo atuando de forma remota.  

O momento pede velocidade

É claro que uma uma ferramenta de processos facilita a transição das atividades feitas no escritório para o trabalho remoto. E é claro que o Orquestra é incrivelmente perfeito para isso. Porém, você deve estar se perguntando: 

David, como vamos implementar um processo automatizado, tornando-o digital, sem ter tempo para realizar o trabalho estruturado e embasado que tradicionalmente se propõe em projetos deste tipo?

Ou ainda…

David, como a empresa poderia implantar, de forma rápida, um processo automatizado, se beneficiando do que uma moderna ferramenta de processos tem a entregar?

A resposta é simples: diferentemente de muitos BPMS, nosso Orquestra não vem em branco. Ele já possui mais de 400 processos de muitas áreas da organização prontos para uso. Pensou em Contratos? Temos. Pensou em Qualidade? Temos. Pensou em Gestão de Pessoas? Temos. Pensou em Compras? Temos também! Veja só:

Hub de serviços

Alguns processos da área de Vendas. Ao lado, o painel com todas as áreas da empresa.

Como isso funciona na prática

Toda empresa possui processos. Fazer compra de material, é um processo oferecido por uma área a um ou mais requisitantes. Disponibilizar infraestrutura necessária para o colaborador (como telefone celular, notebook, mesa), é outro processo. E, veja bem, esses processos possuem muitas similaridades, mesmo em diferentes empresas. 

Basicamente, processos consistem em uma entrada, etapas intermediárias e uma saída, ou entrega. Dessa forma, uma pessoa inicia um processo solicitando algo (entrada). Essa solicitação segue pelo processo para ser analisado por outra pessoa, que aprova ou não a solicitação. Posteriormente, uma (ou umas) outra pessoa executa a atividade (etapa intermediária) e entrega aquilo que foi solicitado (saída). Logicamente que cada empresa pode ter sua particularidade mas, em linhas gerais, o macroprocesso do processo é muito similar. 

Processos padronizados em ferramenta para trabalho home office
Etapas de um processo e aplicação em um processo de compras

Foi seguindo essa lógica que construímos os mais de 400 processos prontos para sua organização começar a usar agora mesmo. Rapidamente, define-se o nome do processo, quem são as pessoas autorizadas a iniciá-los, quais são as pessoas ou áreas responsáveis pela execução de cada etapa e o prazo correspondente. Veja só:

Configuração das etapas do processo padronizado na ferramenta para trabalho home office
Configuração das etapas do processo padronizado na ferramenta

Pronto! Feita a configuração, os processos são disponibilizados em um portal web. Dessa forma, podem ser acessados via internet, por computadores, celulares e tablets, viabilizando a realização das atividades de qualquer lugar, desde que tenha acesso à Internet. Incrível não?!

Mas os processos da minha empresa são diferentes, como faço?

Não tem problema. Um processo padrão pode ser transformado em um processo customizado, sem nenhum problema. Uma vez que você possui as informações necessárias e a motivação para personalizar o seu processo, basta realizar as alterações dentro da própria ferramenta, em uma interface bastante simples. Mas isso já é papo para outro conteúdo.

O Orquestra é incrível

Não é força de expressão, nem excesso de otimismo. O Orquestra é a ferramenta ideal para organizar os processos da sua empresa e deixar seus colaboradores trabalharem tranquilamente de forma remota. Ele tem tantos benefícios. Deixa eu falar de alguns para você!

Rápida instalação

Como já dito anteriormente, eu posso afirmar que nosso querido Orquestra é um dos BPMSs (se não for o único) mais rápidos de se instalar. Com setup simplificado, você praticamente compra hoje e sai usando amanhã. Com os mais de 400 processos já prontos para você,o tempo de implementação é encurtado radicalmente. Veja só uma relação:

Configuração de processo padrão x customizável na ferramenta para trabalho home office
Comparação no tempo de configuração de um processo customizável e um padrão
Enquanto para se mapear e modelar processo a processo na sua organização você precisa desprender muito tempo fazendo definições, com o processo padrão de atendimento você reduz drasticamente esse tempo. Sendo assim, enquanto você mapeia e modela 1 processo, com o padrão você faz 10.
Dessa forma, implementar no Orquestra BPMS é moleza! Em tempos de trabalho home office mandatório e rápida adaptação da rotina de trabalho, eu tenho certeza que esse ponto é muito importante para não parar a sua organização. E é por isso que eu digo que ele é a a melhor opção de ferramenta para trabalho home office. 😉

Flexibilidade

O Orquestra possibilita que você crie processos altamente customizados, de acordo com a sua necessidade. Contudo, também permite uma abordagem de implantação em tempo recorde, fazendo com que você, sua equipe e toda a sua empresa se beneficie dos mais de 400 processos prontos das mais diversas áreas. De forma simples, prática e rápida! 

Centralização

Item muito importante para manter a organização da empresa e dos processos dela. Aqui falamos em centralizar não só os processos em si, mas as informações inerentes a cada um deles. Isso você tem no Orquestra.

Toda vez que um processo é iniciado no sistema, ele leva consigo todas as informações importantes. A cada nova etapa, mais e mais informações relevantes vão sendo registradas dentro do sistema também. Dessa forma, fica bem mais fácil encontrar um documento, ou identificar alguma observação importante. Basta acessar o processo.

Orquestra - Informações do processo
Painel de visualização das informações do processo

Transparência dos processos

Alguns questionamentos que sempre vêm à tona quando o assunto é transparência:

  • Como identificar o status de cada um deles? 
  • O que está sendo feito?
  • Quem é o responsável por fazer a atividade?

O Orquestra traz tudo isso. Como uma ferramenta de gestão por processos, ele permite que você acompanhe os status das suas solicitações, ou seja, se está em andamento, se está em análise, ou se já foi concluído. Veja só:

Painel de acompanhamento de processos iniciados
Painel de acompanhamento de processos iniciados pelo usuário

Também é possível ver que atividades estão sendo realizadas nesse momento (aprovação, revisão, cadastramento, compra, etc…) e quem é responsável por cada uma das etapas. Assim não há desencontro, nem aquela busca eterna de quem faz o que. Já está lá, pronto.

Acompanhamento de passos do processo
Acompanhamento do passo a passo do processo pelo usuário

Vale ressaltar que o Orquestra automatiza fluxos de trabalho. Ou seja, as atividades fluem automaticamente de um responsável para outro. Ao finalizar a sua tarefa, ela vai automaticamente para o próximo responsável executar a atividade dele dentro do processo, tudo que você precisa em uma ferramenta para trabalho home office.

Clareza de prazo 

Quando falamos em processos, atividades, ou tarefas, sempre paira a questão de qual o prazo para atendimento. No Orquestra temos uma resposta para isso.

Todas as atividades já possuem um prazo determinado. Essa informação está presente no formulário de abertura do processo. Portanto, quando você for iniciar um, você já sabe quanto tempo levará para ter sua solicitação atendida. Nós incluímos os prazos de acordo com a realidade da nossa empresa, mas isso pode ser perfeitamente alterado para a realidade da sua organização.

A informação está no campo “previsão de atendimento”:

Definição de prazos
Previsão de prazo para conclusão da solicitação já na abertura do processo

Simplicidade de uso

Não adianta nada ter uma ferramenta incrível, mas que seja difícil de usar. A nossa ferramenta, além de ser incrível, é simples, no code (sem necessitar codificação) e intuitiva. Consequência disso: você não precisa ser um expert em TI, ou softwares em geral para usar nossa solução. Inclusive está preparada com o que tem de mais importante nas leis internacionais de acessibilidade. Ela é para todos!

Além disso, se você precisar criar um novo processo, você pode. Ela não é uma ferramenta engessada, nós não queremos isso. Pelo contrário, queremos proporcionar autonomia para você e sua organização. Mas se mesmo assim você quiser nossa ajuda, também não tem problema. O importante é você conseguir tirar o melhor proveito da ferramenta. Seja ela uma ferramenta para trabalho no escritório, seja ela uma ferramenta para trabalho home office.

Não acabei…

O Orquestra tem mais um monte de benefícios como ter um aplicativo, ser um software web, ou seja, não precisar ser instalado no computador, ser em português (mas também ter as opções de inglês e espanhol!), ser armazenado em cloud, e não ter custo de setup/deploy. 

Outro grande ponto importante, ainda mais com a economia variando constantemente: ser pago em reais, ao contrário de muitas soluções que são em dólar. Dessa forma você não fica à mercê das variações da moeda estrangeira. 😉

Ainda tem mais! Baixe o e-book e descubra todos os 19 atributos do nosso Orquestra!

Você está trabalhando remotamente, sua empresa não

Frente a tudo que expus até aqui, eu destaco que você é capaz de se adequar ao trabalho remoto. Não é preciso ter nenhuma habilidade específica para isso. Outra coisa: independentemente do fato de você estar trabalhando de casa, ou de qualquer outro lugar, a sua empresa não está parada. Os processos dela continuam andando. Contudo, ao invés de serem feitos de forma manual, são feitos de forma digital.

O BPMS é uma ótima ferramenta para trabalho home office. Ele surge como um aliado a esse cenário, uma vez que ele permite que processos que permeiem a organização toda possam ser centralizados em uma única ferramenta. Sem e-mails intermináveis, sem ligações, sem desencontro de informações. Eliminando silos e tornando os processos da organização bem mais colaborativos.

Já o Orquestra… bem o Orquestra é fantástico!!! Com ele, tudo fica ainda mais simples, se é que isso é possível. Eu aposto que se você experimentar, também vai pensar assim.

David de Freitas Neto

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Meu nome é David de Freitas Neto. Sou matemático, possuo MBA em Gestão de Projetos pela FIAP e especialização em estratégia avançada de negócios pela Universidade de LaVerne, na Califórnia. Desde 2001 atuo na área de tecnologia, em projetos e produtos voltados para gestão documental (GED/ECM), workflow (BPM) e câmbio. Possuo algumas certificações na área de processos, projetos e documentos, como por exemplo a CBPP pela ABPMP, a CDIA+ pela CompTIA (arquiteto de document-imaging) e a ECM Implementation Specialist pela AIIM, SixSigma Yellow Belt, além de outras na área de projetos e TI (Scrum, Devops e ITIL). Já tive a honra de liderar equipe responsável por projeto premiado em 2016 no Global Awards for Excellence in Business Process Management (escolhido entre os 12 melhores Projetos de BPM do mundo). Sou apaixonado por tecnologia e tenho como propósito ajudar as empresas a entregar mais valor em seus negócios através de soluções de gestão de processos e informação.