O que é Robotic Process Automation (RPA) e como integrar com BPMS

Quando falamos em automatização de processos, RPA é a sigla para Robotic Process Automation. Ou seja, uma tecnologia que tem como objetivo acelerar ainda mais a execução de atividades dentro de um processo. De maneira resumida, digo que RPA é um robô, em forma de software, que executa tarefas no lugar de uma pessoa.

RPA – Robotic Process Automation

Nos últimos anos, a presença da tecnologia nas empresas, e mesmo no dia a dia, cresceu consideravelmente. Em vários aspectos, isso beneficiou muito o desempenho das companhias, que, agora, têm mais ferramentas para executar suas funções. Seguindo essa tendência, surge um novo conceito de tecnologia da informação para melhorar esses resultados: o Robotic Process Automation, abreviado como RPA.

 

RPA e mãos humanas

Você sabia que um quinto da força de trabalho será substituída por robôs? Segundo o relatório da McKinsey & CO, 800 milhões de trabalhadores podem ser substituídos por robôs até 2030.

Robôs estão presentes em todas as partes da indústria, na montagem de carros, na confecção de milhares de itens, por que não trazer essas tecnologias para executar nossas tarefas dentro do escritório? Na verdade, RPA é um novo passo para gerenciar processos e atingir a produtividade.

Quer saber mais? Então continue lendo este artigo!

O que é RPA?

RPA possibilita a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. Ou seja, ele captura qualquer informação, em qualquer site ou aplicação, navegando como se fosse um usuário comum.

Existem dados que evidenciam que quando você automatiza um processo, você consegue reduzir de 5 a 20% as tarefas humanas daquele processo. Com o uso de um RPA, este número chega a 40%.

Um robô (RPA) é capaz de executar, de maneira eficaz:

  • Processos com tarefas repetitivas em geral
  • Navegação em sistemas web
  • Alimentação dos sistemas de seus clientes e fornecedores
  • Extração de informações de outros sistemas, abastecendo o sistema interno
  • Integração entre sistemas sem necessidade de desenvolvimento ou customização
  • Envio e recebimento de e-mails
  • Gerenciamento de eventos
  • Captura de documentos e transformação em dados estruturados
  • E muito mais…

UAU, parece coisa de outro mundo!  

Calma. Não são exatamente estes robôs visíveis em sua forma física que eu estou falando. Robotic Process Automation é um “robô virtual” presente dentro de uma ferramenta de automação de processos. Ele (o sistema) passa a executar atividades operacionais e rotineiras e deixa os funcionários livres para executar atividades estratégicas que exigem planos e análises detalhadas.

Quais as 3 vantagens que o uso de RPA pode proporcionar a um negócio?

Obviamente que as vantagens não se limitam a apenas 3. Eu poderia citar, 10, 20 ou 30. Quem não gostaria de ter suas atividades burocráticas e rotineiras sendo executadas por um robô virtual? Diminuir sua caixa de e-mail? Diminuir gestão de tarefas?

Que sonho! Por isso, eu listei aqui 3 grandes vantagens que o uso de RPA pode trazer para a sua empresa. Veja:

Otimização de custos e tempo

Tempo, capital e profissionais são os principais recursos dentro de uma empresa, independentemente de seu porte ou segmento de mercado. Por isso, é importante pensar em como fazer com que cada investimento desses 3 recursos gere o máximo possível de retorno.

Um sistema de Robotic Process Automation contribui bastante com a produtividade da equipe e com os resultados. Pois, ao transferir certas responsabilidades de um ser humano para uma máquina, você obtém melhor desempenho em tarefas repetitivas.

Além disso, libera sua equipe para atuar em outras frentes, como no aprimoramento de seus produtos e serviços e na análise de dados para melhorar o índice de satisfação do cliente.

Redução de riscos

Outro problema que toda empresa deve considerar é o nível de risco de determinadas tarefas, especialmente aquelas associadas a erro humano e falhas de análise. Por exemplo, quantas vezes você executa uma atividade mais de uma vez gerando retrabalho? Vou dar um exemplo bem crítico, cobrança errada de uma fatura, cobrança de fatura esquecida, pagamento duplicado, etc.

Quase todos os processos dentro de uma empresa possuem suas atividades de maior risco. Aquelas atividades que merecem mais atenção. Diferente dos seres humanos, nossa robôs de RPA não ficam cansados e não cometem erros.

Ao utilizar um Robotic Process Automation como ferramenta para essas tarefas re risco, você reduz consideravelmente o índice de erros, pois além da máquina não ser afetada por exaustão ela não será afetada por excesso de informação. Da mesma forma, ela pode ajudar, executar e analisar dados com mais precisão e eficácia.

Flexibilidade

Por fim, muitos sistemas de gestão só são úteis para um determinado setor e para empresas de determinado porte. Isso significa que, uma vez que sua empresa comece a crescer ou precise mudar a própria estrutura, a ferramenta antiga não será mais útil.

Ao utilizar um sistema de Robotic Process Automation, por outro lado, você terá muito mais flexibilidade. Esse tipo de ferramenta pode ser integrada com outros softwares de gestão dentro da sua empresa e pode ser aplicada em diferentes escalas, o que permite usá-la por muito mais tempo sem grande investimento adicional.

Onde RPAs estão sendo utilizados

RPAs são utilizados nos mais diversos setores. Com certeza você tem contato com algum robot no dia a dia e nem percebe. Veja na imagem abaixo alguns exemplos de setores que usam RPA:

Quem utiliza RPA?
Quem utiliza RPA?

Você precisa utilizar RPA, se:

Você busca escalar o seu negócio

Com RPA você consegue escalar o seu negócio sem precisar aumentar a sua equipe. De acordo com a necessidade e com a sua demanda, você pode definir que um determinado processo trabalhe 24 horas por dia, por exemplo.

Você precisa ou gostaria de trabalhar de maneira contínua 24/7

Os robôs conseguem trabalhar 24 horas por dia e 7 dias por semana. Então, digamos que você tenha uma atividade que precisa ou poderia ser executada sem interrupções, como a emissão de nota fiscal, por exemplo. Ou, outro exemplo seria o caso de um negócio online que não pára nos finais de semana.

Você precisa diminuir os erros de um processo

Muitos processos são impactados por erros de digitação, erro na coleta de informação e até mesmo erro por fadiga e cansaço do profissional. Atividades repetitivas como essa de coleta e envio de informação podem facilmente ser realizadas por RPA e eliminar qualquer tipo de erro.

Você precisa reduzir custos dentro da empresa

Quando a gente afirma que com RPA você diminui 40% das tarefas humanas e elimina os erros do processo, além de fazê-lo funcionar 24/7 sem necessidade de recursos (luz, água e aluguel), já estamos listando as mais variadas fontes de redução de custo e ampliação de receita. Não é mesmo?

Você precisa otimizar o uso do intelecto das pessoas

Aqui é o ponto fundamental do negócio. Isso significa que as pessoas que executam atividades repetitivas podem começar a dedicar o seu tempo para atividades mais nobres como melhoria do processo e aceleração do negócio. Que tal?

BPMS + RPA’s, vamos integrar?

Veja neste vídeo de 3 minutos como acontece a integração de BPMS com RPA:

Se você acompanha o nosso blog, já deve saber o que é um BPMS. Mas vale a pena relembrar: o Business Process Management System nada mais é do que o suporte tecnológico ao BPM, ou seja, um software que permite automatizar a gestão de negócios de uma empresa.

Com um BPMS é possível mapear, executar e monitorar processos da empresa e gerenciar o fluxo de informações e atividades do negócio. Junto a um software de BPM (BPMS), é possível integrar várias tecnologias. Por esse motivo, queremos falar sobre a integração entre BPMS e RPA’s.

Para falar sobre isso, fizemos um webinar em parceria com a Yank! Solutions, o mais novo parceiro da SML Brasil. O foco da conversa foi como funciona a integração BPMS + RPA, quais as possibilidades de melhoria e os impactos que isso pode causar nas organizações.

Assista aqui a apresentação completa – Webinar

Como integrar Robotic Process Automation (RPA) com BPMS?

O BPM é uma forma de reestruturar métodos sistematizando processos que antes eram reproduzidos em papéis, e-mails, planilhas, etc. Certo? Veja mais detalhes neste post aqui.

Para que o RPA seja adotado em uma organização para otimizar os processos, é indicado que:

  1. Por meio da metodologia de BPM, identifique-se quais processos podem ser robotizados
  2. Uma modelagem do processo deve ser feita. Veja como fazer modelagem aqui.
  3. Após a modelagem, a automatização deve ser feita em um software de BPMS
  4. Na automatização, identifica-se os processos que podem ser executados com o auxílio de RPA e bingo!

BPMS e RPA são duas ferramentas que vieram para ficar. É fato que saem na frente as empresas que abraçam as inovações tecnológicas e reestruturam processos de negócios. Sempre com o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir os custos, otimizar o tempo para aproveitar cada vez melhor o capital humano.

É necessário salientar, entretanto, que uma não substitui a outra. Para que possam proporcionar às organizações um melhor resultado, elas serão imbatíveis se adotadas em conjunto.

Veja uma demonstração (vídeo de 3 minutos)

Como a combinação de RPA e BPMS pode contribuir para a produtividade da empresa?

As ferramentas de gestão de processos de negócios, ou BPMS, são softwares poderosos que facilitam a profissionalização da gestão e uma visão holística do negócio.

Com um BPMS, é possível enxergar com clareza a estrutura de geração de valor da empresa e entender quais são os principais ajustes que precisam ser feitos nela para potencializar os resultados do trabalho realizado.

E quando é combinado com o RPA, o BPMS fica ainda mais útil. Com a transferência de atividades para robôs, as incertezas são reduzidas e o gerenciamento se torna mais preciso.

Automação com inteligência

Com o suporte de um BPMS, a automação das atividades realizadas pelo RPA é bem mais inteligente. Se já existe uma documentação que explore os processos realizados pela empresa, quais suas entradas e saídas e como eles são executados, fica mais fácil para a gestão entender o que pode ser assumido por robôs.

Tarefas repetitivas que demandem muitos cálculos, geralmente, representam uma excelente oportunidade para a automatização. Quando essas responsabilidades ficam por conta de um robô, o tempo gasto para realizá-las é infinitamente menor.

E como robôs não se cansam nem se distraem, a chance de erros por fadiga ou razões externas é totalmente eliminada. Uma máquina só falha quando é instruída a errar: se a programação for bem feita, ela não comete deslizes jamais.

O resultado disso é uma produtividade amplificada, já que o tempo gasto para realizar e verificar tarefas que levavam muito tempo anteriormente fica bem reduzido.

Flexibilidade para investir em novos projetos

Outra vantagem que pode impactar a produtividade de um negócio é a flexibilidade proporcionada pelo RPA em conjunto com o BPMS. Ao organizar a estrutura de processos de uma empresa e automatizar tudo que for possível, é bem provável que os custos da operação sejam reduzidos, ao mesmo tempo em que a disponibilidade de mão de obra é aumentada.

Essa conjuntura permite uma economia de custos, mas ainda mais interessante pode ser aproveitar esses recursos sobressalentes para explorar novos projetos e oportunidades de negócios. Com mais flexibilidade, a gestão pode direcionar os times para a execução de tarefas mais complexas, que aproveitem o real potencial técnico dos profissionais.

Ninguém se forma em ciências contábeis para apenas somar números e guardar documentos em arquivos. Com uma pessoa com essa qualificação na equipe, a gestão pode, por exemplo, utilizar seus conhecimentos para reduzir de forma legal a quantidade de imposto devido de uma empresa ou enxugar gastos financeiros.

Com o RPA, os robôs assumem a parte burocrática do trabalho. As responsabilidades desafiadoras, que exigem mais raciocínio e exploram melhor a capacidade do time, continuam nas mãos de humanos, que além de tudo, estarão bem mais motivados.

Mais eficácia da gestão

Por fim, vale a pena destacar que o RPA faz com que o planejamento de um BPMS se torne mais previsível e confiável. Uma máquina não erra na previsão do tempo necessário para que ela execute uma tarefa.

Isso faz com que a gestão consiga tomar decisões com mais precisão, o que consequentemente aumenta a eficácia dos líderes da empresa: eles poderão se planejar com menos incertezas.

Essa redução de riscos impacta em uma produtividade mais regular e, muito provavelmente, maior.

Entender tudo sobre RPA certamente vai fazer com que você e sua empresa consigam melhorar seus processos, obter um crescimento escalável e produzir melhor. Afinal de contas, até mesmo a ficção científica já nos mostrou, há muitos anos, que é melhor estar ao lado da tecnologia do que tentar vencê-la, não é mesmo?

Saiba tudo sobre RPA neste Webinar

Quer saber mais sobre o assunto? Inscreva-se gratuitamente neste webinar e participe conosco ao vivo! Veja o que será abordado:

  • O que é RPA. Introdução ao tema e em qual estágio estamos vivendo
  • O que é BPMS
  • Como funciona a integração entre RPA e BPMS
  • Quais os benefícios de utilizar ambas as ferramentas integradas
  • Exemplo prático dessa integração
  • Boas práticas de utilização de RPA’s
  • Por onde começar
  • Como priorizar os projetos internamente.
  • Encerramento e perguntas

 

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.