Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura eletrônica é usada para acessar, compartilhar e aprovar informações em meio digital. Alguns tipos de assinaturas eletrônicas: biometria, senha, token, assinaturas escaneadas, etc. Já a assinatura digital está dentro do guarda-chuva assinatura eletrônica. Ou seja, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Ela é criptografada e necessita de um certificado digital emitido por autoridade certificadora, por exemplo, ICP-Brasil.

A transformação digital

A transformação digital não é um assunto novo. No entanto, em um cenário completamente atípico, como o da pandemia, muitas organizações precisaram migrar suas atividades para o meio digital do dia para a noite. Isso inclui todas as atividades que precisam de assinatura, seja de fornecedores, parceiros, clientes, ou colaboradores. Pensando em ajudar você a se adequar nesse momento, trouxemos informações importantes sobre o tema. Vamos juntos?

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Muita gente utiliza a expressão assinatura digital ou assinatura eletrônica para uma mesma ideia. No entanto, existe sim diferença entre elas. Antes de explicar a diferença entre elas, é importante destacar que ambas servem para que você acelere de uma vez por todas o tempo de assinatura de documentos dentro da sua empresa, com zero uso de papel!

assinatura eletronica ou assinatura digital

Seguindo na explicação, apesar de parecerem sinônimos, elas não são. A assinatura digital é, na verdade, um dos tipos de assinatura eletrônica que existem atualmente. Confuso? Calma, vou explicar melhor:

Assinatura Eletrônica

 assinatura eletronica Gênero, ou categoria, referente a todos os métodos para assinar (ou validar) um documento eletrônico ou identificar uma pessoa. Pode ser, por exemplo, o escaneamento da assinatura feita de próprio punho, ou uma senha, o uso de impressão digital ou, ainda, a assinatura digital.

Assinatura Digital

 assinatura digital Se diferencia das demais assinaturas eletrônicas por usar criptografia e se vincula ao documento eletrônico de forma que, se o mesmo for alterado, a assinatura se torna inválida. Necessita de um Certificado Digital, emitido por uma Autoridade Certificadora.

Para finalizar a explicação, eu trago 2 vídeos para você:

Sendo assim, em resumo, assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, sendo totalmente virtual. Mas ainda há outros tipos de assinatura eletrônica além dela.

Um pouco mais sobre assinatura eletrônica

De maneira geral, a assinatura eletrônica é usada para acessar e compartilhar dados e informações em meios digitais. Seja em sites de bancos, comércio eletrônico, conteúdos pagos, redes sociais entre outros. Além disso, a forma e o nível de segurança dessa identificação depende de cada organização, já que algumas assinaturas têm mais poder que outras.

Os bancos, por exemplo, usam senhas, biometria (impressão digital), tokens e até mesmo assinaturas escaneadas para garantir que pagamentos e transferências bancárias sejam feitos somente pelo titular da conta. Caso contrário, imagine como seria se não houvesse todo esse cuidado. Seu salário poderia, aleatoriamente, parar na conta suíça de um desconhecido! Nãããão!

Características da assinatura eletrônica

Para ter valor legal, a assinatura eletrônica deve atender a três requisitos básicos:
  • Integridade: garantia de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;
  • Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio do uso de uma chave privada (exclusiva do seu proprietário), que garante a autoria da assinatura;
  • Registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita.
Ainda em tempo, essa barreira já foi ultrapassada inclusive na Justiça Federal a qual já utiliza assinaturas eletrônicas nos processos em tramitação. Por ser mais prática, esta é uma assinatura ideal para as tarefas do dia a dia, alguns contratos e outros documentos que não envolvem tanto risco empresarial.

Agora, um pouco mais sobre assinatura digital

Entre as diferentes assinaturas eletrônicas, a legislação brasileira escolheu a assinatura digital como substituto legal da assinatura de próprio punho, em virtude da sua força e eficácia probatória. Ou seja, da capacidade de comprovar sua autenticidade e autoria.

 

 

Seu uso, atualmente, é mais difundido entre empresas, profissionais liberais e entidades governamentais. Já a utilização por pessoas físicas ainda é pequena, se comparada ao mundo corporativo. Mas, aos poucos, novos usos e aplicações começam a surgir, especialmente com outras modalidades de assinatura eletrônica. Um exemplo bem mais cotidiano do que aparenta é o acesso a informações bancárias online. Sua senha ou seu token são exemplos.

Características da assinatura digital

Para garantir sua autenticidade, três características são inerentes à assinatura digital: integridade, autoria e não repúdio.

A integridade e a autoria são garantidas por meio de uma chave criptográfica, criando uma vinculação com o documento e o signatário (autor da assinatura). Qualquer alteração no documento original (alteração de uma palavra, ou mesmo inclusão de um espaço a mais) invalida a assinatura. O não repúdio significa a impossibilidade do seu autor negar sua autenticidade ou que seja responsável por seu conteúdo.

O tal do certificado digital

Para usar a assinatura digital, você vai precisar de um certificado digital. O certificado é um documento eletrônico que funciona como uma identidade virtual. Ele pode ser armazenado no servidor da organização, no próprio computador, em um cartão com chip, token (pendrive) ou ainda por meio de um aplicativo mobile. Só ele pode ser usado para confirmar a autenticidade da sua assinatura digital.

A emissão é feita por instituições credenciadas (Autoridade de Registro) pelo Instituto de Tecnologia da Informação, seguindo o ICP-Brasil, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Ou seja, toda a estrutura (técnicas, procedimentos, práticas) que suporta a certificação digital.

O processo pode levar alguns dias úteis. Primeiro, você deve pagar as taxas referentes ao registro, que variam de acordo com o local e empresa. Depois, deve marcar um dia para visitar a empresa e fazer o registro completo da sua assinatura. Em seguida, basta escolher seu método de reconhecimento, como token, cartão ou chave eletrônica. Por fim, sua assinatura pode ser registrada em documentos eletrônicos e autenticada.

Forma de validação da assinatura digital

Quando um documento chega em sua empresa com uma assinatura digital, você precisa comparar a assinatura do documento com aquela chave codificada que mencionamos. Só assim você saberá se o documento tem validade ou não.

Na prática, essa parte varia de acordo com a ferramenta que você usa, o tipo de documento e a empresa. Se a chave da assinatura é acessível pela Internet, então, basta usar o caminho do arquivo para fazer a conferência. Se você usa o Adobe Acrobat para emitir esses arquivos, que é o programa mais comum, pode seguir algumas orientações para validar as assinaturas:

  • Siga o caminho Preferências > Categorias > Assinaturas;
  • Clique em “Mais”;
  • Selecione as opções de verificação adequadas. O padrão é “verificar assinatura quando o documento estiver aberto”;
  • Verifique o ícone de validação da assinatura para confirmar.

Outra opção é acessar o site de Receita Federal e fazer o upload do arquivo — o serviço é gratuito e o retorno é imediato.

Validade da assinatura eletrônica e assinatura digital

Uma pergunta muito importante e comum é relacionada à validade jurídica da assinatura eletrônica (e, por consequência, da assinatura digital). Esse tipo de assinatura passou a ter validade jurídica em 24 de agosto de 2001, com a Medida Provisória Nº2.200-2. Nela, são estabelecidos os parâmetros para o uso das assinaturas eletrônicas como meio de validação de documentos, além de alguns meios para sua autenticação.

Vale lembrar que uma assinatura eletrônica comum não precisa necessariamente envolver uma chave criptográfica ou qualquer método tecnológico mais complexo. O que quero dizer é que se você imprimir um documento, assiná-lo de próprio punho, escaneá-lo e enviá-lo em um formato que possa ser autenticado, a sua assinatura já é considerada válida, podendo ser utilizada para assinar todo tipo de documento. Mas veja bem, é preciso atender aos requisitos descritos acima (Características da assinatura eletrônica), caso contrário, não há nada que garanta sua validade.

Vantagens das assinaturas digital e eletrônica

Essas assinaturas são mais comuns para empresas e profissionais autônomos, ainda com pouca simpatia por parte das pessoas físicas. Mas isso também está mudando aos poucos, em parte por causa dos benefícios que elas oferecem. Dentre os principais, alguns pontos merecem atenção. Veja só:

Redução de custo

Praticamente todo escritório tem documentos e mais documentos acumulados em caixas, gavetas e fichários. Por muito tempo, esse foi um mal necessário para manter o controle de toda a papelada que passa pelos diversos setores da empresa. Com a implementação da tecnologia e de suas praticidades, e o uso da assinatura eletrônica e assinatura digital, você não precisará mais se preocupar com armazenamento de papéis.

Algumas empresas já aderiram ao armazenamento de seus registros em arquivos digitais e eliminaram as vias físicas. Algumas ainda foram além e aderiram a servidores na nuvem. Isso significa praticidade e redução de custo. Ou seja, além da fácil localização do documento, você não precisa mais alugar um espaço dedicado ao armazenamento de papel.

Sustentabilidade

Já parou para pensar na quantidade de papel que se gera em uma nova contratação, seja ela de um serviço, produto ou colaborador? É uma via para cá, outra para lá e assim o papel se multiplica.

Com a adoção da assinatura eletrônica, você diminuiu drasticamente o consumo desse material, além de muitos outros relacionados (tonner e tinta de impressão, por exemplo). É importante pensar na facilidade que a assinatura eletrônica e assinatura digital propiciam ao seu negócio, mas se isso puder ser alinhado ao impacto ambiental que você causa, melhor ainda. O meio ambiente certamente agradece!

Diminuição da burocracia

Boa parte da burocracia de um negócio acontece porque um documento precisa ser autenticado por duas ou três pessoas que ficam muito longe umas das outras. Ou porque esse documento precisa ir e voltar várias vezes. O resultado disso é que um documento simples vai precisar de vários dias para ser entregue.  

Com o uso da assinatura eletrônica, você consegue enxugar esse processo, deixando ele muito mais simples e rápido. Isso porque documentos digitais chegam aos seus destinos com muito mais facilidade, o que corta o tempo de transporte. Como a assinatura é eletrônica, você pode fazer isso de qualquer lugar, basta ter acesso a uma solução que viabilize sua assinatura. Além disso, com a autenticação também sendo digital, você pode ter um documento válido sem necessitar ir a um cartório registrá-lo. Incrível, não?

Um case de sucesso!

No Hospital GHC, no Rio Grande do Sul, o tempo para assinatura de contrato com caneta era de 30 dias. Eles adotaram o uso da assinatura eletrônica e o tempo passou a ser 2 dias. Como trata-se de um hospital, onde existem muitos processos críticos, esses 28 dias reduzidos fizeram muita diferença. Veja o case completo:

Mas, não só em hospitais existem processos críticos e não só de processos críticos são feitas as empresas. Você pode usar a assinatura eletrônica para acelerar o seu processo de vendas, por exemplo. E assim aumentar a sua receita mensal.

Maior segurança

A falsificação de assinaturas é uma preocupação diária para quem trabalha com legalização e autenticação de documentos. É por causa desse risco que você e eu precisamos lidar com todas as camadas de burocracia que vemos hoje em dia. E, contrariando o que muita gente acredita, as assinaturas manuais não são a opção mais segura para validar documentos.

Felizmente, com a assinatura digital, boa parte desses problemas são resolvidos. Claro, também não faltam crimes sendo cometidos no ambiente virtual, então, você não deve baixar a guarda. Mas as empresas que prestam o serviço de certificado digital geralmente estão bem cientes desses riscos e tomam as atitudes certas para prevenir esses incidentes.

Maior facilidade na gestão de informação

Aquela história de precisar de um documento, solicitar por e-mail e receber a resposta que o documento foi extraviado e não foi encontrado, acabou. Com o uso de documentos digitais e assinatura eletrônica, além da agilidade na execução do processo, a busca posterior pela informação fica muito mais fácil. 

Isso porque nas soluções de gestão de documentos digitais há critérios de classificação, ferramentas de busca, busca em texto, busca por nome do profissional, etc. Basicamente, quando sua gestão de documentos é digital você não leva uma semana para encontrar um documento, mas sim 1 minuto.

Onde usar o recurso de assinatura eletrônica e assinatura digital

Até aqui eu estava falando “tecniquês”: criptografia, certificado, validade, requisitos técnicos, etc. Mas, na prática, onde se pode utilizar assinatura eletrônica e assinatura digital? que tipo de documentos e processos se beneficiam desse recurso?

Na verdade, quase todos. Tanto internamente, quanto externamente, você pode utilizar o recurso de assinatura eletrônica e assinatura digital. Veja alguns exemplos:

Área comercial

  • Assinatura de serviços de internet e TV a cabo;
  • Contratos de aluguel;
  • Contratos de compra e venda;
  • Aprovação de propostas

Área de gestão de pessoas

  • Formulários trabalhistas;
  • Termos de ciência;
  • Contrato de trabalho;
  • Aditivos contratuais;
  • Autorizações;
  • Entrega de materiais;
  • Recibos;
  • Planos de saúde;

Área financeira

  • Operações bancárias;
  • Relatórios empresariais;
  • Para emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • Informações contábeis;
  • Informações cartoriais;

Área jurídica

  • Documentos jurídicos;
  • Acesso a processos judiciais;
  • Contratos;
  • Documentos societários;
Esses são apenas alguns exemplos de documentos e processos que se beneficiam da assinatura eletrônica e digital. Existem muitos outros. As Instituições de Ensino Superior, por exemplo, têm utilizado essa tecnologia para transformar seus processos digitalmente. Seja na digitalização do acervo acadêmico, no processo de expedição e registro de diplomas, ou na emissão de diplomas digitais.

Uma solução que pode ajudar você

Você sabia que o Orquestra BPMS possui esse recurso de assinatura eletrônica e digital de forma nativa? Como é marca da SML Brasil, nós estamos sempre alinhados com as mudanças do mercado. Não poderia ser diferente com o caso da assinatura eletrônica e digital.

Dessa forma, além de todos os benefícios que o BPMS traz, você ainda pode assinar documentos no fluxo de atividades de forma totalmente eletrônica. É muito mais praticidade. Sem contar que você pode fazer isso de qualquer lugar, basta ter acesso ao sistema e pronto! #Simplicidade #Mobilidade #Liberdade

Por fim, para exemplificar, veja este vídeo super interessante explicando como funciona a Assinatura Eletrônica de documentos e processos digitais no Orquestra BPMS:

E aí, o que você achou? Legal né?!

A SML pode ajudar você a transformar os processos da sua empresa em processos muito mais inteligentes, inclusive no que tange necessidade de assinatura. Em um cenário como o que estamos enfrentando, queremos ajudar você e sua organização a ter processos mais simples eficazes. Esse é nosso propósito! 

Se você ficou com aluma dúvida, deixe seu comentário no chat. Nós respondemos rapidinho! 😉

Até mais!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.

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