Prontuário Eletrônico: como escolher a melhor ferramenta?

A gestão digital dos documentos é algo que chegou para ficar. A tecnologia evolui a cada minuto, buscando trazer soluções que realmente façam a diferença na rotina das pessoas. Dessa forma, cada dia que passa, mais e mais organizações passam a apostar em arquivos digitais e deixam para atrás as pilhas de papéis.

Isso não é diferente no ramo da saúde. Depois que foi autorizada a utilização do prontuário eletrônico do paciente – o nosso querido PEP – os hospitais e clínicas médicas têm buscado por soluções inteligentes para digitalizar seus documentos.

Mas você sabe qual a melhor ferramenta? E o que precisa ser levado em consideração para escolher a melhor solução? Pensando nisso, eu resolvi trazer 6 dicas. Ficou curioso? Então continue lendo e descubra!

Como escolher a melhor ferramenta para digitalizar os prontuários médicos?

A pergunta que não quer calar: como definir qual a melhor ferramenta para digitalizar os prontuários gerados no meu hospital? Há uma série de pontos que você precisa estar atento na hora de escolher a solução. Veja essas dicas a seguir:

1. Perfis de acesso

É fundamental que a solução possibilite que você crie diferentes perfis de acesso. Isso garante o sigilo das informações, deixando que apenas os integrantes da equipe médica tenham acesso a detalhes da saúde do paciente., além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Por isso, é importante que você verifique que a solução cotada permite essa diferenciação. Afinal de contas, os prontuários eletrônicos estão aí para tornar a gestão de documentos mais inteligente e os processos mais eficazes.

2. Segurança e auditoria dos documentos

Da mesma forma que é necessário ter cuidado com os diferentes níveis de acesso aos dados dos prontuários eletrônicos, garantir a segurança das informações é muito importante. Sendo assim, verificar se a ferramenta possui o recurso de auditoria de documentos é outro grande ponto de atenção.

Quem foi o último a prescrever? Quem examinou? Quando foi realizado o procedimento? Qual o último profissional a avaliar o paciente? Quando foi finalizado o atendimento? São perguntas que podem ser respondidas e conferidas nos relatórios de auditoria do documento. Nele, os usuários que acessaram, bem como o que fizeram no arquivo, ficam todos registrados.

3. Assinatura digital

Assim como garantir o acesso às informações a quem, de fato, precisa acessá-las e a segurança dos documentos, outro ponto de atenção é quanto a integridade e autenticidade dos prontuários eletrônicos.

Dessa forma, opte por uma solução que possua o recurso de assinatura digital com certificados padrão ICP-Brasil. Assim, você fica tranquilo quanto à validade e à integridade do documento.

Veja também:

Assinatura Digital x Assinatura Eletrônica

4. Integração

Pior que não ter uma boa ferramenta, é ter uma ferramenta que trabalhe isoladamente das demais utilizadas. Ou seja, não adianta eu ter uma solução incrível para digitalizar os prontuários médicos se eu não puder integrá-la com os sistemas legados do hospital.

Por isso, busque por uma ferramenta que seja compatível com as demais utilizadas. Isso facilita o processo de transformação, pois diminui a complexidade e as barreiras para os colaboradores. Dessa forma, fica mais fácil contar com o engajamento da equipe nesse movimento de mudança.

5. Tecnologia OCR

Outra grande aliada no processo de digitalização de documentos é a tecnologia OCR. Basicamente, ela é capaz de reconhecer caracteres em imagens e preencher determinados campos baseado no reconhecimento, o que agiliza – e muito – o processo.

Dessa forma, contar com soluções que possuem essa tecnologia integrada é um diferencial e tanto. Não deixe essa opção como secundária, pois com ela você consegue dar velocidade ao processo de digitalização dos documentos.

6. Suporte técnico

Pode parecer simples, mas você e sua equipe vão precisar dele, principalmente no início. Sendo assim, avalie se a solução que você está escolhendo possui uma boa estrutura de suporte técnico.  Como funciona o atendimento? Quais os horários de atendimento? Essas, e outras questões, devem ser levantadas na hora da escolha.

Outro fator importante na escolha é: a equipe de suporte está localizada no Brasil? Fala português ou outra língua? Se já estamos falando em mudança de forma geral, o quanto menos barreiras colocarmos, mais engajamento da equipe teremos. Considere isso no seu planejamento.

A nossa experiência pode ajudar você!

No mundo da transformação digital, é comum ter dificuldade na hora de escolher qual a melhor solução para a sua organização. Foi pensando nisso que eu escrevi essas 6 dicas. Esses não são os únicos pontos importantes, mas de acordo com a nossa experiência de mais de 20 anos em digitalização de documentos, posso dizer a vocês que são pontos comuns de dúvidas e que precisam de atenção.

Nós, da SML Brasil, temos a transformação digital no nosso DNA, por isso confie na nossa experiência. Nós sabemos como ajudar você e a sua instituição de saúde a mudar seus processos e a fazer a gestão digital dos seus documentos.;)

vamos conversar?

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Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.