Produtividade trabalhando de casa. É possível? [Com exemplos]

Sim, é possível! Produtividade nada mais é do que a relação entre a capacidade de produção e a quantidade de recursos utilizados. Em outra palavras, pode se dizer que é produzir mais com menos: menos capital, menos mão de obra, menos materiais, etc.

Muita gente se pergunta como pode melhorar sua produtividade hoje em dia. Ainda mais dentro do contexto que estamos vivendo. Muita gente se sente perdida, desorientada e não sabe por onde começar. Tenha calma, tudo vai se ajeitar! 

Por isso, eu quero ajudar você a ser mais produtivo no seu dia a dia, ainda mais em tempos de quarentena. Quero passar a você algumas dicas simples de serem implementadas e que funcionaram muito bem para mim. Elas ajudam a aumentar muito a sua produtividade, mas também aumentam o seu foco e a qualidade das suas entregas. Veja só:

Defina um espaço para trabalhar

Essa é uma dica de ouro para quem faz home office, e principalmente agora, que muitas pessoas se viram obrigadas a fazer. Ter um local de trabalho é muito importante. isso porque, a partir do momento em que você define isso, é como dizer ao seu cérebro que, quando você estiver sentado ali, você está em “modo de trabalho”. Nada de trabalhar do sofá, com a TV ligada e as pernas esticadas. Para manter a qualidade do seu trabalho você precisa de foco.

Mantenha suas rotinas e vista-se para o trabalho

Para quem faz home office, essa fica parece banal, mas é preciosa. Você deve se preparar para ir ao trabalho. Mesmo que ir ao trabalho signifique ir à sua mesa do escritório da sua casa. Acredite, se você ficar de pijama e não se preparar para o trabalho, sua energia para produzir estará comprometida.

Isso não significa que você precise estar de terno e gravata, ou de salto alto e maquiagem. Mas esteja alinhado com o seu momento trabalho. Esse é mais um gatilho para o seu cérebro entender que “agora, eu estou no trabalho”.

Não se engane, você não é o super-homem ou a mulher-maravilha

Desculpe decepcionar você! Infelizmente, ainda não somos seres com super poderes. Por isso, não se iluda achando que consegue fazer várias atividades ao mesmo tempo. Há uma diferença enorme ser um profissional produtivo e ser multitarefas. Acredita-se que um profissional multitarefas é capaz de realizar várias atividades ao mesmo tempo, por isso no final ele é capaz de entregar mais. Mas a ciência já provou que isso é um mito.

O mito de ser multi-tarefa

De acordo com um neurocientista francês, Jean Philippe Lachaux, há duas maneiras de ser multitarefas. Uma funciona, a outra não. Segundo o neurocientista, a primeira maneira é executar duas ações simultaneamente, sendo uma das atividades automática. Ou seja dirigir ouvindo rádio, por exemplo, ou andar de bicicleta e cantar. Isso pode funcionar.

Agora, a segunda maneira é fazer duas coisas ao mesmo tempo que precisam de atenção. Como prestar atenção numa reunião enquanto você checa seus e-mails. Para isso, você precisa alternar rapidamente o seu foco para ouvir o que a pessoa está dizendo e, discretamente, verificar suas mensagens ao mesmo tempo.

Sendo assim, embora pareça algo banal, essa alternância vai contra a natureza cerebral. Para realizar duas tarefas que exigem atenção ao mesmo tempo, seu cérebro deveria ser capaz de utilizar a mesma rede neural nas ações, o que é fisiologicamente impossível.

Elimine as distrações que minam sua produtividade

Um dos maiores inimigos da produtividade em tempos modernos é a quantidade de estímulos e informações que recebemos. Esse tópico está ligado ao anterior (foco). Para que você consiga manter o foco numa tarefa de cada vez, é preciso que você se livre de qualquer tipo de distração. Mensagens no celular, chat pulando na tela, barulho de e-mail chegando e todas as outras notificações devem ser desligadas enquanto você está focando numa atividade.

Se você for responder ao chat cada vez que for chamado, vai acabar ficando sem tempo para fazer as suas próprias tarefas. Por isso, desativar todas as notificações de mensagens (exceto o telefone) é uma ótima opção. Você também pode combinar com sua equipe que, para assuntos urgentes, o melhor canal de comunicação é o telefone, por exemplo.

Você sabe o que precisa ser feito?

Ter uma lista de tarefas é o mínimo e funciona super bem. Uma lista, ou um quadro de tarefas, lhe dá a visibilidade de tudo o que precisa ser feito. E saber o que precisa ser feito é o primeiro passo para você planejar o seu dia e montar a sua agenda.

A sua lista pode ser em papel, caderninho ou aplicativos, não importa. O importante mesmo é ter uma visão clara (e rápida) do que você precisa fazer. Eu, particularmente, uso aplicativos para celular e desktop. Me adequei bem a eles. Vou elencar aqui algumas opções para você explorar: Notas do Keep, Asana, Evernote, Trello e Todoist são alguns deles. Teste sem moderação 😉

Estimar o esforço para cada tarefa também é importante, principalmente se você quiser ter claro quantos itens consegue riscar da lista na semana. Mas isso é assunto para outro artigo.

Monte uma agenda

Lembre-se, quem não tem agenda acaba virando agenda dos outros. Se você não quiser trabalhar em meio ao caos, apagando incêndio a todo instante, é preciso que você planeje o seu dia com antecedência. Eu, particularmente, gosto de organizar minha agenda às segundas de manhã. Descubra como é melhor para você.

Mas veja bem, a ideia não é engessar o seu dia, com horário até para ir ao banheiro. Você pode, por exemplo, trabalhar com blocos de horários para realizar atividades operacionais. Com isso você tem flexibilidade de adequar seus horários, sem abrir mão de reservar o tempo que você precisa para executar suas tarefas. A quantidade desses espaços pode variar, dependendo do volume de entregas que é preciso fazer na semana.

Planeje o seu dia

Calma, não precisa ser um planejamento da NASA. Mas também não precisa deixar tudo em um rascunho de pão. Se você tem uma lista de tarefas, sabe o esforço que cada atividade exige de você e trabalha com blocos de horários fechados em sua agenda para atividades operacionais, então está fácil!

Descanse!

Sim, o descanso é extremamente importante para a produtividade. E quando eu digo descansar, estou dizendo no sentido literal da palavra. Aquela olhadinha no Facebook, Instagram e WhatsApp não é descansar. Fazendo isso você continua dispendendo energia e concentração.

O descanso ativo é aquele em que você dá um respiro a sua mente, não fazendo nada que exige foco e concentração. Você pode olhar a paisagem pela janela ou se esticar num puff, por exemplo. Fazendo isso, você recarrega as suas energias e volta ao trabalho com mais foco, sendo capaz de produzir mais.

Uma curiosidade da Google

Um engenheiro do Google, chamado Chade-Meng Tan, levou ao pé da letra a importância do descanso. Em 2007 ele fez um experimento, levando ao seu escritório a prática de meditação como uma opção para aplicar o descanso ativo. Os resultados dessa e outras ações foi surpreendente. Se te interessar para saber mais, fique à vontade para dar uma “Googlada”.

Qual a relação de processos Lean e produtividade?

Muito se fala por aí sobre implementação de Lean. Seja para gerenciar processos, gerenciar equipes e até no lançamento de novos negócios. Lean isso, Lean aquilo… Mas o que de fato significa ter um processo Lean e como isso impacta na produtividade das equipes?

Como pronta resposta eu te digo que uma empresa que busca ter uma filosofia Lean aprimora seus processos constantemente e faz o uso mais racional de recursos.

Veja um exemplo:

Vou usar o tempo como um exemplo de recurso. Em uma linha de produção de automóveis, podemos dizer que a cada 1 minuto sai um carro novinho na linha de montagem (o que é chamado de Takt time da linha – Takt é um termo da filosofia Lean). Agora, imagine se este tempo fosse o dobro, 2 minutos (o que nem me parece tão ruim assim). Pela lógica, teríamos 50% a menos de faturamento por hora. Correto?

Nós que trabalhamos implementando melhorias em processos de escritório e já vimos tempo de processo ser reduzido drasticamente (de 8 dias para 30 minutos, por exemplo) conseguimos perceber o quanto um processo enxuto (Lean) traz de resultados em produtividade.

A metodologia Lean e como ela funciona

O maior objetivo do Lean é investir em organização e padronização de processos, visando eliminar todos os desperdícios, inclusive recursos e tempo. A redução torna-se possível, portanto, a partir da aplicação de algumas metodologias.

Como a implementação do processo Lean impacta na produtividade?

Não há uma receita pronta para deixar o escritório enxuto de um dia para o outro, uma vez que cada empresa pode seguir um caminho diferente para atingir os resultados esperados. Lean não é algo complexo, mas também não é simples. Pois, existe uma série de ferramentas que podem ser implementadas. É você quem deve escolher qual utilizar.

Veja alguns exemplos e como cada ferramenta impacta na produtividade.

5S e Produtividade

5S é uma das ferramentas mais populares do Lean. O objetivo é melhorar o processo. Os 5S são baseados nas palavras japoneses Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuike. Que significam: utilização, organização, limpeza, padronização e saúde, e disciplina.

Implementando cada uma dos “S” você obtém:

1. Utilização – Redução de materiais que não são utilizados e poluem o ambiente de trabalho, gerando bagunça e impactando na organização e na produtividade;
2. Organização – Precisa deixar materiais no ambiente? Vamos organizá-los!
3. Limpeza – Tão importante como limpar é o ato de “não sujar”, identificando a fonte de sujeira;
4. Padronização e saúde – Manter o ambiente de trabalho seguro e agradável além de padronizar e treinar a equipe;
5. Disciplina – Melhorar o relacionamento interpessoal e seguir regras.

Como o 5S pode impactar na produtividade?

Muito! Pois, apesar de simples todas as ações oriundas do 5S estão relacionadas com o dia dia dos profissionais. E é nos pequenos detalhes que conseguimos organizar melhor nossas tarefas e o nosso tempo. Eliminar materiais que não usamos, tirar papeis de cima da mesa, etiquetar materiais, trazer para perto o que utilizamos com frequência, etc. Tudo isso impacta fortemente a nossa rotina dentro do escritório.

Melhore a eficiência dos seus processos, baixe este checklist em excel

Fluxo Contínuo e Produtividade

Fluxo contínuo está totalmente relacionado ao JIT (Just in time) o objetivo é que as tarefas fluam entre as etapas do processo sem que haja paradas entre elas e, portanto, sem a necessidade de espera, transporte e estoque. Quanto tempo a gente fica esperando a resposta ou análise de outra pessoa para seguir em frente com o processo? Quantas vezes a gente se desloca, pois precisa entregar algum documento ou buscar alguma assinatura?

Todos esses desperdícios afetam no fluxo contínuo do processo que passa a não ser tão contínuo devido aos entraves do caminho.  Isso afeta diretamente a produtividade dos profissionais que passam a gastar 60% do seu tempo em atividades fora de sua função, De acordo com McKinsey Global Institute.

Trabalho Padronizado e Produtividade

Trabalho padronizado é um dos meus preferidos dentro do Lean. Ou seja, significa documentar e estabelecer o procedimento para a execução de alguma tarefa. Alguém pode ler isso aqui e dizer: não vou perder meu tempo elaborando um word ou um ppt com prints dizendo o modo como alguém deve executar alguma coisa.

Entretanto, hoje em dia você não precisa mais usar textos e prints. Grave um vídeo, grave um áudio, utilize ferramentas inovadoras disponíveis no mercado. Faça isso e nunca mais você vai ouvir: “Como eu faço isso”, “Não sei como solicitar tal coisa”, “Não sei qual caminho eu devo seguir”, etc.

Além do mais, com a padronização das tarefas você tem mais chance de que erros não serão cometidos, evitando também o retrabalho.

Mapeamento do fluxo de valor e Produtividade

Aqui é bem simples, faça um mapeamento do processo (veja aqui o passo a passo), verifique quais atividade geram valor ao produto e ao cliente e elimine atividades que não geram valor. Foi assim que a fábrica de automóveis que eu comentei lá na introdução conseguiu que a cada 1 minuto um carro saia montado no final da linha.

Dentro do escritório é a mesma coisa! Vamos eliminar espera, revisões, aprovações, tudo que gera morosidade no processo e bola pra frente! Hoje em dia as empresas que conseguem ter bons resultados são aquelas empresas que saíram do comodismo e não tiveram medo de grandes transformações.

Produção puxada e Produtividade

A produção puxada dentro do lean é o inverso da produção empurrada. Produção puxada deixa o processo mais eficiente e produção empurrada deixa o processo com altos custos, espera e estoque. Eu trouxe um vídeo (2 min) do nosso amigo Victor, veja:

Ok! Mas o que eu – no escritório – tenho a ver com isso (Produção puxada x empurrada)???

Tudo! Absolutamente tudo. Fazendo a relação com a produtividade, eu posso te dizer que se eu quiser fazer horas extras e trabalhar sem parar por 15 dias eu tenho atividades pra isso e talvez um pouco de dias a mais. E eu poderia apostar que com você também deve ser assim. Entretanto, se eu fizer isso o custo hora das minhas tarefas vai lá em cima. Sem necessidade nenhuma.

Sabe por que eu usei o termo sem necessidade? Porque com o tempo eu aprendi a deixar de trabalhar estilo produção empurrada e comecei a trabalhar com produção puxada. Eu faço o que é prioritário e o que precisa ser entregue no dia de hoje. O dia de amanhã pode mudar completamente, então não há motivos para desespero e para estresse sobrecarregando a minha saúde com trabalho em excesso.

Quem puxa as minhas prioridades e as minhas tarefas do dia é a equipe junto ao gestor. E a minha lista de pendências é executada conforme o tempo permite. Pode apostar que dificilmente alguma coisa atrasa.

Minha empresa não tem filosofia Lean, o que eu faço?

Se você acha que a minha resposta é: poxa, que pena! Você errou. Nem todas as empresas querem ser Lean ou acham que isso é fundamental. Por outro lado, existem muitos estudos que mostram os inúmeros benefícios da implementação de processos enxutos.

Alguns gestores têm tantos problemas para resolver que não há como ter tempo para resolver tudo. A minha dica seria você incentivar o seu departamento ou a sua área a estudar um pouco sobre o Lean e tentar implementar tudo o que conseguir. Se você não tiver essa autonomia, para sair implementando no departamento, seja você um profissional Lean!

Você viu que no exemplo de produção puxada e empurrada eu consegui mostrar a minha rotina, a gestão das minhas tarefas. A gente não pode abraçar o mundo, mas podemos melhorar constantemente e ser o impulso de mudanças maiores. Topa?

Agora, vamos falar em melhorar a produtividade para você que trabalha em escritórios?

Qual empresa que não almeja um excelente desempenho e uma alta produtividade em escritórios? Até porque o mercado exige que sejamos bons. Empresas eficientes, profissionais mais eficientes ainda… mas, o que de fato a gente aplica diariamente para conquistar patamares altos de produtividade?

Este foi o tema de um webinar  aqui da SML. Rafael Bortolini falou sobre os segredos das empresas produtivas, a necessária visão de processos, organização e cultura de melhoria contínua.

A produtividade em números

Antes de qualquer coisa eu gostaria que você visse alguns números. Organizamos este infográfico com eles. Preste atenção que conversaremos mais sobre eles depois:

Por que os números da produtividade em escritórios são estes?

Se você ainda não tinha visto estes dados, eu poderia apostar que você ficou, no mínimo, com uma expressão de espanto. Por que os números da produtividade são estes? Segundo um relatório do Banco Mundial, nos últimos 20 anos o Brasil tornou-se 17% mais produtivo, enquanto os países de alta renda tornaram-se 34% mais produtivos.

Quando este número leva em consideração a infraestrutura do trabalhador (máquinas, tecnologia, etc) a situação fica um pouco pior. O Brasil cai 1%. Veja este vídeo da Globo News que resume muito bem o que eu estou falando.

O que podemos fazer (agora) para mudar isso?

A longo prazo, a educação tem um papel fundamental para termos um Brasil mais produtivo. A eliminação da burocracia também tem seu papel importante nesta causa. Apesar de ambas (mais educação e menos burocracia) serem medidas fundamentais, elas não nos trarão a solução AGORA. O que podemos fazer agora, neste momento?

Foi com base nisso que separamos algumas dicas sobre como eliminar os desperdícios dentro da empresa. Dessa forma, você pode obter melhores resultados em produtividade. Veja só:

Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício

O conceito de redução de desperdício foi originado na indústria. Você já escutou por aí estes nomes: Sistema Toyota de Produção e Lean Manufacturing? Pois então, estes nomes trazem conceitos da indústria totalmente aplicáveis a escritórios. Ou seja, podemos e devemos estudar este assunto e aplicá-los no nosso dia a dia.

O Sistema Toyota de Produção e o Lean Manufacturing, dizem o seguinte: Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício. Abaixo, listei 10 itens para exemplificar:

1. Reuniões que não resolvem nada, sem pauta e sem plano de ação no final;
2. Retrabalho – Alguém fez uma atividade errada, pois teve uma comunicação equivocada e terá que fazer a atividade novamente. Rafael deu um exemplo muito bom no webinar, sobre a questão do retrabalho;
3. Perda e procura por informações;
4. Dedicação de tempo para entregar algo ao cliente que ele não quer, mas você não sabia que não era do interesse dele;
5. Problemas com comunicação;
6. Atividades burocráticas desnecessárias;
7. Deslocamento para obter informações;
8. Desorganização e falta de foco
9. Falta de visão de processos
10. Não ter a cultura de melhoria contínua

Vamos falar um pouquinho mais sobre estes três últimos itens?

O que significa falta de organização e foco, exemplos:

1. Tudo é urgente e “pra ontem”;​
2. Reuniões longas em que nenhuma decisão é tomada;​
3. Caixa postal de e-mails sempre cheia;​
4. Trabalho em finais de semana e feriados;​
5. Dificuldade em achar informações: e-mail, pastas, sistemas, celular, anotações, etc.​
6. Falta de tempo para planejar e pensar estrategicamente;​
7. Dificuldade em identificar o que fazer primeiro;​

Enquete feita durante o webinar

Sem caráter de pesquisa estatística ou método científico, aplicamos um simples Quiz para as pessoas que estavam online durante a apresentação do Rafael no webinar. Veja qual foi o resultado:

Socorro, como eu corrijo isso?

Um exemplo bem prático e ótimo para ser usado é o método Eisenhower. Mas, não tome isso como verdade absoluta, ok? É apenas uma dica que a gente usa e funciona muito bem. Como uma imagem vale mais que mil palavras, veja esta matriz:

O que significa falta de visão de processos, sintomas:

1. Prazos raramente ou nunca são cumpridos;​
2. Excesso de retrabalho e custos altos;​
3. Ninguém conhece o trabalho do colega;​
4. Cada funcionário controla as coisas da sua maneira e com suas próprias ferramentas;​
5. Há dúvidas sobre o que fazer em determinadas partes do processo;​
6. Quando um sai de férias,  ninguém sabe o que precisa ser feito;​
7. É impossível monitorar o trabalho das pessoas e saber identificar onde estão os problemas;​
8. Nosso concorrente faz as coisas mais rápido, mais barato e com melhor qualidade;​

 Socorro, como eu corrijo isso?

Implemente uma cultura baseada em processos: identificar um processo crítico, mapear este processo, identificar pontos que devem ser melhorados, redesenhar o processo e implementar o novo processo.

No vídeo que eu falei lá em cima, a Globo News faz um link direto entre produtividade e cultura baseada em processos, vale a pena assistir, dura 3 minutos o vídeo.

Se você tem interesse em começar, eu sugiro que você leia este post sobre fluxograma e também este aqui sobre melhoria de processos e Diagrama SIPOC. Mas, se você já tem os desenhos do processo e quer automatizar, podes ver este vídeo de 7 minutos sobre como modelar um processo no Orquestra BPMS.

O que significa falta de cultura de melhoria contínua, exemplos:

1. Erros e problemas se repetem e se perpetuam;​
2. Processos e procedimentos são ineficientes e inadequados;​
3. A origem dos problemas é identificada como vinda de pessoas e não do processo;​
4. Pessoas têm medo de discutir abertamente sobre erros e escondem problemas da chefia;​
5. “A solução é muito simples”, mas “o chefe não implementa”;​
6. Grandes projetos são organizados para melhorar processos, mas eles demoram muito tempo e não são efetivos;

Enquete feita durante o webinar

Sem caráter de pesquisa estatística ou método científico, aplicamos um simples Quiz para as pessoas que estavam online durante a apresentação do Rafael no webinar. Veja qual foi o resultado:

Socorro, como eu corrijo isso?

Para corrigir este problema eu teria um milhão de dicas. Desde a simples utilização do método PDCA, 8 Disciplinas, Relatório de não conformidades, Kaizen, 7 Diamantes, DMAIC…

No entanto, eu quero deixar cada uma dessas ferramentas para serem exploradas mais tarde. Por este motivo resolvi exemplificar a cultura de melhoria contínua com um case de sucesso que temos (premiado internacionalmente pela maior premiação de BPMS do mundo)  sobre como o Grupo A implementou a cultura de melhoria contínua com a utilização de uma visão de processos.

Nada melhor do que um exemplo na prática, né?

Eles automatizaram o processo, uniram setor de qualidade e TI e revolucionaram os resultados.

Não desanime! Você pode melhorar sua produtividade mesmo em cenários adversos

Eu sei que o momento não é dos melhores, que há muitas questões e incertezas rondando nossos pensamentos. Eu não sou diferente de você. Porém, eu escolhi focar nas minhas atividades e ser mais produtivo durante esse período.

Espero que as minhas dicas, por mais simples que sejam, ajudem você. Já faz algum tempo que trabalho remotamente, já testei muitas coisas e essas deram certo para mim.  Depois me conta o que você achou nos comentários? Vou adorar trocar ideias com você!

Um abraço!