Como melhorar o processo de compras? [E-book + ferramenta + demo]

O processo de compras pode ser dividido entre compras diretas, indiretas, internacionais, nacionais, entre outras divisões. Mas, o mais importante é que trata-se de um processo muito crítico, pois é ele quem obtém os recursos disponíveis para uso e funcionamento da empresa.

Compras é um processo crítico

Se você tem uma empresa ou trabalha na área de compras, sabes o quão importante a área é para a organização. O processo de compras tem o poder de influenciar todo o negócio. Afinal, é ali que são controladas as cotações e as ordens de aquisição. Como também a negociação com os fornecedores e a comparação e recebimento de propostas.

Dar atenção á área de compras pode ajudar a sua organização a ser mais competitiva no mercado. Afinal, é esta área que abastece todas as outras áreas da empresa e garante o funcionamento contínuo do negócio. Por exemplo, a organização precisa equilibrar a gestão de compras e o estoque, buscando sempre o melhor custo-benefício.

 

Certamente, é um forte impacto!

A aquisição de materiais impacta em diversos setores. Primeiramente, tomando a indústria como exemplo, o impacto vai desde o estoque até o suprimento das linhas de montagem. Quanto mais rápido e eficiente for o ciclo de compras, melhor o desempenho e menores os custos nos demais departamentos. Se formos pensar sobre o varejo, por exemplo, o processo de compras pode ser ainda mais crítico. Pois, a não existência de um item em loja impacta diretamente o faturamento.

Portanto, seria interessante que você tivesse total controle dos processos que fazem parte dessa área. Porém, o objetivo vai muito além minimizar o risco de não possuir os materiais necessários para o negócio rodar. O objetivo aqui é fazer a área de compras ser mais estratégica e realizar processos que ajudem a empresa a decolar.

8 problemas no setor de compras que você deve evitar

Solicitações chegam por todos os cantos e não se pode deixar ninguém sem resposta. Compras diretas, indiretas, nacionais, internacionais, gestão de fornecedores, ou melhor, de centenas de fornecedores. Socorro! Para te dar um alerta, eu listei os problemas que você deve evitar no setor de compras. Veja:

  1. Falta de clareza dos processos do setor
  2. Pouco tempo para buscar novas fontes de fornecimento
  3. Falha de comunicação com os outros departamentos
  4. Processos sem padrão
  5. Falta de controle do estoque
  6. Não usar soluções tecnológicas para controlar os processos
  7. Não possuir rastreabilidade de informações
  8. Inexistência de workflow de aprovação no processo de compra

Vamos falar um pouquinho sobre cada um deles?

1. Falta de clareza dos processos do setor

Não conhecer quais as etapas do seu processo de compras pode gerar uma série de problemas e retrabalhos. Como, por exemplo, falta de controle de pedidos e prazos, gastos acima do esperado, descrições de itens erradas, etc. Se você não conhece o processo não tem clareza quais são as entradas, as informações requeridas, as saídas do processo e os principais clientes dele.

Como resolver

Por meio do mapeamento dos processos da área, você pode identificar toda a operação, e assim detectar os gargalos, as ineficiências e as falhas que ele apresenta. Na maioria das vezes, uma simples representação em formato de fluxograma já permite visualizar de forma clara todas as etapas (entradas, saídas, fornecedores, etc.). Caso você queira enxergar a nível bem superficial e conhecer o seu processo de forma muito rápida, eu te recomendo que faça um SIPOC.

Desta forma, você pode traçar um plano de ação que elimine os problemas identificados no mapeamento e o seu setor de compras passa a trabalhar de forma mais organizada e padronizada.

2. Pouco tempo para buscar novas fontes de fornecimento

A rotina corrida normalmente faz com que o setor de compras trabalhe sempre com os mesmos fornecedores. No entanto, quantas vezes você já precisou comprar algum item fora do planejado e seu fornecedor habitual não conseguiu te entregar no prazo necessário? Aposto que algumas vezes. Por isso, é sempre bom ter um plano B, seja para um prestador de serviço, seja um material que pode substituir o que é utilizado atualmente.

Lembre-se: qualquer problema com o fornecedor afeta diretamente o desempenho do seu negócio. Portanto, invista em tempo para fazer uma boa seleção. Procure referências, avalie a opinião de outros clientes, analise o mercado e foque no custo-benefício. Forme uma base completa, com parceiros qualificados e homologados pela sua área de compras.

O que fazer para enfrentar esse desafio

Você precisa urgentemente livrar-se de tarefas operacionais e organizar as coisas. Enquanto as tarefas do dia a dia te consomem, você não consegue se dedicar a buscar novas estratégias. Lembre-se sempre que estratégias são basicamente as nossas decisões. Ou seja, você poderia estar fazendo algo mais grandioso se tivesse tempo para pensar mais e criar uma estratégia poderosa! Livre-se do que é operacional, automatize seus processos!

 



 

3. Falha de comunicação com os outros departamentos

A comunicação é a chave para o sucesso e muitas vezes o motivo da ineficiência. No caso da área de compras, o vem e vai de informações e a falha na comunicação podem gerar erros irreparáveis e pode custar um pouco caro. Por exemplo, a falta de alinhamento entre a área de compras e os outros departamentos gera dados desencontrados. Aí, você junta esse problema com as centenas de e-mails diários, pronto! Surge o caos.

Além disso, o custo pela falta de algum material pode até mesmo ser incalculável. Produção parada, material de saúde, entre outros. O que mais me incomoda é que isso pode ser facilmente evitado dentro do processo. Depende de nós, profissionais, analisarmos a situação e propor uma solução.

4. Processos sem padrão

A eficiência do setor de compras depende de muitos fatores e um deles é a padronização dos processos. Isso porque a padronização vai determinar como e em qual ordem as tarefas devem ser executadas, garantindo o máximo de qualidade em cada atividade realizada.

Para conseguir essa padronização você precisa fazer um fluxograma, ou ainda um mapeamento do fluxo de tarefas. Determinar que aquele é o padrão e que assim deve ser seguido. Organizar a casa, não é mesmo? Entretanto, será melhor ainda se você conseguir automatizar o processo por meio de um workflow. 

 

 

Perceba que a padronização vai além da seleção de fornecedores. Ela também inclui a maneira como os pedidos são elaboradores. Por exemplo: para adquirir determinado item, é preciso ter “x” cotações, aprovação do superior, emissão da ordem de compra, etc. Ao seguir esses parâmetros, você consegue controlar melhor a eficiência do seu processo.

Exemplo de workflow de processo de compras

workflow de compras
workflow de compras

 

Este é um exemplo de desenho do fluxo do processo de compras. Obviamente que os fluxos reais possuem muito mais etapas.  O que eu quero dizer é: este fluxo poderia ser automatizado. Ou seja, as pessoas receberiam tarefas automaticamente à medida que o fluxo fosse “andando”, acontecendo. Essa automatização tornaria o processo padronizado, escalável e eficiente.

5. Estoque sem controle eficaz

O estoque está diretamente relacionado ao setor de compras – seja em um escritório ou em indústria. Se você comprar mais do que deveria, terá gerado um custo desnecessário. Por outro lado, caso adquira menos que a demanda, você poderá perder oportunidades de venda ou deixar seus clientes insatisfeitos.

De qualquer maneira, um estoque desconectado com o processo de compras resulta em prejuízos de curto, médio e longo prazo. Por isso, é preciso que se tenha controle sobre os itens armazenados. A realização periódica de um inventário é essencial, bem como o uso de um sistema que contabiliza os produtos e esteja alinhado às demandas do negócio.

6. Não usar soluções tecnológicas para controlar os processos

Sabe por qual motivo eu considero um erro esse item número 6? Porque hoje em dia existem muitas ferramentas que podem te ajudar a melhorar processos e fazer as coisas de um jeito mais simples e menos estressantes para todos. Ou seja, continuar navegando no caos é um erro sim. Você está limitando a sua empresa de crescer.

As ferramentas de gestão para o setor de compras são essenciais para melhorar a execução dos processos. Com a implantação dessas ferramentas, você padroniza processos, elimina atividades desnecessárias e diminui a quantidade de erros e retrabalho. Ao adotar o uso de uma ferramenta os fluxos de trabalho se tornam mais inteligentes e há menor ocorrência de erros e retrabalhos.

O resultado impacta a produtividade da equipe

A consequência é o aumento da agilidade dos processos e da produtividade da equipe. Consequentemente, os profissionais focam os seus esforços em atividades estratégicas, em vez das operacionais. Dessa forma, trazem benefícios significativos à empresa. Um deles é a gestão mais moderna, segura e confiável.

7. Não possuir rastreabilidade de informações

Conseguir rastrear informações é sempre muito importante dentro das empresas. Porém, é uma tarefa que dá muito trabalho. Exige disciplina e organização de quem produz informações. O que vemos com frequência são pessoas que saem das empresas e levam consigo todo um histórico de acontecimentos, sabe por quê? Porque todo o registro do processo estava em sua conta de e-mail. 🙁

Para evitar que isso aconteça é necessário ter uma ferramenta colaborativa. Portanto, isso significa que todos poderão acessá-la, registrar e consultar informações. Hoje em dia existem diversas ferramentas Saas (Software as a service) que faz isso.

8. Inexistência de workflow de aprovação

Se alguém solicita alguma compra, não pode o analista de compras se responsabilizar por este gasto. O mais correto a ser feito é o superior imediato do solicitante da compra aprovar para que a compra seja realizada. É aí que entra o workflow do processo. Fazer este círculo de tarefas acontecer sem ajuda de um software é loucura…

Workflow de processos é essencial para qualquer tipo de processos dentro de uma empresa. Entretanto, para o setor de compras, ele é ainda mais crítico. Você precisa saber quem está aprovando alguma compra, ou ainda se há dinheiro previsto em budget, por exemplo.

2 caminhos para otimizar o processo de compras da sua empresa

Agora, falaremos sobre como se pode otimizar o processo de compras. E, para isso, eu vou te apresentar dois caminhos: a melhoria contínua e a transformação. Nós sabemos o quanto o processo de compras é crítico. Nele, gira muito valor financeiro, gastos, despesas e investimentos. Como também é um processo responsável por suprir os demais processos.

Por este motivo, é essencial que este processo tenha sua devida atenção. Já comentei com vocês aqui os problemas no setor de compras que precisamos fugir urgentemente. E, para não termos esses problemas, para não enfrentar esses problemas no dia a dia do setor de compras e tentar eliminá-los, falaremos hoje sobre otimização de processos.

Por que você precisa otimizar o processo de compras urgentemente?

A minha opinião para este tópico é a seguinte: a maioria das empresas que me tem (Eu, Bruna) como cliente estão adotando técnicas super modernas e avançadas nos processos. Ou seja, a tecnologia está ganhando cada vez mais espaço e os processos estão trazendo para o cliente uma experiência muito melhor do que antes. Estar por fora desse mundo, é um tiro no pé. Não modernizar o processo que mais lida com dinheiro (processo de compras) significa que você não está pensando no futuro e que as consequências disso, um dia, baterão na sua porta.

O mercado está cada vez mais competitivo, otimizar processos é praticamente uma questão de sobrevivência. Manter estratégias obsoletas pode fazer com que sua organização fique para trás. Principalmente, quando o assunto envolve o estabelecimento de relações comerciais (compras).

Como fazer isso na minha empresa?

Você tem dois caminhos para otimizar o processo de compras. Pode fazer melhoria contínua ou pode aplicar uma transformação no processo. No final, ambas as ações terão resultados positivos. Eu vou te apresentar, sobre o meu olhar de otimização de processos, como fazer as duas e você escolhe qual aplicar.

O primeiro passo que faremos é descobrir se você já possui um processo de compras padrão ou se na sua empresa não existe padrão algum. O ideal é que você descubra o nível de maturidade do seu processo. Para isso, eu te trouxe um teste:

 

 

Após você finalizar o teste, perceberá qual nível o seu processo está e com base nisso pode escolher em fazer uma transformação completa ou simplesmente aplicar melhorias pontuais. Sendo assim, a minha dica é: se o seu processo já possui um nível alto de maturidade, a melhoria contínua pode ser suficiente. Porém, se o seu processo ainda não tem maturidade nenhuma, é muito manual, sem padrão e ineficiente, corra imediatamente para a transformação / mudança mais radical.

Caminho 1: melhoria contínua ou Caminho 2: mudança radical – Escolha a amplitude da transformação

Para eu iniciar este tópico, trarei um parágrafo do livro CBOK, versão 3:

Transformação de processos é mais abrangente do que melhoria de processos ou fluxos de trabalho em áreas funcionais. Inclui redesenho, reengenharia e mudança de paradigma (…)

Melhoria contínua e mudança de paradigma
Melhoria contínua e mudança de paradigma

O desenho acima explica bem. Os processos ao longo da sua vida recebem várias melhorias pontuais. Entretanto, chega um momento que você deseja implementar uma melhoria mais significativa que modifica muito a forma como o processo é realizado hoje. Dessa maneira, você está fazendo uma quebra de paradigma, uma mudança radical, uma inovação. Após essa mudança radical, ele volta a ter ciclos de melhoria contínua novamente.

Com toda a certeza, é importante notarmos a linha de desempenho do processo (eixo y do gráfico, o vertical). Quando aplicamos alguma melhoria significativa e radical, ela cresce absurdamente.

Para concluir, quero dizer que esses são os dois caminhos que eu quero te propor e você escolhe qual o melhor a seguir. Vamos aos detalhes:

Caminho 1) Melhoria contínua – identificar pontos críticos e melhorá-los

No caminho da melhoria contínua, a otimização do processo de compras ocorrerá de uma forma mais leve e menos perceptível. Aqui não teremos mudança radical e sim mudanças mais pontuais. Para fazer isso dar certo, você precisa  seguir um passo a passo.

Primeiramente, você precisa deixar claro qual a sua questão crítica, o que te motiva a querer melhorar? Exemplos: reduzir custos, padronizar o processo, reduzir tempo. Depois, você escolhe por onde começar. Entrevista algumas pessoas e faz o fluxograma do processo. Por fim, identifica, neste fluxograma, os pontos de falha, lista as melhorias, implementa as melhorias e acompanha o desempenho pós melhorias implementadas. A forma resumida que eu escrevi parece que eu acho isso super simples, né? Não mesmo! rsrsrs Todo esse passo a passo eu deixei bem detalhado neste post aqui: fluxograma de compras passo a passo. Vale a pena lê-lo!

Caminho 2) Mudança radical – automatizar o processo de compras

A automatização do processo funciona assim: é como se déssemos vida ao processo. Em resumo, criaremos um workflow de tarefas padronizadas, com alçadas de aprovação.  Faremos a parametrização do processo dando para cada atividade um responsável. As tarefas começam a ter prazos. O processo começa a ter padrão. As pessoas começam a ser notificadas sobre o decorrer do processo.

Para te ajudar mais a aprofundar esse assunto eu te trouxe um e-book sobre automatização de processos. Como também, um post que fiz sobre processos de compras automatizados. Ambos estão com informações super importantes se você desejar mesmo melhorar seu processo de compras.

Quais são os impactos nos negócios?

Os impactos são dos mais variados que você possa imaginar. Aliás, controlar um processo é sempre valioso. Isso significa que você sabe muito bem o que atrasa e o que não atrasa, o que é crítico e o que não é crítico. Alguns itens de impacto serão facilmente percebidos por meio de cálculos como a redução do estoque, redução de uso do papel, por exemplo. Outros itens não teremos muito como calcular, como a produtividade da equipe, por exemplo.

Quando você controla o processo de compras e os gastos, tende a comprar mais controladamente e pode até mesmo resultar em economia de despesas e custos. Sendo assim, esse dinheiro pode ser investido em outras coisas.

No âmbito administrativo, duas questões valem destaque especial: produtividade e organização. Primeiro, o desempenho dos profissionais, que passa por uma melhoria perceptível. Afinal, quanto mais digitalizado for o sistema de compras, mais organizado é o processo, mais fácil será o trabalho dos compradores.

5 dicas para aplicar agora mesmo no seu setor de compras

Como uma área de suporte, a área de compras impacta diretamente na rotina de vários outros departamentos. Sem um controle adequado, há aumento de gastos e as entregas nem sempre ocorrem no prazo determinado. Ou seja, facilmente pode-se afetar a quantidade de itens em estoque e prejudicar todo o planejamento da empresa.

Se a sua área de compras possui algum desses problemas, não se assuste. Pois, é possível minimizá-los por meio das ações que listamos. Várias atitudes ajudam a melhorar os processos executados. Como por exemplo, o mapeamento das atividades, padronização dos processos, melhoria da comunicação e automação do fluxo. Ao adotar essas atitudes, você verá que os resultados serão bastante positivos. Para te ajudar ainda mais, eu trouxe 5 dicas, vamos lá!

1) Reduza do tempo total do fluxo de compras

Para reduzir o tempo do fluxo de compras é necessário reduzir a duração das atividades que fazem parte do processo. Deve-se mapear o processo – desde a necessidade de comprar um produto ou serviço, até a entrega e ou sua conclusão – e torná-lo lean. Ou seja, fazer com que o processo seja mais inteligente.

O ideal seria diminuir ou extinguir a utilização de papéis e e-mails na hora de realizar a solicitação. Papéis podem ser extraviados e danificados, já os e-mails podem ser marcados como spam ou nunca chegar aos seus destinatários. Em caso de extravio de papel ou não recebimento de um e-mail a solicitação pode atrasar ou simplesmente não acontecer. E isso pode causar graves transtornos para sua empresa, para o seu evento e para o seu negócio.

Que tal se o processo iniciar sozinho de acordo com o nível de estoque? Não sendo necessário que uma pessoa solicite a contratação de um serviço ou aquisição de um produto. Parece complexo, mas não é. Quanto tempo você perde fazendo a compra de materiais indiretos que não afetam o seu cliente? Quanto mais automatizado este processo for, melhor para você e para a empresa.

Então, se liga nessa dica: controle o processo e diminua o Lead time (período entre o início de uma atividade e o seu término) por meio da automatização do fluxo (workflow) de compras. Vamos falar sobre isso?

2) Automatize do fluxo de compras

Invista em tecnologia! Utilize a automatização do fluxo de compras para otimizar o processo, fazer a gestão dos fornecedores e controlar os pedidos.

O uso de uma ferramenta cria um controle maior sobre os fornecedores e as aquisições. Por exemplo, você não precisa preocupar-se com prazos, a ferramenta avisará isso para você “Ei, está na hora de realizar a compra“.

Você não precisa mais buscar nos seus 10 mil e 500 e-mails um registro do preço da última contratação. Tampouco tudo que envolveu a negociação. A ferramenta faz os registros para você. Tudo isso ajudará a otimizar o seu tempo e diminuir o tempo de execução do processo como um todo.

 

 

A automatização minimiza o trabalho operacional e faz com que os profissionais da empresa tenham mais tempo para as negociações. Além disso, usar um processo automatizado, faz com que os dados sejam recebidos de forma correta, evitando o retrabalho e tornando a aprovação pelos responsáveis mais ágil.

Exemplo modelagem do processo

Este vídeo de 7 minutos está sendo apresentado por Rafael Bortolini, nosso Diretor. Ele mostra como é feito o desenho, mapeamento do processo, dentro de uma plataforma que também automatiza o processo. Veja:

Muito fácil, não é?

Exemplo de criação do formulário eletrônico de compras

Você mesmo pode fazer o formulário eletrônico e deixar de usar o seu excel, word ou e-mail. Veja nesse vídeo de 2 minutos como Rafael Bortolini, nosso Diretor, criou um exemplo de formulário de compras. Perceba que você mesmo pode criar, mesmo que você não seja o hacker da TI (rsrsrs).

Aprovação da compra via celular

Uma outra vantagem é que se você utilizar o processo por meio de uma ferramenta, a aprovação da compra pode ser feita via mobile! Isso mesmo, enquanto o gestor está no aeroporto a espera do avião, ele recebe a notificação e clica em aprovar ou rejeitar, simples assim! Pelo celular! Mais uma vez estamos diminuindo o tempo de execução do processo. Isso também significa liberdade para os profissionais executarem atividades onde eles estiverem.

Se você quiser, a ferramenta também pode te avisar que a assinatura do contrato está atrasada e consequentemente tudo também atrasará. Veja, você tira essa preocupação da sua mente e deixa uma ferramenta controlar o processo por você.

3) Assine contratos eletronicamente

Você já ouviu falar da assinatura eletrônica de contrato? Hoje já existem plataformas que permitem que você assine seus contratos eletronicamente. Você não precisa mais imprimir inúmeras folhas de papel e fazer várias viagens para assinar e autenticar um documento. Sem falar no tempo perdido para guardar, localizar e fazer circular os papéis dentro da empresa.

Eu sei bem, pois às vezes preciso que um contrato seja assinado em outro estado, isso acontece com muita frequência. Quando não se trabalha com assinatura eletrônica, eu preciso enviar o contrato pelo correio e esperar que ele retorne assinado para então seguir com pagamentos e faturamentos. Isso pode levar um mês. Se falar  no custo que está relacionado.

Além de ser mais segura, a assinatura eletrônica tem validade jurídica. Sem contar que sua encriptação é feita com a mesma tecnologia bancária e suas movimentações deixam rastros. Portanto, é muito mais fácil evitar fraudes. Ademais, o contrato assinado eletronicamente pode ser armazenado na nuvem e está sempre disponível, bastando apenas alguns cliques para ser acessado.

Demonstração da assinatura eletrônica de contratos

Veja a demonstração da assinatura eletrônica de contratos aqui neste vídeo curto abaixo:

4) Automatize o controle de documentos

O controle da papelada é fundamental para as empresas, ter sempre seus documentos em mãos dá mais agilidade e evita problemas com a fiscalização. Para isso é preciso que você organize e armazene corretamente os seus arquivos. Os documentos podem ser organizados por categoria, afinal, quando se sabe do que cada arquivo se trata, fica mais fácil e rápido encontrar e manter o controle sobre eles.

Arquivos armazenados fisicamente correm o risco de sofrerem com as ações do tempo e avarias, das mais leves às mais graves. Ademais, os arquivos físicos precisam ser armazenados em algum lugar, ocupando espaço que poderia ser destinado para outras coisas, ou fazendo com que a empresa tenha custos ao contratar um serviço de armazenagem.

5) Integre informações entre setores

Com o uso de um software de processos você pode integrar as informações de diversos setores da empresa. Os processos que antes eram burocráticos e manuais se tornam ágeis e simples. A informação que antes precisava ser solicitada, redigida, impressa e enviada para o setor solicitante agora pode ficar a cliques de distância.

Quando as informações estão disponíveis para todas as áreas da empresa, os processos são mais rápidos, uma vez que todos os dados ficam hospedados em servidores e todas as áreas podem acessar. Com a utilização de um software, a troca de informações ocorre sem problemas, sem que um funcionário do setor tenha que parar o seu trabalho para buscar o dado necessário solicitado por outro profissional.

 

 

_________________________________________________________

Pronto, agora você está cheio de dicas para melhorar o processo de compras da sua empresa. Espero que vocês tenham gostado do post.

Milhares de pessoas nos acompanham, milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Ter sucesso é falhar repetidamente, mas sem perder o entusiasmo” Winston Churchill.

Um abraço, pessoal!

Bruna Amaral

View posts by Bruna Amaral
Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.