Plataforma para transformar processos?

“O processo é ruim. Ninguém sabe onde ele começa e termina, onde estão as informações, nem quem participa dele”. Na sua empresa, você já viu essa frase ser dita? Eu apostaria que sim. Mas isso não significa que você deva se conformar e aceitar esse cenário.

Seguidamente, nós falamos aqui no blog sobre transformação. Transformação de negócios, transformação digital e transformação de processos. Ou então, transformação digital de processos e de negócios. O fato é que o modelo que utilizávamos para fazer a gestão dos processos na nossa organização não faz mais jus a nova realidade. A tecnologia evoluiu e, hoje, alternativas existem para ajudar você a se adequar à nova realidade do mercado. Nesse sentido, vale apostar em em uma plataforma que auxilie você nesse processo. 

Agora, você quer saber como a nossa plataforma de gestão por processos – o querido Orquestra BPMS – e de documentos – o Orquestra ECM – pode ajudar a transformar os processos da sua organização? Então, continue me acompanhando e descubra!

Primeiro, o que é uma plataforma?

Você usa plataformas todos os dias e nem sabe. O seu computador é uma plataforma. O seu smartphone é uma plataforma. Nele você tem um sistema operacional, um banco de dados, uma rede, tudo em união em um mesmo dispositivo. Eu ainda poderia citar computador de bordo, geladeiras, smartvs

Dessa forma, falando informatiquês, uma plataforma pode ser descrita como um conjunto de software + hardware no qual o seu sistema irá rodar. Ou seja, a união do sistema operacional com o banco de dados, o servidor web, o hardware e a rede, por exemplo, constituem uma plataforma.

E o que é BPMS?

Se você ainda não está familiarizado com a expressão BPMS, relaxe que eu vou explicar. BPMS é a abreviação de Business Process Management Suite (ou software). Ou seja, ele é a parte tecnológica para a gestão por processos de negócio, baseado na disciplina BPM.

Com ele você mapeia, modela, automatiza e monitora processos da sua organização. O resultado disso? Muito mais produtividade e eficiência.

Se você se interessou, eu recomendo fortemente que você leia esse blogpost. Ele fala tudo sobre BPM, BPMS e gestão por processos. #ficaadica! 😉

Por que transformar processos?

Seguidamente escutamos na minha empresa não existem processos”. Isso é uma inverdade. Existem sim, a final de contas, processos são a base de tudo que fazemos. A sua rotina ao acordar é um processo. Cozinhar é um processo. Ir à academia é um processo. Estudar é um processo. Por que seria diferente no dia a dia da sua organização?

Muitas vezes, as pessoas não se dão conta de que os processos existem, mas não são claros para todos, ou não possuem um padrão para serem executados. O que é muito diferente de não ter processos.

Agora, pensando que processos são a base de tudo que fazemos, fica mais claro entender porque transformar os processos são importantes. Vou citar alguns motivos:

Quer saber mais sobre processos? Então, veja também:

Webinar tudo é processo

Como a plataforma Orquestra BPMS ajuda a transformar meus processos?

Pois bem, com  a plataforma Orquestra BPMS você pode mapear, modelar, automatizar e monitorar processos. Tudo de forma simples, intuitiva e rápida. Além disso, como ele não necessita de codificação extensa, você faz tudo isso com liberdade e autonomia, sem necessitar conhecimentos de programação, por exemplo.

Calma, tem mais. Ela ainda te auxilia na transformação dos processos através dos seguintes pontos:

Centralização

Como você passa a adotar a plataforma como a ferramenta de gestão dos processos da sua empresa, você passa a centralizar todas as solicitações em um único canal. Com isso, eliminamos e-mails, controle em planilhas e pilhas de papéis gerando volume e dor de cabeça.

Tudo em uma plataforma moderna, adequada à nova realidade das organizações e do mercado, voltada para a simplicidade e para a experiência do usuário.

Redução de erros

Quando você mapeia e modela o processo dentro do Orquestra BPMS, você consegue definir quem será responsável por executar cada tarefa, qual o prazo para execução e o que precisa ser feito em cada etapa. Dessa forma, você passa a ter mais padrão e clareza nos processos dentro da sua empresa. 

Você ainda pode criar alertas para que não se percam prazos importantes, ou para que determinada tarefa não caia no esquecimento em meio à rotina do dia a dia. Como consequência, muito menos erros e desperdícios. De quebra, ainda ganha na redução de custos, pois retrabalho é sinônimo de custo. Nada mal, né?!

Melhoria contínua

O Orquestra BPMS permite que você monitore os processos e gere uma série de relatórios de indicadores de processos. Você também consegue ter essas informações através do uso de mapas de calor, que te dá uma representação visual da saúde do seu processo. Com isso, você consegue identificar pontos de melhoria, gargalos, tarefas em atraso e tarefas subutilizadas. 

Veja o mapa de calor na prática:

Sendo assim, você consegue rever o mapeamento do seu processo e redesenhá-lo, afim de incluir melhorias e eliminar tarefas desnecessárias. Como consequência, você passa a ter processos cada vez mais inteligentes dentro da sua organização. 

Na palma da mão

Não podemos falar de transformação de processos e não falar de transformação digital. Essa é uma realidade, um fato consumado dentro das organizações. Sendo assim, não podemos pensar em ter uma ferramenta que rode exclusivamente no desktop, ou notebook.

A plataforma Orquestra, e aqui leia-se BPMS e ECM, foi desenvolvida de acordo com um dos nossos valores: mobilidade. Por isso, ele é responsivo, podendo ser acessado pelo seu celular ou tablet e de onde você bem desejar – na sua sala, na rua, ou até mesmo, de um token no meio de uma linha de produção fabril. Pode ser, também, acessado via navegador ou aplicativo, você quem escolhe.

Ecossistema de conhecimento

Nós, da SML Brasil, valorizamos muito o compartilhamento de conhecimento. Pensando nisso, nossa equipe de especialista criou um ecossistema de conhecimento que fica a sua disposição, para que você tire dúvidas, evolua os conhecimentos sobre nossa plataforma e ganhe ainda mais autonomia e maturidade na criação dos seus processos. Veja mais no vídeo abaixo, são só 5 minutinhos:

 

Para finalizar, uma última, mas valiosa informação: a nossa querida plataforma Orquestra BPMS é 6 vezes campeã no WfMC Awards, o maior prêmio internacional no que tange as iniciativas de BPM. 

Mas, se queremos transformar processos, por que falar de documentos?

Uma coisa é fato: documentos fazem parte dos processos dentro das organizações. Sejam eles contratos, apólices, notas fiscais, regulamentos, relatórios. Sempre haverão registros. Por isso, não podemos falar de transformação de processos sem falar de gestão de documentos. 

É nesse contexto que entra a nossa plataforma para gestão de documentos, o Orquestra ECM.

E o que é ECM?

ECM é a sigla pata Enterprise Content Management, que, em tradução literal significa Gestão de Conteúdos Empresariais. Agora, engano seu se você entende que seja apenas uma tecnologia para gerenciamento de documentos digitais. ECM tem a ver com gestão e estratégia, o que vai muito além de tecnologia.

Se você quer saber mais sobre ECM, não pode perder nosso Ebook. 

Por que usar documentos digitais?

Eu poderia citar inúmeros porquês utilizar documentos digitais, mas vou me conter a apenas 2 (e bons porquês):

Motivo nº 1: Transformação digital. Parece lógico no meio desse texto, mas é bom ressaltar. Hoje, os processos estão cada vez mais digitais e na palma da mão. Sendo assim, não tem por que você continuar utilizando documentos em papéis. É mais prático, mais ágil e mais inteligente. Além disso, o meio ambiente agradece!

Motivo nº 2: Economia. Sim, gerenciar papel custa, e custa caro. Você precisa de espaço físico, materiais como pastas, caixas, arquivos suspensos, além de pessoas capacitadas para fazer a gestão mais adequada dos documentos. Já pensou em pôr na ponta do lápis essa conta?

Como a plataforma Orquestra ECM pode transformar meus processos?

No dia a dia das organizações, a geração de documentos não pára. Enquanto você está lendo esse conteúdo, no outro lado da sua sala alguém pode estar gerando um novo relatório, por exemplo. 

Os impactos da descentralização das informações são dores para muitos. Veja como o Orquestra ECM pode ajudar você a melhorar seus processos e a gestão de informações:

Centralização

O primeiro benefício não poderia ser outro. A ferramenta permite que você crie bibliotecas e guarde todas as informações e registros em um único local. Ou seja, passe a ser o repositório da sua empresa, eliminando o problema de haverem diferentes locais com informações duplicadas, ou informações divergentes, pois as versões dos documentos mudaram e não foram atualizadas em todos os dispositivos.

Você cria quantas bibliotecas você precisar. Pode ser uma para contratos, outra para notas fiscais, outra para conteúdos da área de gestão de pessoas… Você define quantas, mas também define que aquele – o Orquestra ECM – é o local para a guarda de todos esses documentos.

Bibliotecas no ECM
Exemplos de bibliotecas na plataforma Orquestra ECM

Captura de documentos e informações

A plataforma Orquestra ECM permite que você capture documentos e informações das mais diferentes formas: scanners, celulares, webcams, importação direta do seu computador, entre outros. Você pode fazer isso de forma centralizada, ou seja, em uma estação de captura, ou descentralizada, com pontos de captura distribuídos pela sua organização. Novamente, a mobilidade presente na nossa solução.

Além disso, nossa plataforma vem com tecnologia OCR integrada, que permite que você identifique e capture texto de imagens. Com isso, você pode definir alguns campos que já sejam automaticamente preenchidos com essas informações, dando mais velocidade ao processo de digitalização de novos documentos.

Rápida recuperação de documentos

Tem situação pior do que você precisar com urgência de determinado arquivo e não encontrá-lo, ou não saber com quem está, seja ele digital ou não? Com seus documentos dentro da nossa plataforma de ECM você elimina essa situação, isso porque ele possui campos de busca inteligentes, fáceis de utilizar e intuitivos.

Outro ponto muito valioso: você pode compartilhar o documento com outras pessoas, via link ou e-mail. Então, se  você precisava de um contrato, por exemplo, o jurídico pode encontrar e encaminhar para você de acordo com a sua urgência. Isso eu chamaria de eficiência.

Segurança e integridade dos documentos

Muito importante quando falamos de documentos é a garantia da segurança e da integridade das informações. 

No que diz respeito à segurança, na plataforma Orquestra ECM, você consegue criar diferentes perfis de acesso, fazendo com que apenas pessoas com permissões possam visualizar determinados tipos de documentos. Falando um pouco mais tecnicamente, nossa infraestrutura trabalha com datacenters TIER III, que possui padrão internacional de segurança. Já no que diz respeito à integridade das informações, nossa plataforma permite que os documentos sejam assinados digitalmente após sua inserção, garantindo sua integridade e e autenticidade.

Nossa plataforma de ECM ainda pode ser integrável ao BPMS, fazendo com que os documentos anexados nos processos sejam direcionados à biblioteca definida. Isso são processos inteligentes.

Ainda não acabei…

Você pensou que as qualidades da nossa plataforma de gestão por processos e de gestão de documentos havia acabado? Então você estava enganado.

Na SML Brasil, nós prezamos muito pela liberdade. Pensando nisso, nossa plataforma é integrável com mais de 1.000 aplicações. Dessa forma, nossa plataforma vem a somar com o seu processo, uma vez que seus sistemas legados podem ser integrados a ela. 

Algumas das integrações da plataforma Orquestra BPMS
Exemplos de integrações da plataforma Orquestra BPMS

Outro benefício: nossa plataforma – tanto o Orquestra BPMS, quanto Orquestra ECM – são 100% em português. Isso facilita o uso da solução e melhora a experiência dos seus usuários. Além disso, contamos com uma equipe de suporte técnico especializada pronta para ajudar você.

E tem mais um: colaboração. A plataforma foi construída de forma a permear várias áreas da sua empresa. Dessa forma, eliminamos os silos organizacionais e melhoramos o engajamento através de processos colaborativos.

É importante dizer que sempre que falamos em transformação é natural que haja insegurança por parte da equipe. Sabemos que mudar nem sempre é fácil. O fato de o Orquestra ser integrável, em português, intuito e simples de usar auxilia você a diminuir as barreiras e a resistência da equipe quanto à mudança. Mais um ponto positivo para nossa plataforma.

Então, vamos transformar os seus processos com o Orquestra?

Transformar processos é um movimento inevitável. A cada dia, mais e mais o mercado (e a própria sociedade) muda e a forma como olhávamos nossos processos precisa se adequar. Vale lembrar que a mudança não precisa ser radical. Comece pequeno e vá evoluindo.

Ao longo desse texto, eu dei à você pelo menos 15 motivos de como a nossa plataforma pode ajudar a mudar os processos dentro da sua organização. Mas, eu vou te dar mais uma: experiência. Temos mais de 20 anos de experiência em transformação digital de processos. Nascemos com esse propósito. Transformação digital está em nosso DNA.

E aí, vamos transformar com o Orquestra os processos da sua organização?

Vamos conversar?

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.