Otimizar processos: um desafio possível?

Aqui no blog, seguidamente falamos sobre melhoria, mapeamento, padronização e transformação de processos. Sabemos que otimizar processos é uma missão que muitos profissionais têm todos os dias na sua rotina de trabalho. Porém, o fato de ser o objetivo de muitos, não significa que seja uma tarefa simples, muito menos fácil.

Muitas vezes, essa dificuldade acontece por falta de clareza, ou de maturidade, da organização em trabalhar com gestão por processos. Pensando nesse desafio, resolvi trazer algumas situações e pensamentos comuns nas organizações quando estamos falando em melhoria de processos.

1. Minha empresa não tem processos

Seguidamente, nos deparamos com essa afirmação dentro das organizações. Isso é uma grande inverdade. Já dizia o filósofo: “processos são a base de tudo“. Portanto, o que de fato acontece é que o processo existe, mas não está padronizado. Cada time executa de uma forma diferente, não há uma regra, nem um procedimento claro. Sobre isso, eu trago um vídeo bem curtinho (2 min):

2. Mapear, mapear, mapear… e guardar na gaveta

Tão comum quanto dizer que não possui processos, é criar uma força tarefa para mapear todos os processos da empresa e depois guardar na gaveta. Agora, pergunto à você: qual o resultado disso? Um processo mapeado e posto dentro do armário não leva a sua organização a lugar algum. Os problemas continuarão existindo, as tarefas desnecessárias também. E assim, a melhoria contínua e otimização vão passar bem longe dos seus processos.

Veja só esse outro vídeo que traz justamente luz para esse tópico:

3. Cada um por si!

Outra situação comum dentro das organizações é escutarmos que as áreas não se comunicam e não colaboram umas com as outras. Ou seja, cada uma trabalha dentro do seu silo organizacional, em prol dos seus objetivos particulares. No entanto, é preciso  lembrar que, ao final de tudo, há um objetivo organizacional a ser atingido: seja aumento de vendas, melhorar o faturamento, ou a satisfação dos clientes.

É sobre isso que falo no próximo vídeo:

Dessa forma, quando passamos a olhar os objetivos da organização de forma conjunta, conseguimos alinhar as expertises das diferentes áreas em prol da empresa. Assim, além de criarmos engajamento entre os diferentes times, ainda conseguimos melhorar o processo como um todo, pois eliminamos os silos e trabalhamos em conjunto.

4. E o dinheiro?

Sim, no final das contas, tudo gira em torno dele: o dinheiro. Por isso, pergunto: você já parou para pensar em quanto dinheiro a sua empresa perde por não ter processos? Ou melhor, o quanto de dinheiro ela deixa de ganhar por ter processos ruins e sem padrão? O quanto isso impacta o seu processo de vendas, nas suas entregas e na experiência do cliente? Muitas vezes, nós não temos essa visão clara dentro da nossa empresa.

Pois então, é esse o recado do nosso último vídeo:

Você se identificou em algum deles?

Se não, isso é um ótimo sinal. Mas eu arriscaria dizer que você se viu em pelo menos em um deles. Como eu disse anteriormente, essas situações e pensamentos são comuns dentro das organizações. Mas, o fato de serem comuns, não significa que possam ser ignorados.

Otimizar processos é um desafio e uma tarefa constante. Isso porque quando falamos em gestão por processos, é preciso ter em mente a missão principal dela: entregar valor ao cliente e melhoria contínua dos processos da sua empresa. Portanto, esse é um ciclo que nunca pára, está sempre em movimento. A automatização de processos e os softwares de gestão de processos, como o BPMS, estão aí para tornar esses ciclos melhores e serem seus aliados nesse desafio. Por isso, não desanime, e mãos na massa!

Por fim, deixo aqui um último recado para você:

Nós, da SML Brasil podemos te ajudar. Afinal de contas, são mais de 20 anos de experiência em melhoria e gestão por processos, e 6 prêmios internacionais!

Até mais!