2 caminhos para otimizar o processo de compras da sua empresa

Hoje, falaremos sobre como se pode otimizar o processo de compras. E, para isso, eu vou te apresentar dois caminhos: a melhoria contínua e a transformação. Nós sabemos o quanto o processo de compras é crítico. Nele, gira muito valor financeiro, gastos, despesas e investimentos. Como também é um processo responsável por suprir os demais processos.

Por este motivo, é essencial que este processo tenha sua devida atenção. Já comentei com vocês aqui os problemas no setor de compras que precisamos fugir urgentemente. E, para não termos esses problemas, para não enfrentar esses problemas no dia a dia do setor de compras e tentar eliminá-los, falaremos hoje sobre otimização de processos.

Por que você precisa otimizar o processo de compras urgentemente

A minha opinião para este tópico é a seguinte: a maioria das empresas que me tem (Eu, Bruna) como cliente estão adotando técnicas super modernas e avançadas nos processos. Ou seja, a tecnologia está ganhando cada vez mais espaço e os processos estão trazendo para o cliente uma experiência muito melhor do que antes. Estar por fora desse mundo, é um tiro no pé. Não modernizar o processo que mais lida com dinheiro (processo de compras) significa que você não está pensando no futuro e que as consequências disso, um dia, baterão na sua porta.

O mercado está cada vez mais competitivo, otimizar processos é praticamente uma questão de sobrevivência. Manter estratégias obsoletas pode fazer com que sua organização fique para trás. Principalmente, quando o assunto envolve o estabelecimento de relações comerciais (compras).

O processo de compras impacta demais os outros setores

A aquisição de materiais impacta em diversos setores. Primeiramente, tomando a indústria como exemplo, o impacto vai desde o estoque até o suprimento das linhas de montagem. Quanto mais rápido e eficiente for o ciclo de compras, melhor o desempenho e menores os custos nos demais departamentos. Se formos pensar sobre o varejo, por exemplo, o processo de compras pode ser ainda mais crítico. Pois, a não existência de um item em loja impacta diretamente o faturamento.

Como fazer isso na minha empresa?

Como eu mencionei no título do post, você tem dois caminhos para otimizar o processo de compras. Pode fazer melhoria contínua ou pode aplicar uma transformação no processo. No final, ambas as ações terão resultados positivos. Eu vou te apresentar, sobre o meu olhar de otimização de processos, como fazer as duas e você escolhe qual aplicar.

O primeiro passo que faremos é descobrir se você já possui um processo de compras padrão ou se na sua empresa não existe padrão algum. O ideal é que você descubra o nível de maturidade do seu processo. Para isso, eu te trouxe um teste:

Após você finalizar o teste, perceberá qual nível o seu processo está e com base nisso pode escolher em fazer uma transformação completa ou simplesmente aplicar melhorias pontuais. Sendo assim, a minha dica é: se o seu processo já possui um nível alto de maturidade, a melhoria contínua pode ser suficiente. Porém, se o seu processo ainda não tem maturidade nenhuma, é muito manual, sem padrão e ineficiente, corra imediatamente para a transformação / mudança mais radical.

Melhoria contínua ou mudança radical – Escolha a amplitude da transformação

Para eu iniciar este tópico, trarei um parágrafo do livro CBOK, versão 3:

Transformação de processos é mais abrangente do que melhoria de processos ou fluxos de trabalho em áreas funcionais. Inclui redesenho, reengenharia e mudança de paradigma (…)

Melhoria contínua e mudança de paradigma
Melhoria contínua e mudança de paradigma

O desenho acima explica bem. Os processos ao longo da sua vida recebem várias melhorias pontuais. Entretanto, chega um momento que você deseja implementar uma melhoria mais significativa que modifica muito a forma como o processo é realizado hoje. Dessa maneira, você está fazendo uma quebra de paradigma, uma mudança radical, uma inovação. Após essa mudança radical, ele volta a ter ciclos de melhoria contínua novamente.

Com toda a certeza, é importante notarmos a linha de desempenho do processo (eixo y do gráfico, o vertical). Quando aplicamos alguma melhoria significativa e radical, ela cresce absurdamente.

Para concluir, quero dizer que esses são os dois caminhos que eu quero te propor e você escolhe qual o melhor a seguir. Vamos aos detalhes:

Caminho 1) Melhoria contínua – identificar pontos críticos e melhorá-los

No caminho da melhoria contínua, a otimização do processo de compras ocorrerá de uma forma mais leve e menos perceptível. Aqui não teremos mudança radical e sim mudanças mais pontuais. Para fazer isso dar certo, você precisa  seguir um passo a passo.

Primeiramente, você precisa deixar claro qual a sua questão crítica, o que te motiva a querer melhorar? Exemplos: reduzir custos, padronizar o processo, reduzir tempo. Depois, você escolhe por onde começar. Entrevista algumas pessoas e faz o fluxograma do processo. Por fim, identifica, neste fluxograma, os pontos de falha, lista as melhorias, implementa as melhorias e acompanha o desempenho pós melhorias implementadas. A forma resumida que eu escrevi parece que eu acho isso super simples, né? Não mesmo! rsrsrs Todo esse passo a passo eu deixei bem detalhado neste post aqui: fluxograma de compras passo a passo. Vale a pena lê-lo!

Caminho 2) Mudança radical – automatizar o processo de compras

A automatização do processo funciona assim: é como se déssemos vida ao processo. Em resumo, criaremos um workflow de tarefas padronizadas, com alçadas de aprovação.  Faremos a parametrização do processo dando para cada atividade um responsável. As tarefas começam a ter prazos. O processo começa a ter padrão. As pessoas começam a ser notificadas sobre o decorrer do processo.

Para te ajudar mais a aprofundar esse assunto eu te trouxe um e-book sobre automatização de processos. Como também, um post que fiz sobre processos de compras automatizados. Ambos estão com informações super importantes se você desejar mesmo melhorar seu processo de compras.

Quais são os impactos nos negócios?

Os impactos são dos mais variados que você possa imaginar. Aliás, controlar um processo é sempre valioso. Isso significa que você sabe muito bem o que atrasa e o que não atrasa, o que é crítico e o que não é crítico. Alguns itens de impacto serão facilmente percebidos por meio de cálculos como a redução do estoque, redução de uso do papel, por exemplo. Outros itens não teremos muito como calcular, como a produtividade da equipe, por exemplo.

Quando você controla o processo de compras e os gastos, tende a comprar mais controladamente e pode até mesmo resultar em economia de despesas e custos. Sendo assim, esse dinheiro pode ser investido em outras coisas.

No âmbito administrativo, duas questões valem destaque especial: produtividade e organização. Primeiro, o desempenho dos profissionais, que passa por uma melhoria perceptível. Afinal, quanto mais digitalizado for o sistema de compras, mais organizado é o processo, mais fácil será o trabalho dos compradores.

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Espero que vocês tenham gostado do post.

Milhares de pessoas nos acompanham, milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Ter sucesso é falhar repetidamente, mas sem perder o entusiasmo” Winston Churchill.

Um abraço, pessoal!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.