6 problemas críticos no Contas a Pagar

Problema no contas a pagar é sinônimo de dor de cabeça, não é mesmo? Uma área que, além de crítica, está sujeita a riscos altos. Se você é do setor financeiro, me acompanhe neste blogpost! Hoje vamos falar sobre os maiores problemas do contas a pagar.

1) Entrada manual de dados e erro humano

Esta é uma das tarefas que exigem atenção em qualquer processo de pagamentos. Parece simples, mas consome recursos e abre muito espaço para erros. Se a sua organização depende de papel e e-mails nos processos de contas a pagar, a probabilidade de erros aumenta exponencialmente.

Inclusive, é muito comum as situações em DARFs e boletos são recebidos por e-mail e inseridos, manualmente, em um ERP (por exemplo). Quais as chances de algum boleto se perder entre os e-mails? Erros de digitação? Fora o desperdício de tempo, que hoje em dia é um recurso precioso. 

2) Desafios da gestão da informação

Você sabia que uma única compra pode facilmente girar entre dois a dez documentos? E que eles normalmente precisam ser armazenados por um tempo bastante longo? Isso significa que quanto maior for o seu negócio, maior será o acúmulo de documentos, ano após ano.

Do compras até o contas a pagar, os papéis se acumulam e o responsável, no fim, tem que se preocupar, além de tudo, com a guarda destes documentos. Não só custa dinheiro armazenar todos esses documentos físicos, como também fica quase impossível gerenciar todo o arquivo.

A curto prazo, você perde transparência das finanças da sua empresa, e a longo prazo, você já pode esperar um enorme impacto na eficiência do departamento de Contas a Pagar.

3) Processamento complexo de contas e diversos níveis de aprovação

As solicitações de pagamento podem começar em vários níveis numa organização, podendo exigir a aprovação de mais de uma pessoa. Independente dos níveis de aprovação, o processo de pagamento nas empresas costuma ser burocrático. Bem como, quanto mais departamentos forem envolvidos, maior a cadeia de aprovadores e consequentemente mais longo o processo se tornará.

O fato de retardar todo o processo pode aumentar os custos envolvidos. Uma ordem de compra ou uma solicitação de pagamento pode acabar passando por 5 ou 6 pessoas facilmente, e as informações podem ser distorcidas nesse fluxo, levando a decisões baseadas em dados imprecisos, atrasos em lançamentos, perda de documentos e, por fim, atrasos em pagamentos importantes.

4) Processamento de pagamento ineficiente

Os atrasos de pagamentos a fornecedores ou até mesmo recursos humanos podem ter consequências bem amargas. O fornecedor pode bloquear sua conta ou a empresa pode ser penalizada. A reputação da sua empresa pode ser prejudicada e ficar marcada como má pagadora, dentre outras.

Do mesmo modo, os pagamentos duplicados ou perdidos podem afetar o fluxo de caixa. Um processo como esse (que envolve R$) possui danos sérios se algo der errado. E não pense que isso não ocorre por aí… na verdade, isso é muito comum em departamentos onde os processos ainda são muito manuais.

5) Processo manual e retrabalho

Falando em processos manuais… Existem casos de empresas que possuem mais de um sistema. Nestes casos, as pessoas lançam mais de uma vez as mesmas informações nas diversas plataformas que possuem.

É quase inacreditável, mas acontece bastante, principalmente quando existem diversos sistemas necessitando de input de informações e que não são integrados entre si. Imagine o retrabalho e o aumento do % de chances de falha.

6) Controles paralelos

Bom, se você mantém controles paralelos, o item 5 se multiplica e o retrabalho também. Lembro-me muito bem de participar de processos em departamentos financeiros onde havia o controle no ERP, o controle para a contabilidade externa e o controle “pessoal”. Ou seja, um PDF + 2 planilhas de Excel distintas.

Agora pensem comigo, se essas planilhas e o relatório do ERP estiverem com informações diferentes? Como você saberá qual a correta? Provavelmente vais ter que procurar o documento original no meio dos seus 10.000 e-mails.

Outro caso: a pessoa responsável pelo contas a pagar precisa se afastar, você vai substituí-la. Ao começar a se organizar, você vê que ela tem três controles diferentes de adiantamentos para fornecedores, um com uma informação, outro com outra. O que você fará? Complicado, não é mesmo?

Bom, citei apenas 6 problemas, mas sabemos que existem muito mais! E muitos deles críticos, já que estamos falando de uma área que lida diretamente com dinheiro. Você é do contas a pagar? Se sim, não deixe de me contar se reconheceu algum dos problemas que citei. 🙂

Você já esqueceu de pagar uma fatura na empresa? Então, vem conhecer essa história.

Até o próximo conteúdo!