Organização de arquivos no seu trabalho: 9 dicas preciosas! [Com ferramenta + e-book]

A organização dos arquivos físicos é essencial para a qualidade do seu ambiente de trabalho. Quanto mais organizado o ambiente for, mais produtivo você será. A análise nesse caso é simples. Se você precisa de uma informação e precisa procurar por horas, significa que o seu ambiente não está tão organizado assim e que a sua produtividade está indo por ladeira abaixo.

Um ambiente organizado vale ouro

Trabalhar em um ambiente organizado é, sem dúvida, mais agradável para todos. A limpeza do local, a disposição dos itens e a organização de arquivos são só alguns pontos que, quando bem resolvidos, facilitam o seu dia a dia.

Essa organização traz eficiência para os processos e a lógica por trás disso é bem simples: quanto mais arrumado é o local de trabalho, menos tempo é perdido procurando documentos e menores são as chances de cometer erros em função de algum esquecimento ou perda.

Para que você alcance esse patamar, o primeiro passo é a organização. Por este motivo eu separei sete dicas interessantes para te ajudar nessa missão!

1. Divida os arquivos em categorias

Independentemente de do meio em que seus arquivos se encontram (físicos ou digitais), separe-os em categorias. Você pode dividi-los pelo ano de emissão, pela natureza (compra e venda, por exemplo) ou por qualquer categoria que seja aplicável aos papéis que precisam ser armazenados.

O ideal é que você crie várias segmentações para poupar tempo. Quanto mais objetivo for o armazenamento, mais fácil será para encontrar os documentos. Veja bem: é muito mais fácil, por exemplo, encontrar arquivos quando eles estão separados por anos e meses do que apenas por anos, certo? Errado! Vai depender muito de como você vai procurá-lo. Pense nisso!

Vamos a um exemplo prático?

Se, o seu objetivo é armazenar documentos do setor de Recursos Humanos, talvez seja mais fácil categorizar por ordem alfabética. Diferentemente, se forem documentos relativos a auditorias, vale mais a pena organizá-los por ordem cronológica.

Lembre-se: O planejamento na hora de dividir os arquivos em categorias é tão importante no modo físico quanto no digital. Se você cria uma organização de documentos digitais “desorganizada” verá menos benefícios na migração. Uma dica para criar a ordem de categorias é utilizar um software gratuito de mapa mental, chamado xmind! É uma ferramenta muito fácil de usar.

Ferramenta Xmind
Visão de categorização pelo xmid

2. Padronize seu arquivo morto

Não adianta nada você separar os documentos em categorias, mas não aplicar essa separação na prática. Por isso, tenha essa categorização como um guia e padronize a disposição dos arquivos no seu arquivo morto. Além disso, criar uma estrutura que permita a fácil identificação dos arquivos também pode ser bastante útil. Pense em uma estrutura que contemple algumas informações relevantes, como:

  • Grupo de documento
  • Tipo  do documento
  • Lote de criação
  • Prazo de guarda
  • Área responsável
  • Destinação final
  • Etc…

O importante é que você tenha um padrão nas informações e que elas ajudem você a encontrar e armazenar mais facilmente os arquivos da sua empresa, facilitando o seu dia a dia de trabalho.

3. Tenha mais controle dos seus arquivos

Da mesma forma que você precisa categorizar seus documentos e padronizar os eu arquivo morte, você precisa controlar os arquivos criados na sua empresa. Por isso, crie uma forma de ter visão das informações dos arquivos. Independentemente da forma como você utiliza seus documentos, sejam eles digitais ou não, ter controle é importante.

Por isso, pense em uma estrutura que permita que você tenha acesso a essas informações relevantes quando você precisar, sem que fique abrindo e fechando pastas de arquivos e documentos, nem perca tempo indo e vindo do atrás da informação. Pensando em ajudar você, criamos uma planilha de controle de documentos baseada na ISO. Certamente ela será um bom começo para você. É só baixar ela e sair desfrutando!

4. Implemente a metodologia 5S no seu ambiente de trabalho

Esta metodologia foi criada no Japão e, no início, tinha como objetivo auxiliar a manter a ordem na vida pessoal. Posteriormente, o método passou a ser utilizado em empresas e corporações.

O nome da metodologia é referente aos 5 pilares que devem ser seguidos, que iniciam com a palavra S. Estas palavras são: Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu, e Shitsuke. Em tradução livre, significam respectivamente “classificar”, “organizar”, “limpar”, “padronizar” e “manter”. Por consistir em um método organizado e com propósitos, é bastante eficiente.

Organização de arquivos e 5S
O significado dos 5 S’s 🙂

Como diz o ditado: 2 coelhos em uma cajadada só!

Com a adoção da metodologia, você terá um incentivo a mais para classificar os documentos de acordo com a sua relevância, organizá-los de acordo com um parâmetro pré-estabelecido, como data ou assunto, por exemplo, padronizá-los e mantê-los organizados da forma planejada.

Mas não só em arquivos ela pode ser implementada. A sua metodologia e sua forma de encarar as atividades no seu dia a dia podem ser ampliados para outras necessidades da empresa, permeando os mais diferentes setores da organização. Para a implementação dessa metodologia, recomenda-se que ela seja gradual e bastante dialogada com todos os envolvidos no processo. Ou seja, desde o gestor até o funcionário terceirizado, atingindo toda a pirâmide hierárquica da empresa. A compreensão de todos os envolvidos aumenta o envolvimento no projeto e, consequentemente, seu sucesso e sua eficácia.

5. Diminua a quantidade de papéis, sempre!

Até aqui estávamos falando dos seus arquivos em papel, aqueles que você tem espalhados pelo escritório, escondidos atrás da porta, dentro de gavetas. Por acaso você armazena documentos antigos em uma sala chamada arquivo morto, como já falamos aqui? E esses papéis na sua mesa, eles realmente precisam estar aí do seu lado?

Pois bem, isso não precisa mais ser assim. Agora, eu te instigo a parar, sentar confortavelmente na sua cadeira, analisar cada documento e eliminar todos aqueles que não são mais necessários. Os benefícios na eliminação e redução constante do papel são comprovados numericamente por institutos respeitadíssimos, como a AIIM, por exemplo. Esses benefícios incluem, entre tantos outros:

  • Redução de custos;
  • Mais eficiência;
  • Maior agilidade na rotina de trabalho;
  • Mais praticidade na troca de informação;
  • Maior controle e segurança das informações;
  • Menos impacto no meio ambiente;
  • E muito mais!

Esses são só alguns dos benefícios da redução do consumo de papel, que não precisam mais ocupar espaço e nem onerar suas horas de trabalho. Pense de forma estratégica, o quanto isso pode impactar positivamente na sua organização? Assim, fica mais fácil tomar a decisão, não é mesmo?

6. Digitalize os documentos

Para reduzir de uma vez por todas o número de papéis no escritório, que tal optar pela digitalização de documentos? Ao colocar todos os arquivos no computador você não só libera espaço no escritório, como também libera aquele espaço destinado (e valioso) ao arquivo morto.

Por outro lado, se você utiliza os serviços de uma empresa terceirizada para armazenar e gerenciar seus papeis, esse custo também acaba. De acordo com a AIIM, 45% das organizações que investiram em adotar documentos digitais tiveram um retorno sobre o investimento em menos de 6 meses. UAU!

Veja também: [Infográfico] Quais são os resultados, em números, ao adotar documentos digitais?

Vale refletir o quanto a digitalização facilita a sua vida, uma vez que, quando você precisar localizar um arquivo importante, ele sempre estará no mesmo lugar, a uns cinco cliques de distância e em menos de um minuto, aberto na tela do seu computador. Não dá para negar que, entre procurar em um arquivo físico e simplesmente buscá-lo em uma pasta do computador ou software de gestão de documentos, a alternativa tecnológica é muito mais prática, concorda?

Você já pode fazer o descarte de documentos digitalizados!

Outra boa notícia! Anteriormente, existia uma dúvida muito grande no mercado do que se fazer com os documentos em meio físicos que fossem passados para o meio digital. Contudo, em março de 2020, foi sancionada pelo Presidente da República, Jair Bolsonaro, a lei de número 10.278/2020, que estabelece os requisitos para digitalização de documentos e as diretrizes para o descarte desses documentos físicos que passaram pelo processo de digitalização.

Sendo assim, com base no que está estabelecido na lei, você pode criar uma rotina de digitalização, manter os documentos obrigatórios e que tenham valor histórico, mas descartar aqueles que a via física é desnecessária para a sua organização.

7. Crie documentos já digitais

Conforme já falamos, é muito importante digitalizar os documentos físicos que você possui aí, ao seu lado. Você ganha economia em espaço físico e material, além de ser mais sustentável, ajudando a impactar menos o meio ambiente.

Entretanto, esse é um passo para os documentos que já existem. E os documentos que ainda estão por vir? É necessário pensar neles também. Portanto, crie e dissemine a cultura da criação de documentos eletrônicos, também conhecidos como nato-digitais, na sua organização.

Ganhe mobilidade

Um dos benefícios do uso de documentos nato-digitais é o ganho na mobilidade. Isso porque a distribuição desses arquivos pode ser feita de forma eletrônica, via e-mail ou aplicativos de mensagens existentes nos smarthpones, ou tablets. Privilegie a utilização de softwares com os quais os seus funcionários e a sua empresa já trabalhem, facilitando a implementação dessas etapas.

Dessa forma, seus clientes, fornecedores e colaboradores não precisam esperar o malote chegar para assinar contratos, ou aguardar o motoboy trazer a proposta para ser analisada. Por fim, você ainda acaba por agilizar seus processos. Nada mal, não?

8. Centralize as informações

A partir da digitalização dos documentos, você deve ficar atento quanto a alguns problemas que podem ser gerados. Por exemplo, caso não haja uma centralização no salvamento dos arquivos, corre-se o risco de existir várias cópias salvas do documento em diferentes plataformas, o que gera dúvidas sobre qual seria a versão mais atualizada do arquivo.

Para evitar esse tipo de problema, o arquivamento dos documentos deve ser feito de forma central, em uma única plataforma, aplicação ou servidor — lembre-se de que é possível criar um repositório para sua equipe, setor ou empresa, facilitando a organização. As alterações no documento devem ser salvas sobre o mesmo documento antes de ser distribuído.

9. Use uma ferramenta de ECM para gerenciar todo o ciclo de vida do documento

Enterprise Content Management! Este é o significado para a sigla ECM. Como você pode ver, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que traduzindo de forma literal para o português significam gestão de conteúdos empresariais. Mas se esse assunto ainda é novidade para você, eu trouxe um vídeo que pode te ajudar a entender melhor:

Com a utilização de uma ferramenta de ECM para a organização de arquivos no ambiente de trabalho, você conseguirá:

  • Acelerar os processos internos da sua empresa;
  • Disponibilizar a informação (documento) para qualquer pessoa em qualquer lugar, basta acessar o sistema online
  • Identificar quem criou o documento, quem alterou o documento, quem aprovou o documento e quem pode visualizar este documento;
  • Permitir ou bloquear a impressão de documentos;
  • Enviar o link do documento a quem interessar possa;
  • Criar um workflow de aprovação de documentos;
  • Verificar o histórico de alteração;
  • Digitalizar documentos em massa;
  • Gerenciar todo o ciclo de vida de documentos;
  • Eliminar o espaço físico que era destinado às caixas de documentos impressos;
  • Parar de gerenciar papel;
  • Economizar com impressões e terceirização de serviços (cópias e armazenamento);
  • Entre muitos outros benefícios!

Independentemente de quais dessas medidas você queira adotar, a certeza que temos é que a organização de arquivos é fundamental para melhorar seus processos internos. Pense nisso e mãos a obra!

Sem mais desculpas, ok?

Isso mesmo, não quero mais ver desculpas quanto a falta de organização dos seus arquivos. Eu trouxe 9 dicas para que você mude a realidade da sua empresa. Sendo assim, a organização de arquivos não deve ser encarada como um mero processo de separação de documentos em pastas com nomes sugeridos. Ela deve ser vista como um processo complexo que traz resultados importantes para a gestão, para a tomada de decisão e para a rotina de trabalho da sua organização.

Independentemente de quais dessas medidas você queira adotar, se você passará a utilizar arquivos digitais, ou ainda quer seguir utilizando documentos em papel, não importa. O que fica de certeza é que a organização de arquivos é fundamental para melhorar seus processos internos. Para auxiliar nesse assunto, baixe o nosso e-book sobre modelagem de processos!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.