Automatização no RH: 4 dicas para escolher a melhor ferramenta

A área de Recursos Humanos enfrenta inúmeros desafios todos os dias. São solicitações vindas de todos os lados – telefone, e-mail, mensagem (muitas acontecem inclusive no corredor da organização). Há ainda o controle de benefícios, folha-ponto, admissões, férias, licenças…SOCORRO!

Como consequência, a rotina consome muito tempo do profissional da área resolvendo problemas operacionais. Dessa forma, ele pouco se dedica a uma gestão mais estratégica. Nesse contexto, a automatização de processos de RH pode ser uma boa saída.

É sobre isso que hoje eu venho falar com você. Já pensou em automatizar os processos do seu RH? Não sabe o que considerar na hora de tirar esse projeto do papel? Então, me acompanhe que eu vou mostrar o caminho!

Um RH sem burocracia?

Não, não seria um sonho! É possível transformar o setor de Recursos Humanos da sua organização em uma área mais estratégica e menos burocrática. Estudos mostram que cerca de 70% do tempo do RH é gasto em tarefas repetitivas, meramente operacionais.

Hoje, mais do que nunca, as empresas não tratam mais o setor de Recursos Humanos como uma área operacional. Pelo contrário, o RH passou a fazer parte da visão estratégica das organizações, trabalhando seus talentos e desenvolvendo competências para o atingimento de metas e objetivos, sejam eles individuais ou organizacionais.

Desburocratização do RH

Dessa forma, investir em ferramentas que permitam a automatização de processos e proporcionem o autosserviço aos colaboradores, como um BPMS, são bem vistas no mercado. Com ele, você consegue mapear, modelar, automatizar e monitorar processos. Nesse contexto, o colaborador ganha, o funcionário ganha e a organização ganha.

Sendo assim, você pode automatizar muitas das solicitações (férias, benefícios, revisão de cálculo de folha, etc.), centralizando-as em um único local, dando maior visibilidade à gestão das tarefas executadas, otimizando sua rotina e impactando diretamente na sua produtividade.

Como escolher um BPMS para o meu RH?

Pois bem, separamos algumas dicas para te ajudar a decidir qual o melhor BPMS para automatizar os processos de RH da sua empresa. Veja só:

1. Verifique se a ferramenta é adaptável

Versatilidade. De nada adianta você adquirir uma ferramenta para automatizar processos que não seja flexível e adapte-se às necessidades do seu negócio. Da mesma forma que ela pode trazer para a sua organização processos já mapeados prontos para uso, é importante ela te dê autonomia para criar seus próprios processos, adaptando-se à sua realidade.

Sendo assim, otimizamos a rotina de todos – de quem solicita algo ao RH da empresa e de quem executa as tarefas. E no fim, todos saem ganhando: o colaborador, o responsável pela tarefa no RH e a organização.

2. Facilidade no uso

Ponto muito importante de ser analisado antes de optar pela solução “A” ou “B”. Avalie qual o nível de complexidade de uso da ferramenta – para ambos os lados, quem solicita e quem é solicitado. Para que se tenha mais sucesso na implementação da tecnologia, é preciso quebrar a barreira da resistência e não é com uma ferramenta difícil e nada intuitiva que você conseguirá essa façanha.

Lembre-se, ainda, que você não precisa virar um cliente assíduo da TI, abrindo solicitação atrás de solicitação, buscando atender justamente aos pedidos dos seus funcionários. Por isso, busque por soluções que sejam simples, rápidas, que não precisem de codificação e, principalmente, te deem liberdade e autonomia.

3. Responsividade

Essa é a palavra do momento quando se trata de sistemas digitais e de autosserviço. Com a praticidade do uso dos smartphones, é possível ter acesso rápido e fácil a qualquer conteúdo de qualquer lugar. Por isso, não deixe de verificar se a ferramenta possui essa funcionalidade e se é compatível com os diferentes sistemas operacionais. Hoje, mais do que nunca, tudo se encontra na palma da nossa mão. E não será diferente com o seu colaborador, não é verdade?!

4. Veja se é a melhor solução para você

Entender o que de fato você está buscando e o que a ferramenta proporciona é fundamental. Uma boa solução se adéqua a todos os tipos de empresas. Ainda mais no que tange construção de processos, pois cada uma tem os seus, com suas regras. Sendo assim, ferramentas engessadas podem não ser o que você está buscando. Atente-se, também, para o fato de que algumas soluções são aplicadas a cenários com um número mínimo de colaboradores, o que pode inviabilizar a sua adesão.

Outro ponto importante é diferenciar aquilo que busca otimizar e automatizar processos, como a solicitação de férias, adiantamento de 13º salário, ou avaliação de desempenho, daquilo que se propõe a gerenciar os documentos da área. Nesse caso, são soluções com tecnologias distintas, então cuidado.

Um RH otimizado e estratégico!

Não é sonho, é tecnologia! Otimizar a rotina do Recursos Humanos é um requisito do mercado. Ser mais estratégico e menos operacional. Por isso, a automatização de processos é mais um passo que você pode estar dando rumo à transformação digital da sua organização.

Sendo assim, você elimina uma série de gargalos, que só deixam tudo e todos mais lentos, e passa a ter processos muito mais inteligentes. Dessa forma, você deixa de trabalhar para o processo e ele passa a trabalhar para você! 😉

Quer saber mais sobre automatização de processos? Então baixe nosso e-book e fique por dentro!

 

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.