O que é SIPOC? [vídeo + ebook + exemplos]

SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente). Em suma, na prática, você usará essas 5 palavrinhas mágicas para começar a mapear o diagrama do seu processo.

Por que fazer o diagrama SIPOC do processo?

Você fará o diagrama SIPOC para entender, em uma visão macro, o que o processo faz. Logo, saberá também para qual finalidade o processo serve. Certamente, realizamos uma grande quantidade de atividades diariamente que não são percebidas pelo nosso cliente e atrapalham o bom andamento do nosso processo. O legal do SIPOC é que ele é muito simples. Por causa disso, você pode agora mesmo pegar um papel de pão e começar a fazer.

Qual o principal objetivo do diagrama SIPOC?

O principal objetivo do diagrama SIPOC é analisar o processo de maneira ampla. Portanto, ele permite que você enxergue onde seus esforços estão localizados. Ou seja, ele facilita o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes.

Na prática, o que o SIPOC faz é identificar os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho cujas atividades você não conhece. Assim, o diagrama SIPOC pode ajudar você a aumentar o seu conhecimento sobre suas necessidades, identificar oportunidades de melhoria, como também, eliminar tarefas desnecessárias.

Como fazer o diagrama SIPOC?

Para fazer o diagrama você não precisa de muito. Não precisa de um manual cheio de ícones de fluxograma ou BPMN, ou ainda qualquer coisa do tipo. Dessa forma, eu peguei um “papel de pão” qualquer, criei 5 colunas e comecei:

SIPOC no papel
SIPOC no papel

Coluna S

Primeiramente, na coluna S (Supplier), liste quais são os seus fornecedores. Você pode estar fazendo um SIPOC ponta a ponta ou um SIPOC de um processo interno, menor. Portanto, na coluna S podem conter tanto fornecedores externos, quanto fornecedores internos.

Coluna I

Na coluna I (Input) liste o que faz o seu processo iniciar.  Pode ser uma tarefa, um e-mail, uma solicitação, a chegada de um material, um evento, etc. Liste as entradas que o seu processo tem.

Coluna P

A coluna P (Process) é muito interessante. Talvez você esteja fazendo um SIPOC departamental (é o que a maioria faz) ou seja, fazendo o diagrama da sua área. Logo, dentro da sua área, existem diversos processos e não apenas um. Quer um exemplo? Na área/departamento Financeiro a coluna P poderá ter: Realizar pagamento e Realizar faturamento, entre outros processos.

Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do seu processo. Depois de realizar a tarefa ou a atividade, o que você irá entregar? Exemplo: Evento realizado, Faturamento encerrado, Análise concluída, etc.

Coluna C

E por fim, a coluna C (Customer), a mais fácil. Coloque aqui quem é o cliente daquele processo, ou seja, para quem você executou tal atividade. Mais uma vez podemos estar falando de processos internos ou externos, cliente final, fornecedores, etc. Em conclusão, responda: para quem eu faço a entrega?

Quando fazer um diagrama SIPOC?

Você deve fazer um diagrama SIPOC se desejar:

  1. Melhorar o seu processo
  2. Ajudar novos funcionários a entenderem o que acontece
  3. Entender superficialmente (sem detalhes) o que o seu processo faz
  4. Entender rapidamente o que o seu processo faz
  5. Analisar o que o seu processo recebe e o que ele entrega
  6. Analisar quem são os fornecedores do seu processo
  7. Entender se o que o seu processo produz está alinhado com a missão que ele tem
  8. Saber o que dá início, o que faz o seu processo começar
  9. Entender para quem o seu processo trabalha
  10. Analisar a relação Qualidade da entrada x Qualidade das saídas

Qual a relação entre SIPOC e Seis Sigma?

SIPOC faz parte da metodologia Seis Sigma, bem como do método DMAIC (baseado no ciclo PDCA). DMAIC é utilizado em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios.

A metodologia DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) também é conhecida como DFSS “Design For Six Sigma”. O SIPOC é uma de suas etapas e ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo, consequentemente, apontar oportunidades de melhoria.

11 Perguntas e respostas sobre SIPOC

Nós fizemos um SIPOC – Pocket Webinar e foi um sucesso. Mais de 400 inscritos e muitas perguntas legais ao final da apresentação. As respostas para as perguntas do webinar eu trouxe para este post, para disseminar, mais ainda, esse conhecimento. Veja abaixo:

 

1) “O SIPOC pode ser utilizado como escopo, para escolher a priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento?”

Você se importa se eu dividir essa pergunta em duas perguntas?

1.1) “O SIPOC pode ser utilizado como escopo?”

Sim. Quantas vezes em reuniões de mapeamentos fugimos do foco e acabamos falando sobre assuntos que não estavam na pauta? Logo, o SIPOC é uma ótima forma de você definir claramente qual o seu ponto de estudo. Exemplo: Vamos falar sobre o processo de Entrega de materiais. Faz um SIPOC sobre isso, cola na parede e esse é o escopo. Da entrada “X” até a saída “Y” e só. FOCO!!

1.2) “O SIPOC serve para escolher a priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento?”

Não. Esse não é o objetivo. Para escolher os processos que necessitam um maior detalhamento existem outras ferramentas disponíveis. Algumas são chamadas de Matriz de Seleção dos Processos Críticos. Até a ferramenta GUT (gravidade, urgência e tendência) te ajuda a escolher o processo para mapear. Mas, se você não quiser fazer a matriz de seleção de processos críticos, bons indicativos para melhorar processos são: feedback de clientes e indicadores de desempenho.

2) “Como fazer um SIPOC sequencial se o meu processo possui múltiplas decisões?”

O SIPOC é o caminho feliz do processo. Ele não vai mostrar as múltiplas decisões. Porém, nada impede que você faça o SIPOC com a trilha que você quiser. Com o caminho que você deseja conhecer. Que você deseja melhorar.

3) “Para inciar o mapeamento de processos, pode-se começar com o SIPOC. Sabemos que mapeamento não é só desenho em BPMN”

Não é uma pergunta, mas é uma afirmação que merece destaque. Realmente, BPM é uma disciplina de gestão que visa melhorar processos com foco total na satisfação do cliente. Não é apenas modelar processos, fazer mapeamentos e fluxogramas extensos e guardá-los na gaveta. Mais do que isso, BPM visa transformar. E você pode começar a identificar pontos críticos no processo com ferramentas mais rápidas como o SIPOC.

4) “Existe alguma ferramenta que podemos usar pra mapear estas informações? Ou apenas pelo Excel?”

Como o SIPOC é muito simples, basta você criar 5 colunas no excel e começar a fazer. Eu até conheço um software https://www.edrawsoft.com/ que faz diagramas, mas confesso que nunca usei.  Você pode fazer o SIPOC até em um papel pardo na parede com post-it. É bem simples. Baixe o nosso e-book e siga os passos das letrinhas S-I-P-O-C.

5) “SIPOC é norteador?”

Sim. Você pode ter problemas em um processo específico e começar a fazer um diagrama SIPOC para entender este processo um pouco melhor. Após este diagrama, você pode identificar pontos fracos do processo e pontos críticos. Pode identificar, também, quais os fornecedores que podem trazer problemas e quais inputs (entradas) que estão mal estruturadas. Assim você saberá onde atacar e o que melhorar. É um norteador.

6) “Aqui na minha empresa utilizamos o SIPOC para descrever estruturas de áreas e operações. É correto pensar assim?”

A família das normas ISO (9001, 14001, TS 16949) requer que você tenha conhecimento sobre a estrutura dos processos, entradas, saídas, sequência dos processos, etc. Então, é muito comum as empresas usarem SIPOC ou diagrama tartaruga para documentar essas informações.

7) “Há diferença entre SIPOC e Diagrama de Tartaruga?”

Sim. Pois, o diagrama de tartaruga possui mais informações como por exemplo: indicadores do processo, processos de apoio, procedimentos e métodos, recursos, etc. Enquanto o SIPOC mostra apenas fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. Por outro lado, no SIPOC você pode listar as tarefas de forma sequencial, no diagrama de tartaruga não.

Diagrama tartaruga
Diagrama tartaruga

 

8) “Poderia comparar Canvas e SIPOC?”

Business Model Canvas? Não podemos comparar. O Business Model Canvas serve para você entender o seu negócio, sua oferta de valor, seus clientes, custos. Ou seja, entender qual é o seu negócio. O SIPOC serve para entender o seu processo. Assim, entender e conhecer os processos que acontecem dentro da sua empresa.

9) “Como tratar os caminhos alternativos no SIPOC? Exemplo, Compra não realizada.”

Este é um problema para você? Se sim, faça o SIPOC com as entradas e saídas das tarefas que compõe este caminho no processo.

10) “Então o ideal no SIPOC é começar pelo P?”

Se você for fazer o desenho do processo sequencial (como eu fiz no Pocket Webinar) sim, comece pelo P. Assim fica mais fácil fazer. Dessa forma, liste todas as etapas do P e depois complete o restante.

11) “Depois de fazer a matriz como a gente faz para descobrir o gargalo?”

Gargalo são aquelas atividades que impedem seu processo de produzir mais. Portanto, gargalos limitam a produtividade. Descobrir gargalos em processos de escritório não é uma tarefa muito fácil. Ainda mais difícil se você usa pouco a tecnologia. Porém, se você usar um BPMS, por exemplo, ele te diz exatamente qual o gargalo do seu processo. Em suma, infelizmente, o SIPOC não vai te ajudar muito nessa busca pelo gargalo.

BÔNUS! Aprofunde seu conhecimento e assista o Pocket Webinar, clique na imagem abaixo

Como_fazer_SIPOC_POCKET_WEBINAR
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Enfim, acabamos o post de hoje.

Você tem mais perguntas? Que ótimo! Pode enviar que a gente adora responder.

Espero que tenhas gostado. Afinal, estamos aqui para ajudar as empresas a transformar seus processos.

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.