O que é ECM? Guia completo com exemplos! [+E-book]

Enterprise Content Management. Isso que significa essa reunião de letrinhas. Agora, traduzindo para o português, estamos nos referindo à Gestão de Conteúdos Empresarias. Parece algo tão simples, mas nem sempre é, pois gerenciar os conteúdos de uma empresa vai muito além de gerenciar documentos.

Quer aprender tudo sobre o assunto? Então você chegou ao lugar certo! O objetivo deste post é sanar todas as principais dúvidas sobre o ECM.

Antes de seguirmos nessa jornada…

Este post ficou bem extenso, eu sei… entretanto, para facilitar sua vida, eu fiz duas coisas. Uma delas foi criar 11 perguntas. Essas são perguntas que frequentemente chegam até nós de uma forma ou de outra. A outra coisa que eu fiz foi colocar links nas perguntas, assim você pode ler diretamente onde desejar! Sou legal, né?

  1. O que é ECM, afinal?
  2. E o software de ECM, o que é?
  3. Qual o objetivo de um Software de ECM?
  4. Qual a diferença entre ECM e GED?
  5. O Software de ECM atende a legislação no controle de documentação?
  6. ECM atende normas ISO no controle de documentação
  7. “O ECM morreu, e nós o matamos” O que isso significa?
  8. Por que ECM está ligado ao termo Documento digital e Transformação digital?
  9. Quais são os resultados da adoção de um ECM? ($$)
  10. Você precisa de um Software de ECM na sua empresa?
  11. Quais os riscos de uma gestão não digitalizada

Agora sim, você está pronto para seguir a diante! 🙂

1. O que é ECM, afinal?

Como já dito no início do texto, Enterprise Content Management! Como você pode notar, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que traduzindo significam gestão de conteúdos empresariais. De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management) ECM não é uma simples tecnologia. Logo, não pode ser classificada apenas como uma ferramenta de software.

O que isso significa?

Isso significa que se você não tiver organização e estratégia para armazenar informações – independentemente de qual seja o meio que você utilize, pastas físicas ou softwares – essa gestão não será eficaz. Por este motivo que a definição de ECM não está relacionado somente a uma ferramenta de TI, mas sim a uma combinação um pouco maior que contempla estratégia e método.

Para que fique mais fácil, separei um vídeo que explica muito bem como o ECM pode ser exemplificado sem ligação direta com sistemas de tecnologia. Veja só:

Logo a definição de ECM dada pela AIIM é:

ECM é uma combinação entre estratégia, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações, suportando processos organizacionais chave, por todo o seu ciclo de vida.

Para mergulhar e entender melhor, quero explorar um pouco os principais verbos:

  • Capturar: Dentro de uma empresa as informações são capturadas de muitas formas distintas. Muitas dessas informações são originadas por computadores e circulam por meio de e-mail, pastas de rede, nuvem, etc. Assim como são documentadas em papel, vídeo, fotos, áudios, software, etc. Há muitos meios para a captura de informação, que geram, no fim das contas, o conteúdo empresarial.
  • Gerenciar: Aqui começam os pontos críticos. Gerenciar uma quantidade infinita de informação capturada. Este gerenciamento é o que dificulta o processo, o torna lento, burocrático, porém necessário. Se você escolher um gerenciamento eficaz terá sucesso, se você negligenciar poderá perder mais tempo procurando informações do que as criando. Sem estratégia e gestão adequada, o caos estará formado.
  • Preservar: Preservar conteúdos, sejam eles documentos ou informações, é um dever que faz parte de qualquer negócio. Alguns possuem temporalidade permanente, ou seja, nunca poderão ser descartados. Já outros, você pode eliminar quando não tiverem mais serventia. Algumas empresas preservam seus documentos de modo físico, já outras aderiram ao modo digital. Independentemente disso, o fato é que preservar significa reter e armazenar esses conteúdos para que possam ser utilizados quando necessário, nem que seja daqui 50 anos.
  • Controlar: controlar informações diz respeito a você estar no controle da gestão. Isso significa que você sabe quem acessa, quem não acessa, qual a versão oficial do documento, quem tem acesso a versões obsoletas, onde elas são armazenadas, o que estão fazendo com essas informações (compartilhando, reproduzindo, alterando…), etc.

Aquele velho arquivo cheio de papel também é ECM!

Sim, sim sim! Por mais que nem eu, nem você queira pensar nessa lado, pastas de documentos físicos que tenham uma boa estratégia e uma boa gestão também é ECM.

Por isso eu digo que muitas pessoas nem sabem, mas praticam a metodologia ECM, que nada mais é do que uma forma de gerenciar os conteúdos criados pela organização dia após dia. O arquivo da empresa, aquele velho e antigo, repleto de caixas, pode não parecer, mas é ECM — pois é gestão de informação. Processos em pastas também o são. A simples digitalização também é uma linha de ECM, bem como a ação de picotar documentos para o descarte.

Atenção!

Se você ainda não aderiu ao uso de documentos digitais, vou deixar um presente para você. Uma planilha de controle de documentos. Pode parecer simples, mas esse é o primeiro passo rumo a uma gestão de conteúdos empresariais mais eficiente. Confira!

2. E o software de ECM, o que é?

Os softwares são soluções de informática multiplataforma, criadas a partir da linha de pensamento ECM, com fácil integração a diversos outros sistemas. Além disso, esses recursos de informática têm como objetivo facilitar ao máximo a localização dos informes, um dos principais motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa!

Basicamente, um software de ECM faz a gestão de todo o ciclo de vida de informações, sejam eles documentos ou conteúdos em geral da sua organização.

ECM - ciclo de vida documentos
Ciclo de vida de documentos e informações

No entanto, o grande diferencial do software de ECM é que você consegue fazer essa gestão do ciclo de vida dos conteúdos empresariais de forma a garantir a integridade, autenticidade, durabilidade e segurança das informações.

3. Qual o objetivo de um Software de ECM?

O principal objetivo de uma ferramenta de ECM é descomplicar a administração de processos e documentos, tornando seus dados estruturados e acessíveis. Dessa maneira, essa solução de tecnologia coloca todo o conteúdo da empresa para “trabalhar” em sintonia com as demandas de seus consumidores. Ou seja, o conteúdo empresarial passa a trabalhar a favor da organização.

Assim, toda a gestão dos registros fica mais prática e inteligente — o que põe um ponto final naquela velha cena caótica causada pela papelada dos arquivos físicos. É o fim do sequestro de informações na sua organização!

Benefícios na utilização do software de ECM

Ter um software de ECM reduz apenas o uso do papel dentro das empresas? Errado! Converter documentos físicos em digitais não é o único benefício que essa ferramenta tecnológica trouxe para as organizações.

De diferentes maneiras, o ECM consegue beneficiar os processos mostrando para as empresas como o gerenciamento adequado de informações interfere de maneira positiva nos processos do dia a dia. Quer conhecer com mais detalhes sobre os benefícios que o sistema pode entregar para a sua empresa? Acompanhe abaixo:

1. ECM pode ser utilizado junto ao sistema de gestão de processos

O ECM pode ser usado em conjunto com a ferramenta de BPM, que faz a gestão de processos (Business Process Management). Um complementa o outro: o ECM gerencia seus documentos e o BPMS, os processos. Com essas tecnologias, o acervo ganha completa organização. Afinal, eles ajudam a evitar a perda e a localizar rapidamente as informações mais importantes.

2. Fim da perda de documentos

Os extravios são muito comuns quando se trabalha com muita dependência de registros físicos. Seja em função da má gestão, da falta de controle e estratégia, seja em função da ação do tempo. Para reverter isso, esse sistema assegura uma rastreabilidade a fim de fornecer total segurança e tranquilidade para os gestores. Como resultado: mais gestão, controle e segurança das informações.

3. Facilidade no acesso

Você já viajou e esqueceu um documento que fosse muito importante? Para as empresas que já possuem ECM como plataforma e trabalham com documentos digitais, esse é um problema que não atinge a rotina dos gestores. Ao capturar os arquivos na nuvem, qualquer pessoa autorizada pode acessar as informações de um celular ou qualquer outro dispositivo móvel.

4. Integração

Outro benefício é que o software de ECM integra as distintas áreas de uma companhia.  Pode-se envolver os clientes e os fornecedores nesse processo de agregação — além de outros agentes que a empresa quiser. Essa conexão acontece em tempo real e a partir de qualquer hardware — inclusive de dispositivos móveis.

5. Redução de despesas

Papel significa gastos, principalmente se ele for produzido em grande quantidade. Isso revela que, eliminar essa despesa por meio de uma ferramenta eficiente também influencia em toda a área financeira da empresa, já que os gastos com papéis e demais impressões serão reduzidos, por exemplo. Sem contar que é preciso ter um time de pessoas para cuidar e controlar todo seu arquivo físico, onerando mais custos a sua organização.

6. Facilidade para captura, guarda e manipulação de documentos

O software de ECM oferece a captura de documentos de forma centralizada, ou seja, um local específico com scanners, ou de forma descentralizada, por meio de centenas de pontos de coleta. Nesse sentido, o que vale destacar é que existe uma completa aderência do software com scanners, dispositivos móveis (como smartphones e tablets) e com a importação de documentos virtuais. É possível conectá-lo com o pacote MS Office (como Word ou Outlook).

7. Encontre qualquer arquivo em poucos segundos

A busca por meio de palavras-chave permite encontrar qualquer arquivo em poucos segundos. Esses dados podem ser impressos ou compartilhados na plataforma. É uma ferramenta perfeita para quem sofre com a perda de tempo à procura de registros em papel.

8. Queda na utilização de papel

Quando falamos em redução de custos, já falamos na redução do consumo de papel. O ECM diminui drasticamente as despesas com o custeio de arquivos convencionais, incluindo os gastos com cópias, impressões, documentos desnecessários e local para guardar todo esse acervo.

Com todo o conteúdo no ambiente virtual, a queda no uso de impressos é visível — o que faz com que a empresa tenha recompensas subjetivas, como passar ao público-alvo a sua preocupação com o meio ambiente.

O meio ambiente!

Para se ter uma ideia, a cada tonelada de papel são necessárias 12 árvores que consomem 540 mil litros de água para chegar ao consumidor. No Grupo Hospitalar conceição, em Porto Alegre, um case foi premiado internacionalmente com a execução de um processo que já anexou mais de 1 milhão de documentos eletrônicos! Veja o case aqui.

9. Mais segurança

O tratamento de documentos digitalizados pelo ECM recebe identificação automática, indexação (organização por índices) e preenchimento online de formulários.

Tudo isso pode ficar salvo na nuvem (protegido por data centers confiáveis) e pode ser acessado 24 horas por dia, inclusive aos finais de semana e feriados. Todas as movimentações recebem várias camadas de proteção e contam com um sistema para restringir as consultas, ou seja, você quem autoriza ou não o acesso a cada um dos documentos e pastas.

Em contraponto, vale ressaltar que quando optamos por fazer o armazenamento de forma tradicional, os documentos estão vulneráveis à ação do tempo (traças, umidade, perda da tinta), a perdas, extravios e a acidentes (enchentes, incêndios e outras emergências).

10. Instalação simples

O ECM é muito prático para instalar. Além disso, há ferramentas que operam 100% em português: interface, auxílio técnico, manual, vídeos e outros recursos estão à disposição no nosso idioma. O ECM, portanto, é um eficiente mecanismo para coletar, guardar, administrar, conservar e disponibilizar acervos empresariais.

11. Produtividade

Em poucos cliques, você pode encontrar qualquer arquivo no ECM, ao invés de procurá-lo em várias gavetas espalhadas pela empresa. Com isso, percebe-se que a otimização do tempo e mais velocidade na execução dos processos.

Quando olhamos para um processo, o tempo perdido com esperas e análises sempre é muito alto. Ao utilizar uma ferramenta de gestão da informação como o ECM, você elimina essas esperas e transporte de papel. Como consequência, o processo se torna mais rápido e as equipes mais produtivas.

12. Otimização do espaço

Espaço também é dinheiro para uma empresa, por isso acumular papéis em salas também requer custos. Não se esqueça de que, além de comprometer o espaço físico, que poderia ser utilizado para outra funcionalidade, os documentos salvos em arquivos físicos muitas vezes precisam estar em ambientes climatizados para impedir sua danificação.

E para resolver esse problema que atinge a maioria das empresas, a transferência do físico para o digital tornou-se um método mais inteligente e necessário para redução de custos.

4. Qual a diferença entre ECM e GED?

Até aqui estava fácil. Essa é uma das perguntas mais escutadas por nós da SML. Pois bem, vamos lá. Primeiramente, você já deve ter escutado por aí o termo GED sendo utilizado ao invés da sigla ECM. Pois bem, isso não está errado, ok? Na verdade, o ECM é uma evolução do GED. Entretanto, muitas pessoas ainda utilizam o termo GED por aí.

O software de ECM é um pacote de serviços tecnológicos para capturar, guardar, acessar e recuperar conteúdos empresarias em meios eletrônicos. Esse software é uma versão mais avançada do que a GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Com seu alto nível de compactação, o ECM deixa as buscas mais rápidas e possibilita o compartilhamento da base de dados de uma empresa com total segurança e velocidade. Para resumir, eu fiz um quadro para você:

GED x ECM
Comparativo entre GED e ECM

Resumindo: GED faz a organização dos registros e o ECM, além disso, propicia uma interpretação dos dados, transformando informações dispersas em conteúdo relevante para a estratégia de um negócio. O ECM, portanto, produz conhecimento para a empresa sobre a sua própria performance.

O importante é ter em mente que na era da informação, esse é um dos melhores trunfos para ganhar condições de competitividade. Desse modo, as soluções ECM contribuem para a produtividade.

 5. O Software de ECM atende a legislação?

Sim. Certamente, lidar com ambientes desordenados prejudica a eficácia das decisões estratégicas. Mais do que isso: é impraticável enxergar novas oportunidades sem uma arquitetura articulada, segura e acessível. Mas, antes de implementar ações grandiosas, os olhares dos gestores voltam-se à legislação, obviamente.

As leis não se atualizam com a mesma velocidade do mercado. Entretanto, o governo já vem adotando práticas de gestão eletrônica de documentos há algum tempo. Recentemente aprovou uma lei que obriga a migração do acervo das instituições de ensino para o meio digital.

 

Há algum tempo, foi aprovada a digitalização de prontuários médicos e ainda, há bastante tempo o uso de assinatura digital nos negócios, em conformidade com a Resolução 4.474 do Banco Central, já é atendida em ferramentas de ECM. Sem falar no Decreto 10.278/2020.

Ou seja, o software de ECM está 100% aderente às exigências do governo quanto a guarda e o controle de documentação e aos poucos o governo vem obrigando os órgãos a migrarem sua gestão para uma gestão digital com mais segurança e agilidade para os processos.

6. ECM atende normas ISO no controle de documentação?

Sim. O ECM atende aos critérios das normas ISO quanto ao controle das informações de um processo. Reduzindo consideravelmente o tempo de análise e aprovação de documentos.

O aplicativo de ECM alia uma série de tecnologias diferentes como gestão documental, de registros e de conteúdo, arquitetura da informação e outros. A agilidade e organização ficam ainda mais palpáveis por ser possível classificar as informações de forma que sejam facilmente localizadas quando necessário.

Bons softwares de ECM também permitem o controle do acesso de cada documento, avaliação ou aprovação e até o acompanhamento de prazos. É possível coordenar corretamente cada processo de arquivamento e gestão dos documentos.

7. “O ECM morreu, e nós o matamos” O que isso significa?

Em julho de 2017, o diretor de pesquisas do instituto Gartner Michael Woodbridge publicou um artigo sobre ECM, prevendo a sua suposta morte, que daria lugar ao que esse especialista chamou de “Content Services”.

Para esse profissional, a Internet das Coisas (IoT), os arquivos em nuvem e o uso de dispositivos pessoais (como smartphone e tablets) no trabalho contribuiriam para o fim da era ECM. Ainda segundo esse texto, nos países de primeiro mundo as empresas caminham para a adoção de práticas MACC (Mobile, Analytics, Cloud e Collaborative).

Essa realidade, entretanto, não está consolidada nem nos países mais ricos, onde esse tipo de tecnologia avança em ritmo bem mais acelerado do que no Brasil. Por essa razão, não se pode usar esta previsão para o mercado nacional. Afinal, mesmo com o avanço tecnológico, há um alicerce que é imutável para todos os países: a necessidade de uma boa gestão da informação. As tecnologias ultra-avançadas de nada valerão para quem sequer utiliza informações digitais.

A informação sempre existirá

Nada mudou em relação à demanda urgente de manter e organizar os conteúdos para competir com condições de fazer a diferença. Quer um exemplo? O cheque substituiu as cédulas de papel para que as pessoas não andassem com altas quantias em seus bolsos.

Em seguida, surgiu o cartão eletrônico que, por sua vez, está sendo trocado por transações web e acesso biométrico. No entanto, a necessidade de um símbolo — físico ou virtual — para representar o valor da moeda não sofreu alterações. Em relação ao ambiente empresarial ocorre o mesmo.

E no chão de fábrica, não é diferente?

No chão de uma fábrica, os funcionários usavam uma folha impressa para seguir as instruções de como operar uma máquina, por exemplo. Atualmente, ele continua precisando desses dados, mas consegue manipulá-los em plataformas virtuais disponíveis a qualquer instante e em qualquer lugar.

O ECM preserva, trata e disponibiliza as informações para toda a equipe, inclusive com recursos que atendem à legislação (o que você pode rever na pergunta 5). Assim, ganha-se mais maturidade nos processos.

Resumindo…

Em suma: o ECM não morreu. Aliás, ele sequer se desenvolveu até a sua plena capacidade. Na contramão disso, as empresas que não encontrarem formas mais dinâmicas de administrar as suas informações correm seriamente o risco de morrer!

Uma pesquisa da AIIM, sobre a qual falaremos com mais profundidade na pergunta 9, mostra que o ECM tem um mercado promissor e com excelentes resultados.

8. Por que ECM está ligado ao termo Transformação digital?

transformação digital de documentos é muito mais do que apenas contar com versões de um documento digital. Trata-se de um mecanismo que aplica a tecnologia na gestão do conteúdo com o objetivo de aperfeiçoar a performance e chegar a resultados de modo mais rápido e com menos recursos.

A transformação digital de documentos é muito abrangente. Com ela, existe uma verdadeira revolução no desempenho. É a tecnologia assumindo o papel de protagonista em todas as operações. São mudanças que se prolongam muito além de uma presença rasa no meio digital.

Inovação

O ECM está ligado a essas expressões (transformação digital e documento digital) porque ele traz inovações para toda a gestão dos informes, convertendo arquivos dos mais variados formatos (.jpg, .xml, .pdf, .doc) para uma única interface, que pode ser acessada de diversos tipos de hardwares (desktops, smartphones, iPads, tablets e outros).

 Assinatura digital

Por permitir a assinatura digital, o ECM ajuda a companhia a manter o ritmo nessa revolução digital, que se modifica dia após dia. Com a assinatura digital, é possível ganhar mais mobilidade, rapidez e redução de custos. Tudo isso sem deixar de agregar valor ao empreendimento, nem perder validade jurídica dos documentos assinados.

Se você ainda não tem clareza do que é assinatura digital, então veja o vídeo abaixo (1 min):

Colaboração

Essa integração acaba com aqueles típicos problemas de áreas desconectadas dentro de uma empresa. Com muito mais praticidade nas operações, torna-se simples conseguir o apoio dos colaboradores, inclusive de pessoas que usualmente são resistentes às suas propostas. Isso acontece porque as melhorias são muito visíveis.

Satisfação do cliente

Afinal, com essas novas soluções tecnológicas os clientes desfrutam de serviços que proporcionam boas experiências, o que é um suporte na construção da sua reputação. A principal transformação acontecerá por meio da percepção de seus consumidores em relação à empresa.

Assim, qualquer que seja a solicitação do cliente, ela será saciada de forma rápida e certeira. Por essas razões, o ECM está diretamente ligado à transformação digital de negócios.

9. Quais são os resultados da adoção de um ECM? ($$)

Uma pesquisa da AIIM sobre documentos digitais trouxe conclusões animadoras sobre o sucesso dessa metodologia. Segundo o estudo, 45% das empresas que investiram na adoção de documentos virtuais tiveram retornos de investimentos satisfatórios em até um semestre — ou seja, os custos foram rapidamente compensados.

A metade das organizações ouvidas chegou à conclusão de que houve melhorias significativas no atendimento aos clientes, com destaque para a velocidade. A seguir, você pode conferir um resumo desses resultados. Veja:

  • 66% perceberam ampliação no uso de documentos que já nascem no meio digital;
  • 50% dizem que seu atendimento ao consumidor tornou-se mais rápido;
  • 42% afirmam que a expansão da produtividade foi a principal recompensa;
  • 65% das companhias ainda assinam documentos em papel;
  • 43% dizem que a remoção de documentos físicos deveria estar entre as principais metas estratégicas e permanentes para consolidar a transição do papel para o meio digital.

Inteligência no fluxo de documentos

Assim como mostram os números, o ECM propicia muitas melhorias nos sistemas corporativos. É viável, portanto, trazer inteligência para o fluxo de documentos. Desse modo, operações como a aprovação de crédito, o preenchimento de formulários de Recursos Humanos (RH) e todo o workflow de notas fiscais podem ser contempladas por esse sistema.

Como resultado, os processos ficam mais fáceis de serem concluídos. Ou seja, o investidor ganha em eficácia operacional. A maior parte das empresas de médio e grande portes têm um ciclo extenso envolvendo registros — contratos, boletos, ordens de serviço.

Em outras palavras: com o ECM é bem mais simples reduzir os custos e aumentar a produtividade. Afinal, como saber se as vendas atingiram o objetivo se você sequer encontra os contratos, não é mesmo?

10.  Você precisa de um Software de ECM na sua empresa?

Muitas companhias precisam avançar na forma de estruturar seus dados. Tem sido muito comum deixar as informações dispersas e espalhadas em planilhas, vídeos e documentos armazenados sem muito critério. Desse modo, fica muito complexo encontrar um arquivo quando é preciso.

Fazer com que todo o conteúdo organizacional esteja acessível e bem articulado é imprescindível para alcançar o sucesso. O próprio aperfeiçoamento de todos os processos será seu principal argumento. Tudo isso sem falar, é claro, da enorme perda de tempo à procura de registros em papel. Com uma interface robusta, os documentos são encontrados e compartilhados em segundos.

Ademais, o ECM pode administrar documentos que já nascem digitais, como as assinaturas virtuais e as notas fiscais eletrônicas — é muito além da simples digitalização.

11. Os riscos de uma gestão não digitalizada

Processos podem parar pela falta de documentos, o monitoramento de cada etapa se torna difícil e o excesso de papel deixa dados fundamentais sujeitos à ação do tempo. Perde-se muito dinheiro tendo que lidar com problemas posteriores a uma má gestão.

Uma pesquisa do IDC identificou que, com base numa semana típica de trabalho, nós gastamos:

  • 10 horas: Criando documentos
  • 7 horas: Pesquisando informação
  • 6 horas: Revisando
  • 5 horas: Buscando documentos
  • 4 horas: Aprovando documentos

Todo o processo manuseia documentos. E inevitável gerenciá-los. Eles fazem parte de qualquer negócio. Então, antes que você esteja como o gif abaixo (rsrsrs) pense na possibilidade de terceirizar essa gestão. Utilize uma ferramenta de gerenciamento de conteúdos empresariais: ECM!

Quem nunca teve vontade de fazer isso?

Quanto mais gestão documental eficiente, mais resultados para a empresa! Se por acaso você não encontrou a resposta que procura, quero deixar um convite para você. Participe da demonstração semanal do Orquestra ECM e veja como tudo isso funciona na prática. Eu garanto que te respondo ao vivo!  Afinal, somos a favor da disseminação do conhecimento.

Um até breve, pessoal!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.

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