Morte ao arquivo morto!

Arquivo morto. Você já viu um? Só quem o conhece pessoalmente tem ciência da dor de cabeça que ele pode dar. Basicamente, ele consiste em caixas e mais caixas contendo todos documentos que precisam ser guardados durante um longo período de tempo. Normalmente, ele armazena e organiza as informações importantes, como a documentação de processos, produtos, RH, entre outros. Além disso, pode conter documentos de natureza contábil e fiscal, sem contar os inúmeros contratos.

Por conta disso, esse material acaba ocupando muito espaço, gerando custos e muitos problemas para as empresas. Mas calma, para (quase) tudo na vida há uma solução! Por isso, Uma das formas de otimizar seus arquivos é com uma boa gestão de documentos.

Para esclarecer como isso pode ser feito, preparamos este breve artigo para você. Continue lendo e saiba ​​como o Enterprise Content Management (ECM) soluciona 6 problemas do arquivo morto da sua organização!

Antes de continuar…

Se você está se perguntando o que ECM, eu vou te ajudar. ECM é uma combinação entre estratégia, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações, suportando processos organizacionais chave, por todo o seu ciclo de vida.

Dessa forma, podemos dizer que o ECM vai além da tecnologia ou software de TI. Ele é uma forma de gestão documental que incorpora suporte tecnológico.

Para ficar mais claro ainda, vou deixar para você e assistir a esse vídeo. Ele explica bem o que é ECM sem ter o viés tecnológico.

Os problemas do gerenciamento do papel

Todos os dias, milhares de informações são produzidas dentro das organizações. São documentos e mais documentos, planilhas, relatórios… Agora me responda: por que você ainda está gerenciando papel?  Essa prática não faz mais sentido nos dia de hoje.

Quer ver, vou te mostrar 6 problemas que o arquivo morto (= papel) tem e como o ECM pode ajudar a solucioná-los!

1. Criação de espaço físico para a organização dos arquivos

Imagine esse cenário: você trabalha em uma empresa que tem 50 anos de mercado. Nessa empresa, toda a informação em papel está guardada no arquivo morto. Já pensou no tamanho da estrutura para armazenar esse arquivo? Inimaginável… É preciso criar, ou ao menos determinar uma área física dentro da empresa, que seja usada com um único objetivo: guardar papel!

Há diversos problemas nessa situação:

  • Desapropriar uma área rica da organização para fazer guarda de documentos;
  • Custo em estrutura e material;
  • Custo em manutenção, pois papel sofre danos com o tempo;
  • Custo com pessoas (imagina se todo os colaboradores da organização tiverem acesso ao arquivo e ao mesmo tempo?!);
  • Utilizar um espaço da empresa para um fim que não está vinculado ao negócio dela, ao core business;
  • Menos produtividade;
  • Menos agilidade;
  • E muito mais…

Com a adoção do ECM, esses problemas são minimizados (e muito!). Isso porque você passa a adotar uma gestão eletrônica dos documentos. Assim, você muda a sua organização e avança no mundo tecnológico através da transformação digital. Com o uso de um ECM, os documentos são armazenados digitalmente, ​​em um serviço de nuvem, o que facilita a administração desses documentos, além de garantir mais segurança às informações.

2. Falta de controle da movimentação de documentos

No dia a dia das organizações, é comum que um mesmo arquivo transite por vários setores. Um contrato, por exemplo, circula pelo administrativo, pelo faturamento, financeiro, jurídico, até que, enfim, chegue ao arquivo. Com a rotina corrida, corre-se o risco de que esse documento se extravie pelo caminho. Com a adoção do ECM, essa probabilidade é reduzida.

Dessa forma, como os documentos estão digitais ali no sistema, esse leva e traz de papel não acontece. Basta acessar a plataforma e verificar o documento lá dentro. Também é possível aferir maior controle sobre o acesso a essas informações. O sistema permite que você crie perfis diferentes com níveis de acesso diferentes. Com isso, informações de cunho sigiloso só serão acessadas pelas pessoas autorizadas.

3. Dificuldade na localização de determinado documento

Imagine novamente aquela empresa com 50 anos de história. Agora, pense que alguém retirou um documento do arquivo e não o pôs no local correto novamente. Eu apostaria que essa informação nunca mais será encontrada…

Com a utilização do ECM, esse problema é eliminado. Uma vez que as informações estão todas digitais dentro de um sistema, organizado em bibliotecas, com ferramentas de busca, OCR integrado, fica muito mais fácil encontrar qualquer documento. Acabam, assim, os problemas de erro de armazenamento, ou daquele documento que ficou na gaveta e não foi parar no arquivo. Todos, que tiverem autorização para acessar aquele documento, assim o farão.

 

3. Duplicidade de documentos

Outro problema clássico de quem não utiliza alguma forma de gestão dos documentos: informação duplicada. Ou pior, informação duplicada e errada. Você já deve ter passado por essa situação em algum momento.

Esse é outro cenário que o ECM resolve com maestria. Como a informação fica centralizada, não há mais a ocorrência de informação duplicada. Não há mais o risco dos colaboradores estarem trabalhando cada um em sua máquina, com versões do mesmo arquivo. Versões…outro problema! O ECM possui controle de versionamento dos documentos. Assim, você e sua equipe garantem que estão trabalhando com a mesma informação e de forma atualizada.

4. Perda de documentos

Pior que duplicar ou trabalhar com a informação desatualizada, e perder um documento. Essa situação pode gerar muita dor de cabeça para a empresa, especialmente quando se trata de um arquivo muito importante, ou até mesmo obrigatório. Essa perda pode ocorrer tanto por questões técnicas, desatenção, ou equívoco.

Agora, com os seus documentos digitalizados, esse problema é praticamente nulo. O ECM diminui as chances de isso acontecer. Uma dor de cabeça a menos para você e toda a sua organização!

5. Cobrança por acesso

Muitas empresas que oferecem o serviço de gestão de arquivos cobram uma taxa de acordo com o número de acessos. Isso faz com que o preço pela utilização do sistema para organização dos arquivos acabe ficando um pouco mais caro do que poderia ser.

Com o ECM, sua empresa ficará livre desse pagamento. Sem contar que terá um acesso facilitado aos arquivos, até porque, a gestão dos documentos é feita pela sua organização.

Arquivo morto tem jeito?

Sendo assim, diante de tudo que foi exposto neste texto, o arquivo morto tem jeito! E uma das alternativas é a implementação da tecnologia e metodologia do ECM na sua empresa, facilitando o armazenamento dos arquivos, otimizando sua gestão documental, melhorando seus processos, evitando falhas, retrabalhos, aumentando a produtividade, otimizando sua performance e, principalmente, reduzindo custos.

Agora você já conhece os principais problemas do arquivo morto e sabe como o ECM ajuda a solucioná-los. Espero que você tenha gostado.

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.