Melhoria de processos e Diagrama SIPOC: Saiba a relação

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Muitas vezes, realizamos uma grande quantidade de atividades que não são percebidas pelo nosso cliente. Tais atividades podem atrapalhar o negócio, tornar decisões tardias ou pior ainda, fazer com que percamos o cliente. Vejo aí uma grande quantidade de esforço e recurso sendo desperdiçado. Você também os vê? Uma boa notícia é que fazer um diagrama SIPOC pode ajudar a resolver ou minimizar este problema de uma forma rápida! Vem comigo!

O primeiro passo para melhorar um processo é entendê-lo

Sim! Entender o processo e quais são as tarefas que estão atrapalhando seus resultados é o tema de casa. Você precisa entender qual a missão daquele processo, ou seja, por qual motivo o processo existe? Ele é um processo fundamental para o cliente (percebido pelo cliente), é um processo de suporte essencial para a empresa ou ainda um processo de gerenciamento? O que ele é? O que este processo faz?

Parecem perguntas muito simples, mas nem sempre conseguimos uma resposta de imediato, pois o processo esta ali, sempre foi assim e “nunca nos fizemos tais perguntas”. Para melhorar um processo precisamos conhecê-lo! Saber seus pontos fracos e fortes. Por este motivo, o objetivo deste post é te mostrar qual a relação de melhoria de processos com o diagrama SIPOC. Veja só:

O que é SIPOC?

SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente).

Ok, mas o que essas palavras significam na prática? Você usará essas 5 palavrinhas mágicas para começar a mapear o diagrama do seu processo. O legal do SIPOC é que ele é muito simples. Isso significa que você pode agora mesmo pegar um papel de pão e começar:

melhria de processos e diagrama SIPOC iniciado com papel e lápis
SIPOC no papel de pão

É claro que eu peguei uma folha ofício e comecei a “rabiscar” aqui, mas você poderia ter usado 5 colunas no excel, poderia ter usado o que você quiser. O importante é começar a fazer estas perguntas e mapear as informações do seu processo, assim entendendo-o muito melhor. Na prática você já está executando uma análise do processo.

Veja também: Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?

Qual o principal objetivo do diagrama SIPOC?

O diagrama SIPOC serve para analisar o eu processo de maneira ampla, permitindo que você enxergue onde seus esforços estão localizados. Basicamente, ele facilita o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes.

Na prática, o que o SIPOC faz é identificar os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho cujas atividades você não conhece. Assim, o diagrama SIPOC pode ajudar você a aumentar o seu conhecimento sobre suas necessidades, identificar oportunidades de melhoria e eliminar tarefas desnecessárias.

Quando fazer um diagrama SIPOC?

Você deve fazer um diagrama SIPOC se desejar:

  1. Melhorar o seu processo
  2. Entender superficialmente (sem detalhes) o que o seu processo faz
  3. Entender rapidamente o que o seu processo faz
  4. Analisar o que o seu processo recebe e o que ele entrega
  5. Analisar quem são os fornecedores do seu processo
  6. Entender se o que o seu processo produz está alinhado com a missão que ele tem
  7. Saber o que dá início, o que faz o seu processo começar
  8. Entender para quem o seu processo trabalha

Tarefas e missão do processo

Existe uma pergunta que deve vir antes de qualquer iniciativa para a melhoria de processos: as atividades que fazem parte da rotina daquele processo estão alinhadas com a missão do processo?

Para ajudar você a entender melhor essa pergunta, imagine a seguinte situação: você possui uma responsabilidade por alguns indicadores do processo, certo? Ou, de alguma forma, presta contas sobre os resultados que o seu processo produz. Essa “prestação de contas” ocorre mensalmente? Ok, agora vamos descer um nível e pensar em atividades e tarefas.

Todos os dias você executa um série de atividades e tarefas, certo? O quanto essas atividades rotineiras e tarefas estão te ajudando a entregar melhores resultados e conquistar as metas que você precisa conquistar e entregar no final do mês?

Em resumo, o ideal era que você tivesse uma missão para o processo, esse processo deveria realizar tarefas e atividades diretamente relacionadas com essa missão e no final do mês você deveria acompanhar o desempenho do processo com indicadores que te diriam se você está no caminho certo, ou não.

Se você executa atividades sem relação com seus objetivos maiores (missão e indicadores), você precisa pensar no motivo pelo qual a faz. Será que você poderia gastar sua energia em atividades que agreguem maior valor? Faça o diagrama do processo e analise tudo o que o seu processo faz, faça esta verificação!

Elimine as tarefas desnecessárias

Pegue um papel de pão como naquele exemplo que eu coloquei ali em cima. Preencha as colunas com as informações do seu processo. Quais são as entradas e os fornecedores desse processo e quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes).

Agora, pegue um marca texto verde e pinte o que você listou na coluna “P” que te ajuda a entregar resultados e que esteja completamente alinhado com a missão do processo. Faça a mesma coisa na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão e que não te ajudam a entregar resultados.

Por fim, avalie: qual delas aparece em maior quantidade? Se são as verdes, as atividades do seu processo são relevantes. Se são as vermelhas, você necessita analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente.

Qual a relação entre melhoria de processos e diagrama SIPOC?

A relação que temos aqui é muito simples. Para realizar melhorias em processos você tem “n” caminhos distintos. Você poderia fazer um mapeamento completo, análises amplas, analisar também números, fazer reuniões, analisar erros, usar metodologias Lean, pensar em BPM, usar ferramentas da qualidade, etc. O SIPOC é apenas mais uma forma que você tem para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para te ajudar a colocar no papel tudo o que você sabe sobre o processo e assim perceber o que está dando certo e o que esta dado errado.

Exemplo: Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones

Veja um exemplo de um Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones: este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo, desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente.

 

melhoria de processos e diagrama SIPOC numa pizzaria
Exemplo SIPOC

Agora, se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo na cozinha?

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “realizar pagamento do motoboy“, será que essa atividade realmente seria responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy, o Pizzaiolo perderia tempo entregando o dinheiro, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado etc.

Sendo ele um Pizzaiolo, sua missão é fabricar pizzas e calzones ou fabricar pizzas, calzones e realizar pagamentos?É uma analogia, um exemplo simples, mas o objetivo é fazer você pensar nas seguintes questões:

  1. quais atividades no dia a dia passam por você, mas não deveriam passar?
  2. quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo ou da sua área?
  3. você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que ajudam a entregar resultados mais eficientes?

Responder a essas perguntas e definir o que de fato gera valor é o primeiro passo para deixar seus processos mais inteligentes. Sem isso, qualquer análise ou mudança pode ser em vão, arrastando consigo ineficiências e atividades desnecessárias.

Quais são as vantagens e desvantagens de fazer um diagrama SIPOC?

Utilizar um diagrama SIPOC apresenta muito mais vantagens que desvantagens. Aplicar essa ferramenta na análise dos processos da sua empresa ajudará a “colocar ordem na casa”, independentemente do setor em que você trabalha.

Um dos principais aspectos do SIPOC é a sua flexibilidade. Com esse diagrama, você pode analisar desde toda a operação até processos mais pontuais, aplicando-o a diferentes níveis. Por exemplo, eu posso fazer o diagrama do processo ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente (processo interfuncional), ou posso fazer um diagrama pequeno pensando somente no meu processo de compras.

A desvantagem surgirá quando for necessário entender cada passo, cada tarefa, cada detalhe que acontece dentro do processo. Para estes casos onde o detalhe é necessário, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Qual a relação entre SIPOC e Seis Sigma?

SIPOC faz parte da metodologia Seis Sigma, método DMAIC (baseado no ciclo PDCA). DMAIC é utilizado em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios.

A metodologia DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) também é conhecida como DFSS “Design For Six Sigma”. O SIPOC é uma de suas etapas e ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e, consequentemente, apontar oportunidades de melhoria. Normalmente, SIPOC é utilizado na fase “Definir”, na qual se escolhe o escopo do projeto que deve ser melhorado.

Comece agora mesmo!

Comece agora mesmo a fazer o seu diagrama SIPOC! Você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados, construindo uma base sólida para a melhoria dos processos da sua empresa.

Pegue um marca texto verde para as atividades que fazem parte da missão do seu processo e vermelho para atividades que não fazem. Depois, me conte: qual delas aparece em maior quantidade?

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Entre em contato conosco que ajudaremos você a esclarecer qualquer questionamento.

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.