Melhoria contínua em processos de escritório

Melhoria contínua é a melhoria que você faz diariamente. É um incremento para ser um pouco melhor a cada dia. O pai da melhoria contínua é o ciclo PDCA (que falaremos abaixo), ou seja, a disciplina de planejar e melhorar sempre. Planeja, executa, verifica e corrige. Ao contrário da melhoria contínua temos a transformação, que significa implementar mudanças mais radicais.

Toda empresa precisa de melhoria contínua

A fim de garantir níveis altos de qualidade e operação, toda empresa precisa de melhoria contínua também aplicada em processos de escritório. Nesse contexto, é fundamental conhecer algumas metodologias clássicas, oriundas da indústria, que fazem sucesso nessa área há anos.

Tudo inicia com uma boa avaliação do processo. Assim, descobrimos as falhas e aplicamos as ações essenciais para que melhores resultados sejam alcançados.

Posso citar ao menos seis argumentos para implementar a cultura da melhoria contínua em escritórios, veja:

• identificar e eliminar problemas;
• evitar os erros contínuos e repetidos;
• criar canais abertos e dinâmicos para tratar de problemas;
• fazer uma manutenção frequente de todas as atividades;
• otimizar processos;
• buscar melhores resultados.

O resultado é a criação de um modo de trabalho mais eficiente, que trará muitos retornos, como a redução dos desperdícios. Quer saber mais? Então, acompanhe neste post algumas metodologias consagradas que eu separei  para você!

PDCA

Há muitos processos precisando de melhorias ao mesmo tempo e você tem dificuldades para encontrar as soluções? Saiba que esses são impasses que afetam muitos profissionais, ou seja, não é só você que sofre com isso.

Desse modo, eu digo que um dos antídotos para esses males é o PDCA (da sigla em inglês Plan, Do, Check and Act ou Planejar, Fazer, Checar e Agir), considerado como uma das mais disseminadas ferramentas para ajudar na evolução dos processos empresariais.

Não é à toa que o PDCA é classificado como uma linha de gestão da família “melhoria contínua”. Ele está nessa categoria porque nunca termina. Ou seja, quando você chegar no “Act” o “Plan” deve ser iniciado novamente. Isso é melhoria contínua!

De olho nos verbos-chave!

Os verbos-chave do PDCA são decisivos para o sucesso de uma gestão corporativa, mas poucos os conjugam no dia a dia. Nesse sentido, falarei um pouco sobre cada um deles. O planejar (Plan) envolve analisar os problemas e suas causas, bem como traçar novas diretrizes. A ação (Do) de “fazer” engloba executar as ações planejadas, coordenar as equipes e também coletar o dado.

Quando se passa para a fase de checagem (Check), é feito o monitoramento dos indicadores de desempenho e também, nessa etapa, são identificadas eventuais falhas no processo.

E finalmente você chegará na última etapa (Act). Isso inclui realizar todas as ações corretivas necessárias, correções de rota do processo, e também fazer uma boa divulgação de seus resultados positivos. Abaixo, você confere um pouco mais sobre cada um dos estágios dessa estratégia. Veja:

• planejar — as metas são estabelecidas, bem como as ações necessárias para alcançá-las. Planejar a mudança. O que precisa melhorar?
• fazer — ações são postas em prática. Coloque a mão na massa!
• checar — tudo é avaliado e testado. A melhoria deu certo? O resultado foi o esperado?
• agir — os gestores devem usar as avaliações da checagem para corrigir erros ou reforçar os acertos. E corrigir as rotas. O que podemos fazer melhor? O que deu certo e o que deu errado? Podemos padronizar o novo modelo de execução do processo?

Cultura de melhoria contínua

A cultura de melhoria contínua de processos é muito poderosa, mas infelizmente não chegou a todas as empresas da maneira como deveria.

Em uma visão de melhoria contínua, quando uma oportunidade de aperfeiçoamento é identificada, são definidas as atitudes para pôr em prática as alterações necessárias.

Se você tem interesse neste assunto (melhoria contínua) eu recomendo fortemente que você assista a este webinar-aula (gratuita) Cultura de Melhoria Contínua: o segredo da produtividade das empresas — eu quase não pisquei quando assisti, está incrível e com dicas valiosas!

Lean Manufacturing e Lean Office

Da matriz japonesa, o método Lean Manufacturing surgiu logo após a segunda guerra (1939-1945) com o objetivo de tornar os processos industriais mais enxutos. Trata-se de um conjunto de estratégias que avalia e aperfeiçoa os modos produtivos para fazer mais com menos.

Isso só é alcançado por meio de padrões de disciplina, além de um aprendizado constante e de longa duração. Derivado desse método existe também o Lean Office, que é o “Lean Manufacturing dos escritórios”.

Desse modo, com o Lean Office, é possível alinhar os objetivos de uma forma que não haja pessoas gastando energia em atividades que não estejam diretamente alinhadas com os resultados. Assim, identifica-se os desperdícios, como por exemplo operações duplicadas que não agregam valor, tempo de movimento para busca de informação, e se faz a otimização do processo.

Lean Office e Melhoria Contínua

Ter um escritório com total aplicação da filosofia Lean é algo sensacional. Todavia, é algo quase impossível. É aí que entra a melhoria contínua. O seu objetivo deve ser sempre enxugar mais e aperfeiçoar mais. Buscar melhores resultados com a agregação de valor e a redução de desperdício.

Se um dia você acordar e perceber que o seu processo está perfeito… pare! Pense de novo. Achar que está perfeito já é o primeiro problema identificado. (rsrsrs)

Kaizen

Dentre tantas outras práticas do Lean eu resolvi falar de Kaizen aqui. Sabe por quê? Porque o Kaizen é um mecanismo muito recomendado para quem sofre com áreas desarticuladas dentro da empresa. Eu sempre digo que essa falta de integração é um problema latente e que impacta fortemente os resultados.

O Kaizen também é indicado para ajudar a combater a resistência das pessoas às mudanças essenciais para a evolução. Por quê? Porque ele incentiva a interação humana como também incentiva um trabalho mais articulado entre os departamentos. A intenção é que todos se unam em torno do principal objetivo: evoluir.

Gosto do kaizen porque ele envolve um grupo de pessoas

Isso mesmo. A ideia é mais ou menos assim: você precisa resolver algo específico, você identificará um grupo de pessoas de todos os níveis hierárquicos, o grupo se reúne para entender e estudar o problema e por fim propor e implementar alguma solução.

Na indústria, por se tratar de problemas muito complexos, os grupos de kaizen chegam a dedicar uma semana inteira no estudo e resolução do problema. Entretanto é muito gratificante, pois como o problema foi estudado a fundo (causa raiz), a chance de ele voltar a acontecer (reincidência) é muito pequena.

Gemba!

Eu não poderia falar de kaizen sem falar de Gemba, afinal essa é a melhor parte. Significa: vá até o local onde o problema acontece, estude e observe-o. Já vi análises sendo feitas por telefone ou por intermináveis e-mails. Nada melhor do que estudar o problema na fonte, sem ruído na informação. Não é mesmo?

BPM

E por fim, eu jamais falaria em melhoria contínua em processos de escritório sem citar a minha paixão por BPM (Business Process Management ou Gestão por Processos de Negócio).

>> Leia também: Saiba o que é BPM e BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos

BPM é uma disciplina de gerenciamento que faz a aplicação de todas as estratégias que mencionei até agora neste artigo, ou seja, as coloca em prática. É, na verdade, o ciclo do PDCA acontecendo, assim como nas demais filosofias.

Desse modo, no BPM, o primeiro passo é saber direitinho como funcionam os processos de sua empresa (mapeamento). Em seguida, você  faz a identificação das falhas durante o fluxo de atividades (aqui é hora de pensar em Lean Office, escritório enxuto).

Depois, com os erros mapeados, são apresentadas propostas de soluções e posteriormente estas soluções são implementadas.

Eu já vi um processo (de um de nossos clientes) que durava 8 dias e passou a durar 30 minutos, com a ajuda de uma ferramenta de BPM (BPMS). Entretanto o BPMS é apenas um meio, o que fez a diferença foi a eliminação total de desperdício e de atividades que não agregavam para o cliente. Mágico!

Concluindo…

Como você pôde ver, a melhoria contínua dos processos é essencial para o crescimento cada vez mais eficiente da empresa. Obter uma maturidade plena no fluxo de trabalho vai conduzir sua companhia a obter melhores resultados.

Vale ressaltar que o ciclo PDCA está por traz de quase tudo. Isso significa que você não precisa escolher o que vai aplicar. Uma metodologia está interligada com a outra. Sabe qual a maior dificuldade? Sair da inércia.

Além de mapear os desvios, você vai conseguir mais produtividade, menos desperdício e redução de custos. Que tal começar a engajar o time agora mesmo?

Um bom profissional é aquele que apresenta resultados e melhorias constantes. Registre seus números, seja a energia que o seu processo precisa! Seja o funcionário que você gostaria de ter.

E se precisar de ajuda, nos chame!