Matrícula online para IES: o começo de tudo!

Todo o semestre a mesma coisa: centenas de alunos indo até o campus universitário levar seus documentos e realizar sua matrícula de acordo com a escala. Será que, em pleno século XXI, ainda precisamos ter esse processo tão engessado?

Eu diria que não. Hoje, tudo está tão dinâmico e digital, que não faz mais sentido ter um processo de matrícula unicamente presencial. Nesse contexto, proporcionar uma solução que possibilite ao aluno realizar a matrícula online é uma saída.

Mas como transformar o processo atual e quais os benefícios? É sobre isso que eu escrevo hoje. Continue me acompanhando que eu te conto tudo!

Um processo do passado

Como eu disse logo ali no início, não faz mais sentido que a cada novo semestre, alunos calouros precisem ir até o campus universitário realizar sua matrícula. Em uma era em que tudo está digital, na palma da mão, proporcionar aos alunos um processo mais ágil é o caminho.

Não é de hoje que falamos aqui no blog sobre transformação digital, inclusive para as Instituições de Ensino Superior. O próprio MEC já abriu o caminho para isso em meio à inúmeras portarias: acervo acadêmico digital, diploma digital, processo de emissão e registro de diplomas, entre outros.

Sendo assim, é preciso termos em mente que o público mudou, e com isso, suas expectativas também mudaram. Não basta ofertarmos apenas ensino de qualidade, a experiência também faz parte.

Veja também:

linha do tempo da transformação digital para IES
Entenda a linha do tempo da transformação digital para IES nesse infográfico

Como mudar o processo tradicional?

Primeiramente, é preciso entender que mudar algo que é feito há muitos anos da mesma maneira, nunca é uma tarefa fácil. Portanto, mover o processo de matrícula presencial para um ambiente e uma experiência digital não será diferente.

Por outro lado, já estamos muito inseridos no universo tecnológico e nós, como clientes, sabemos aquilo que agrega valor a nossa experiência e aquilo que pode ser dispensado.

Dessa forma, vou dar 3 dicas que podem te auxiliar nesse processo de mudança. Veja só:

1. Tenha clareza do seu processo atual e daquilo que você deseja entregar

Antes de qualquer iniciativa é preciso que você saiba como funciona o seu processo de matrícula atual, o famoso processo “AS IS”. Com base nas atividades que são executadas hoje, você consegue construir o seu novo processo de matrícula, agora online. Pergunte-se: quais etapas são importantes e quais podem ser eliminadas? Dessa forma, você otimiza seu processo, deixando-o mais inteligente e gerando o seu processo “TO BE”.

Da mesma forma que conhecer seu processo atual é importante, ter clareza de qual o resultado final esperado para novo processo também é. Assim, você consegue pensar em tarefas que possam causar no seu aluno uma boa experiência, e impactem positivamente nas expectativas que ele tem para aquele momento.

2. Empodere o aluno

Não, não é apenas uma expressão do momento. O empoderamento chegou de fato, em todos os âmbitos. Então, dê o poder de matrícula ao aluno. Proporcione a ele uma solução digital que permita que ele acesse ao sistema e encaminhe seus documentos. Sem amarras, sem complexidade, de forma prática.

O resultado disso é muito mais agilidade para o processo, mais autonomia ao aluno e mais eficiência para a Instituição de Ensino, que passa a pensar na experiência dele desde o primeiro contato, e não apenas nos pontos burocráticos e necessários para o registro da inscrição dele no curso.

3. Utilize uma ferramenta de gestão por processos

Sim, no final de tudo, o que temos é um processo, certo? Encaminhar documentos, assinar contrato, enviar ao setor de registro acadêmico, enviar informações ao setor financeiro, gerar boleto, etc… Então, por que não usar uma ferramenta de gestão por processos para atingir esse objetivo?

Com um BPMS você consegue mapear, modelar, automatizar e monitorar todo o processo de matrícula do aluno. De quebra, você ainda consegue implementá-lo de forma com que o empoderamento do seu aluno de fato aconteça.

E quais os benefícios de um processo de matrícula online?

Já ficou claro que o aluno do século XXI é diferente, busca outro tipo de experiência e, por isso, tem outras expectativas. Eu poderia citar vários benefícios ao ofertar um processo de matrícula online, tanto para a IES, quanto para o aluno. Esses são só alguns:

  • Agilidade
  • Simplicidade
  • Eficiência
  • Redução de custos
  • Otimização do tempo
  • Autonomia para o aluno
  • Flexibilidade no início de cursos
  • E muito mais!

Outro fator importante é que com os cursos EAD disseminados pelo país, o acesso à educação superior ficou mais facilitado. Eu posso estar em uma cidade do interior do Estado A e estudar em uma IES de um Estado B com muita segurança e tranquilidade. Nesse contexto, o processo de matrícula presencial vai contra a todo esse movimento, e passa a ser um impeditivo.

Veja uma demonstração na prática!

Por fim, eu separei um vídeo curtinho que mostra como é simples o processo de matrícula online feito através de uma ferramenta de gestão por processos – o nosso Orquestra BPMS:

E aí, o que você achou? Simples e descomplicado, não é mesmo? Por que não fazer isso na sua IES também? Nós podemos te ajudar, pois lembre-se: transformação digital está em nosso DNA!

 

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.