Logística sem caos! Como a automatização ajuda a melhorar a sua?

A logística basicamente consiste em uma série de atividades que buscam otimizar toda a cadeia de produção de uma determinada organização. Ou seja, desde as atividades relacionadas à aquisição de matéria prima até a entrega do produto acabado.

Logística além da indústria

Pois bem, a definição de logística muitas vezes está diretamente relacionada aos processos executados na indústria. Essa definição está baseada na forma como ela nasceu: com a intenção de melhorar a qualidade do processo de produção. 

No entanto, engana-se quem acredita que dentro de escritórios ela também não existe. Isso porque o quanto mais complexa for a atividade da empresa, mais processos internos existirão. dessa forma, a necessidade de coordená-los de uma forma inteligente é fundamental para o sucesso da organização, independentemente se ao final você entrega um produto ou um serviço. 

Pára tudo! Antes de continuar, se você não sabe o que é um processo, eu trouxe um vídeo curtinho para te ajudar. Veja:

A importância de uma boa logística

Com base na definição de logística, já podemos imaginar a importância dela para o seu negócio, não é mesmo?!  Uma das maiores riquezas de um empresa pode ser a sua reputação e imagem perante o mercado. Essa posição é alcançada de várias formas, incluindo a eficiência e agilidade de seus processos de atendimento. E é aí que entra a visão da logística. 

Se você já precisou ligar para a sua operadora de telefonia para resolver algum problema, você tem o exemplo de como uma logística mal pensada impacta o negócio. Eu apostaria que você não conseguiu resolver seu problema de forma prática e saiu da situação não muito satisfeito…

A logística em diferentes áreas do negócio

Um dos fatores de sucesso de uma organização está em como ela se organiza internamente. Nesse contexto, é preciso que os processos internos estejam muito bem orquestrados. Logo quando pensamos em uma boa logística, precisamos pensar em várias áreas do negócio. Veja alguns exemplos da logística aplicada a algumas áreas da empresa:

Na área de Compras

A área de compras possui processos críticos dentro da organização. Isso porque ela está diretamente relacionada a aquisição de insumos e recursos para o negócio. Portanto, é responsabilidade dela ter visão de itens prioritários e que não podem faltar. Caso contrário, impactam todo o andamento do processo. 

Sendo assim, ter uma boa logística dentro da área é muito importante. Dessa forma, a área consegue organizar melhor seus processos e fazer as compras de forma mais planejada. Benefício disso é melhor negociação, previsibilidade e redução de custos.

Na área de Vendas

Já no setor de vendas, parece ser mais palpável a visualização da necessidade de uma boa logística. Ao se ter contato com o cliente, é importante que a área de vendas tenha conhecimento de como o processo de entrega acontece. 

Se pensarmos em uma loja de calçados, por exemplo, após o pagamento e emissão da nota fiscal, o cliente já pode sair com a mercadoria. Agora, se estivermos falando de um software, quais as atividades relacionadas a entrega desse produto? É aí que ter um bom processo logístico entra: é preciso avisar a equipe de infraestrutura, de projetos, de faturamento, de contratos sobre a venda e cada uma delas iniciará suas tarefas. Olha quantas atividades estão envolvidas na entrega desse produto…

Como benefícios de uma boa logística na área de vendas, posso citar: agilidade, eficiência, mais qualidade no atendimento, aumento da produtividade e da satisfação do seu cliente!

Na área de Gestão de Pessoas

Até então estávamos falando de clientes externos, mas e os clientes internos? No caso da área de gestão de pessoas, estamos nos referindo aos colaboradores da organização. Pensar na logística que envolve todas as atividades da área também é importante. 

Coordenar as atividades de recrutamento e seleção, desenvolvimento de colaboradores e todas aquelas relacionadas ao departamento pessoal com uma boa logística faz com que os processos da área sejam executados de forma mais inteligente. Os resultados disso: melhora da satisfação dos colaboradores, que vira e mexe, precisam de alguma ajuda do setor.

E como anda a logística da sua empresa?

Transpor a logística para fora dos muros da indústria pode não ser simples. Afinal de contas, em uma área com tantos desafios, buscar melhorar constantemente os processos ligados à produção da sua organização, sejam um produto ou serviço, de fato não é uma tarefa fácil. Mas você já parou para pensar em como anda a sua logística?  Como diz o ditado, quem avisa amigo é! Por isso, não deixe a logística de lado. Ainda mais em um cenário no qual as organizações estão cada vez mais competitivas e dinâmicas. 

Uma forma de ajudar a melhorar os processos logísticos da sua organização é através da utilização de uma ferramenta de automatização de processos, como BPMS. Isso porque, de maneira geral, ela padroniza o fluxo de trabalho, reduz o risco de erros e dá mais agilidade ao seu dia a dia.

Benefícios do BPMS para a logística da sua empresa

Usar um BPMS na sua organização traz muitos benefícios, inclusive no que tange o departamento de logística. Eu resolvi falar de 7 deles. Veja só:

1. Centralização de informações

Para a logística, informação é essencial. Porém, quando se precisa dela, nem sempre ela está disponível. Você sabe do que estou falando: informações importantes se perdem em meio a e-mails,ligações telefônicas, conversas por aplicativos de mensagens e planilhas. Aí, na hora em que você precisar de uma delas rapidamente, não vai sequer saber onde encontrá-la. Por fim, quando chegar a hora de elaborar relatórios para apoiar a tomada de decisão, reunir todas elas vai ser uma tarefa árdua.

Com o BPMS esse problema é mitigado. Isso porque a própria ferramenta centraliza todas as informações como datas de recebimento, aprovações, data de envio, etc. Além disso, é possível anexar documentos às solicitações. Dessa forma, você e sua equipe só precisam fazer uma busca rápida para encontrar tudo que precisam saber. Muito mais simples do que ficar buscando em planilhas, não é mesmo? 

Logística
painel de acompanhamento das informações do fluxo de atividades

2. Minimização de erros no cumprimento dos prazos

Outro grande benefício da automatização para a logística. Com a ferramenta de automatização, você define responsáveis e prazos para conclusão das atividades. Dessa forma, o próprio sistema encaminha lembres de quando e o que precisa ser feito. No fim das contas, você diminui erros e melhora o atendimento dos prazos estabelecidos. Vale a pena lembrar que, em logística, a qualidade muitas vezes está associada ao cumprimento dos prazos. Portanto, essa é uma vantagem importante.

Analisando pelo ponto de vista de gerenciamento, uma ferramenta de automatização permite fazer o monitoramento e identificar pontos de melhorias, como gargalos, eliminar etapas desnecessárias e aumentar a eficiência. Obviamente, é muito mais fácil realizar o controle da sua logística quando é possível contar com uma tecnologia que fornece as informações, em vez de precisar fazer o levantamento e a análise à moda antiga.

3. Manutenção de equipamentos logísticos

Já ficou claro que uma ferra,enta de automatização ajuda na centralização de informações. E no que diz respeito aos equipamentos logísticos, essa centralização se torna importantíssima. Afinal de contas, é sempre quando você mais precisa daquela empilhadeira que ela vai para a manutenção, não é verdade?

Com a automatização, é possível criar uma rotina que gera lembretes para a execução da manutenção preventiva dos seus equipamentos logísticos. Assim, além de você conseguir visualizar quais os equipamentos que estão entrando no ciclo do manutenção, você evita parar todo o processo para realizar a manutenção corretiva (que além de atrapalhar o andamento das atividades, despende mais custos!).

4. Padronização dos processos logísticos

Um agrande vantagem de uma ferramenta de automatização é a padronização. isso porque para que você possa definir prazos e responsáveis para executar as tarefas, você precisa ter o fluxo de atividades bem definido. Dessa forma, a sua área de logística passa a operar de forma orquestrada: seguindo as mesmas etapas, os mesmos prazos, os mesmos requisitos para avançar de uma etapa à outra, e assim por diante.

Com essa padronização, todos os processos da área de logística seguirão aqueles parâmetros definidos por você, com o objetivo de garantir maior eficiência, tanto em termos de custo quanto de tempo. Além disso, outra vantagem é que a padronização assegura a qualidade do serviço logístico prestado a todos os clientes.

5. Redução de custos

A partir do momento em que os processo da sua área de logística  estão mais padronizados e ajustados, você passa a ter mais controle sobre eles. Consequência disso: menos desperdícios, incluindo redução de custos.

Resumindo, a automatização do fluxo de atividades da área permite verificar quais delas trazem mais custos, trabalhar para a melhoria destas etapa do processo e, assim, minimizar o gasto de recursos. Sem falar na minimização de erros, que acabam por reduzir o retrabalho e os gastos necessários para corrigir problemas. 

6. Melhoria da comunicação

Mais um resultado indireto, fruto da centralização de informações e da padronização do fluxo de atividades da área, é a melhoria da comunicação como um todo. Quantas vezes não houve desencontro de informações por falta de um gerenciamento mais eficiente no processo de logística?Afinal, demais setores de uma mesma organização dependem dos processos logísticos para desenvolver suas atividades.

Isso acontece porque como as informações ficam centralizadas na ferramenta, o processo como um todo fica mais claro para todos. Lembra, agora todos tem acesso às informações, basta fazer uma busca rápida no sistema.

 Dificuldades na comunicação da sua equipe? Então leia esse post aqui!

7. Motivação da equipe

A partir do momento em que você passa a ter uma ferramenta que automatiza o fluxo de atividades da área de logística da sua empresa, o trabalho fica mais organizado. Dessa forma, os colaboradores da área tem sua rotina otimizada e passam a ser mais produtivos. A ferramenta facilita a estão das informações e do dia a dia. Assim, os colaboradores têm a missão de combinar as informações do sistema com seu próprio conhecimento especializado para produzir insights e tomar decisões.

A possibilidade de assumir esse papel mais diferenciado — mais estratégico e menos operacional — tem um poder motivador, especialmente para os profissionais da Geração Y, que são mais exigentes em relação à satisfação no trabalho. Por isso, a automatização também afeta a motivação da sua equipe. A final de contas, quem não gosto de saber que está fazendo um bom trabalho e entregando valor para a empresa, não é mesmo?

Use a tecnologia a seu favor

De fato, a área de logística tem muitos desafios para serem superados no seu dia a dia. A área de logística muitas vezes não recebe a atenção que merece. No entanto, tão importante quanto uma boa estratégia para vendas é uma boa estratégia para entrega. 

A tecnologia sem dúvidas ajuda muito. Com o uso de soluções tecnológicas você tem mais transparência, autonomia, melhora comunicação, redução de uma série de desperdícios e ainda melhora a produtividade da equipe. Todos esses benefícios quando somados a uma boa ferramenta de automatização resultam em processos mais inteligente. Por consequência, acabam proporcionando resultados mais satisfatórios para a área de logística da sua empresa, deixando toda a organização mais eficaz.

Letícia Bragagnolo

View posts by Letícia Bragagnolo
Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.