Gestão de multas para frotas: elimine custos com NIC

Já pensou se você pudesse automatizar o processo de gestão de multas para frotas na sua empresa e eliminar os custos com a NIC (não indicação do condutor)?  E se este sistema fosse inteligente o suficiente para, assim que a multa fosse recebida, extrair de forma automática as informações relevantes, identificar o condutor e controlar os prazos de pagamentos?

Saiba que tudo isso já é possível por meio de plataformas como o Orquestra ECM. Ou seja, além de você organizar e automatizar o processo de gestão de multas, você ainda pode prevenir gastos desnecessários oriundos do descontrole desse processo. Acompanhe o post de hoje e saiba mais!

Sistema de trânsito brasileiro

É importante, primeiramente, falarmos sobre como funciona o nosso sistema de trânsito. No Brasil, existem três órgãos responsáveis por administrar multas e fiscalizar o respeito às normas de trânsito:

  • Denatran – órgão executivo do Ministério das Cidades, responsável por cumprir a legislação de trânsito e do Contran;
  • Detran – autarquia de poder estadual. Avalia os candidatos à CNH e credencia os carros e os fabricantes da área onde atua;
  • Secretaria de Transportes – de competência municipal, regula a exploração de serviços públicos, sinaliza vias e faz vistorias e fiscalização. É ela quem faz cumprir as normas e legislações do código de trânsito. Portanto, quando falamos em multas, é desse órgão que estamos falando.

Processo de infração de trânsito pessoa física

Quando alguém comete uma infração, essas instituições se conversam e trocam informações de suas bases na tentativa de identificar o autor. Geralmente esses dados são captados pela placa do veículo, o que facilita a busca por referências como o endereço do proprietário. Portanto, é assim que as notificações chegam em sua casa, via correio.

O proprietário tem um prazo para assumir e pagar a multa, contestar ou apresentar informações sobre quem estava conduzindo o veículo no momento da infração, retirando os pontos em sua CNH (carteira nacional de habilitação). Se ele optar pela última opção, deve preencher um formulário com os documentos do real infrator para que a pontuação e a multa sejam transferidas a ele.

Processo de infração de trânsito pessoa jurídica

Entretanto, no caso de pessoas jurídicas, esse sistema funciona com uma pequena diferença.  De acordo com o artigo 257 do Código de Trânsito Brasileiro, as empresas com veículos em seu nome são obrigadas a informar quem foi o autor da infração. Caso contrário, receberão a multa NIC (não indicação do condutor).

A multa de Não Indicação do Condutor (NIC) é também conhecida como agravo. O seu cálculo é feito a partir do volume de infrações da mesma natureza cometidas pela empresa nos últimos 12 meses, mais o fator multiplicador da infração. Resumindo, o valor pode sair bem alto.

Como evitar o recebimento da multa NIC – não indicação do condutor

A resposta é simples, mas o seu significado é complexo: é preciso ter maior controle desses processos. Ter um bom processo de gestão de multas para as frotas da sua empresa é fundamental.  Se você tem uma empresa com uma grande frota ou mesmo é uma locadora de carros, sabe que essa tarefa não é das mais simples. Muitas vezes os departamentos acabam tendo muitos problemas para identificar o real autor da infração.

Outra dificuldade bem comum é a perda de prazos ou mesmo da notificação por conta do volume de documentos a gerir. Isso causa custos à empresa, que poderiam ser evitados facilmente com um maior controle do processo de gestão de multas.

Sistema para gestão de multas para frotas

O sistema de Gestão de Multas da SML Brasil digitaliza todas as notificações, boletos e NIC/Agravos. Além disso, automaticamente, o sistema converte a imagem em dados que podem ser acessados em qualquer lugar.

O objetivo é permitir que o trabalho seja feito em menos de 24 horas, facilitando a identificação do condutor rapidamente e potencializando o controle dos prazos. Sem o trabalho de digitar cada um desses documentos, você reduz o erro e agiliza a solução do problema.

Assista abaixo a demonstração (9 min).

Quando uma infração de trânsito é digitalizada para a plataforma, o sistema trata a imagem e reconhece todos os dados nela, transformando-os em informações. O software da SML tem mais de 500 templates de formulários de diferentes municípios cadastrados. Com isso, o reconhecimento dos dados fica ainda mais assertivo e inteligente.

Como o sistema funciona

O vídeo acima é uma pequena demonstração do sistema. A fim de explicar um pouco mais, eu listei abaixo informações para você entender como ele funciona.

Navegação e acesso

A navegação é bem simples, por meio do servidor online – o que libera espaço em disco nos computadores da empresa e permite controle à distância (veja mais no Webinar Demonstração da solução Gestão de Multas de Trânsito). Apenas os usuários liberados têm acesso aos documentos.  o que garante a confidencialidade das informações.

Reconhecimento automático de informações

Primeiramente, basta acionar o scanner na plataforma para que o documento (infração) seja reconhecido automaticamente. Alguns modelos de hardware permitem a digitalização instantânea de frente e verso do material, o que agiliza ainda mais o processo.

Pesquisa rápida e controle de prazos

Depois de digitalizar a infração, basta acessar a multa cadastrada em uma lista. É possível fazer uma pesquisa pelas ocorrências por placa, data e hora da infração, a situação da multa e muitos outras informações. O sistema pode ainda ser programado para avisar a data limite para a indicação do condutor (evitando a multa NIC de não indicação do condutor).

Envio de informações

Permite-se, ainda, visualizar a imagem completa do documento e enviá-lo por e-mail. Outro aspecto interessante dessa ferramenta é a possibilidade de acompanhar se a mensagem já foi visualizada pelo destinatário, o que aumenta o seu controle. Os dados podem ser transportados para uma planilha de Excel caso alguém, por algum motivo, não tenha acesso ao sistema.

Quer saber mais sobre o Orquestra ECM para gestão de multas para frotas?

Então, este assunto te interessa? Fale conosco para descobrir mais sobre as possibilidades de controle dos processos e como eles podem ser personalizados para as necessidades da sua empresa. Solicite um teste e veja como aprimorar a gestão de multa para frotas da sua empresa.

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.