Gestão de documentos: tudo que você precisa saber! [Com vídeo]

A gestão de documentos consiste em uma série iniciativas que visam melhorar o processo de criação, utilização, compartilhamento e armazenamento de documentos e informações dentro da sua organização. 

Com a era da informação sendo gerada e recebida na palma da mão, pensar na gestão de informações e documentos da sua empresa é fundamental. Pensando nisso, eu resolvi escrever sobre essa prática tão importante.

 

Objetivos da gestão de documentos

A gestão de documentos vai além de organizar arquivos e papéis dentro da sua empresa. Como dito, essa prática visa melhorar todo o processo do ciclo de vida dos documentos e informações gerados na sua empresa. Ou seja, todas as etapas desde a criação do documento até a sua destinação final, podendo essa ser ou a sua guarda permanente, ou a sua exclusão.

Ressalto que para cada empresa há um contexto. Por isso, muitas vezes não dá certo buscar em outras organizações as práticas para uma boa gestão. É preciso pensar no ciclo de vida e no processo percorrido pelos documentos dentro da sua empresa.

Sendo assim, a gestão de documentos tem alguns objetivos. Veja 3 deles:

Criar políticas de governança para os documentos e informações institucionais

Aqui o intuito é garantir um padrão para a criação, manuseio e guarda dos documentos. Ao se criar uma política de governança para esse processo, estabelecem-se as regras que devem ser seguidas por todos em cada uma das etapas do ciclo de vida das informações e documentos. Como consequência, melhoramos todo o fluxo de informações dentro da empresa.

Preservar a informação organizacional

Quantas vezes você precisou de alguma informação importante da sua empresa e não conseguiu encontrá-la? Ou ainda pior, ela foi perdida, ou o documento extraviado?

Um problema seguidamente enfrentado pelas organizações está relacionado justamente com a perda de informações. Principalmente quando falamos dos registros que estão guardados de forma descentralizada, ou em organizações que não possuem uma boa gestão de documentos. Sendo assim, aderir à essa prática pode ajudar a minimizar esse problema.

Garantir segurança aos documentos e informações empresariais

Quais informações podem ser compartilhadas? Quais são de conteúdo sigiloso? Quem pode ter acesso e a que tipo de informação? Essas são algumas perguntas que a gestão de documentos precisa ter as respostas.

Além de estabelecer as regras para as etapas do processo, é preciso pensar na segurança dos conteúdos empresariais. Dessa forma, pensar de forma estratégica na gestão de documentos é essencial.

Veja também:
7 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho

Benefícios de uma boa gestão de documentos

Pois bem, a partir do momento que sua organização adota alguma estratégia para a gestão dos documentos, ela passa a ter ganhos muitos significativos. Sejam benefícios financeiros, sejam benefícios na sua rotina de trabalho. O fato é, você só ganhará com uma boa gestão das informações e dos registros dentro da sua empresa. Eu falo um pouco mais sobre alguns benefícios no vídeo abaixo. Confira (3 min):

E a sua gestão de documentos, como anda?

A pergunta que não quer calar: como está a gestão de documentos dentro da sua empresa? Eu sei que no dia a dia, a rotina e a pressão por entregas nos consome. Porém, eu também sei que estamos gerando informação e registros a todo momento. Por isso mesmo que é  preciso pensar em artifícios que ajudem você e a sua empresa a melhorarem a gestão desses conteúdos. 

Muitas organizações estão adotando o uso da tecnologia para melhorar a gestão dos seus registros. Ou através do uso de arquivos digitais, de armazenamento em nuvem, ou até mesmo de softwares de ECM/GED. Com certeza a tecnologia ajuda muito.

O poder da tecnologia para a sua gestão de documentos

Até aqui, eu estava falando de uma estratégia de gestão de documentos eficaz. mas eu ainda estava falando apenas do processo, da ideia, da estratégia mesmo. Agora, vamos dar um passo a mais. Imagine uma boa estratégia de gestão de documentos alinhada à tecnologia? Eu garanto a você que essa dupla é imbatível…

Em um mundo em que criamos e geramos informações constantemente, não podemos gerenciá-las apenas de forma, digamos, analógica. Por isso, ter o auxílio de softwares de ECM/GED e de tecnologias específicas, como OCR, fazem muita diferença no processo de utilização das informações no dia a dia da sua organização.

Antes de continuar

Gostaria de saliente que a gestão de documentos consiste em um processo. Isso é fato. São várias etapas, que dentro da área de gestão de documentos, costumamos chamar de Ciclo de Vida de um documento. Veja só:

Gestão de documentos: ciclo de vida
Ciclo de vida de documentos

Agora, imagine replicar esse processo para todos os seus documentos. Pode parecer simples, mas eu garanto que não é, e com tantas etapas, a sua gestão acaba ficando lenta e amarrada. Por isso, usar a tecnologia pode sim ajudar muito você no seu dia a dia.

5 vantagens do uso da tecnologia à gestão de documentos

Existem muitas vantagens ao adotar o uso da tecnologia para a sua gestão de documentos. Eu escolhi só 5 para deixar você com a pulga atrás da orelha. 😉

Centralização da informação

Independentemente de onde você vá aplicar a tecnologia, uma premissa básica dos sistemas tecnológicos para a gestão de documentos é acabar com a diversidade de canais pelos quais eles circulam. Dessa forma, você passa a ter os documentos armazenados de forma centralizada, facilitando a rotina diária de quem lida com os inúmeros documentos que a  sua organização gera todos os dias.

Visão clara da manipulação de documentos

O documento A: quem acessou? Quem apagou? Quem modificou pela última vez? Em uma gestão de documentos sem auxílio de tecnologia, muitas dessas perguntas ficarão sem respostas. Elevando elas ao nível organizacional, já podemos prever o impacto que a omissão de respostas pode ciar.

É comum que softwares de gestão de documentos possuam relatórios que mostram todas as modificações feitas em um determinado arquivo. São chamadas de trilhas de auditorias e buscam trazer transparência à gestão de documentos e informações da sua empresa. Assim, caso haja alguma inconsistência, fica mais fácil de resolver o problema e identificar a fonte da alteração, atuando de forma pontual e estratégica.

Controle de acesso à informação

Dentro de uma organização, temos muitos documentos e informações sendo gerados. Sejam elas referentes aos clientes, fornecedores, parceiros, ou sobre os próprios colaboradores da empresa. Em uma gestão não tecnológica, fica mais difícil manter as informações sigilosas resguardadas a apenas aqueles que podem acessá-las.

A tecnologia permite que você consiga, primeiramente, centralizar todas as informações em um único canal. Depois, dar diferentes níveis de acesso a cada tipo de documento, ou pasta de documentos. Sendo assim, a segurança da informação é preservada, fator importantíssimo de ser respeitado nos dias de hoje.

Rápido acesso à informação

Situação comum onde não se utiliza tecnologia para a gestão de documentos: preciso do documento X, mas não o encontro. E agora? Se estivermos falando de um documento digital, mas armazenado em algum computador de algum colaborador, ou se estivermos falando de um documento físico, nesses casos, às vezes, nunca mais se encontra…

Ao utilizar um sistema de gestão de documentos eletrônico, como um ECM/GED, esse problema passa a não existir mais. Isso porque o sistema possui mecanismos de busca que garantem a pronta recuperação e o encontro das informações. Muito mais simples do que ficar quebrando a cabeça para encontrar, não é verdade?

Velocidade ao seu processo de gestão de documentos

Pensando em dar mais velocidade ao processo de gestão de documentos, uma tecnologia que você não pode deixar de fora é a tecnologia OCR. Com ela, você consegue reconhecer caracteres em imagens e indexar os documentos quase que de forma automática. Consequência disso: muito mais agilidade no seu processo.

Se você não sabe o que é OCR, você precisa ver nosso e-book. Eu garanto que é o material mais completo que você verá!

 

Ainda em tempo, eu trouxe um vídeo que mostra a tecnologia sendo utilizada na prática. Ele é curtinho e é bem legal de ver a tecnologia funcionando. Confere aí:

 

Não se apresse, antes de escolher a tecnologia, pense no processo!

Agora, minha última dica para você. Embora a tecnologia ajude muito na gestão de documentos, é importante você pensar muito bem no seu processo de criação, manutenção, guarda e eliminação de documentos. Sendo assim, com esse processo bem definido, com as políticas para esse processo estabelecidas, você passa a ter uma gestão de documentos de fato.

Eu quero ir além!

Contudo, se você já definiu seu processo, então você está apto a dar o próximo passo. A tecnologia para a gestão de documentos traz muitos ganhos, eu citei apenas alguns deles. Eu diria que você está em uma crescente de maturidade: primeiro o processo, agora a solução tecnológica. 

Nós, da SML Brasil, já transformamos muitos processos de gestão de documentos burocráticos em processos inteligentes. Isso porque essa transformação está em nosso DNA. Ela é a nossa força motriz e nos torna naturalmente inquietos.

Por fim, deixo você com um dos nossos cases de sucesso. Depois me diz o que você achou?

 

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.