Afinal, o que é gestão de documentos?

A gestão de documentos consiste em uma série iniciativas que visam melhorar o processo de criação, utilização, compartilhamento e armazenamento de documentos e informações dentro da sua organização. 

Com a era da informação sendo gerada e recebida na palma da mão, pensar na gestão de informações e documentos da sua empresa é fundamental. Pensando nisso, eu resolvi escrever sobre essa prática tão importante.

 

Objetivos da gestão de documentos

A gestão de documentos vai além de organizar arquivos e papéis dentro da sua empresa. Como dito, essa prática visa melhorar todo o processo do ciclo de vida dos documentos e informações gerados na sua empresa. Ou seja, todas as etapas desde a criação do documento até a sua destinação final, podendo essa ser ou a sua guarda permanente, ou a sua exclusão.

Ressalto que para cada empresa há um contexto. Por isso, muitas vezes não dá certo buscar em outras organizações as práticas para uma boa gestão. É preciso pensar no ciclo de vida e no processo percorrido pelos documentos dentro da sua empresa.

Sendo assim, a gestão de documentos tem alguns objetivos. Veja 3 deles:

Criar políticas de governança para os documentos e informações institucionais

Aqui o intuito é garantir um padrão para a criação, manuseio e guarda dos documentos. Ao se criar uma política de governança para esse processo, estabelecem-se as regras que devem ser seguidas por todos em cada uma das etapas do ciclo de vida das informações e documentos. Como consequência, melhoramos todo o fluxo de informações dentro da empresa.

Preservar a informação organizacional

Quantas vezes você precisou de alguma informação importante da sua empresa e não conseguiu encontrá-la? Ou ainda pior, ela foi perdida, ou o documento extraviado?

Um problema seguidamente enfrentado pelas organizações está relacionado justamente com a perda de informações. Principalmente quando falamos dos registros que estão guardados de forma descentralizada, ou em organizações que não possuem uma boa gestão de documentos. Sendo assim, aderir à essa prática pode ajudar a minimizar esse problema.

Garantir segurança aos documentos e informações empresariais

Quais informações podem ser compartilhadas? Quais são de conteúdo sigiloso? Quem pode ter acesso e a que tipo de informação? Essas são algumas perguntas que a gestão de documentos precisa ter as respostas.

Além de estabelecer as regras para as etapas do processo, é preciso pensar na segurança dos conteúdos empresariais. Dessa forma, pensar de forma estratégica na gestão de documentos é essencial.

Veja também:
7 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho

Benefícios de uma boa gestão de documentos

Pois bem, a partir do momento que sua organização adota alguma estratégia para a gestão dos documentos, ela passa a ter ganhos muitos significativos. Sejam benefícios financeiros, sejam benefícios na sua rotina de trabalho. O fato é, você só ganhará com uma boa gestão das informações e dos registros dentro da sua empresa.

Eu falo um pouco mais sobre alguns benefícios no vídeo abaixo. Confira:

E a sua gestão de documentos, como anda?

A pergunta que não quer calar: como está a gestão de documentos dentro da sua empresa? Eu sei que no dia a dia, a rotina e a pressão por entregas nos consome. Porém, eu também sei que estamos gerando informação e registros a todo momento. Por isso mesmo que é  preciso pensar em artifícios que ajudem você e a sua empresa a melhorarem a gestão desses conteúdos. 

Muitas organizações estão adotando o uso da tecnologia para melhorar a gestão dos seus registros. Ou através do uso de arquivos digitais, de armazenamento em nuvem, ou até mesmo de softwares de ECM/GED. Com certeza a tecnologia ajuda muito.

Não se apresse, antes de escolher a tecnologia, pense no processo!

Agora, minha última dica para você. Embora a tecnologia ajude muito na gestão de documentos, é importante você pensar muito bem no seu processo de criação, manutenção, guarda e eliminação de documentos. Sendo assim, com esse processo bem definido, com as políticas para esse processo estabelecidas, você passa a ter uma gestão de documentos de fato e aí você está apto a dar o próximo passo.

Espero ter ajudado você. Que tal deixar seu comentário no chat? Vamos adorar saber o que você achou!

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.