Contas a receber sem dor de cabeça: como é possível? [+ ferramenta fantástica]

Os processos da área de gestão de contas a receber são muito importantes. Por serem considerados processos críticos da organização, uma vez que estão lidando diretamente com a entrada de receita, costumam das muita dor de cabeça. Contudo, é possível otimizá-los e minimizar esse sentimento. Por isso, separei 5 dicas que envolvem desde a rotina da equipe até uso de ferramentas. Vamos nessa?

Atenção: se você quer ver sobre os 6 maiores erros do contas a pagar, leia este post aqui.

Por que otimizar os processos da área de contas a receber?

Sim, antes de falar de cada uma das dicas que queremos dar, achei importante falar o por quê olhar para os processo da área de gestão do contas a receber. É um fato: trabalhar no setor de gestão de contas é sempre um desafio. No contas a receber então, a pressão é ainda maior!

Veja bem, do que adianta a equipe de marketing desenvolver uma boa campanha, a equipe de vendas conquistar o cliente, se, no fim do processo, não há um bom gerenciamento do recebimento (e aqui entende-se dinheiro na conta!)? Em épocas mais críticas, quando o mercado está em baixa, o problema aperta ainda mais. Sendo assim, é importante olhar para como o trabalha está fluindo e buscar alternativas para eliminar uma série de empecilhos do caminho.

Benefícios de uma gestão de contas a receber bem organizada

Pois bem, já falamos como é importante olhar para os processos do seu gestão de conta a receber. Afinal de contas, processos não muito bem estruturados nessa área podem significar perda de receita (e no caso, dinheiro!). Dessa forma, olhar para esse departamento da sua empresa com carinho pode trazer muito benefícios. Veja alguns deles:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior clareza das atividades;
  • Responsabilidades mais definidas;
  • Melhor controle de prazos;
  • Mais eficiência;
  • Menos inadimplência;
  • Menos riscos inerentes à falta de pagamentos;
  • Melhora da visão do fluxo de caixa como um todo;
  • Entre outros…

Sendo assim, essa lista de alguns benefícios mostra como vale à pena olhar para o seu processo de gestão de contas a receber e buscar entender quais os problemas enfrentados, ou quais os possíveis gargalos encontrados. E, dessa forma, com esses pontos identificados, propor melhorias que possam transformar esse processo crítico em um processo mais fluído e inteligente.

Dicas para melhorar os processos do seu contas a receber

No início do texto, eu falei que ia dar dicas de como melhorar os processos da sua área de contas a receber. Eu dei até um spoiler, dizendo quais eram. Por isso, aí vem elas…

Dica #1: Organize sua rotina de contas a receber

Mantenha a sua organização em dia! Ela é a base para você e sua equipe desempenharem bem esse papel.  Vou te dar um exemplo: pense em uma equipe composta por três pessoas. Agora, imagine se cada uma delas utilizasse uma planilha própria, construída de forma individualizada e sem um único padrão, para controlar o fluxo de recebimento dos clientes. Já pensou na confusão que seria para fazer, posteriormente, a conciliação do faturamento?

Por isso, é preciso estabelecer um processo bem definido e padronizado, com responsabilidades e prazos claros. Ao atribuir responsabilidades a cada integrante da equipe e tornar essa informação transparente, você evitará uma série de retrabalhos. Lembre-se: de nada adianta pôr esforços na construção de um processo inteligente, se este não for de conhecimento dos envolvidos.

Dica #2: Mantenha o seu relatório de faturamento atualizado

Seguindo o preceito de que você já leu a dica nº 1 e já está com sua equipe organizada, agora é hora de focar em manter o relatório de faturamento em dia. Manter a planilha padrão compartilhada e ter disciplina para preenchê-la é fundamental. Para isso, crie uma rotina e faça ela entrar em prática.

Além disso, fique atento às solicitações de clientes que surgem de última hora. Se foi acordado um prazo de congelamento de pagamento, ou uma condição especial, fique atento para que sua planilha reflita esses combinados. Assim, você não terá diferença nos valores lançados com os valores recebidos, facilitando a sua conciliação.

Dica #3: Seja precavido! Antecipe-se à inadimplência

Falando em condições especiais e pedidos extraordinários de clientes, sempre surge aquele medo: a inadimplência. Essa talvez seja a palavra mais temida de quem trabalha na gestão de contas a receber. Por isso, seja precavido e trabalhe de forma a minimizar essa dor de cabeça.

Procure formas que te auxiliem a reduzir a frequência com que ela acontece nas suas suas atividades. Seja através de uma ligação, ou de um e-mail. Hoje, já existem ferramentas que encaminham uma mensagem automaticamente para o cliente quando faltarem alguns dias para o vencimento do boleto dele. Lembre-se, o importante é tentar evitar o atraso do pagamento.

Dica #4: Tenha uma boa relação com seu cliente

Você já adequou seus processos, definiu os responsáveis, compartilhou a informação, manteve o relatório de faturamento atualizado, enviou o e-mail automático e mesmo assim houve atraso no recebimento? Sinto em lhe informar, mas agora você vai ter que contatar diretamente seu cliente. Cuidado!! Sempre há dois lados nessa moeda.

Nem sempre onde há fumaça, há fogo…

Isso quer dizer que podem ter ocorrido diversos problemas que acarretaram no atraso do pagamento, e nenhum deles pode ser por falta de dinheiro ou por má vontade. Veja:

  • Pode ter ocorrido uma falha no sistema
  • Houve um erro de programação de datas
  • A pessoa responsável pelo contas a pagar do cliente saiu de férias e não repassou a demanda
  • O responsável pelo contas a pagar do cliente mudou de setor e não conseguiu deixar o substituto a par em tempo hábil ao seu pagamento
  • etc.

Enfim, muitas são as possibilidades. O importante, aqui, é você lembrar que, no final de tudo, você está falando com o seu cliente. A satisfação dele é o que importa, e isso é medido, inclusive, na forma como você cobra o atraso dele!

Dica #5: Use o suporte da tecnologia

Claro que eu não poderia finalizar minhas dicas sem falar de viés tecnológico! Sim, existem milhares de ferramentas capazes de ajudar você a otimizar a gestão do seu contas a receber e minimizar os problemas que podem vir a acontecer.

O uso de uma ferramenta que seja capaz de automatizar as tarefas, enviar lembretes, controlar prazos e centralizar as informações importantes, bem como suas políticas e manuais, pode ser uma saída. E sabe o que é melhor? Ela existe, e se chama Zeev! Zeev automatiza os fluxos de trabalho da sua equipe, enviando tarefas automaticamente aos seus responsáveis, respeitando os prazos e emitindo alertas. eu garanto à você: com Zeev, você e o seu gestão de contas a receber, terão um jeito novo de  ser mais produtivo.

Vou deixar aqui um convite especial: que tal conhecer o Zeev na prática? Para isso, é só clicar no botão abaixo!

Sim, é possível melhorar!

Viu como é possível fazer bastante coisa antes dos problemas do seu contas a receber virarem uma bola de neve? Isto porque, ao olhar para os processos da área, identificar os gargalos e propor melhorias, você pode estar dando mais um passo em direção ao sucesso da área. Dessa forma, é possível deixar os processos da área de gestão de contas muito mais simples e eficazes, aumentar a produtividade e melhorar os processos financeiros da sua empresa de forma geral. Vamos tentar?

Espero que você tenha gostado, e que eu possa ter ajudado você!

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Especialista em Projetos Estratégicos aqui na SML Brasil. Já atuei em muitas áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos e pessoas.

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