Gestão de compras estratégica: é possível?

Você já parou para pensar em como um processo de compras mau gerenciado impacta nos resultados de toda sua empresa? Pois é, eu diria que não. É comum as pessoas não perceberem como o processo de compras está relacionado com todos os demais setores da organização.

Assim, pensar na gestão do setor de forma estratégica é muito importante. Nesse sentido, que tal aproveitar o movimento da transformação digital e utilizar a tecnologia para melhorar a gestão do setor de compras? Eu diria que você se beneficiaria muito disso.

Ficou curioso? Então continue me acompanhando e descubra como a tecnologia pode otimizar a gestão dos eu setor de compras.

 

Tecnologia para gestão do processos de compras

Seguidamente aqui no blog falamos sobre transformação digital e todo esse movimento que está acontecendo dentro das organizações. Nesse sentido, a gestão de compras também não poderia ficar de fora.

Vale lembrar algo muito importante: esse processo é crítico dentro de qualquer organização, pois ele impacta diferentes setores da empresa. Você já deve estar cansado de ler isso aqui no blog…

Por isso, pare de tentar fazer a gestão do setor de forma manual, em planilhas e documentos diferentes. Utilize os recursos que a evolução digital está proporcionando. Um software de gestão por processos (o famoso BPMS), por exemplo, pode ser uma ótima opção.

Veja também:

Saiba o que é BPM e BPMS e o que isso tema a ver com Gestão por Processos

Quais os benefícios de adotar um BPMS para a gestão de compras?

Ao adotar um software de gestão por processos – um BPMS – você consegue elevar o grau de maturidade da sua gestão sobre o processo de compras da sua organização. Isso porque através dele você pode mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos da área. E tudo isso de forma centralizada e digital, sem perder informações que sejam muito importantes.

Veja alguns dos benefícios ara a sua gestão ao adotar um BPMS para os processos de compras:

1. Melhora da visão do que está sendo comprado

Um problema seguidamente enfrentado por quem precisa fazer a gestão do setor de compras é o fato de não conseguir ter visão daquilo que está sendo solicitado ao departamento. “Estamos gastando mais em material de escritório ou em equipamentos?” Por outo lado, outro problema que surge em decorrência da falta de visão do que está sendo solicitado é a falta de visão de quem está solicitando. “Qual setor está demandando muito e não está respeitando os limites de gatos imposto pela empresa?”

Fica muito difícil saber as respostas para estas perguntas quando não se tem clareza dos dados, não se tem visão deles. Além disso, em um processo mau gerenciado, nem sempre tem-se as informações centralizadas em um único lugar, sendo essa mais uma barreira para a gestão, deixando-a mais lenta e menos estratégica.

Já com uma solução que permite que você gere relatórios com os dados das solicitações feitas ao departamento fica muito mais fácil de ter todas as respostas. Dessa forma, a sua gestão do setor passa a ser muito mais estratégica, visando otimizar os recursos da organização e minimizar desperdícios (e aqui entende-se dinheiro também!). Ou seja, é muito mais eficiência para a sua rotina e um processo bem mais inteligente, trabalhando ao seu favor e em prol dos objetivos da área e da organização.

Veja também:

O que é um processo inteligente?

2. Melhora da visão das aprovações

Podemos dizer que esse benefício é uma consequência do primeiro. Uma vez que não se tem visão do que está sendo solicitado e quem está solicitando, como você terá visão de quem está aprovando?

Agora, ao utilizar-se uma ferramenta de gestão por processos que permita que você acompanhe todas as etapas do processo, esse problema da falta de visão das aprovações é eliminado. Assim, você pode ter a alguns cliques todas as informações de todas as solicitações: das em andamento e das concluídas. Quem abriu o processo, quem aprovou, quem realizou os orçamentos e quem efetuou a compra propriamente dita. Veja um exemplo:

Painel de acompanhamento de tarefas
Exemplo de painel de acompanhamento de etapas do processo, incluindo aprovações.

Dessa forma, o processo se torna muito mais transparente e você consegue ter ciência se as regras para aquisição de itens estão sendo obedecidas, ou se precisam ser revistas.

3. Melhora do planejamento de gastos e prazos

A pior situação que poderia acontecer em um setor de compras é a falta de planejamento. Não saber o que é prioridade, se está ou não dentro das previsões da empresa esse gasto, para quando determinado item precisa ser providenciado para que não impacte os demais departamentos, e assim por diante.

Através da adoção de um sistema de gestão por processo e da automatização dos processos de compras da sua empresa, você passa a ter mais tempo para se dedicar à gestão estratégica do setor. Isso porque você acaba eliminando uma série de gargalos que impediam que você se dedicasse a essa atividade da forma mais adequada. Sem contar na mitigação dos riscos envolvidos no mau planejamento do setor.

Descubra mais sobre automatização de processos no nosso e-book!

 

Com a melhora da visão da gestão do setor, como o que está sendo comprado, por quem e quem está aprovando, você passa a poder realizar o planejamento dos gastos da organização de forma mais eficaz. Além disso, com o melhor controle desse cenários, você também consegue estabelecer melhores prazos, o que afeta diretamente a satisfação de todos os envolvidos nesse processo: quem solicita, quem compra e quem gerencia.

Consequência disso: um departamento de compras com processos mais produtivos, eficientes, otimizados, organizados, padronizados, centralizados e melhor gerenciados.

O seu setor de compras pode (e deve) ser estratégico

Sim, essa não é (mais) uma opção. Um setor de compras que não pensa estrategicamente não contribui para os resultados da organização. Pelo contrário, na verdade ele tende a impactar negativamente neles.

Sendo assim, utilize os recursos que a tecnologia proporciona. Um software de gestão por processos pode significar um grande salto na maturidade da gestão do seu setor. Isso porque ele permite que você melhore a visão dos processos da área, eliminando uma série de tarefas operacionais e gargalos. Ainda ajuda a centralizar a informação e a monitorar o desempenho do setor, através de indicadores de processos.

Resultado disso: muito mais inteligência e estratégia. Foco nos objetivos e metas da organização. Resultados mais satisfatórios e uma gestão mais adequada.

Agora, meu último recado para você:

A SML Brasil, com seus mais de 20 anos de experiência em gestão por processos pode te ajudar. É só clicar no botão abaixo:

Descubra a solução de gestão de compras da SML Brasil

 

Até mais!

Letícia Bragagnolo

View posts by Letícia Bragagnolo
Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.