Gestão eletrônica de documentos: tudo que você precisa saber!

GED, nada mais é do que o nome popular que deu-se aos softwares que fazem gestão eletrônica dos documentos. Toda a empresa precisa fazer a gestão dos seus documentos. E, organização é ordem para que tenhamos sucesso, não é mesmo? É por isso que hoje vamos falar de GED ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Você pode gerenciar todo o seu arquivo como quiser: papéis físicos ou pastas na rede… Porém, ao conhecer uma ferramenta de GED, tenho certeza que você entenderá a importância da gestão da informação de forma eficiente. Acompanhe comigo!

Gestão física de documentos

Antes de falar de GED, vamos falar sobre Gestão de documento em geral.  Pois, a produção de papel em grande escala ainda é um dos principais problemas que atingem as empresas. E além de gerar despesas, os documentos físicos comprometem o espaço físico, descentralizam as informações e podem ser facilmente corrompidos ou perdidos.

No entanto, para evitar que essa situação comprometa ainda mais os processos organizacionais, muitas empresas estão contando com o auxílio de ferramentas que se tornaram indispensáveis no meio corporativo, como um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ou ainda o ECM (Enterprise Content Management).

Tecnologia a todo vapor

Com a chegada da tecnologia, a rotina das pessoas, dentro e fora das empresas, sofreu uma grande transformação. Em poucos segundos, qualquer informação pode ser consultada nos principais motores de busca da internet. Isso mostra que, armazenar documentos físicos é uma prática ultrapassada que pode impactar diretamente no rendimento de toda uma equipe.

Com isso, saber um pouco mais sobre a Gestão Eletrônica de Documentos é o primeiro passo para melhorar a comunicação e organização por meio da conversão do papel em documento digital.

O preço de não ter uma Gestão Eletrônica de Documentos

Já imaginou o tempo que sua equipe perde procurando um documento? Diante de um mercado tão concorrido e apressado, ter informações disponíveis de forma prática e segura se tornou indispensável para qualquer tipo de negócio. Por isso, mais do que de facilitar o acesso, a Gestão Eletrônica de Documentos  garante segurança à informação e minimiza riscos, como o de perder ou danificar um documento pela ação do tempo.

O preço que você paga por não ter um sistema de informações digital e um controle eficaz de documentação é incalculável. São horas procurando, horas imprimindo, horas comprando insumos (folhas e tinta para impressão), horas armazenando, horas arquivando, etc. Este é um custo que você poderia não ter.

1. Enfrentar a concorrência

Além de armazenar corretamente os documentos e eliminar custos com a impressão de papel, com a implantação de uma ferramenta GED tornou-se possível controlar as informações,  tomando assim decisões mais assertivas devido ao fácil acesso do conteúdo digital.

Isso nos mostra que, uma empresa que não consegue gerenciar suas informações certamente está sendo superada por outras que já introduziram a tecnologia em suas atividades, o que torna o sistema GED não apenas uma ferramenta de transformação digital de documentos, mas também um método indispensável para driblar a concorrência.

2. Valor alto com despesas sempre foi uma preocupação da gestão

Em algumas empresas todos os arquivos em papel ainda são separados em caixas e etiquetados. Logo depois, essas caixas são enviadas para algum depósito. Todo esse custo que é facilmente calculado, somado a falta de organização de arquivos que não tem como calcular, gera um valor estrondoso. Essas despesas sempre foram problemas apontados pelos gestores. E hoje podem ser facilmente eliminadas com a aquisição de uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos.

Digitalizar o legado é uma ordem?

Dentro de qualquer empresa, existem milhares de páginas, como documentos de RH, documentos fiscais, comprovantes de pagamentos, entre outros arquivos que, mesmo contendo informações importantes, estão espalhadas por gavetas, depósitos e demais espaços físicos.

Entretanto, fazer a digitalização desses papéis é uma escolha que deve ser avaliada de empresa por empresa. Muitas optam por não digitalizar o legado e apenas parar de gerar documentos físicos. Outras optam por fazer a digitalização do legado. Se você escolher fazer a digitalização do legado, tenha em mente que você precisará de um software rápido com recursos de digitalização em lotes, para que esta tarefa não dure uma eternidade.

Crie documentos nato-digitais

É importantíssimo a evangelização das pessoas da sua empresa quanto a começar a gerar documentos já digitais. Convencer os gestores que é possível modernizar as suas áreas e parar de gerar papel. Algumas pessoas são mais resistentes à mudança. Traga números de pesquisas do mercado para enfatizar a importância dessa modernização.

Até 2025, 80% das organizações migrarão seus dados para a nuvem

A era digital é uma realidade que está impactando o mundo todo, incluindo também os órgãos governamentais que, assim como as empresas, reconheceram a necessidade de automatizar os processos. De acordo com a empresa de consultoria Gartner Group, até 2025 80% das empresas estarão operando com dados em nuvem. Hoje em dia, a maioria dos softwares operam como Saas (Software as a service), ou seja, na nuvem.

O governo também está com o olhar para a Gestão eletrônica de documentos

Com o advento da transformação digital, até mesmo o setor público revolucionou os seus serviços, transformando a tecnologia em uma importante aliada no dia a dia. Normas, portarias e leis relacionadas a diversos setores já estão sendo criadas para que as empresas possam fazer a migração para o meio digital.

Como exemplo, temos o decreto do MEC (Decreto 9.235) exigindo que instituições de ensino migrem para o meio digital. Temos também a lei de Digitalização de prontuários médicos,  lançada no ano de 2018 (recente). Outras legislações estão sendo lançadas para que as empresas tenham o amparo legal que precisam.

Quais as exigências do governo com relação a Gestão Eletrônica de Documentos?

Para se ter em mãos um documento digital válido é necessário cumprir requisitos estabelecidos pelo Governo. A exigência de certificado digital é a principal delas.

O certificado digital é uma validação decretada pelo ICP Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas), sendo responsável por assegurar total segurança na conversão do seu documento físico para digital. Tendo em vista esse critério, algumas normas foram estabelecidas pelo Governo Federal com o objetivo de manter a segurança dos dados e a padronização dos processos.

O que é certificação digital?

Para comprovar que um documento digital é fiel a sua cópia física, é necessário realizar a certificação digital. Esse procedimento é feito no próprio ambiente virtual por meio de uma criptografia, ou seja, uma senha codificada por algoritmos.

Vale lembrar que, um documento escaneado não tem valor jurídico, já um arquivo digital é aquele que contém a autenticação exigida pelo governo, por isso, é reconhecido sua veracidade nas informações apresentadas, substituindo o documento original físico.

Diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Como mostramos, existem vários fatores que são considerados quando o assunto é a Gestão Eletrônica de Documentos. Um deles é saber diferenciar tipos de assinaturas. Para isso, eu trouxe um artigo que vai te explicar tudo sobre qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital.

No entanto, vale lembrar que, a assinatura digital tem a exigência da certificação digital, conforme previsto na lei MP2.200-2.

Escolha uma boa ferramenta para a sua gestão eletrônica de documentos

Assim como qualquer processo, existe a necessidade de investir em uma ferramenta que atenda as necessidades da empresa de forma ágil. Para escolher o melhor para sua empresa, analise as plataformas com maior número de benefícios, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Lembre-se que, ainda que existam diversas opções no mercado, é essencial investir em uma ferramenta eficiente que, além de armazenar os documentos digitais, proporciona agilidade na busca e funcionalidades extras que otimizam a produtividade.

No mais, escolher um bom software é tão importante quanto iniciar a digitalização de documentos em sua empresa, então busque empresas comprometidas que ofereçam o devido treinamento e suporte para fins de manuseio e adaptação a nova tecnologia.

Conheça o ECM

Para você avançar nesse assunto de gestão eletrônica de documentos eu quero te apresentar uma ferramenta chamada ECM (Enterprise Content management). Talvez você já conheça e talvez não. Para falar sobre isso, eu trouxe um post super completo chamado O que é ECM?  Nele você descobrirá uma série de informações complementares.

Conclusão

Ter uma Gestão Eletrônica de Documentos é um dos fatores que ajudam a melhorar os processos de qualquer negócio, sendo uma ferramenta estratégica no mercado de trabalho.

A transformação digital mudou a rotina das empresas, assim como a gestão de informações, trazendo diversos benefícios que reduzem custos e aumentam a produtividade devido ao fácil acesso de qualquer dado. Por isso, implementar a ferramenta GED é uma decisão importante, levando em consideração as vantagens que esse software oferece.

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.