Gargalo de processo: O que é e como identificar

Gargalo é a etapa do processo que limita o processo a produzir mais. Ou seja, é a atividade que possui mais fila e mais tempo de espera. O gargalo restringe o seu processo em relação a produtividade. Porém, a notícia que quase ninguém sabe é que todo processo tem gargalo e sempre vai ter.

Neste artigo vou te mostrar exemplos de gargalo e vamos aprender a identificá-los dentro do processo. Hoje o meu texto está um pouco diferente, ele está lisado estilo perguntas e respostas.

Perguntas e respostas sobre Gargalo de processo

Eu separei 11 perguntas para responder para vocês. Portanto, caso você não encontre a sua resposta aqui, comente neste post que eu te repondo. Eu respondo mesmo, hein!

1) O que é gargalo?

Como eu já mencionei acima, gargalo é a tarefa ou etapa do meu processo que me limita a produzir mais. É uma etapa com restrição, ou seja, que dificulta a minha produtividade. Um processo possui várias etapas e em uma dessas etapas estará o gargalo.

Vamos pensar em um processo de tele entrega de pizzas, por exemplo. A telefonista (antes de existir app, tá? rsrs) anota o pedido, envia o pedido para a cozinha, a cozinha produz, a pizza sai para a entrega e é entregue ao cliente. A princípio,  há duas etapas mais críticas nesse processo: fabricar a pizza e entregar a pizza.

Gargalo do processo
Analisem o desenho acima:
  • Registrar o pedido do cliente – Capacidade de atender 60 pedidos por hora, média de 1 por minuto
  • Fabricar a pizza – Capacidade de produzir 25 pizzas por hora
  • Entregar a pizza – Capacidade de entregar 6 pizzas por hora, média de 10 minutos cada entrega

Isso significa que, no processo como está, o gargalo é a tarefa de entregar a pizza. Pois, ela limita que eu faça mais entregas e consequentemente que eu fature mais. De acordo com os dados, consigo entregar para 6 clientes por hora, mesmo se cada cliente pedir 2 pizzas (totalizando 12 pizzas) ainda não consigo acompanhar a cozinha que fabrica 25 pizzas por hora. O gargalo é a entrega. De tal forma que, a entrega é a restrição do processo.

Se houvesse a necessidade de aumentar as vendas, o que precisaríamos fazer? Colocar no mínimo 3 motoboys fazendo entregas. Triplicando a capacidade da minha entrega.

2) Como essa restrição impacta o negócio da minha empresa?

O exemplo do processo de pizza que eu mencionei acima é um ótimo exemplo. O gargalo sempre vai ser o limitador da sua produtividade. Se, no caso acima, o dono da pizzaria precisasse e quisesse expandir o negócio, faturar mais, ele necessariamente deveria conhecer o processo, identificar o gargalo e agir no gargalo. Aumentar a capacidade, no caso acima, contratar mais entregadores. Ou seja, implementar melhorias nessa etapa do processo em específico.

3) É obrigatório para o sucesso do meu negócio identificá-lo?

Não. Ter restrições no processo só vai ser um problema quando você precisar atender mais clientes do que atende  hoje. Dessa forma, só vai ser um problema quando sua produção não estiver acompanhando a quantidade de clientes. Caso contrário, o gargalo ainda não é um problema para você.

4) O que acontece quando eu ignoro que ele existe?

“Vou ter que colocar mais alguém para trabalhar” é o que eu mais escuto. As pessoas não estão dando conta de atender os clientes e a primeira coisa que pensam é isso: “preciso de mais gente”. Entretanto, eu lhe pergunto, mais gente onde? Em qual etapa do processo?

Quando você ignora o gargalo você começa a tomar decisões sem análise. Começa a tentar melhorar o processo sem nem conhecer qual é de fato o seu problema de produtividade.

5) Todo processo tem restrição e sempre vai ter!

Eu garanto que você não sabia dessas duas informações: 1) Todo processo tem gargalo e 2) SEMPRE VAI TER. Você sabia disso?
Todo processo possui uma etapa mais demorada, mais complexa que o restringe. E quando você trabalha para melhorar isso o gargalo apenas muda de lugar, ou seja, ele não deixa de existir. Vou te mostrar um exemplo:

Gargalo

Na primeira imagem que eu coloquei no post (lá em cima), o gargalo do processo era a etapa da entrega da pizza. Eu resolvi isso e ao invés de 1 entregador apenas eu coloquei mais 4. Agora eu tenho 5 entregadores e eles conseguem atender 30 clientes por hora. Show!!! Parabéns, Bruna! Você eliminou a restrição do processo…. “Só que não”
Ela apenas mudou de lugar. Vejam agora a capacidade da cozinha: continua 25 pizzas por hora. Em contrapartida, a minha restrição de atender mais, agora passa a ser a cozinha.

6) Se sempre existirão gargalos por que eu vou trabalhar para eliminá-los?

Essa resposta é muito simples: para ganhar mais dinheiro! Isso se chama melhoria contínua do processo. Ou seja, para ter mais faturamento você precisa atender mais clientes, para atender mais clientes você precisa produzir ou entregar mais e para entregar mais e produzir mais você precisa otimizar as tarefas que são gargalo.

7) O que acontece quando eu o elimino?

Conforme eu expliquei no exemplo acima, quando você elimina a restrição, aquela etapa do processo começa e entregar mais e outra etapa do processo passa a ser a restrição. Veja o exemplo da imagem acima que você entenderá melhor, com exemplos.

8) O que acontece quando eu não o elimino?

Se você precisa entregar mais, atender mais clientes e você não elimina o gargalo, possivelmente a sua empresa vai virar uma bagunça. Pois, filas vão se formar ao longo do processo. Filas de espera. E no caso da pizza, um produto quente, se ficar em espera, vai esfriar, o cliente vai reclamar e, possivelmente, você irá perdê-lo. As pessoas, hoje em dia, não querem esperar.

9) Gargalo é sempre ruim?

Eu entendo que gargalo é um problema bom. O problema, no caso, é que você precisa atender mais clientes e não está conseguindo. Se você ainda não chegou nesta etapa do seu negócio, o gargalo para você não vai fazer diferença. Não vai ser algo ruim. Ele vai existir mas não vai lhe incomodar, por enquanto.

10) Por que ele surge?

Eles surgem naturalmente. Pois, cada etapa do processo tem uma característica: uma pode ser simples, outra mais fácil, outra mais difícil e outra mais complexa. Então, o segredo de tudo é você conhecer o processo e saber onde as possíveis restrições surgirão.

11) Existe alguém responsável por ele?

Não. Não existem pessoas culpadas. “Fulano demora demais”, você até poderia pensar assim. Se essa pessoa demora demais para realizar a atividade é sobre melhorias que você deve pensar. Será que a pessoa possui os equipamentos necessários? Será que precisa de treinamentos mais avançados? A tecnologia não poderia ajudá-la? Pense que o culpado é sempre o processo e não as pessoas. Em outras palavras, não existem pessoas culpadas.

Como identificar o gargalo do processo em 3 passos

  1. Bom, o primeiro passo para você identificar o gargalo é listar as etapas do processo, para isso, eu vou te deixar um blog post que ensina a fazer o fluxograma do processo em 5 passos.
  2. Você deverá estudar a produtividade de cada tarefa do processo. Quanto cada uma das tarefas consegue processar durante uma hora?
  3. Pronto! Agora a tarefa que menos produz durante uma hora é a sua restrição, ou seja, seu gargalo.

Como eliminar o gargalo do processo

Para eliminar o gargalo você deverá aplicar melhorias na etapa do processo que é a restrição: no gargalo! Você poderia, por exemplo, implementar tecnologias inovadoras, eliminar tarefas que não agregam valor, criar procedimentos e instruções para a operação, contratar mais pessoas, contratar softwares especialistas, etc.

O importante é você implementar e acompanhar como será a produtividade depois das melhorias. Assim que um obstáculo (restrição) for melhorado, você deve procurar uma próxima restrição e implementar outras melhorias. Isso se chama melhoria contínua do processo.

Exemplo de identificação de gargalo com BPMS

Com o uso de um BPMS fica muito mais fácil de identificar o gargalo do processo. Em escritórios, por exemplo, é muito difícil saber quanto cada atividade demora para ser realizada. Afinal, não se tem um reloginho fazendo uma contagem cada vez que você inicia uma tarefa. Não é mesmo? Mentira, pessoal! Pode ter esse reloginho sim, e eu vou te mostrar como!

Com um BPMS você consegue controlar o tempo que cada atividade deve durar. Você diz que ela deve levar “x” tempo para ser executada e quando isso não acontece o sistema pode avisar você. Esse post sobre BPMS explica mais sobre a ferramenta, aqui neste texto eu vou te mostrar apenas como o BPMS mostra o gargalo do processo. Acompanhe a imagem abaixo:

Gargalo no BPMS
Gargalo no BPMS

Vejam, a tarefa número 06 leva 47 dias para ser realizada ela é a tarefa que mais demora dentro deste processo chamado de P305 (Processo 305). Este é um print de uma página de um BPMS que mostra informações ricas sobre o processo. Sobretudo, esta é a página do BPMS que te mostra qual a tarefa que limita a sua produtividade!

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Afirmo, com gratidão, que milhares de pessoas nos acompanham. Milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Suba o primeiro degrau com fé. Não é necessário que você veja toda a escada. Apenas dê o primeiro passo.” Martin Luther King

Um abraço, pessoal!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.