Como montar um fluxograma de compras? Confira o passo a passo!

O fluxograma do processo de compras é um desenho que mostra como o processo é executado. Algumas pessoas chamam de mapeamento ou modelagem. É importante desenhar o fluxo das tarefas para controlar e melhor gerenciar todo o processo. Sendo assim, você terá melhores resultados.

Se você não conhece o seu processo de compras, não possui um padrão específico, um fluxo definido e desenhado, provavelmente você está vivendo e trabalhando no dia a dia com uma empresa bagunçada e com os gastos não tão controlados assim.

Como é o seu processo de compras?

O seu setor de compras vive em estado de atenção? Ou seja, você recebe pedidos de todas as áreas da empresa dezenas de vezes por dia? E, ainda, por diferentes formas: telefone, e-mail, mensagem, corredor?

Pois bem, a aquisição de materiais e insumos é um processo que existe na operação de todas as empresas. Estejam eles relacionados, ou não, aos produtos ou serviços ofertados, todo ganho de produtividade nessa área é bem-vindo. Para alcançar esse objetivo, fazer o mapeamento do seu processo – o fluxograma de compras – pode ser de grande ajuda.

Fluxogramas são peças importantes e auxiliam na padronização de operações. Isso porque eles permitem um maior entendimento do panorama, ordenam a execução das tarefas e facilitam o acompanhamento das atividades. Portanto, ajudam a proporcionar uma melhoria dos processos. Neste artigo, mostramos o passo a passo para que você monte o seu fluxograma de compras, o ajudando no seu processo. Confira o nosso passo a passo!

 



 

Passo 1) Selecione a equipe que fará o mapeamento do processo de compras

Primeiramente, para começar o mapeamento do fluxo do processo de compras, você precisa escolher quem da equipe fará o mapeamento. Porém, esta pessoa não pode, de maneira alguma, fazer o mapeamento sozinha por meio de “achismos”, eu acho que funciona assim.

O certo é: entrevistar os profissionais que trabalham diretamente no processo de compras e deixar que eles digam como as coisas de fato acontecem. Nessas entrevistas, pegue um papel e uma caneta (ou um notebook) e anote tudo que essas pessoas disserem. Não julgue e não faça “cara feia”. Apenas anote. Afinal, procurar culpados não é nosso objetivo.

Traga as pessoas para o seu lado

Seja gentil! É comum em atividades de mapeamento de processos as pessoas acharem que você é um juiz verificando se as coisas estão andando da forma correta. Não deixe que essa imagem seja criada sobre você. Deixe claro que este trabalho de mapeamento não prejudicará ninguém e, muito pelo contrário, só ajudará a empresa a crescer cada vez mais.

Além disso, se você pretende alterar o processo no futuro precisa evitar a resistência das pessoas. Se elas tiverem participado de todo o processo de mapeamento e decisões, passam a ser parte integrante da mudança. Diminuindo possíveis resistências a essas modificações.

Resumo do passo 1)

  1. Nomeie um líder para guiar as atividades de mapeamento do processo de compras;
  2. Não deixe este líder fazer o mapeamento sozinho;
  3. Chame mais pessoas para realizar o mapeamento, principalmente as que trabalham no processo de compras;
  4. Faça entrevistas com as pessoas que trabalham no processo de compras;
  5. Anote tudo que essas pessoas falarem;
  6. Não julgue.

Passo 2) Identifique a questão crítica

A questão crítica é a sua dor. Por qual motivo você está estudando este processo? Redução de custo? Redução de tempo? Alinhamento estratégico? O que te motiva a querer estudar e mudar o processo de compras? Logo, a resposta para essas perguntas é a sua questão crítica!

Burocracia, problemas na qualidade dos itens comprados, eficiência do processo. Estes são alguns exemplos de problemas que você pode estar enfrentando. Para resolver estes problemas com o mapeamento você precisa ter claro qual é o seu problema. Pois, este será o seu guia para resolvê-lo de uma vez por todas. Será o norte de todo o seu mapeamento e o estudo do processo.

A questão crítica pode estar no nível estratégico ou operacional

A questão crítica pode ser de origem estratégica ou operacional. Veja alguns exemplos de problemas que podem estar afetando a sua área de compras.

Conhecer o processo para atender exigências estratégicas, como:

  1. Redução de custos em compras para melhorar competitividade de mercado;
  2. Diminuição do tempo de reabastecimento para agilizar entregas e aumentar marketshare;
  3. Mudança no processo para atender o novo modelo de negócio da empresa;
  4. Elevação do produto a níveis mais altos de qualidade para receber uma certificação especial.

Conhecer o processo para atender exigências operacionais, como:

  1. Problemas de comunicação;
  2. Alto tempo para reposição;
  3. Baixa produtividade e retrabalhos;
  4. Exagerado uso de papel;
  5. Descontrolado uso de e-mail;
  6. Falta de histórico de informações;
  7. Baixa qualidade dos materiais e insumos;
  8. Muito erro no processo;
  9. Falta de padrão;
  10. Desrespeito a prazos, etc.

Resumo do passo 2)

  1. Não faça um mapeamento só por fazer, sem objetivo claro;
  2. Tenha um objetivo claro para começar o seu mapeamento;
  3. Esse objetivo claro é a sua questão crítica;
  4. Cole esse objetivo na parede,  não o esqueça.

Passo 3) Desenhe a situação atual – “as is”

Agora que você já passou pelo passo 1 e 2, já definiu quem fará o mapeamento e já identificou a questão crítica do seu processo de compras, é hora de fazer o primeiro desenho. O desenho da situação atual. Este desenho é chamado de “as is”, traduzindo significa: como é. Ou seja, você fará o desenho do processo como ele é.

Atenção, ênfase para deixar claro que você não pode desenhar o processo como você gostaria que ele fosse. Você deve desenhar o processo como ele de fato é.

Escolha a notação que você utilizará

Ao contrário do que as pessoas pensam, fluxograma é uma notação específica. Um nome próprio. Porém, o termo fluxograma foi generalizado pois é um método muito antigo de desenhar processos. Então, os desenhos de processos são popularmente chamados de fluxograma. Entretanto, fluxograma é só mais uma notação entre tantas outras notações. O que diferencia uma notação da outra são os ícones. Cada notação possui ícones diferentes.

Concluindo, existem várias notações para você desenhar processos. Antes de começar o desenho você precisa escolher qual você vai usar. Eu vou citar algumas: Fluxograma, EPC (Event-driven Process Chain), UML (Unified Modeling Language), IDEF (Integrated Definition Language), Value Stream Mapping e BPMN (Business Process Model and Notation).  A fim de não me estender, vou detalhar aqui as duas mais populares:

Fluxograma

Eu fiz um texto sobre fluxograma que é muuuuito acessado aqui no blog. Por isso, eu não vou falar sobre fluxograma aqui e sim vou colocar o link deste texto que eu mencionei. Se você quiser saber mais sobre isso, leia o texto. Ele se chama 5 passos para a criação de um fluxograma. 

Mas, caso você já conheça a notação de fluxograma por ela ser muito popular e estar disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint), baixe o material e conheça melhor todos os 28 ícones do fluxograma que compõem esta notação.

BPMN

BPMN é a minha notação preferida. Por vários motivos. Um deles é que você pode desenhar em notação BPMN e futuramente usar o desenho para automatizar o processo. Diferente da notação de fluxograma que você não consegue automatizar depois.

Além disso, apesar de não ser uma notação muito popular, BPMN é a notação mais utilizada por especialistas em processos. No vídeo abaixo, eu trago um exemplo de um processo de compras sendo desenhado com a notação BPMN. É um vídeo bem rápido:

Mãos na massa

Agora que você já escolheu qual notação vai utilizar é hora de começar a desenhar o processo. Lembre-se, nessa etapa o objetivo é que você compreenda como as atividades estão sendo executadas no cenário atual, o processo “as is”. Sendo assim, para fazer o desenho é preciso que você e sua equipe descubram as reais condições do processo.

Passo 4) Analise os problemas

Agora que você já tem o desenho do processo, você precisa analisar os problemas que estão inseridos nele. Lembra que lá no passo número 2 nós identificamos os motivos para estudar o processo? Pois bem, é hora de identificar os problemas relacionados com a questão crítica. Quer um exemplo? Vamos lá!

Digamos que sua questão crítica seja: diminuição do tempo de reabastecimento para agilizar entregas e aumentar marketshare. O que você vai fazer? Analisar o desenho que você fez (o “as is”) e eliminar tarefas do processo. 

Problemas x questão crítica

É nessa etapa que levantaremos todos os problemas que estão acarretando na sua questão crítica. Se, por exemplo, um dos seus pontos críticos é a qualidade insatisfatória dos materiais ou insumos, o que pode estar levando a isso é uma falta de parâmetros específicos no processo de avaliação do fornecedor. Como também, erros no processo de especificação das características dos materiais, itens entregues pelo fornecedor fora do padrão especificado e assim por diante. Portanto, todos esses pontos de atenção devem estar claros dentro do desenho do processo.

Resumo do passo 4)

  1. Observar no desenho do processo atual (“as is”) os pontos de falha;
  2. Verificar no processos quais os pontos que impedem o sucesso do objetivo que você traçou no item 2: questão crítica;
  3. Listar todas as mudanças necessárias que precisam ser urgentemente melhoradas.

Passo 5) Desenvolva o fluxograma de compras ideal – “To be”

Nesta etapa do processo faremos uma versão 2 do desenho. Ou seja, pegaremos o processo “as is” e aplicaremos as mudanças necessárias. Quando você estiver no passo número 5, significa que você já escolheu a sua equipe, identificou as questões críticas, analisou a situação atual do processo de compras e encontrou os problemas que precisa resolver. Ou seja, já temos tudo que precisamos para desenvolver o fluxograma ideal para o processo de compras da sua empresa.

Na hora de realizar esse trabalho, lembre-se de sempre buscar a eliminação da burocracia. Assim como, a simplificação, a diminuição de ruídos de comunicação, a redução do tempo de ciclo e a automatização. Para te ajudar nesta etapa, eu trouxe um material famoso no nosso blog. Ele vai te trazer bastante ideias de como melhorar o processo. Como ter um processo inteligente! Portanto, não perca tempo, não perca o link, faça o download no botão abaixo:

Passo 6) Implante, monitore, melhore

Você e sua equipe fizeram o fluxograma da área de compras. Agora, mãos na massa! Implemente as melhorias. Coloque-o em ação. Monitore os resultados obtidos a partir da sua implementação e busque melhorá-lo sempre. De tal forma que o seu processo estará em constante evolução. Melhoria contínua. O famoso e poderoso PDCA!

Não deixe o fluxograma na gaveta, jamais!

De que adianta você e sua equipe trabalhar no mapeamento do processo de compras, identificar as questões críticas, as desconexões, desenvolver o fluxograma ideal e deixar ele de lado? Não cometa esse erro.

Se você fazer o desenho do processo, o “fluxograma” do processo de compras, verá o quão trabalhoso e demorado essa atividade pode ser. Portanto, jamais deixe-o parado na gaveta. Ele deve obrigatoriamente ser feito por algum motivo. Deve entregar resultado para a empresa. Não pode ficar preso e congelado na gaveta.

Conheça o SIPOC

Eu quero te apresentar o SIPOC. Sabe por quê? Porque o SIPOC é uma ferramenta muito poderosa para conhecer processos e ele é mais rápido de ser feito do que um mapeamento completo do processo. O SIPOC pode ser o primeiro passo para você que está começando a pensar em melhorias de processo. Ele traz uma visão mais ampla do processo. Entretanto, muito eficaz. Dependendo da sua questão crítica, o SIPOC já será suficiente para resolver o seu problema. Eu apresentei um webinar sobre isso. Tudo que você precisa saber sobre SIPOC! 

Melhoria de processo é fundamental

Espero ter lhe ajudado a entender um pouco mais sobre mapeamento de processos. O setor ou departamento de compras com certeza merece muita atenção. Pois, além de ser um departamento que presta serviços para os demais, lida com muito dinheiro.

De fato, fico feliz que você tenha tido a iniciativa de desejar um processo melhor. Agora, basta você seguir esses passos e desenhar o seu processo de compras. Eu, Bruna, fico à disposição. Caso você tenha alguma pergunta, pode comentar abaixo. Até porque, eu sempre respondo! 🙂

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Afirmo, com gratidão, que milhares de pessoas nos acompanham. Milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Oportunidades não surgem. É você quem as cria .” Chris Grosser.

Um abraço, pessoal!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.