Como montar um fluxograma de compras? Confira o passo a passo!

O fluxograma do processo de compras é um desenho que mostra como o processo é executado. Algumas pessoas chamam de mapeamento ou modelagem. É importante desenhar o fluxo das tarefas para controlar e melhor gerenciar todo o processo. Sendo assim, você terá melhores resultados.

Se você não conhece o seu processo de compras, não possui um padrão específico, um fluxo definido e desenhado, provavelmente você está vivendo e trabalhando no dia a dia com uma empresa bagunçada e com os gastos não tão controlados assim.

Como é o seu processo de compras?

O seu setor de compras vive em estado de atenção? Ou seja, você recebe pedidos de todas as áreas da empresa dezenas de vezes por dia? E, ainda, por diferentes formas: telefone, e-mail, mensagem, corredor?

Pois bem, a aquisição de materiais e insumos é um processo que existe na operação de todas as empresas. Estejam eles relacionados, ou não, aos produtos ou serviços ofertados, todo ganho de produtividade nessa área é bem-vindo. Para alcançar esse objetivo, fazer o mapeamento do seu processo – o fluxograma de compras – pode ser de grande ajuda.

Importância do fluxograma na sua organização

Fluxogramas são peças importantes e auxiliam na padronização de operações. Isso porque eles permitem um maior entendimento do panorama, ordenam a execução das tarefas e facilitam o acompanhamento das atividades. Dessa forma, fica muito mais claro e transparente para os envolvidos no processo o que deve acontecer, em qual momento e por quem deve ser realizado.

Portanto, os fluxogramas, sejam eles de compras ou de qualquer outro processo, ajudam a proporcionar uma melhoria da rotina de trabalho e no fluxo de atividades. Neste artigo, mostramos o passo a passo para que você monte o seu fluxograma de compras, o ajudando no seu processo. Confira o nosso passo a passo!

Passo a passo para a criação de um fluxograma de compras

Passo 1: Selecione a equipe que fará o mapeamento do processo de compras

Primeiramente, para começar o mapeamento do fluxo do processo de compras, você precisa escolher quem da equipe fará o mapeamento. Porém, esta pessoa não pode, de maneira alguma, fazer o mapeamento sozinha por meio de “achismos”: eu acho que funciona assim.

O certo é: entrevistar os profissionais que trabalham diretamente no processo de compras e deixar que eles digam como as coisas de fato acontecem. Nessas entrevistas, pegue um papel e uma caneta (ou um notebook) e anote tudo que essas pessoas disserem. Não julgue e não faça “cara feia”. Apenas anote. Imparcialidade é fundamental para que as pessoas possam se sentir seguras e contem como as atividades realmente ocorrem no dia a dia. E lembre-se: procurar culpados não é nosso objetivo.

Dica importante: traga as pessoas para o seu lado

Seja gentil! É comum em atividades de mapeamento de processos as pessoas acharem que você é um juiz verificando se as coisas estão andando da forma correta. Não deixe que essa imagem seja criada sobre você. Deixe claro que este trabalho de mapeamento não prejudicará ninguém e, muito pelo contrário, só ajudará a empresa a crescer cada vez mais, melhorando a forma como as atividades são executadas todos os dias pelos envolvidos no processo.

Além disso, se você pretende alterar o processo no futuro precisa evitar a resistência das pessoas. Se elas tiverem participado de todo o processo de mapeamento e decisões, passam a ser parte integrante da mudança. Diminuindo possíveis resistências a essas modificações.

Resumo do passo 1

1. Nomeie um líder para guiar as atividades de mapeamento do processo de compras;
2. Não deixe este líder fazer o mapeamento sozinho;
3. Chame mais pessoas para realizar o mapeamento, principalmente as que trabalham no processo de compras;
4. Faça entrevistas com as pessoas que trabalham no processo de compras;
5. Anote tudo que essas pessoas falarem;
6. Não julgue.

Passo 2: Identifique a questão crítica

A questão crítica é a sua dor. Por qual motivo você está estudando este processo? Redução de custo? Redução de tempo? Alinhamento estratégico? O que te motiva a querer estudar e mudar o processo de compras? Logo, a resposta para essas perguntas é a sua questão crítica!

Burocracia, problemas na qualidade dos itens comprados, eficiência do processo, falta de padrão. Estes são alguns exemplos de problemas que você pode estar enfrentando. Para resolver estes problemas com o mapeamento, você precisa ter claro qual é o seu problema, aquilo que você está querendo resolver (ou nesse caso, melhorar). Pois, este será o seu guia para resolvê-lo de uma vez por todas. Será o norte de todo o seu mapeamento e o estudo do processo.

A questão crítica pode estar no nível estratégico ou operacional

A questão crítica pode ser de origem estratégica ou operacional. Para ficar mais claro, eu resolvi listar alguns exemplos de problemas que podem estar afetando a sua área de compras, de acordo com a visão estratégica e a operacional.

Conhecer o processo para atender exigências estratégicas, como:

1. Redução de custos em compras para melhorar competitividade de mercado;
2. Diminuição do tempo de reabastecimento para agilizar entregas e aumentar marketshare;
3. Mudança no processo para atender o novo modelo de negócio da empresa;
4. Elevação do produto a níveis mais altos de qualidade para receber uma certificação especial.

Conhecer o processo para atender exigências operacionais, como:

1. Problemas de comunicação;
2. Alto tempo para reposição;
3. Baixa produtividade e retrabalhos;
4. Exagerado uso de papel;
5. Descontrolado uso de e-mail;
6. Falta de histórico de informações;
7. Baixa qualidade dos materiais e insumos;
8. Muito erro no processo;
9. Falta de padrão;
10. Desrespeito a prazos, etc.

Resumo do passo 2

1. Não faça um mapeamento só por fazer, sem saber qual o seu problema. Isso costuma não dar certo;
2. Tenha um objetivo claro para começar o seu mapeamento;
3. Esse objetivo claro é a sua questão crítica;
4. Cole esse objetivo na parede, não o esqueça.

Passo 3: Desenhe a situação atual – “as is”

Agora que você já passou pelo passo 1 e 2, já definiu quem fará o mapeamento e já identificou a questão crítica do seu processo de compras, é hora de fazer o primeiro desenho. O desenho da situação atual. Este desenho é chamado de “as is”, traduzindo significa: como é. Ou seja, você fará o desenho do processo como ele é, ou como ele acontece hoje.

Atenção! É comum as pessoas se perderem nessa hora. Por isso, enfatize e mentalize que você não pode desenhar o processo como você gostaria que ele fosse. Você deve desenhar o processo como ele de fato é.

Escolha a notação que você utilizará

Ao contrário do que as pessoas pensam, fluxograma é uma notação específica. Um nome próprio. Porém, o termo fluxograma foi generalizado, pois é um método muito antigo de desenhar processos. Então, os desenhos de processos são popularmente chamados de fluxogramas. Entretanto, fluxograma é só mais uma notação entre tantas outras notações. O que diferencia uma notação da outra são seus elementos, ou seja, seus ícones. Cada notação possui ícones diferentes.

Concluindo, existem várias notações para você desenhar processos. Antes de começar o desenho, você precisa escolher qual você vai usar. Eu vou citar algumas:

• Fluxograma;
• EPC (Event-driven Process Chain);
• UML (Unified Modeling Language);
• IDEF (Integrated Definition Language);
• Value Stream Mapping
• BPMN (Business Process Model and Notation).

A fim de não me estender, vou detalhar aqui as duas mais populares:

Fluxograma

Eu fiz um texto sobre fluxograma que é muuuuito acessado aqui no blog. Por isso, eu não vou falar sobre fluxograma aqui e sim vou colocar o link deste texto que eu mencionei. Se você quiser saber TUDO sobre isso, leia o texto. Ele se chama 5 passos para a criação de um fluxograma. 

Mas, caso você já conheça a notação de fluxograma por ela ser muito popular e estar disponível no Microsoft Office (Word, Excel e Powerpoint), baixe o material e conheça melhor todos os 28 ícones do fluxograma que compõem esta notação.

BPMN

BPMN é a minha notação preferida. Por vários motivos. Um deles é que você pode desenhar em notação BPMN e futuramente usar o desenho para automatizar o processo. Diferente da notação de fluxograma que você não consegue automatizar depois.

Além disso, apesar de não ser uma notação muito popular, BPMN é a notação mais utilizada por especialistas em processos. No vídeo abaixo, eu trago um exemplo de um processo de compras sendo desenhado com a notação BPMN. É um vídeo bem rápido:

Mãos na massa

Agora que você já escolheu qual notação vai utilizar é hora de começar a desenhar o processo. Lembre-se, nessa etapa o objetivo é que você compreenda como as atividades estão sendo executadas no cenário atual, o processo “as is”. Sendo assim, para fazer o desenho é preciso que você e sua equipe descubram as reais condições do processo.

Passo 4: Analise os problemas

Agora que você já tem o desenho do processo, você precisa analisar os problemas que estão inseridos nele. Lembra que lá no passo número 2 nós identificamos os motivos para estudar o processo? Pois bem, é hora de identificar os problemas relacionados com a questão crítica. Quer um exemplo? Vamos lá!

Digamos que sua questão crítica seja: diminuição do tempo de reabastecimento para agilizar entregas e aumentar marketshare. O que você vai fazer? Analisar o desenho que você fez (o “as is”) e eliminar tarefas do processo. 

Problemas x questão crítica

É nessa etapa que levantaremos todos os problemas que estão acarretando na sua questão crítica. Se, por exemplo, um dos seus pontos críticos é a qualidade insatisfatória dos materiais ou insumos, o que pode estar levando a isso é uma falta de parâmetros específicos no processo de avaliação do fornecedor. Como também, erros no processo de especificação das características dos materiais, itens entregues pelo fornecedor fora do padrão especificado e assim por diante. Portanto, todos esses pontos de atenção devem estar claros dentro do desenho do processo.

Resumo do passo 4

1. Observar no desenho do processo atual (“as is”) os pontos de falha;
2. Verificar no processos quais os pontos que impedem o sucesso do objetivo que você traçou no item 2: questão crítica;
3. Listar todas as mudanças necessárias que precisam ser urgentemente melhoradas.

Passo 5: Desenvolva o fluxograma de compras ideal – “To be”

Nesta etapa do processo faremos uma versão 2 do desenho. Ou seja, pegaremos o processo “as is” e aplicaremos as mudanças necessárias. Quando você estiver no passo número 5, significa que você já escolheu a sua equipe, identificou as questões críticas, analisou a situação atual do processo de compras e encontrou os problemas que precisa resolver. Ou seja, já temos tudo que precisamos para desenvolver o fluxograma ideal para o processo de compras da sua empresa.

Na hora de realizar esse trabalho, lembre-se de sempre buscar a eliminação da burocracia. Assim como, a simplificação, a diminuição de ruídos de comunicação, a redução do tempo de ciclo e a automatização. Para ajudar você nesta etapa, eu trouxe um material famoso no nosso blog. Ele vai dar bastante ideias a você de como melhorar o processo. Portanto, não perca tempo, não perca o link, faça o download no botão abaixo:

Passo 6: Implante, monitore, melhore

Você e sua equipe fizeram o fluxograma da área de compras. Agora, mãos na massa! Implemente as melhorias. Coloque-o em ação. Monitore os resultados obtidos a partir da sua implementação e busque melhorá-lo sempre. De tal forma que o seu processo estará em constante evolução. Melhoria contínua. Ou seja, o famoso e poderoso PDCA!

Não deixe o fluxograma na gaveta, jamais!

De que adianta você e sua equipe trabalhar no mapeamento do processo de compras, identificar as questões críticas, as desconexões, desenvolver o fluxograma ideal e deixar ele de lado? Não cometa esse erro.

Se você fazer o desenho do processo, o “fluxograma” do processo de compras, verá o quão trabalhoso e demorado essa atividade pode ser. Portanto, jamais deixe-o parado na gaveta. Ele deve obrigatoriamente ser feito por algum motivo. Deve entregar resultado para a empresa. Não pode ficar preso e congelado na gaveta.

Conheça o SIPOC para conhecer o fluxo de compras

Eu quero te apresentar o SIPOC. Sabe por quê? Porque o SIPOC é uma ferramenta muito poderosa para conhecer processos e ele é mais rápido de ser feito do que um mapeamento completo do processo. O SIPOC pode ser o primeiro passo para você que está começando a pensar em melhorias de processo. Ele traz uma visão mais ampla do processo. Entretanto, muito eficaz. Dependendo da sua questão crítica, o SIPOC já será suficiente para resolver o seu problema. Eu apresentei um webinar sobre isso. Tudo que você precisa saber sobre SIPOC! 

Uma forma prática de melhorar seu processo de compras

Se você achou muito complexo fazer o mapeamento do seu processo de compras, ou não tem uma equipe que possa se dedicar a realizá-lo em tempo hábil, mas mesmo assim você tem problemas com as solicitações feitas ao departamento e a falta de padrão, eu tenho uma notícia muito feliz para te dar: existe uma forma simples de iniciar a melhoria dos processos do setor. Não, não é uma solução milagrosa, muito menos mágica. É uma ferramenta fantástica chamada Zeev!

Zeev veio para acabar com a dor de cabeça dentro das organizações. Mas por quê  Zeev é uma forma prática de melhorar o seu problema com o setor de compras? Pois bem, Zeev permite que você faça o mapeamento, desenhe o seu fluxograma e automatize seu processo, conforme a realidade da sua empresa. Porém, Zeev também traz uma série de processos já mapeados e prontos para serem utilizados, inclusive da área de compras! Veja só:

Zeev tem processo de:

• Compra de materiais diretos;
• Aquisição de materiais de escritório;
• Passagem aérea;
• Hospedagem;
• Compras nacionais;
• Compras internacionais;
• Aquisição de bens de informática;
• Locação de espaços;
• Devolução de itens;
• E muito, muito mais!

Ao todo, já são 30 processos que a sua área de compras já terá prontos para uso, beneficiando a sua empresa como um todo. Além disso, enquanto vocês utilizam esses processos já automatizados, vocês podem ir mapeando o fluxograma específico para outro processo importante. Dessa forma, vocês dão um passo na melhoria da rotina do setor, sem precisar esperar que o fluxograma principal fique pronto, minimizando desperdícios e melhorando a produtividade.

Zeev ainda tem mais…

Sim, Zeev ainda conta com mais de 400 processos prontos, distribuídos pelos diferentes departamentos. Sem contar que ainda é possível incluir manuais, políticas, instruções de trabalho, acordos, e muito mais na ferramenta. Assim, todos saberão onde encontrar as informações e terão a versão mais atual delas. É o casamento perfeito entre processos e informações!

Melhoria de processo é fundamental

Espero ter lhe ajudado a entender um pouco mais sobre mapeamento de processos. O setor ou departamento de compras com certeza merece muita atenção. Pois, além de ser um departamento que presta serviços para os demais, lida com muito dinheiro. Uma má gestão de compras tem seus impactos diretos no desempenho da organização.

De fato, fico feliz que você tenha tido a iniciativa de desejar um processo melhor. Agora, basta você seguir esses passos e desenhar o seu processo de compras. Ou ainda, desenhar ele enquanto se beneficia do Zeev.  Eu, Bruna, fico à disposição. Caso você tenha alguma pergunta, pode me contatar que será um prazer ajudar você!

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Afirmo, com gratidão, que milhares de pessoas nos acompanham. Milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Oportunidades não surgem. É você quem as cria .” Chris Grosser.

Um abraço, pessoal!