A gestão financeira é o coração da empresa, logo sua saúde é fundamental quando falamos em vida longa às organizações. Sei bem que lidar com planilhas imensas cheias de números não é uma atividade fácil. Por este motivo, vou falar aqui sobre como a tecnologia da informação (TI) pode auxiliar na escolha de uma ferramenta para a gestão financeira.
A utilização de ferramentas para gerir processos que lidam com fluxo de dinheiro apresenta diversas vantagens. Além de tornar a vida dos profissionais mais simples, torna também a empresa mais eficaz.
Isso significa que, ao falarmos de TI para as áreas de negócio, estamos tratando de melhorias que afetam não só o negócio da empresa, mas também a rotina dos profissionais que nela trabalham. Acompanhe o texto e saiba mais sobre o assunto!
Como a TI ajuda na escolha das ferramentas para gestão financeira
Para escolher as melhores tecnologias e os softwares para gestão financeira, é necessário considerar alguns itens como a viabilidade técnica e a compatibilidade com as ferramentas existentes. É por esse motivo que o setor de TI tem um papel fundamental nessa avaliação.
Conhecer as tarefas e necessidades do departamento financeiro também é essencial para definir qual ferramenta escolher. No mercado há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para fins específicos, mas o que fazer quando nenhuma delas atende às necessidades reais da empresa?
Uma das opções é a contratação de algo mais moldável, como a automatização do processo com uma ferramenta de modelagem, chamada BPMS. Como sei que todo o processo financeiro manuseia muitos documentos, vou falar também de uma ferramenta capaz de gerenciar esses documentos, o ECM.
Ambas as ferramentas são indispensáveis e precisam ser conhecidas pelo setor de TI de qualquer empresa. Acompanhe os próximos tópicos e saiba o porque!
BPMS
A ferramenta BPMS é um sistema que permite automatizar, gerenciar e controlar os processos, atividades e tarefas de uma empresa. O principal benefício é que o software é totalmente adaptável conforme o funcionamento do processo.
Um exemplo vai ajudar você a entender melhor como um BPMS contribui na gestão das finanças: o seu uso na automatização dos fluxos de pagamento.
BPMS e fluxos de pagamento
Muitas organizações gerenciam um grande volume de documentos fiscais e pagamentos aos fornecedores e funcionários. Por isso, é comum que haja débitos atrasados, notas extraviadas, reclamações, tarefas repetidas, esquecimento de faturamento e outros desgastes na rotina de trabalho.
Um BPMS permite, por exemplo, controlar as notas fiscais de maneira automática. É possível também criar um portal no qual pagamento e recebimentos, tanto quando reembolsos, possam ser solicitados de forma independente pelos clientes, fornecedores e funcionários.
Se quiser compreender ainda mais a fundo como funciona esse processo, sugiro que dê uma olhadinha neste vídeo que mostra, rapidamente, uma demonstração de um fluxo de pagamentos.
Basicamente, esse processo funciona da seguinte forma:
- você desenha o fluxo do processo (a sequência das atividades);
- depois, automatiza o processo, incluindo algumas regras — aqui você pode ver um vídeo curtinho sobre como automatizar e modelar processos no Orquestra BPMS;
- na automatização, você dirá quem é o responsável por realizar cada tarefa — digamos que a Maria será a responsável por pagamentos de faturas de material e o João pelo faturamento de serviços de clientes, por exemplo.
Com a automatização, cada tarefa tem um responsável único e somente ele poderá executá-la. Isso impede que mais de uma pessoa realize a mesma atividade — o que resulta em menos retrabalhos e mais eficiência. Além disso, você poderá ter total autonomia para realizar essa automação de maneira independente.
Outro ponto que vale a pena ser mencionado é que, com essa iniciativa, você também saberá quanto tempo a atividade levou para ser realizada — um indicador que é essencial para a eficácia do monitoramento de processos.
ECM
Enterprise Content Management — esse é o significado para a sigla ECM. Como podes ver, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que, traduzidas, significam gestão de conteúdos empresariais. Como o próprio nome explicita, o ECM contribui com a administração de informações dentro da empresa.
Todas as empresas gerenciam documentos, certo? Papel para cá, papel para lá, arquivo morto, pastas suspensas, armários repletos de relatórios etc. O objetivo do ECM é realizar o controle da vida útil de um documento e tornar os processos mais rápidos e eficientes.
Em processos da gestão financeira, o ECM tem um valor ainda maior, pois consegue gerenciar documentos e notas fiscais de maneira eficaz, reduzindo erros. Os documentos deixam de ser papeis e passam a ser documentos eletrônicos. A própria nota fiscal já é eletrônica, não é mesmo?
Além disso, o ECM pode ajudar as instituições financeiras a se adequarem às normas do Banco Central, por exemplo. O BC estabelece padrões de captura, armazenamento, indexação dos documentos, assinaturas digitais e cópias de seguranças —requisitos que o ECM atende.
ECM e gestão de multas
Outra aplicação do ECM é na organização das rotinas de responsabilização e pagamento das multas de trânsito. Se sua empresa é dona ou administradora de uma frota de veículos ou é uma locadora, você sabe que gerenciar as multas de trânsito recebidas requer um bom trabalho.
Além de armazenar documentos, o ECM permite pagar essas multas e realizar as rotinas de responsabilização dos funcionários de forma automática. As informações são extraídas do documento digitalizado e um sistema vai cruzá-las com dados de utilização dos veículos.
Assim, as multas são associadas aos condutores dos veículos. Sem dúvidas, esse é um grande ganho de tempo e economia, você não acha?
Em resumo, um BPMS otimiza a entrega de serviços ou produtos e o ECM acelera o acesso à informação. Como profissional de TI, se você conhecer estas ferramentas muito bem, conseguirá implementar melhorias em qualquer processo e em qualquer negócio!
Espero que você tenha gostado do texto! Qualquer dúvida, ou sugestão, deixe um comentário aqui que eu responderei em seguida. Até o próximo post!
