Boas ferramentas de gestão financeira podem salvar a vida do seu negócio. As finanças são o coração de qualquer empresa e, como tal, precisam se manter saudáveis. Sendo um tema que envolve uma grande quantidade de números, onde qualquer erro pode gerar importantes impactos, a melhor solução para evitar equívocos é automatizar processos.
A utilização de ferramentas automatizadas para gerir processos que lidam com fluxo de dinheiro apresenta diversas vantagens. Além de tornar a vida dos profissionais mais simples, também proporciona às empresas eficácia e otimização de resultados.
É impossível falar de automatização e ferramentas sem entrar no tema de TI. A implantação de novas soluções desse tipo também impacta na rotina dos profissionais responsáveis por essa área, já que são eles os que dão suporte aos funcionários que utilizam tais recursos. Por isso, sua opinião também é fundamental.
Nesse sentido, o melhor é que qualquer decisão seja tomada em conjunto, envolvendo tanto os responsáveis pela gestão financeira como os profissionais de tecnologia da informação. Neste texto, contamos como a TI pode ajudar no processo de escolha de uma ferramenta desse tipo.
Conhecendo as ferramentas de gestão financeira
Na hora de escolher as melhores tecnologias e softwares para gestão financeira, é necessário considerar também itens, como a viabilidade técnica da solução e sua compatibilidade com as ferramentas existentes. É por esse motivo que o setor de TI representa um papel fundamental nesse momento.
Para alcançar esse encaixe entre uma nova ferramenta e a estrutura existente na organização, uma opção é contratar algo mais moldável. Nesse caso, pode-se eleger um BPMS, ferramenta que permite automatizar um processo por meio de modelagem.
Por outro lado, é importante lembrar que processos financeiros pressupõem o manuseio de uma grande quantidade de documentos. Para atender a essa necessidade, existe o ECM.
Ambas ferramentas são indispensáveis e precisam ser conhecidas pelo setor de TI de qualquer empresa. Acompanhe os próximos tópicos e saiba o porquê!
BPMS
O BPMS (Business Process Management System) é um sistema que permite automatizar, gerenciar e controlar os processos, atividades e tarefas de uma empresa. O principal benefício do software é poder adaptar-se totalmente ao funcionamento do processo por meio de modelagem.
Dentro de seu funcionamento, um sistema BPM inclui:
- ferramentas para a modelagem de processos;
- mecanismos de fluxos de trabalho e regras de negócio;
- ferramentas para a execução de simulações e testes.
Desde uma perspectiva geral, um BPMS serve para melhorar a eficiência, a eficácia e a produtividade dos processos de uma organização, impactando diretamente em sua rentabilidade.
Um exemplo vai ajudar você a entender melhor como um BPMS contribui para a gestão das finanças de uma empresa: o seu uso na automatização dos fluxos de pagamento.
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BPMS e fluxos de pagamento
Muitas organizações gerenciam um grande volume de documentos fiscais e pagamentos aos fornecedores e funcionários. Por isso, é comum que haja débitos atrasados, notas extraviadas, reclamações, tarefas repetidas, esquecimento de faturamentos e outros desgastes na rotina de trabalho.
Um BPMS permite, por exemplo, controlar as notas fiscais de maneira automática. É possível também criar um portal no qual pagamentos, recebimentos e reembolso podem ser solicitados de forma independente pelos clientes, fornecedores e funcionários.
Se quiser compreender ainda mais a fundo como funciona esse processo, sugiro que dê uma olhadinha neste vídeo que mostra, rapidamente, uma demonstração de um fluxo de pagamentos.
Basicamente, esse processo funciona da seguinte forma:
- você desenha o fluxo do processo (a sequência das atividades);
- depois, automatiza o processo, incluindo algumas regras — aqui você pode ver um vídeo curtinho sobre como automatizar e modelar processos no Orquestra BPMS;
- na automatização, você dirá quem é o responsável por realizar cada tarefa — digamos que a Maria será a responsável por pagamentos de faturas de material e o João pelo faturamento de serviços de clientes, por exemplo.
Com a automatização, cada tarefa tem um responsável único e somente ele poderá executá-la. Isso impede que mais de uma pessoa realize a mesma atividade — o que resulta em menos retrabalhos e mais eficiência. Além disso, você poderá ter total autonomia para realizar essa automação de maneira independente.
Outro ponto que vale a pena ser mencionado é que, com essa iniciativa, você também saberá quanto tempo a atividade levou para ser realizada — um indicador que é essencial para a eficácia do monitoramento de processos.
ECM
O ECM (Enterprise Content Management) é um sistema criado para a gestão de conteúdos empresariais. Como o próprio nome explicita, o ECM contribui com a administração de informações dentro da empresa.
Todas as empresas gerenciam documentos, certo? Papel para cá, papel para lá, arquivo morto, pastas suspensas, armários repletos de relatórios etc. O objetivo do ECM é realizar o controle da vida útil de um documento e tornar os processos mais rápidos e eficientes.
Em processos da gestão financeira, o ECM tem um valor ainda maior, pois consegue gerenciar documentos e notas fiscais de maneira eficaz, reduzindo erros. Os documentos deixam de ser papéis e passam a ser documentos eletrônicos. A própria nota fiscal já é eletrônica, não é mesmo?
Entre as ações empresariais que podem se beneficiar de um ECM, estão:
- gestão de documentos e registros;
- fluxos de trabalho (workflows);
- diretórios de rede;
- gestão de contratos;
- licenças e alvarás;
- relatórios financeiros;
- ordens de compra;
- procedimentos de RH;
- notas fiscais;
- entre outros.
Além disso, o ECM pode ajudar as instituições financeiras a se adequarem às normas do Banco Central, por exemplo. O BC estabelece padrões de captura, armazenamento, indexação dos documentos, assinaturas digitais e cópias de segurança — requisitos que o ECM atende.
ECM e gestão de multas
Outra aplicação do ECM é a organização das rotinas de responsabilização e pagamento das multas de trânsito. Se sua empresa é dona ou administradora de uma frota de veículos ou é uma locadora, você sabe que gerenciar as multas de trânsito recebidas requer muito trabalho.
Além de armazenar documentos, o ECM permite pagar essas multas e realizar as rotinas de responsabilização dos funcionários de forma automática. As informações são extraídas do documento digitalizado e um sistema vai cruzá-las com dados de utilização dos veículos.
Assim, as multas são associadas aos condutores dos veículos. Sem dúvidas, esse é um grande ganho de tempo e economia, você não acha?
Ajudando no mapeamento dos processos financeiros
Uma vez que o profissional de TI conhece as ferramentas de gestão financeira e sabe quais são as situações nas quais se pode aplicá-las, ele está apto a ajudar os profissionais do setor de finanças a mapear os processos da empresa.
Essa troca é muito importante para que a ferramenta seja adequadamente escolhida. O setor de finanças vai precisar conhecer um pouco sobre os softwares, assim como o responsável da TI deverá aprender sobre as tarefas e necessidades do departamento financeiro.
Uma vez que ambos setores estejam alinhados, é hora de mapear os processos da empresa em conjunto. Assim, será possível identificar o que pode ser automatizado e definir qual a melhor forma para fazê-lo.
Além disso, esse processo também permitirá que se identifiquem desconexões e procedimentos incorretos. No momento em que isso ocorrer, ambos profissionais poderão definir juntos a melhor maneira de implementar uma melhoria no fluxo existente, criando um processo que simplifique as operações da empresa e aumente a sua rentabilidade.
Acompanhando a migração para o ambiente eletrônico
Migrar para o ambiente eletrônico não é uma tarefa fácil. Como vimos, os processos de gestão financeira muitas vezes são complexos e geram uma grande quantidade de dados e documentos.
No caso de um processo de contas a pagar, uma única compra pode gerar desde dois até dez documentos. Já imaginou quantos relacionados a compras podem ser gerados em um dia de trabalho de uma empresa? Centenas!
Entender como isso passará a ser realizado em um ambiente eletrônico é um desafio, e por isso o profissional de TI deve estar ao lado dos responsáveis pela gestão financeira. Enquanto o primeiro tem maior domínio sobre a ferramenta, o segundo conhece melhor o processo. Seu trabalho conjunto minimizará erros e tornará a migração mais simples.
Quando o assunto é otimizar a gestão financeira de uma empresa, a automatização de processos é uma ação mandatória. Escritórios com pilhas e mais pilhas de papel já são coisa do passado, o lean office está aí e veio para ficar. Os processos precisam ser cada vez mais simples e ágeis, otimizando recursos e eliminando ou minimizando erros.
Nesse sentido, as ferramentas de gestão financeira desempenham um papel fundamental. Enquanto o BPMS otimiza a entrega de serviços ou produtos, o ECM acelera o acesso à informação. Conhecer essas duas soluções e saber quando aplicá-las e como implementá-las é essencial para a atividade do profissional de TI, permitindo que ele colabore com a melhoria de qualquer processo, em qualquer negócio.
Os resultados da implantação dessas ferramentas são vários, e todos positivos. Os processos se tornam mais simples e enxutos, os erros são minimizados e os profissionais trabalham com mais tranquilidade e sem interrupções. No fim, tudo isso converte em rentabilidade para a empresa.
Espero que você tenha gostado do nosso texto sobre ferramentas de gestão financeira e que ele tenha lhe ajudado! Para continuar a receber informações sobre a melhoria de processos empresariais, assine agora mesmo a nossa newsletter!
