Entenda a importância da tecnologia da informação no RH

A tecnologia da informação no RH já é uma realidade presente em muitas empresas. Hoje em dia, a área de recursos humanos e suas ramificações cada vez mais necessitam da informática para otimizar suas tarefas cotidianas. Com isso, as ferramentas de TI ajudam a tornar o setor mais estratégico e menos operacional.

Nesse contexto, a união entre os analistas de TI e gestores de RH precisa ser intensificada, pois, somente com a colaboração mútua, as áreas poderão trabalhar em prol de resultados positivos para a organização.

Para que você entenda mais sobre a importância da tecnologia da informação no RH, listamos algumas situações em que essa união pode ser explorada. Ficou curioso? Então, nos acompanhe!

Dia a dia no RH: um caos total?

Que as atividades do setor de RH são complexas e possuem muitos impactos nós já conversamos aqui. Diariamente, os profissionais da área precisam organizar processos seletivos, gerar avaliação de performance, checar e responder e-mails, elaborar folhas de pagamento, gerenciar solicitações dos colaboradores da organização e, ainda, gerenciar uma série de outros documentos internos.

Quem vê assim, imagina um cenário estressante e pouco produtivo. Embora em muitos lugares ainda seja bem difícil e manual toda essa gestão, ela não precisa ser assim. É aí que entra o poder da tecnologia da informação. Com ferramentas desenvolvidas, essas tarefas podem ser executadas com muito mais facilidade, reduzindo gargalos e sendo mais eficientes.

Gestão eletrônica de documentos (GED/ECM) para processos de RH

É natural que os setores de recursos humanos precisem trabalhar com muitos documentos e grande volume de informações. O departamento de RH lida diariamente com dezenas de papeis, como cópia de identidade, atestados, diplomas, certificados, guias de pagamentos, entre outros. Algumas empresas guardam esses documentos em pastas físicas, mas isso pode ser feito eletronicamente, com uma ferramenta de gestão de documentos.

Nesse cenário, um sistema GED/ECM pode ser útil, pois fará com que estes documentos sejam organizados de maneira digital — permitindo que as informações sejam encontradas facilmente por um sistema de buscas. Além disso, toda essa documentação não precisa ocupar o espaço físico da empresa ou ainda um espaço locado especialmente para a guarda desses documentos.

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Automatização dos processos de RH (BPM)

Trazendo um complemento a estas novas possibilidades, a tecnologia da informação no RH também está relacionada ao BPM, ou seja, ao gerenciamento de processos de negócio. O que na prática, é sinônimo de automatização dos processos.

Assim, é possível utilizar um software que contribua para o aumento da produtividade, redução de custos, transparência dos processos e mais integração entre todos os funcionários da empresa. Veja dois exemplos:

Exemplo 1: Controle do home office

Com a reforma trabalhista aprovada, o trabalho no modelo home office foi regulamentado. Sendo assim, essa é uma tendência no mercado de trabalho, e cada vez mais colaboradores exercerão suas funções nessa modalidade.

Nesse sentido, os responsáveis pela área de TI podem trabalhar em parceria com o RH para o desenvolvimento de métodos ou programas que permitam o acompanhamento das horas trabalhadas pelos funcionários que trabalharam remotamente.

Assim, é possível ter um controle maior sobre o cumprimento da carga horária diária do colaborador. Da mesma forma, a remuneração de horas extras (caso existam) também pode ser feita com mais garantia e facilidade. Deixando de ser uma atividade manual que pode levar dias para ser realizada, passando a ser uma informação sempre pronta, e automatizada!

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Exemplo 2: Comunicação interna

Muitas empresas mantêm a comunicação interna sob a responsabilidade do departamento de RH. Desse modo, o setor de recursos humanos também pode ficar encarregado de enviar comunicados aos trabalhadores, enviar instruções de atividades por e-mail, manter canais de comunicação para receber críticas e sugestões, entre outras responsabilidades relacionadas.

Sendo assim, o departamento de TI pode colaborar com o desenvolvimento de sistemas de intranet, automatização de processos e outras ferramentas que facilitem a comunicação entre os funcionários e o setor de RH.

Um RH tecnológico

Estes são apenas dois exemplos, mas muitos outros processos podem ser automatizados. Vale ressaltar que toda essa transparência e modernidade contribui fortemente para o clima da empresa, pois mostra a preocupação do setor de recursos humanos ao entregar mais facilidade para todos os profissionais.

Em resumo, a presença da tecnologia da informação no RH pode simplificar a rotina das pessoas dentro da empresa, deixando as informações cada vez mais claras e acessíveis. Possibilitando que os profissionais que trabalham no departamento/área de RH estejam livres de atividades operacionais e possam dedicar-se a atividades mais estratégicas.

Então, você concorda com a importância do relacionamento estreito entre tecnologia da informação e recursos humanos? Agora é só colocar o aprendizado em prática e dar início a essa parceria de sucesso na sua empresa!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.