Diploma digital: mais um problema ou uma oportunidade?

Que a transformação digital nas Instituições de Ensino Superior chegou para ficar já não mais nenhuma novidade. O MEC tem divulgado vários decretos e portarias nos últimos anos justamente com essa finalidade.

Dando continuidade a esse movimento, na última terça-feira, dia 12 de março de 2019, foi a vez da publicação da tão esperada Portaria nº 554/2019. Ela regulamenta a expedição e o registro de diplomas em meios virtuais – o famoso Diploma Digital.

Como esse assunto, transformação digital para IES, já é nosso companheiro de longa data, resolvi escrever sobre o que é essa nova portaria e como ela se insere nesse contexto de transformação. Você ficou curioso? Então me acompanhe e descubra!

O que é a Portaria nº 554/2019?

Como já mencionado, essa portaria regulamenta a emissão e o registro de diplomas digitais para cursos de graduação em Instituições de Ensino Superior. Segundo ela, para um diploma ser considerado digital, ele precisa ter sua existência, emissão e seu armazenamento inteiramente no meio digital, além da validade jurídica assegurada com o uso de assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

Pontos importantes da Portaria nº 554/2019

Como esperado, a portaria define uma série de orientações para a geração, registro, representação e disponibilização destes diplomas. Veja:

Regras para emissão e registro dos diplomas digitais

A portaria não tem o intuito de revogar as normas estipuladas na Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018. Sendo assim, as regras válidas continuam sendo as previstas na regulamentação anterior.

Quer saber mais sobre a Portaria nº 1.095? Veja em:Diplomas IES

Padrão de formato e informações para o diploma digital

Fica definido pela portaria que o diploma digital possuirá formatação XML, com assinatura digital específica. Quanto às informações contidas no diploma, continuam sendo as instituídas na Portaria 1.095/2018.

Segurança das informações

A utilização de assinatura digital no padrão ICP-Brasil garante a segurança, integridade e autenticidade das informações contidas nesses documentos. Essa informação é válida tanto para os diplomas digitais, quanto para os termos de responsabilidade de expedição e registro destes documentos.

Também é instituído que o arquivo XML do diploma digital deve estar vinculado a uma URL única. Dessa forma, fica facilitada a consulta ao status deste documento a qualquer momento.

Representação visual do diploma digital

Até então, as informações do diploma digital estão apresentadas em um arquivo do tipo XML. Mas e para a visualização, como fica? Pensando na tradição e no costume de exibir o diploma, foram instituídos mecanismos para possibilitar a geração da imagem desse documento. Sendo assim, além de utilizá-los, a IES deve garantir ao diplomado um dispositivo que permita a conversão de arquivo XML em imagem.

Vale ressaltar que o diploma digital é o arquivo XML, e que a imagem dele é apenas uma representação visual e que deve zelar pela exatidão e fidedignidade das informações contidas no XML.

Requisitos técnicos

A portaria descreve uma série de requisitos e disposições técnicas para a emissão, registro, disponibilização dos diplomas digitais. Ainda fica mencionado no documento que o MEC disponibilizará alguns recursos em seu portal oficial, bem como uma página específica para os diplomas digitais.

Acervo acadêmico

Como já esperado, os diplomas digitais passam a fazer parte do acervo acadêmico. Com isso, devem respeitar ao Decreto 9.235 e à Portaria nº 315/2018, sendo que esta última trata especificamente da digitalização do acervo.

 

Cobrança

A emissão e o registro dos diplomas digitais não implicam em cobrança ao aluno. A única exceção é nos casos em que este desejar obter o documento impresso e em especificações de papel e tratamentos gráficos especiais.

Prazo para adequação

A pergunta que não quer calar: qual o prazo para adequação à nova portaria? Então, as IES têm 24 meses para se adequarem às novas regras contadas a partir da data da publicação da Portaria no Diário Oficial da União (nosso querido DOU). Veja bem, ela já foi publicada no dia 12 de março de 2019, portanto o tempo já está correndo! (tic-tac, tic-tac, tic-tac…).

Por trás das Portarias e do Decreto…

Engana-se quem acredita que todas essas mudanças são infundadas. Ou, pior ainda, que só é preciso se adequar às novas regras e pronto. Vá além dessa visão míope. Na verdade, as portarias e o decreto trazem consigo muita inovação e, consequentemente, muita oportunidade para as Instituições de Ensino Superior.

A comunidade acadêmica mudou muito nos últimos tempos e já está na hora da rede de ensino superior evoluir também. Hoje, os alunos buscam experiências digitais e praticidade. Não cabe mais manter um sistema burocrático e, de certo modo, arcaico. Hoje, tudo está conectado e na palma da mão, seja através de tablets ou smartphones.

Sabemos que os prazos podem ser apertados. No entanto, a palavra-chave é organização. A revisão e adequação dos processos hoje praticados são muito importantes. E, assim, aquelas IES que vencerem essa barreira e perceberem que essas mudanças na verdade são facilitadoras para a transformação digital, sairão na frente das demais. #ficadica!

Nesse cenário, todos ganham!

Em meio a todas essas modificações, fica claro que alunos, funcionários e professores saem ganhando. Processos inteligentes, padronização, organização, centralização de informações, redução de custos, de desperdícios, de retrabalhos e ganhos de produtividade e agilidade são apenas alguns dos benefícios. Acredite, há ainda muito mais…

Por isso, não deixe a tecnologia de lado! Utilize ferramentas que facilitem o mapeamento, modelagem e automatização de processos, como um BPMS. Centralize e digitalize suas informações com uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos, o famoso GED. Se elas se integrarem, melhor ainda!

Viu, as Portarias e o Decreto vieram para somar. Com a transformação digital, a IES melhora sua rotina e, de quebra, ainda disponibiliza um ambiente e uma experiência digital ao seu público. E o melhor de tudo: melhora a satisfação de todos os envolvidos!

Espero que eu tenha ajudado um pouquinho você. Que tal deixar seu comentário aqui no chat?

Até logo!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.