Diploma digital: mais um problema ou uma oportunidade?

O diploma digital, de acordo com o próprio Ministério da Educação, é uma ação de inovação tecnológica. Sendo assim, a implementação do diploma digital busca modernizar o processo de emissão e registros desses documentos nas Instituições de Ensino Superior públicas e privadas do Brasil.

Transformação digital para IES

Que a transformação digital nas Instituições de Ensino Superior chegou para ficar já não é mais nenhuma novidade. O MEC tem divulgado vários decretos e portarias nos últimos anos justamente com essa finalidade.

Dando continuidade a esse movimento, no dia 12 de março de 2019, o MEC publicou – a tão esperada por muitos do meio – Portaria nº 554/2019. Ela objetiva regulamentar a expedição e o registro de diplomas em meios virtuais – ou, para os íntimos, o Diploma Digital.

O que é a Portaria nº 554/2019?

Como já mencionado no início do texto, essa portaria regulamenta a emissão e o registro do diploma digital para cursos de graduação em Instituições de Ensino Superior, sejam elas privadas ou públicas. Segundo ela, para um diploma ser considerado digital, ele precisa ter sua existência, emissão e seu armazenamento inteiramente no meio digital, além da validade jurídica assegurada com o uso de assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

Pontos importantes da Portaria nº 554/2019

Como esperado, a portaria define uma série de orientações para a geração, registro, representação e disponibilização destes diplomas. Veja:

Regras para emissão e registro dos diplomas digitais

A portaria não tem o intuito de revogar as normas estipuladas na Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018. Sendo assim, as regras válidas quanto aos prazos e processos no que tange a emissão e registro do diploma continuam sendo as previstas na regulamentação anterior.

Quer saber mais sobre a Portaria nº 1.095? Veja em:Diplomas IES

Padrão de formato e informações para o diploma digital

Fica definido pela portaria que o diploma digital possuirá formatação XML, com assinatura digital específica. Quanto às informações contidas no diploma, continuam sendo as instituídas na Portaria 1.095/2018.

Segurança das informações

A utilização de assinatura digital no padrão ICP-Brasil garante a segurança, integridade e autenticidade das informações contidas nesses documentos. Essa informação é válida tanto para os diplomas digitais, quanto para os termos de responsabilidade de expedição e registro destes documentos.

Também é instituído que o arquivo XML do diploma digital deve estar vinculado a uma URL única. Dessa forma, fica facilitada a consulta ao status deste documento a qualquer momento.

Representação visual do diploma digital – RVDD

Até então, as informações do diploma digital estão apresentadas em um arquivo do tipo XML. Mas e para a visualização desse documento, como fica? Pensando na tradição e no costume de exibir o diploma, foram instituídos mecanismos para possibilitar a geração da imagem desse documento. Sendo assim, além de utilizá-los, a IES deve garantir ao diplomado um dispositivo que permita a conversão de arquivo XML em imagem.

Vale ressaltar que o diploma digital é o arquivo XML e que a imagem dele é apenas uma representação visual que deve zelar pela exatidão e fidedignidade das informações contidas no arquivo XML.

Acervo acadêmico

Como já esperado, os diplomas digitais passam a fazer parte do acervo acadêmico. Com isso, devem respeitar ao Decreto 9.235 e à Portaria nº 315/2018, sendo que esta última trata especificamente da digitalização do acervo.

 

Cobrança

A emissão e o registro dos diplomas digitais não implicam em cobrança ao aluno. A única exceção é nos casos em que este desejar obter o documento impresso e em especificações de papel e tratamentos gráficos especiais.

Requisitos técnicos

A portaria já descreve, de forma sucinta, uma série de requisitos e disposições técnicas para a emissão, registro e disponibilização dos diplomas digitais. No entanto, ela é ricamente complementada com uma norma técnica que foi disponibilizada pelo MEC apenas no dia 10 de dezembro de 2019, quase 9 meses após à publicação da portaria.

As novidades trazidas pela Norma Técnica

A norma técnica disponibilizada pelo MEC tem como principal objetivo detalhar aspectos técnicos do projeto diploma digital. Dessa forma, ela não altera, de forma alguma, qualquer um dos pontos trazidos tanto na Portaria 1.095/2018, quanto na Portaria 554/2019. 

Essa nota técnica era aguardada desde a publicação da Portaria 554/2019, em março de 2019. Isso porque, sem esses direcionamentos, ficava muito difícil ter um padrão para o processo de emissão e registro de diploma digital.

Sendo assim, eu separei 6 pontos importantes que a norma traz. Veja:

Arquivos XML

Desde que a portaria foi divulgada, sabíamos que o diploma digital seria um arquivo no formato Extensible Markup Language, popularmente conhecido como XML. No entanto, a norma traz uma visão mais clara da composição desse arquivo.

De acordo com o documento do MEC, o diploma digital será composto por 2 arquivos XMLs: o XML do Diplomado e o XML da Documentação Acadêmica. Veja a diferença entre eles no quadro abaixo.

Comparativo XMLs diploma digital

URLs do Diploma Digital

Assim como a existência de 2 arquivos XML, outro ponto trazido na norma técnica é a existência de 2 URLs para o diploma digital:

  • URL Única do Diploma Digital: Remete ao arquivo do XML do Diplomado. Busca facilitar a consulta ao status documento a qualquer tempo. É para essa URL que aponta o QR Code. Sendo assim, possui apenas os dados públicos.
  • URL Institucional do Diploma Digital: MEC o acesso aos diplomas por período de emissão e ser autenticado por certificação digital ICP-Brasil. No entanto, os detalhes da interface de consulta disponível ao MEC ainda serão definidos em procedimentos em ato específico. 

 QR Code e Código de Validação

 A Portaria 554/2019 trazia a informação de que teríamos um QR Code e um Código de Validação para assegurar as informações contidas no diploma digital. Na norma técnica, ficam definidas algumas orientações para esses dois itens. Veja:

Comparativo QR Code e Código de validação do diploma digital

Assinaturas necessárias

Outro ponto de esclarecimento da norma técnica é quanto às assinaturas necessárias para a emissão e o registro do diploma digital. No documento são trazidas 3 assinaturas:

 1. Assinatura do Decano: atesta que os processos intra-institucionais da IES, os requisitos da base curricular e da conferência de grau foram cumpridos. Está relacionada com os dados do XML do Diplomado.

 2. Assinatura do Reitor: atesta o grau ao diplomado, baseada no cumprimento dos requisitos necessários para tal e no atestado inicial feito pelo Decano. Assim como a assinatura do Decano, está relacionada com os dados do XML do Diplomado.

 3. Assinatura Institucional da IES: finaliza o processo de emissão e registro do diploma digital. Além disso, confere autenticidade, integridade e temporalidade de todas as operações efetuadas. Ocorre tanto sobre os dados do XML do Diplomado, quanto nos dados do XML da Documentação Acadêmica.

Sistema de consulta

Na Portaria 554/2019 era dito que as IES deveriam disponibilizar um local para consulta dos diplomas digitais emitidos, à fim de se verificar status e veracidade das informações. A norma técnica estabelece que esse local seja seguro e que fique disponível 24 horas, 7 dias da semana. Então, uma boa infraestrutura de TI será necessária para garantir esse aspecto.

LGPD

Se você não conhece essa expressão, aqui vai a sua tradução: Lei Geral de Proteção de Dados. Sim, a norma técnica está olhando para ela também. Em muitos momentos o documento cita a conformidade do diploma digital às exigências da LGPD. Portanto, se você seguí-la, estará em bons caminhos no que diz respeito aos dados pessoais dos seus diplomados.

Outros dados técnicos importantes 

Eu trouxe aqui dados que são fáceis de entender e relacionar. Porém, a norma cumpre o que promete: traz especificações técnicas de codificação e formatação dos arquivos XML e XSD. Se você é de TI e quiser saber mais detalhes, é preciso verificar na norma.

Para acessar a norma técnica, bem como os esquemas fornecidos pelo MEC e ter mais informações sobre diplomas digitais, o MEC disponibilizou uma página específica. Basta acessar esse link que você cairá diretamente lá. 😉

E o prazo para adequação, qual é?

A pergunta que não quer calar: qual o prazo para adequação à nova portaria? Então, as IES têm 24 meses para se adequarem às novas regras. Inicialmente, o prazo estava sendo contado a partir da data da publicação da Portaria no Diário Oficial da União (nosso querido DOU), ou seja, 12 de março de 2019.

Contudo, como a falta da norma técnica inviabilizava o início dos trabalhos, o prazo começou a ser contado a partir da sua divulgação, ou seja, 24 meses a partir do dia 10 de dezembro de 2019. Sendo assim, as IES tem até 10 de dezembro de 2021 para adequarem seu processo.

Por trás das Portarias e do Decreto…

Engana-se quem acredita que todas essas mudanças são infundadas. Ou, pior ainda, que só é preciso se adequar às novas regras e pronto. Vá além dessa visão míope. Na verdade, as portarias e o decreto trazem consigo muita inovação e, consequentemente, muita oportunidade para as Instituições de Ensino Superior.

A comunidade acadêmica mudou muito nos últimos tempos e já está na hora da rede de ensino superior evoluir também. Hoje, os alunos buscam experiências digitais e praticidade. Não cabe mais manter um sistema burocrático e, de certo modo, arcaico. Hoje, tudo está conectado e na palma da mão, seja através de tablets ou smartphones.

Veja um exemplo na prática

Como eu disse, a comunidade acadêmica mudou. Por isso, é preciso mudar os processos da organização. Pensando nisso, eu trouxe um vídeo curtinho que mostra como o processo de matrícula pode ser diferente. Ele pode ser completamente digital. Veja só:

Sabemos que os prazos para todas essas mudanças que o MEC vem trazendo podem ser apertados. No entanto, a palavra-chave é organização. A revisão e adequação dos processos hoje praticados são muito importantes. E, assim, aquelas IES que vencerem essa barreira e perceberem que essas mudanças na verdade são facilitadoras para a transformação digital, sairão na frente das demais. #ficadica!

Nesse cenário, todos ganham!

Em meio a todas essas modificações, fica claro que alunos, funcionários e professores saem ganhando. Processos inteligentes, padronização, organização, centralização de informações, redução de custos, de desperdícios, de retrabalhos e ganhos de produtividade e agilidade são apenas alguns dos benefícios. Acredite, há ainda muito mais…

Por isso, não deixe a tecnologia de lado! Utilize ferramentas que facilitem o mapeamento, modelagem e automatização de processos, como um BPMS. Centralize e digitalize suas informações com uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos, o famoso GED. Se elas se integrarem, melhor ainda!

 

Viu, as Portarias e o Decreto vieram para somar. Com a transformação digital, a IES melhora sua rotina e, de quebra, ainda disponibiliza um ambiente e uma experiência digital ao seu público. E o melhor de tudo: melhora a satisfação de todos os envolvidos!

Até logo!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.