5 dicas para melhorar o seu Sistema de Gestão da Qualidade

Controlar um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) não é uma tarefa fácil. Essa responsabilidade exige um conhecimento extenso dos processos da empresa. Se você é um dos responsáveis pelo Sistema de Gestão sabe bem que além de controlar não conformidades, a sua visão está sempre voltada a melhorar continuamente os processos. 

Para otimizar é necessário entender os requisitos da norma, os requisitos legais, como também os requisitos dos clientes! Tantas informações para serem analisadas que uma hora a nossa mente da um nó! Afinal, qual o melhor caminho seguir? Por onde devo começar? Será que a causa raiz é esta mesmo? 

Foi exatamente pensando em ajudar você e simplificar a sua rotina que trouxemos estas 5 dicas que todo responsável pelo sistema de gestão deveria conhecer! Vamos lá!

1. Pare de controlar documentos manualmente

O dia a dia de uma empresa que tem um SGQ inclui o controle de documentos baseando-se nos requisitos da norma ISO. Seja ela 9001, 14001, TS 16949, etc. Isso inclui documentos como: manual da qualidade, políticas da qualidade, procedimentos, instruções, registros e toda aquela informação documentada que você precisa controlar. Em consequência disso, dependendo do tamanho da organização o volume de material pode ser enorme.

Eu poderia apostar que você controla esses documentos de modo manual (e-mail, caneta, papel). Consequência disso: eles acabam roubando MUITO do seu tempo produtivo e deixando pouco espaço para outras atividades mais estratégicas e menos burocráticas. Além disso, também há o tema da segurança, rastreabilidade, aprovação e tudo mais que evidencia que você de fato, faz algum controle.

Automatize esta tarefa

Com uma ferramenta de BPMS você pode criar um fluxo automatizado para controlar toda a sua gestão de documentos. Veja como poderia ser o processo:

  1. Alguém solicita atualização do documento pelo sistema
  2. O próprio solicitante realiza as modificações (você sai de cena)
  3. A tarefa volta para você, apenas para análise e para a aprovação do SGQ
  4. Se o SGQ reprovar a modificação, ela retorna para o solicitante
  5. Se o SGQ aprovar a modificação, ela segue para aprovação do superior dono do documento
  6. Superior aprova modificação do documento e assina eletronicamente
  7. Documento é armazenado e versionado no próprio sistema

Simples. Rápido. Sem e-mails. Sem canetas. Sem papel impresso. Sem pastas e sem desperdícios! Em resumo, o que você viu foi um workflow automatizado de controle de informações documentadas, que pode ser feito com um BPMS. Garantindo segurança e rastreabilidade em um ambiente totalmente digital.

2. Facilite a rastreabilidade dos seus registros

Outro desafio que você enfrenta é o controle e rastreabilidade dos registros da empresa. Esse requisito, obrigatório na norma ISO, exige o controle de vários tipos de registros, os quais se referem a atividades realizadas diariamente na empresa.

Como exemplo, esses registros podem incluir desde o monitoramento e a medição de equipamentos de calibração até resultados de auditorias internas e ações corretivas. Todos eles devem estar armazenados de maneira segura e facilmente acessíveis, embora essa seja uma condição que não é simples de garantir.

Para facilitar esse processo e eliminar de uma vez por todas a insegurança na hora de buscar algum registro armazenado, a dica aqui é usar uma ferramenta de ECM. Pois, o ECM faz toda a gestão da informação, desde a captura, leitura do documento, armazenamento, preservação, controle e até a eliminação no prazo que você determinar! Além disso, você conseguirá em poucos cliques localizar um registro com agilidade sempre que for necessário.

3. Utilize ferramentas para auxiliar a disseminação de conhecimento

Imagine agora que você criou um novo procedimento. O documento foi finalizado, teve sua versão identificada e está pronto para ser distribuído. Provavelmente, há várias pessoas envolvidas com essa informação. Algumas precisam apenas conhecê-la, outras devem ser treinadas de acordo com seus requisitos. Independentemente do nível de envolvimento das partes interessadas, realizar essa disseminação manualmente pode aumentar o risco de falhas no processo.

Cometer erros na hora de distribuir uma informação tem um nome: problema de comunicação. Logo, para não ficar exposto a esse tipo de situação, o melhor é usar ferramentas que auxiliem no processo de disseminação do conhecimento.

Utilize ferramentas gratuitas para te ajudar

A dica aqui é você utilizar o software Loom, já que é gratuito, para melhorar a disseminação das informações dentro da empresa. Já usou? Eu uso com muita frequência! Ele grava a tela do computador, o seu rosto explicando (ou sua foto) e o áudio! Portanto, é ideal para uma explicação rápida e eficaz!

Veja também:

Comunicação na era digital

4. Troque procedimentos escritos por fluxogramas automatizados

Cada pessoa capta informação de maneira diferente. Para algumas, conteúdos escritos são a melhor opção. Entretanto, para outras pessoas, formatos visuais podem ser muito úteis. Porém, mesmo existindo essas diferentes possibilidades, elas estão sujeitas a falhas. Quando as pessoas executam os processos, dificilmente elas lembram de ler no procedimento a forma certa de fazer.

Para melhorar a qualidade na execução dos seus processos, você pode trocar textos explicativos por fluxogramas automatizados. Dessa forma, após realizar o mapeamento das tarefas, você configura quem executa o que, com qual tempo/prazo, quem aprova o que, qual a sequência em que as atividades acontecem, etc.

Assim, o conhecimento não está mais na cabeça das pessoas e tampouco numa folha de papel. Quando você automatiza, você traz vida ao processo que começa a ser executado sozinho, lembrando as pessoas quando e o que elas precisam executar no dia a dia do trabalho.

5. Pense na jornada do cliente, acima de qualquer burocracia

“Indivíduos e interações entre eles mais que processos e ferramentas”, já dizia o Manifesto Ágil. Hoje em dia, o conceito de lean office (escritório enxuto) é cada vez mais buscado. Dessa maneira, busca-se diminuir a burocracia e valorizar a jornada do cliente evitando qualquer empecilho que cause dificuldades ou esperas desnecessárias.

Esse novo fluxo de valor, mais otimizado e produtivo, deve concentrar-se nos aspectos que realmente fazem diferença para o cliente. Para definir o que é relevante para o consumidor, vale a pena analisar tanto a jornada desde o primeiro contato com a empresa quanto as etapas que fazem parte do processo de pós-venda.

Como definir o que é relevante? A ISO 9001:2015 já define requisitos obrigatórios, mas também deixa margem para que a empresa personalize seu SGQ de acordo com suas necessidades. É justamente nesse ponto que você deve concentrar sua análise e se perguntar: o que é apenas burocracia e o que de fato agrega valor ao cliente no meu processo?

Veja mais:

Jornada do cliente e processos: qual a relação?

E a última dica, e não menos importante é:

Lembre-se: nunca se torne um escravo do processo, documentando tudo. Por isso, faça seu sistema de gestão uma área que agrega valor para a empresa e que, inclusive, traz resultados!
Até mais!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.