Descarte de documentos: guia completo sobre o Decreto 10.278/2020 [Com vídeo + Ebook]

Digitalizei o papel, posso jogar fora? Por muito tempo, essa foi a dúvida de muita gente. Mas parece que as questões relacionadas ao descarte de documentos digitalizados chegaram ao fim.

No dia 18 de março de 2020, o Presidente da República, Jair Bolssonaro, assinou o tão aguardado Decreto 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados. É sobre ele que eu quero falar hoje.

Uma espera longa

Talvez você não saiba, mas o Decreto de nº 10.278/2020 era aguardado há mais de 20 anos por muitos, inclusive por nós, da SML Brasil. Há muito tempo organizações de todo o país requisitavam por alguma legislação que garantisse que documentos digitalizados tivessem o mesmo valor jurídico que os documentos físicos. Veja um pouco da história envolvendo essa regulamentação:

1º Marco: Projeto de Lei do Senado, em 1995

Podemos dizer que o primeiro marco nessa história envolvendo a validade jurídica de documentos digitalizados foi no projeto de lei desenvolvido pelo Senado em 1995. Naquela época, um grupo fornecedores e usuários se uniu em prol desse objetivo. Na época, alguns países ao redor do mundo já tinham estruturas regulamentadoras para esse processo. Foi com base nesse fato que esse grupo passou a discutir o assunto. Vale lembrar que na época não existia certificação digital. Ou seja, esse primeiro projeto vei sem o amparo dessa tecnologia.

Contudo, naquela época gerou-se muita polêmica em torno do assunto. “Como assim, descartar documentos físicos?” Esse foi o questionamento que muitas entidades fizeram, incluindo cartórios, tabelionatos, e o próprio Conarq. A partir daí, essas entidades também entraram para o grupo de trabalho, a fim de participarem da construção da regulamentação. Como conclusão, em 1996 cria-se a Lei nº 22, considerada a lei que abriu as portas para tudo relacionado ao assunto no país nos dias de hoje.

Mas e a lei do microfilme, não era anterior?

Sim, muita gente pode estar questionando esses marcos. De fato, a Lei 5.433 que regula a microfilmagem de documentos digitais surgiu antes, em 1968. No entanto, o principal objetivo dessa regulamentação consistia na transformação de formato, ou seja, na transposição do formato em papel para a microfilmagem. Sendo assim, ela autoriza a transposição do formato do documento e a destruição do documento original, já lá em 1968.

Ou seja, na verdade não estava se buscando fazer nada de novo, apenas estava se ampliando o espectro de formatos, sem se limitar à microfilmagem.

2º Marco: Decreto 1.799, de 1996

O segundo marco dessa história está relacionado com o decreto divulgado em 1996. O principal objetivo do decreto era regulamentar a lei de 1968. Ou seja, instituir regras para que a microfilmagem de documentos oficiais fosse feita em segurança.

3º Marco: Projeto de Lei 3.173, de 1997

Como terceiro grande marco dessa linha de evolução, temos o projeto de lei 3.173, de 1997. Nesse projeto, já podemos notar uma grande evolução em relação aos demais que já haviam sido veiculados. Enquanto todos os outros falavam na transposição para microfilmagem, esse projeto olhava para os documentos produzidos e arquivados em meio eletrônico. Ou seja, não falava apensa dos arquivos físicos, mas também daqueles que já eram produzidos em meio digital, conhecidos como nato-digitais, além de expandir para outros formatos digitais que não só o microfilme.

Contudo, ele não teve seus próximos passos executados e acabou ficando esquecido, sem gerar a mudanças pelas quais muitos aguardavam.

4º Marco: Medida Provisória 2.200-2, de 2001

A virada do milênio trouxe também novos ares para o assunto. A medida provisória de 2001 fez uma das maiores contribuições para o assunto nos últimos anos: ela instituiu a Infraestrutura de Chaves públicas Brasileira, nosso famoso padrão ICP-Brasil. Sendo assim, ela passa a ser um grande marco regulatório para os documentos eletrônicos do nosso país.

Mas, veja bem, a medida provisória diz respeito a documentos eletrônicos, ou seja, aqueles documentos nato-digitais. De acordo com o Artigo 10 da medida: “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata essa Medida Provisória“.

Além disso, é através dessa regulamentação que passamos a ter as assinaturas digitais e o seu reconhecimento como instrumento de validação jurídica de documentos.

5º Marco: Lei 12.682, de 2012

Em 2012, o tema voltou à pauta do governo. O principal obejtivo da lei era dispor sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. por isso, quando a Lei 12.682 saiu, muitos ficaram em êxtase com a possibilidade de termos dado esse passo rumo à transformação digital no país.

Contudo, a então Presidente da República, Dilma Rousseff, vetou os 3 principais artigos que possibilitavam o uso de documentos digitais com o mesmo valor jurídico que os documento físicos. Na verdade, a lei permitia que os documentos fossem digitalizados e tivessem o mesmo valor jurídico que os documentos físicos, porém não autorizava o descarte desses documentos físicos. Sendo assim, a lei perdeu seu principal objetivo e novamente o assunto voltou para a gaveta. 

6º Marco: Resolução 4.474, de 2016

Como a discussão não tinha grandes avanços, alguns segmentos começaram a pressionar por diretrizes específicas para suas operações. Esse foi o caso do mercado financeiro. Diante dessa situação, foi divulgada a resolução 4.474 em 2016. Ela dispõe pontos sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como sobre o procedimento de descarte dos documentos físicos digitalizados. Ou seja, ela foca exclusivamente nos documentos da área financeira.

 A tal da Lei da Liberdade Econômica

Em meio a toda essa evolução (ou não), eis que surge a Lei da Liberdade Econômica. A Lei de número 13.874 foi sancionada em 2019 e elenca tópicos de que visam desburocratizar uma série de questões relacionadas às atividades econômicas no país. Dentre um dos tópicos, estava a validade dos documentos digitalizados. Para tal, seria emitido um decreto complementar com os requisitos técnicos. Após 6 meses, ele saiu! 

Ok. E qual o objetivo do Decreto 10.278/2020?

Como o próprio Decreto descreve, o grande objetivo dessa regulamentação é estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”

Trocando em miúdos, o que precisa ser feito e como precisa ser feito para que um documento digitalizado tenha a mesma validade que o documento original em papel.

A quem se aplica?

De acordo com o artigo 2 do Decreto, ele se aplica aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas, pelo governo (Estado, Município, União, Autarquias) e por pessoas comuns.

Mas cuidado, há alguns documentos que não estão cobertos pelo Decreto. São documentos…

  • Nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital. Para eles, existe a MP 2.200-2
  • Referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional. Como vimos, para esses documentos existe a Resolução 4.474/2016.
  • Em microfilme, pois para esses documentos existe a Lei 5.433;
  • Audiovisuais, e aqui existe uma série de leis referentes a direitos autorais;
  • De identificação; 
  • De porte obrigatório.

Você pode estar se perguntando: “a CNH digital não tem validade então?”. Calma! Embora pareça contraditório, não é. No caso de documentos oficiais que possuem sua emissão já no formato digital, como o caso da CNH, ela se enquadra no primeiro item. 

Portanto, não é preciso atestar a validade jurídica de um documento digital que já “nasceu” no meio digital. Lembre-se que o Decreto está falando de documentos físicos que foram transferidos para o meio digital.

Algumas definições importantes

Além de dispor a quem e a quais documentos a lei se aplica, o decreto também traz consigo algumas definições importantes relacionados aos termos expressos no seu corpo. Sendo assim, o decreto considera:

  • Documento digitalizado: a representação digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
  • Metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
  • Documento público: documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
  • Integridade: estado do documento que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

O que é uma pessoa jurídica de direito público interno?

De acordo com art. 41 do Código Civil, pessoas jurídicas de direito público interno são: 

I – a União;
II – os Estados, o Distrito Federal e os Territórios;
III – os Municípios;
IV – as autarquias, inclusive as associações públicas;
V – as demais entidades de caráter público criadas por lei.

Quais os requisitos técnicos?

Como todo processo de digitalização, o decreto não deixou de fora a premissa básica. Ou seja, o processo de digitalização dos documentos deve garantir:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado

Traduzindo: o documento precisa ser idêntico ao original. Para isso, é preciso que o documento seja assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil para garantir sua autenticidade. Se você não sabe bem o que é assinatura digital, então veja esse vídeo (1 min):

II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados

Traduzindo: o sistema empregado para a digitalização e armazenamento dos documentos digitalizados deve fornecer informações quanto aos procedimentos executados e o histórico desses objetos digitalizados. Esses são os famosos logs dentro do sistema.

Essa informação é fundamental nas situações jurídicas. Não adianta o sistema garantir que aquele documento digitalizado é íntegro (ou seja, não foi modificado). É preciso ir além e disponibilizar a trilha de auditoria do documento, com informações como quem digitalizou, quando, em que local, em que equipamento e assim por diante.

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado

Traduzindo: os equipamentos utilizados na digitalização devem seguir o padrão de cores, escala de cinza, nº de dpis da imagem, entre outros, a fim de garantir a qualidade e usabilidade do documentos digitalizado. Ainda assim, existem pontos que não ficam esclarecidos no decreto e que, possivelmente, serão revistos.

IV – a confidencialidade, quando aplicável

Traduzindo: o sistema de armazenamento dos documentos digitais deve conter diferentes perfis de acesso. Assim, documentos que sejam sigilosos serão acessados apenas por quem tiver autorização para utilizá-los.

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados

Traduzindo: o sistema que for utilizado no processo de digitalização deve salvar o arquivo em um formato aberto, como o PDF/A, a fim de garantir que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema, independentemente de seu formato.

Além desses requisitos, que são válidos para qualquer tipo de instituição, se a digitalização envolver entidades públicas é preciso ainda:

  • Ser assinado digitalmente com certificação digital padrão ICP-Brasil;
  • Seguir os padrões técnicos mínimos;
  • Conter os metadados específicos para este tipo de entidade.

Certificação digital e criptografia

Um certificado digital é um documento eletrônico que serve para distribuir a chave pública sendo validado por uma Autoridade Certificadora dentro de uma infraestrutura de chaves públicas (ICP). No nosso caso, essa infraestrutura se refere ao padrão ICP-Brasil. Em outra palavras, o certificado é como um espécie de identidade. Assim, ele garante a rastreabilidade da assinatura do documento. Já a criptografia consiste na conversão de um dado utilizando um código secreto. A chave  do certificado serve justamente para abrir, ou melhor, desconverter, esse dado e conseguir acessá-lo. 

Veja de forma esquemática:

Descarte de documentos: Processo de certificação e criptografia
Processo de certificação e criptografia com certificado digital

Digitalização entre particulares

Outro ponto interessante que o decreto traz é a digitalização de documentos entre particulares. De acordo com o Art. 6º:

” Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Ou seja, trocando em miúdos, se houver a digitalização de documentos entre particulares, não é necessária a utilização do certificado digital no padrão ICP-Brasil, podendo ser utilizados outros tipos de certificados, desde que tenha sido de comum acordo entre as partes.

Os requisitos e metadados estabelecidos

O decreto traz, ainda em seus anexos, tantos requisitos mínimos (Anexo I) , quanto os metadados mínimos exigidos na digitalização de documentos, sejam eles documentos gerais ou documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno (Anexo II).

Os padrões técnicos mínimos (Anexo I)

Descarte de documentos: requisitos mínimos

O que é importante trazer aqui é que o decreto estabelece como formato padrão dos documentos o formato PDF/A. esse padrão já é estabelecido nas normas ISO 19005 e 32000, bem como os 300 dpis é a qualidade exigida pelo BACEN para os documentos da área financeira.

Os metadados mínimos (Anexo II)

Descarte de documentos_Metadados mínimos Decreto 10.278
Anexo II – Metadados mínimos exigidos no processo de digitalização

O que vale ressaltar nessas informações é que alguns dos metadados estabelecidos já são informações de gestão, estabelecidas lá no e-Arq Brasil, como data, local da digitalização, Responsável pelo documento, etc. Além disso, esses são metadados mínimos. Nada impede de você ter outros metadados e campos indexadores que façam sentido para os seus documentos e a sua gestão no dia a dia.

E quanto à manutenção e guarda dos documentos digitalizados?

O Decreto 10.278/2020 traz algumas orientações quanto à manutenção e armazenamento dos documentos digitalizados. No que tange a manutenção, o sistema utilizado deve garantir a proteção contra alteração e destruição dos documentos digitalizados, além da segurança da informação, quando necessário. Além disso, o sistema ainda deve prover as informações de local do documento e do processo de digitalização.

Quanto à guarda dos documentos, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados em meio digital, pelo menos, até o final de seu período de vigência. Já os documentos jurídicos e de valor histórico, deverão seguir os itens dispostos na tabela de temporalidade do Conarq. 

Como saber se o documento tem valor histórico ou não?

Essa é uma dúvida comum. Muita gente não sabe exatamente se o documento possui valor histórico ou não, e portanto, se deve ou não ter sua guarda permanente. Veja bem, a resposta para essa pergunta não é simples, muito menos a que mais satisfaz. A melhor resposta aqui é: depende.

Depende do seu setor, ou segmento e das suas atividades fins. Para isso, a melhor opção é consultar no Conarq qual o plano de retenção documental da sua área e identificar onde seus documentos se encaixam. Além disso, verificar se existem regulamentações específicas, como o caso das instituições financeiras, do Ministério do trabalho, na área de RH,  da lei dos prontuários médicos eletrônicos para a área da saúde, ou as portarias do MEC, no caso do acervo acadêmico e dos diplomas é importante.

Assim como no decreto alguns documentos não foram considerados por já possuírem regulamentações específicas, o mesmo vale nesse caso.

Já posso fazer o descarte de documentos em papel digitalizados?

Pois bem, o grande mistério parece ter sido resolvido. De acordo com o artigo 9 do Decreto: “após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.” Ou seja, se o documento não fizer parte do rol de documentos com conteúdo histórico, ele pode ser eliminado!

Benefícios da implementação do Decreto

Há uma série de benefícios que eram vislumbrados por todos que aguardavam a liberação do Decreto. O principal deles é parar de fazer a gestão do papel, mas sim fazer a gestão das informações. Ponto crítico em muitas organizações à fora, manter um arquivo físico, com caixas e mais caixas de documentos, além de ser um desperdício de recursos, gerava um alto custo de manutenção. 

Ainda tem o ponto de que, muitas vezes, os documentos eram extraviados em meio a tantos arquivos. Já com os documentos digitalizados em um único sistema, essa dor de cabeça é evitada. Dessa forma, os benefícios são muito maiores do que se imagina.

Enfim, damos um passo à transformação digital – oficialmente

Embora muitas iniciativas estivessem voltadas para a transformação digital no país, a questão dos documentos ainda era uma incógnita. Isso porque já existem iniciativas relacionadas à digitalização dos documentos, seja por uma medida estratégica da organização, ou por alguma regulamentação, como o caso do acervo acadêmico das IES

Porém, por mais que muitos estivessem já no meio digital, o descarte de documentos físicos ainda era questionável. Podia, não podia? Agora, essa dúvida já é uma certeza. Salvo às condições específicas, pode!

O Orquestra ECM está pronto para o Decreto 10.278/2020!

Há mais de 20 anos, nosso Orquestra ECM vem ajudando dezenas de clientes na gestão de documentos da organização. Embora experiente, nossa ferramenta de gestão de documentos vem constantemente se atualizando com o que tem de mais novo e importante – tanto em tecnologia, quanto em recursos.

 

Por isso, para nós e para o Orquestra ECM, o decreto não foi um problema. Atendemos a todos os requisitos citados no corpo do Decreto e explanados durante esse artigo. De qualquer forma, veja 6 requisitos que são atendidos no nosso sistema:

1. Metadados

Sim, todos os metadados mínimos definidos no decreto estão presentes na nossa solução. Independentemente de quais forem os seus documentos. Veja só:

Descarte de documentos: metadados mínimos no ecm
Metadados mínimos incluídos na aplicação de acordo com o Decreto

Perceba que além dos metadados mínimos, foram incluídas informações referentes aos documentos que estão sendo digitalizados nessa aplicação. No caso, por se tratar de contratos com fornecedores, faz sentido incluir o dado de CNPJ, bem como a data de expiração (ou validade) do contrato.

Já o ID é o nº identificar desse documento. Ele é gerado automaticamente pelo sistema e atribuído ao documento digitalizado, sem esse número, um número único.

Quando se seleciona um dos documentos para visualizá-lo, também é possível ver os metadados de indexação desse documento:

Descarte de documentos_metadados na visualização
Metadados na visualização dos documentos

2. Assinatura Digital com padrão ICP-Brasil

O Orquestra ECM já possui tecnologia para assinar documentos digitalmente com certificados no padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Perceba que ao final da tela, temos uma informação salientada em verde. Ali está descrito que esse documento foi assinado digitalmente:

Descarte de documentos: assinatura digital
Informação sobre a a assinatura digital do documento

Além disso, ao acessar essa informação, é possível conferir os dados da assinatura:

Descarte de documentos_Conferência da assinatura digital
Informações sobre a assinatura digital

É possível, ainda fazer o download dessa assinatura e revalidar (ou verificar a sua validade) no site do Instituto de Tecnologia da Informação (ITI). Muito mais segurança para você!

3. Trilha de auditoria

Ponto muito importante do decreto, uma vez que sem a trilha de auditoria, não é possível comprovar como se deu o processo de digitalização do documento. O Orquestra ECM traz todas as informações, de forma muito simples e segura. Você consegue ver  tudo que foi eito com o documento: quem acessou, quem digitalizou, quando, onde, e muito mais…

Descarte de documentos_trilha de auditoria
Trilha de auditoria do documento digitalizado

4. Digitalização inteligente

A digitalização no Orquestra ECM pode ser feita de diferentes formas: via webcam ou câmera do celular/tablet, via importação e via utilização de scanners. Independentemente do “veículo” utilizado para fazer essa digitalização, o Orquestra permite criar diferentes linhas de digitalização: com preenchimento dos indexadores na hora da digitalização ou em outra etapa.

Você pode fazer de acordo com o que faz mais sentido para a sua realidade. De forma alguma a nossa solução deixa você engessado, pelo contrário, ela te permite criar workflow de indexação e aprovação de documentos. Veja só um exemplo de indexação durante a digitalização:

Descarte de documentos: indexação durante digitalização
Exemplo de preenchimento de campos com os metadados durante a digitalização

Nesse caso, por ser algo bem ilustrativo, deixamos que os campos dos metadados fossem preenchidos durante a inclusão do documento no sistema. Mas saliento que isso não precisa ser assim. Você quem decide o que fica melhor para você.

5. Hash da imagem

Informação importante e que você também tem disponível no Orquestra ECM. Ao digitalizar o documento, o hash da imagem, que nada mais é do que um algorítimo capaz de verificar a integridade da imagem, é gerado automaticamente e pode ser conferido a qualquer momento no documento digitalizado. 🙂

Descarte de documentos_Hash da imagem
Verificação do Hash da imagem e sua integridade após a digitalização do documento

6. Padrão PDF/A

Sim, o Orquestra já está em compliance com esse requisito há muito tempo. Por se tratar de um requisito de normas ISO, ele já se fazia presente no sistema. Inclusive para atender outras legislações que tratam especificamente sobre digitalização de documentos de outros segmentos, como  educação, saúde e financeiro.

Ainda tem mais…

O Orquestra ECM tem muito mais a oferecer além dos requisitos do decreto. Eu quero falar de mais 3 funcionalidades que eu AMO na solução.

1. Tecnologia OCR nativa

Sim, além disso tudo, o Orquestra ECM possui tecnologia OCR nativa, o que facilita MUITO o seu processo de digitalização de documentos, minimizando erros e retrabalho. Veja um vídeo que eu gravei há algum tempo atrás demonstrando a tecnologia na prática:

Legal né ver a tecnologia trabalhando na prática. A primeira vez que eu vi, fiquei fascinada com a simplicidade e a rapidez que ela gera para o processo de digitalização de documentos.

 2. Digitalização em lote

Mais do que ter que digitalizar uma pilha de documentos, faça isso com velocidade. O Orquestra ECM permite que você digitalize lotes de documentos, através de capas de lote. Assim, você consegue digitalizar arquivos com vários documentos de uma única vez.

3. Integração com outros sistemas

De quê adianta ter um sistema maravilhoso se ele não conversar com os outros sistemas da sua organização, não é verdade? O Orquestra consegue se integram com uma série de outros sistemas, o que facilita muito o seu dia a dia e a sua gestão de documentos.

Assim você tira proveito dele por completo, deixando de ser apenas um repositório, mas sim um sistema de gestão documental organizacional.

Concluindo

O Decreto 10.278/2020 certamente trouxe pontos muito relevantes. Mas o principal benefício do decreto é a resposta à pergunta que, até então, era uma incógnita: digitalizei, posso jogar fora? Como você viu, salvo os documentos que tenham valor histórico ou que sejam regulados por outras leis, a resposta é sim, você pode!

Como acompanhamos tudo que há de tendência no meio digital e buscamos agregar valor aos nossos produtos, o nosso querido Orquestra ECM também acompanhou o que se relacionava às tecnologias para o uso de documentos digitais. Além disso, ele não é apenas um repositório de documentos, mas sim uma ferramenta de gestão de conteúdos empresariais como um todo. E o melhor: cheio de recursos para você!

Se  você quer conhecer mais sobre ECM e sobre o nosso Orquestra ECM, você não pode deixar de baixar o nosso e-book. Eu tenho absoluta certeza de que ele é o conteúdo mais completo sobre ECM que você vai encontrar!

 

Se você quiser, você pode acessar o Decreto aqui.

Se você ficou com alguma dúvida, basta comentar no aqui em baixo. Será um prazer ajudar você! Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.