Comunicação na era digital: como anda a sua?

Com o avanço da tecnologia, nosso comportamento tem sido influenciado e moldado. Nossa forma de comunicar também acompanha esse processo de mudança. Há quem seja contra e há quem seja a favor da forma como estamos nos comunicando.

Trazendo fatos para essa polêmica questão, um estudo feito pela Common Sense Media mostra que 35% dos jovens preferem se comunicar por texto. No âmbito corporativo, como isso impacta as empresas? Quais os impactos disso?

Bem, aqui na SML Brasil conversamos muito sobre como utilizar a tecnologia para agilizar a comunicação e garantir fluxo ágil de informação. Vou lhes contar minhas experiências, vem comigo!

Não existem mais barreiras físicas

Um dos valores da SML Brasil está moldado em mobilidade. Ou seja, fazer acontecer de onde estivermos. E perseguir este valor significa investir em tecnologia e moldar a cultura interna.

Eu, que trabalho na área de Marketing, tenho a diretoria e outros membros do time alocados em outro estado. Também faço interface com diversas outras áreas que, quando não estão no escritório, estão em home office, em viagem, etc. Ou seja, nem sempre é possível ir à mesa das pessoas para tirar dúvidas ou fazer alinhamentos.

A solução para isso é utilizar outros canais de comunicação. E há uma infinidade deles. E-mails, whatsapp, Skype, vídeo conferências, plataformas de gestão colaborativas, etc… Em meio a tantas opções é muito fácil lidar com a descentralização de informações, então como saber qual é a melhor forma de se comunicar?

Vou passar por algumas dicas que aprendi observando a gestão da SML Brasil e praticando no meu dia a dia.

Defina critérios claros para utilizar ferramentas de comunicação

Nós estamos em constante diálogo sobre a melhor forma de extrair benefícios das ferramentas. Pode parecer perda de tempo, mas para cada hora que paramos para falar sobre esse assunto, ganhamos muito mais em produtividade.

O nosso cenário hoje provavelmente irá mudar daqui há um tempo. A necessidade de adaptação constante é uma característica do mundo moderno. Mas é seguro dizer que estamos num estágio de maturidade que nos faz tirar bom proveito de ferramentas de comunicação.

Definir critérios sobre a utilização dos canais de comunicação da empresa significa alinhar expectativas. Significa saber onde procurar o outro em cada ocasião, conforme a prioridade e urgência do assunto.

Aqui a SML nós utilizamos algumas ferramentas para isso. Vou compartilhar com vocês um pouco de como nos organizamos hoje.

Comunicação relacionada às atividades ou projetos em andamento

Um dos critérios que seguimos é sobre centralizar comunicações relacionadas às atividades ou projetos em andamento numa plataforma de gestão colaborativa. Utilizamos o Asana para organizar o nosso cronograma de atividades, mas você pode utilizar o Trello, Monday e tantas outras com a mesma característica.

Ferramentas como essas te permitem criar um painel de atividades, organizado, por exemplo em colunas onde cada coluna representa um status da atividade em si. O gestor também consegue ter uma visão rápida do que cada membro do time está fazendo, e qual o status das atividades e o prazo estimado de entrega.

Visão de um quadro do asana
Exemplo de board colaborativo no Asana

Essa ferramenta reduziu para praticamente 0 a troca de e-mails entre o time. Cada vez que eu preciso falar com alguém sobre o status de determinada atividade, basta que eu mencione a pessoa dentro do card daquela atividade.

visão de um card aberto no asana
Visão de um card do Asana

Reuniões de alinhamento ou para tomada de decisões

Quando precisamos tomar uma decisão que impacte nossas metas ou que envolva riscos, ou até mesmo quando é necessária uma comunicação mais dinâmica, optamos por vídeo conferências. Por aqui utilizamos muito o Appear. É possível criar salas gratuitas, compartilhar tela e falar por chat durante a reunião.

Imagem do appear.in com compartilhamento de tela
Exemplo de vídeo conferência no appear.in compartilhando tela

Dessa forma, consigo fazer um call com pessoas alocadas em diversos lugares, sem a necessidade de me deslocar. Só preciso de conexão com a internet e um dispositivo em mãos (celular, notebook, etc).

Trazendo um exemplo do meu dia a dia, já fiz reuniões através no aeroporto! Ou seja, um período que deveria ser improdutivo, por meio das ferramentas e mindset corretos, se tornou um período produtivo. Isso diz respeito a uma de nossas verdades: #Mobilidade

Comunicações cotidianas

Se comunicar sobre coisas do dia a dia é necessário para o andamento das atividades. Já tentamos fazer por e-mail, mas quem nunca se perdeu naquele monte de troca de e-mails?

Hoje optamos pelo Microsoft Teams. Lá é possível se comunicar por um chat para dúvidas pontuais, e também criar fóruns de discussão, organizados por times. O lado bom é garantir o histórico de comunicação. A dica para garantir uma boa organização é segmentar os fóruns conforme sua necessidade. Pode ser por time, por projeto, por assunto, etc.

Visão de conversas por equipes no Microsoft Teams
Visão de conversas por equipes no Microsoft Teams.

Comunicação relacionada à processos em andamento

Para processos maduros, a SML Brasil utiliza (claro) nossa plataforma de gestão. O Orquestra BPMS. Lá conseguimos modelar e automatizar processos, e assim ganhamos em agilidade e controle.

Por exemplo: Digamos que eu quero contratar um curso para minha capacitação (case real), e para isso eu precisaria da aprovação do meu gestor, na sequência enviar a documentação necessária para a área de compras e o contrato para a área de contratos. Ao invés de ficar trocando e-mails, basta eu iniciar um processo no Orquestra. Assim toda a comunicação fica centralizada.

Lista de processos no orquestra BPMS
Exemplo de quadro de tarefas de processo aberto no Orquestra BPMS.

O gestor recebe uma tarefa de aprovação no e-mail. Seguindo a modelagem do processo, ele pode aprovar ou não. Se aprovar, vai uma tarefa para o setor de compras e outra para o setor de contratos continuarem com os trâmites. Toda a documentação, comentários e status das atividades ficam centralizadas.

É o fim do e-mail?

Note que não há e-mails nessa lista de ferramentas. Praticamente não o utilizamos internamente. Pelo menos não na minha área de Marketing. Mas nem só de SML Brasil vivem os funcionários. Para comunicação com fornecedores externos e clientes, o bom e velho e-mail ainda é utilizado. Isso quando o fornecedor não é incluso numa das ferramentas acima.

E você, como utiliza a tecnologia no seu dia a dia? Comente aqui embaixo e compartilhe sua experiência conosco 😉

Até mais!

Leonardo Scauri

View posts by Leonardo Scauri
Meu nome é Leonardo Scauri, sou formado em Propaganda e Marketing e atuo com Digital desde 2009. Acredito que o sucesso organizacional depende de confiança, processos bem definidos e liberdade para tomada de decisões que envolvam riscos. Na medida em que você tem seus processos redondos, a margem de erro diminui e os riscos calculados aumentam exponencialmente a sua chance de êxito. Vejo na tecnologia o poder de aproximar pessoas, agilizar processos de negócios, potencializar resultados, refinar análises e tornar a tomada de decisão cada vez mais assertiva. O futuro já começou, nós é que precisamos aprender a utilizar todos os recursos que ele oferece!