Como contratar um software de BPMS?

Da mesma forma que você precisa da chave certa para apertar uma peça em uma máquina, você também precisará das ferramentas certas em sua empresa para melhorar seu desempenho e produtividade. Umas delas é o software de BPM, chamado de BPMS (Business Process Management System).

Se você quiser dar um passo atrás e primeiro ler tudo sobre a disciplina de BPM, leia este post aqui.

O objetivo de um BPMS é automatizar o processo e otimizar o seu trabalho. O CBOK, livro da ABPMP, muito utilizado pelos admiradores da disciplina de BPM, diz o seguinte sobre BPMS, veja:

“O principal motivo para usar um BPMS é a capacidade de gerar rapidamente aplicações para aprimorar tanto o modo que a operação é controlada e monitorada, quanto fornecer automação de tarefas. Isso reduz a carga sobre a área de tecnologia da informação e habilita mudanças rápidas.”

Porém, a escolha da ferramenta (BPMS) precisa estar diretamente ligada aos seus reais objetivos de melhoria de processo. Você vai precisar se informar bastante para avaliar suas opções e escolher a melhor.

Por este motivo, hoje, resolvi trazer para o blog algumas dicas para te ajudar a fazer a melhor escolha. Elas não são exatamente de minha autoria, eu as peguei emprestado de Rafael Bortolini, sócio diretor da Zeev, neste webinar (apresentação online e gratuita). Se você preferir, pode assistir!

Vamos lá?

1. Ter objetivos muito claros e bem definidos

Esse é o ponto em que mais vejo empresas cometerem erros, apesar de considerar que é o momento mais importante do processo de escolha. Muitos profissionais chegam para fazer a aquisição desse sistema e dizem que seu objetivo é “adquirir uma solução de BPM”. Pode até ser que isso aconteça, mas a lógica aqui está invertida. Seu objetivo não é a ferramenta, mas aquilo que ela proporciona em benefícios.

Antes de fazer sua escolha, é importante dar um passo para trás e repensar quais são suas demandas. Precisa automatizar parte do seu processo administrativo? Diminuir o peso de certas tarefas no dia a dia? Criar um programa de melhoria? Só depois de ter essa lista é que eu devo buscar um software que atenda a essas necessidades.

Ao buscar um fornecedor, deixe que ele proponha a solução para você. Ou seja, apresente o problema e veja o que ele tem a te oferecer. Talvez um BPMS não seja a solução, ou talvez seja tudo o que você precisa! Logo, trabalhe na sua necessidade.

2. Buscar um fornecedor com base no Brasil

Esse ponto pode até ser levado um pouco na brincadeira, mas, acredite, você deve fugir de fornecedores internacionais que não tenham base estabelecida no Brasil. Não só porque existem soluções nacionais cada vez melhores, mas também porque isso gera uma série de outros problemas.

Primeiro, quando a empresa fornecedora do software de BPMS não emite nota fiscal no Brasil, você terá que pagar vários impostos e taxas de importação extras. No fim das contas, isso aumentará em até 50% o custo do serviço. Sem falar que toda vez que você precisar de suporte técnico, dificilmente haverá atendimento em um bom português.

Não esqueça também que o dólar varia muito. Logo, hoje você pode contratar por um valor “x” e depois de ter implementado a ferramenta por toda a empresa o dólar sobe e se torna “3X”. Neste caso, o que acontecerá com a sua renovação de contrato? Ficará muito mais caro, não é mesmo?

3. Saber o tipo de licenciamento oferecido

Softwares não são um “bem” quando você os compra. A propriedade intelectual ainda é da empresa que o produziu, mas você tem uma licença para usar aquela cópia do programa de formas específicas.

Existem três tipos básicos de licenciamento aqui:

• Licenciamento permanente — você adquire aquela versão do software e pode usá-la por tempo indeterminado, mas não costuma receber atualizações por tanto tempo;
• Licenciamento temporário — é feito um “aluguel” do software, em que você poderá usá-lo por um tempo pré-determinado. Este que pode variar desde alguns meses até mais de dois anos;
• Open source — são soluções abertas, sem custo, mas também sem suporte por parte de nenhuma organização. Você estará por conta própria para programar o sistema desde o código fonte.

Não esqueça de relacionar o seu licenciamento com o objetivo do projeto

Você deve pensar qual o melhor licenciamento relacionando-o ao objetivo do seu projeto. Veja os cenários abaixo:

Cenário 1

No cenário 1 você irá automatizar o processo de reembolso de despesas e o licenciamento é por usuários. Ou seja, pagarei por cada usuário ativo dentro do meu sistema. Independente se ele solicitar reembolso ou não. Isso pode não ser bom para você.

O processo de reembolso de despesas é um processo que qualquer um dentro da empresa pode solicitar, logo você precisaria adquirir usuários para todos, entretanto nem todos usarão o sistema todos os meses. Neste caso, você está gerando desperdício pagando por algo que não necessariamente estará usando. Não seria melhor um licenciamento por uso do processo (instâncias)?

Cenário 2

No cenário 2 você irá automatizar o processo de contas a pagar. Dentro de uma empresa muitas contas a pagar são geradas mensalmente.  Mas, digamos que a equipe seja de 10 pessoas. Se o licenciamento for por uso do processo (instâncias) a sua conta ficará cara todos os meses. Neste caso, o melhor a fazer é um licenciamento por usuário (pessoas que utilizam o sistema).

4. Considerar os serviços associados ao software BPMS

É aqui que você deve pesquisar bastante, pois esses benefícios têm efeitos de médio e longo prazo consideráveis. Se eu não tenho uma equipe de TI especializada para lidar com esse software, o ideal é que eu tenha acesso a um serviço de suporte muito mais robusto. Se, por outro lado, eu já tenho um time bom nessa frente, o nível de suporte se torna menos relevante.

Isso vale para diversos outros pontos, como instalação (caso você precise de hardwares específicos), importação de dados, backups, treinamentos, atualizações, entre outros. Quanto mais benefícios a empresa oferece, e mais relevantes eles forem para você, melhor será sua relação custo-benefício.

5. Defina o seu processo para contratar um software de BPMS

Definir os seus critérios é muito simples. Defina os requisitos chave para que você atenda aos seus objetivos, teste os softwares que você cogita comprar e compare as propostas que você tem.

Os critérios chave não são necessariamente funcionalidades do produto e sim a capacidades da empresa para atender ao seu projeto, ou seja, se não atendidas irão prejudicar o seu negócio. Veja alguns exemplos:

Não esqueça de testar…

O teste deve estar vinculado ao seu objetivo de negócio. Se o seu objetivo é que a ferramenta seja amigável, teste se a ferramenta é amigável. Parece óbvio, mas muitas vezes isso não acontece.

Essas são só algumas dicas básicas que eu trouxe hoje, espero que elas ajudem você. Caso você queira falar com um de nossos especialistas, não hesite em nos contatar! Ah, assine nossa News  e não perca nenhuma novidade!

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