Como fazer um PDCA de verdade

PDCA é a sigla para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Action (Agir novamente, corrigir). O ciclo PDCA é um ciclo que você aplica quando você deseja melhorar continuamente alguma coisa. É um método muito antigo, nasceu nos anos 20, antes mesmo da segunda guerra mundial.

Por ser antigo é um método já muito conhecido. Esse, porém, não é mais um artigo sobre o ciclo PDCA. Este é um artigo para que você reflita o quanto você aplica o PDCA de forma correta. Ele pode parecer simples demais, mas, eu garanto que muitas e muitas empresas não aplicam o ciclo PDCA de verdade (título deste post).

Plan – Você faz o planejamento de forma correta?

Plam, Planejar. Exemplo 1) Precisamos melhorar o desempenho de um processo e pra isso estipulamos um plano de ação. Esse plano de ação é um planejamento. Planejamento sobre o que fazer para melhorar tal processo.

Exemplo 2) A empresa possui uma estratégia, um objetivo. Faremos um planejamento para atingir esse objetivo.

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Faça o plano e acompanhe a implementação dele. Não o esqueça na gaveta;
  2. Plano de ação só é de verdade quando possui PRAZO E RESPONSÁVEL. Um único responsável, pessoal física com CPF, colocar responsável “área X” é a mesma coisa que deixar sem responsável. Não funciona;
  3. Prazo. Defina o prazo. Não tem nem ideia de prazo? Estime o prazo, mas o coloque. Tarefa sem prazo nunca é priorizada;
  4. Sobre cada ação proposta reflita se ela realmente resolverá o problema ou contribuirá para o atingimento do que desejas. Há casos em que a ação não agrega em nada mas acaba sendo implementada por falta de análise crítica;
  5. Ter uma gestão visual do plano pode ajudar a dar a devida visibilidade que ele merece.

Exemplos

Plano de ação
Plano de ação

 

 

Na prática, o que significa Do – Agir

“Do” significa colocar o plano de ação em ação! Executar o que você planejou. Essa é a parte mais fácil das quatro etapas. O planejamento (etapa anterior – P) requer estudo e análise a ação requer apenas mão na massa! Aqui vale ressaltar a importância do planejamento correto.

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Ficar de olho nos prazos e não deixar para agir em última hora;
  2. Se a ação envolver processos e pessoas de outras áreas, elas devem estar cientes e melhor ainda se tiverem participado do planejamento;
  3. Se conseguir, faça uma fotografia do momento. Como estava o processo? Colete dados, números, fotos, qualquer coisa que possamos comparar após a ação de melhoria for implementada.

Check – Checar (aqui mora o perigo) – Você mede o que você executa?

Checar. Aqui temos o pecado capital do ciclo PDCA. Na maioria das vezes as pessoas executam e executam e melhoram e fazem… mas pouco se mede. É por causa disso que na norma ISO existem uma etapa chamada “verificação de eficácia”. Para obrigar que você de fato visite o que você fez e avalie se deu certo ou não.

Verificar a eficácia é checar!

Checar se deu certo, se o objetivo foi atingido ou não.

Quantas empresas por aí possuem indicadores de desempenho nos processos? Quantas medem o que de fato fazem? Medir requer um processo maduro, ou seja, com um nível mais alto de maturidade. Entretanto, não necessariamente você precisa ter um indicador de desempenho do processo. O que vale aqui e é de essencial execução é medir o resultado da ação que você planejou (na etapa Plan) e que você executou (na etapa Do).

Faz sentido mudar, agir, criar, transformar e não medir? A sua equipe comete este erro? Ou ainda: Você é um profissional super dedicado e possui várias ideias inovadores, mas quando implementa suas ideias você não verificar se de fato ela gerou bons resultados?

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Estipular um prazo para o processo rodar e após este prazo medir qual foi o resultado da ação implementada;
  2. Se o PDCA foi para corrigir algum erro, verifique, após um tempo, se de fato o erro foi eliminado;
  3. Se você tinha um objetivo numérico (Ótimo!!!) verifique se você conseguiu atingir o número. Exemplo: Melhoramos em 50% a satisfação do cliente. Reduzimos em 60% o tempo de execução do processo;
  4. Se o processo não possui indicadores de desempenho, encontre uma maneira de medir esta ação específica.

O que NÃO é legal fazer nesta etapa:

  1. Ignorar o resultado. Colocar o plano em execução e não verificar se deu certo. Se você não mede os resultados das ações você não está aplicando melhoria contínua. Por este motivo, só é melhoria se você verificar por A+B que a ação trouxe resultado.
  2. Utilizar parâmetros subjetivos (bom, ruim, melhor, pior). Cuidado, o que é bom para mim pode não ser bom para você.

Na prática, o que significa Action – Agir

Infelizmente essa é a ação mais esquecida do ciclo. A maioria das equipes planejam executam e param por aí. Não medem os resultados e não voltam a etapa P (planejamento) para planejar novamente e corrigir o que deu errado. Quando você não mede o resultado da sua ação, fica muito difícil saber se o caminho que você trilhou é o melhor.

Um outro erro que se comete nesta etapa é o seguinte: planejamos, executamos, medimos e percebemos que deu certo! Depois disso, a gente só comemora. Mas, não seria legal entender e ter certeza sobre o que fizemos para dar certo? Pois, se deu certo, vamos repetir ou usar como benchmarks.

Exemplo:

(Plan) Fizemos 10 ações no plano para melhorar a satisfação do cliente.

(Do) Implementamos.

(Check) Melhorou a satisfação do cliente? Ou achamos que melhorou porque o processo parece melhor? Você perguntou para o cliente se ele gostou? O cliente percebeu alguma melhoria?

“-Sim, fizemos pesquisa e os clientes estão mais satisfeitos! “

(Action) Ok! Deu certo! Mas, das 10 ações qual foi a de maior impacto? Qual foi de fato a ação percebida pelo cliente? Tem como sabermos isso e repetirmos para os demais processos ou demais filiais?

Você aplica o ciclo PDCA de verdade?

Apesar de ser uma metodologia extremamente antiga, o PDCA muitas vezes não é aplicado como ele deveria ser. Agora eu quero saber de você: Você aplica o PDCA com todas essas etapas? Me responde aqui nos comentários, vamos interagir?

Você sabia que existem metodologias baseadas no ciclo PDCA?

É legal comentar também que muitas outras metodologias são baseadas no ciclo PDCA. Muitas e muitas e muitas! Como o BPM, por exemplo.

Quando você deveria usar o PDCA

Sempre. Todos os dias.

__________________________________________________________________________

Espero que vocês tenham gostado do post de hoje. Que sigamos melhorando processos, sempre! E não esqueça que você pode nos contatar sempre que quiser ou precisar.

Um abraço,

Bruna Amaral

View posts by Bruna Amaral
Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.