Guia de Ciclo PDCA: como fazer um PDCA de verdade? [Com planilha + exemplos]

PDCA é a sigla para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Action (Agir novamente, corrigir). O ciclo PDCA é um ciclo que você aplica quando você deseja melhorar continuamente alguma coisa. É um método muito antigo, nasceu nos anos 20, antes mesmo da segunda guerra mundial.

Por ser antigo é um método já muito conhecido. Esse, porém, não é apenas mais um artigo sobre o ciclo PDCA. Este é um artigo para que você reflita o quanto você aplica o PDCA de forma correta. Ele pode parecer simples demais, mas, eu garanto que muitas e muitas empresas não aplicam o ciclo PDCA de verdade (título deste post).

Por que o PDCA é conhecido como um ciclo?

Você dificilmente vai escutar alguém falando somente PDCA. É bem mais comum escutar Ciclo PDCA. Na verdade, o método consiste em 4 etapas que são executadas subsequentemente umas as outras. Mas até aí pode ser um modelo linear, e não cíclico, não é mesmo?

Pois bem, é preciso lembrar, então qual o objetivo que você tem ao aplicar a metodologia: buscar a melhoria continua, seja de produtos, serviços, processos, etc. Se pensarmos dessa forma, vamos concordar que para ser algo contínuo, não posso ter necessariamente um fim, como uma reta. Daí que surge a ideia de ciclo: quando estamos na última etapa é o momento de ver o que deu certo, o que deu errado e replanejarmos, iniciando um novo ciclo de melhoria.

Abaixo, eu faço uma alusão do ciclo se ele fosse linha reta. Veja só:

Visão do PDCA em linha reta
Visão do PDCA em linha reta

Agora, se da última etapa voltamos para a primeira, não faz mais sentido ver o método em forma de ciclo? Veja só:

PDCA em forma de ciclo
PDCA visto em forma de ciclo

Esse é o raciocínio, ou a lógica, da melhoria contínua. Planejamos, fazemos, medimos, analisamos e replanejamos, ciclicamente.

As etapas do Ciclo PDCA

Como o próprio nome do método traz, o ciclo é composto por 4 etapas. São elas:

  1. Plan, ou Planejar;
  2. Do; que traduzindo significa fazer;
  3. Check, que significa checar ou monitorar, medir;
  4. Act, que é traduzido por agir e uma das principais etapas do ciclo.

Falar assim, “soltamente” das etapas pode ser até um pouco imprudente. Parece ser tão simples aplicar um PDCA, é “só” planejar, executar, analisar os resultados e voltar para o planejamento. Engano seu se você pensa que aplicar PDCA é tão simples assim. Se fosse, não ia estar questionando se você aplica o ciclo PDCA de verdade (título do artigo).

Por isso, resolvi falar de cada uma das etapas, trazendo exemplos e uma série de boas práticas. 😉

Etapa 1: Plan, ou Planejar (P)

A pergunta aqui é: você faz o planejamento de forma correta? Pode parecer bobo, mas muitas gente não sabe fazer um planejamento efetivo. Quando estabelecemos objetivos, precisamos estabelecer como vamos atingí-los. É aí que entra o planejamento: estabelecendo o como faremos para que determinado resultado seja alcançado. Veja 2 exemplos:

Exemplo 1) Precisamos melhorar o desempenho de um processo. Como melhoraremos esse desempenho? O que será alterado? Pra isso estipulamos um plano de ação. Esse plano de ação é um planejamento. Planejamento sobre o que fazer para melhorar tal processo.

Exemplo 2) A empresa possui uma estratégia, um objetivo. Como iremos alcançá-lo? O que as equipes precisarão fazer? Assim, faremos um planejamento para atingir esse objetivo.

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Faça o plano e acompanhe a implementação dele. Lembre-se que planos guardados na gaveta não modificação situações atuais, nem trazem resultados diferentes daqueles já obtidos anteriormente.
  2. Plano de ação só é de verdade quando possui PRAZO E RESPONSÁVEL. Um único responsável, pessoal física com CPF, colocar responsável “área X” é a mesma coisa que deixar sem responsável. é aquele velho ditado popular: “cão com dois donos morre de fome”, ou seja, não funciona;
  3. Prazo. Defina o prazo. Não tem nem ideia de prazo? Estime o prazo, mas o coloque. Tarefa sem prazo nunca se torna uma prioridade, como consequência, nunca sai do papel;
  4. Sobre cada ação proposta reflita se ela realmente resolverá o problema ou contribuirá para o atingimento daquilo que se deseja. Há casos em que a ação não agrega em nada mas acaba sendo implementada por falta de análise crítica. Portanto,não faça esforço em vão. Seja crítico;
  5. Ter uma gestão visual do plano pode ajudar a dar a devida visibilidade que ele merece. Sem contar que fica mais fácil de acompanhar a evolução dele.

Exemplos

Plano de ação
Plano de ação

Gostou da planilha do exemplo? Então, vou deixar aqui para você ela para você de presente. Você pode baixá-la de forma totalmente gratuita e sair utilizando. Fique à vontade e use sem moderação!

 

Etapa 2: Do, ou Agir (D)

“Do” significa colocar o plano de ação em ação! Executar o que você planejou. Essa é a parte mais fácil das quatro etapas. O planejamento (etapa anterior – P) requer estudo e análise. Já a ação requer apenas mão na massa! Aqui vale ressaltar a importância do planejamento correto.

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Ficar de olho nos prazos e não deixar para agir em última hora;
  2. Se a ação envolver processos e pessoas de outras áreas, elas devem estar cientes e, melhor ainda, se tiverem participado do planejamento. Isso ajuda no engajamento e na quebra de barreiras internas;
  3. Se conseguir, faça uma fotografia do momento. Como estava o processo? Colete dados, números, fotos, qualquer coisa que possamos comparar após a ação de melhoria for implementada. Isso ajuda, inclusive, a mensurar a melhoria feita e a valorizar os resultados obtidos.

Etapa 3: Check, ou Checar (C)

É aqui que mora o perigo. Será que você mede o que você executa? Podemos dizer que esse é o pecado capital do ciclo PDCA. Na maioria das vezes as pessoas executam e executam e melhoram e fazem e replanejam e fazem… mas pouco, ou nada, se mede.

Agora, pense: faz sentido mudar, agir, criar, transformar e não medir? A sua equipe comete este erro? Ou ainda: Você é um profissional super dedicado e possui várias ideias inovadoras, mas quando implementa suas ideias você não verifica se de fato ela gerou bons resultados?

Vamos verificar!

É por causa desse comportamento comum que na norma ISO existe uma etapa chamada “verificação de eficácia”. Para obrigar que você de fato visite o que você fez e avalie se deu certo ou não. Por isso, lembre: verificar a eficácia é checar! Checar se deu certo, se o objetivo foi atingido ou não.

Quantas empresas por aí possuem indicadores de desempenho nos processos? Quantas medem o que de fato fazem? Medir requer um processo maduro, ou seja, com um nível mais alto de maturidade. Entretanto, não necessariamente você precisa ter um indicador de desempenho do processo. O que vale aqui e é de essencial execução é medir o resultado da ação que você planejou (na etapa Plan) e que você executou (na etapa Do).

O que é legal fazer nesta etapa:

  1. Estipular um prazo para o processo rodar e após este prazo medir qual foi o resultado da ação implementada;
  2. Se o PDCA foi para corrigir algum erro, verifique, após um tempo, se de fato o erro foi eliminado;
  3. Se você tinha um objetivo numérico (Ótimo!!!) verifique se você conseguiu atingir o número. Exemplo: Melhoramos em 50% a satisfação do cliente. Reduzimos em 60% o tempo de execução do processo;
  4. Se o processo não possui indicadores de desempenho, encontre uma maneira de medir esta ação específica.

O que NÃO é legal fazer nesta etapa:

  1. Ignorar o resultado. Colocar o plano em execução e não verificar se deu certo. Se você não mede os resultados das ações você não está aplicando melhoria contínua. Por este motivo, só é melhoria se você verificar por A+B que a ação trouxe resultado.
  2. Utilizar parâmetros subjetivos (bom, ruim, melhor, pior). Cuidado, o que é bom para mim pode não ser bom para você.

Etapa 4: Action, ou Agir (A)

Mas o que isso significa na prática? Muita gente se perde nessa etapa por falta de entendimento.

Infelizmente essa é a ação mais esquecida do ciclo. A maioria das equipes planejam, executam, às vezes medem e param por aí. É comum muitas vezes os envolvidos não voltarem para a etapa P (planejamento) para planejar novamente e corrigir o que deu errado. Isso sem contar que quando você não mede o resultado da sua ação, fica muito difícil saber se o caminho que você trilhou é o melhor.

Um outro erro que se comete nesta etapa é o seguinte: planejamos, executamos, medimos e percebemos que deu certo! Depois disso, a gente só comemora. Mas, não seria legal entender e ter certeza sobre o que fizemos para dar certo? Como vamos repetir essa ação de sucesso se não soubermos o que foi exatamente? Lembre-se que se deu certo, esse é um caminho interessante e pode ser utilizado como um aprendizado importante, servindo de espelho para outras iniciativas, ou ainda, como benchmark.

Vamos a mais um exemplo…

  • (Plan) Fizemos 10 ações no plano para melhorar a satisfação do cliente.
  • (Do) Implementamos. Ou seja, colocamos as ações em prática.
  • (Check) Melhorou a satisfação do cliente? Ou achamos que melhorou porque o processo parece melhor? Você perguntou para o cliente se ele gostou? O cliente percebeu alguma melhoria? “-Sim, fizemos pesquisa e os clientes estão mais satisfeitos! “
  • (Action) Ok! Deu certo! Mas, das 10 ações qual foi a de maior impacto? Ou qual foi, de fato, a ação percebida pelo cliente? Ou ainda, tem como sabermos isso e repetirmos para os demais processos ou demais filiais?

Nesse exemplo, fica claro que além de planejar, colocar em ação, e medir é preciso entender o que de fato deu certo e pode ser replicado. Aqui está a importância de se medir e avaliar as ações do plano.

Você aplica o ciclo PDCA de verdade?

Apesar de ser uma metodologia extremamente antiga, o PDCA muitas vezes não é aplicado como ele deveria ser. Agora eu quero saber de você: você aplica o ciclo PDCA com todas essas etapas? Se sim, ótimo! Se não, vou te dar um resumo, baseado no que foi descrito no texto, de como você deve aplicá-lo.

Como aplicar o ciclo PDCA:

  1. Defina o que você gostaria de melhorar: processo de atendimento, processo de fabricação, entrega de serviço, etc.
  2. Reúna a equipe que irá trabalhar nessa melhoria;
  3. Criem um plano de ações que serão executadas, com responsáveis e prazos;
  4. Coloquem as ações em prática;
  5. Analisem os resultados obtidos. Fuja de medidas subjetivas, elas não vão dar resposta alguma a você;
  6. O resultado final obtido foi o planejado? Se sim, ótimo! Mas o que deu certo e pode ser replicado para outros processos, ou cenários, que você deseja melhorar? Ter essa resposta é fundamental para a continuidade do ciclo PDCA. Agora, o resultado obtido não foi o que desejava? Por quê? O que deu errado? Sendo assim, pensem nessas perguntas e façam um novo planejamento;
  7. Hora de fazer um novo planejamento. Com o que deu certou, ou errado, e seguir melhorando continuamente.

Você sabia que existem metodologias baseadas no ciclo PDCA?

É legal comentar também que muitas outras metodologias são baseadas no ciclo PDCA. Muitas e muitas e muitas! Como o BPM, por exemplo.

Não sabe o que é BPM? Então, descubra nesse vídeo de 1 min!

Quando você deve usar o PDCA

Sempre. Todos os dias. Esse é um dos segredos da melhoria contínua: cadência de otimização.

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Espero que vocês tenham gostado do post de hoje. Que sigamos melhorando processos, sempre! E não esqueça que você pode nos contatar sempre que quiser ou precisar.

Um abraço,

Bruna Amaral Castro

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil sou uma Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

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