5 benefícios do BPMS para o seu setor de contas a pagar

A vida de quem é responsável pelo setor de contas a pagar não é nada fácil. Todo dia, uma infinidade de pedidos são feitos à área – muitos deles não previstos. Isso acaba impactando diretamente a previsão de gastos da organização e, consequentemente, os rendimentos financeiros da empresa.

Que a tecnologia evolui a cada dia, isso é um fato. Seguidamente, falamos aqui no blog como a transformação digital é um caminho sem volta.  Nesse sentido, por que não usufruir desse avanço e beneficiar sua área de contas a pagar? O BPMS, sem dúvida, pode ser de grande ajuda.

Ficou curioso de como o BPMS pode ajudar? Então, continue me acompanhando.

Antes de dar continuidade… o que é um BPMS?

Se você ainda não está familiarizado com essa sigla, fique tranquilo que eu vou te ajudar. BPMS é a abreviação de Business Process Management System (ou Suite), isso siginifica, de forma literal, sistema de gestão por processos de negócio. Ou seja, basicamente o BPMS é um software de gestão por processos.

No BPMS, você pode mapear, modelar, automatizar e monitorar processos da sua empresa. Com isso, você padroniza uma série de processos da sua empresa, ganha mais agilidade, e ainda consegue aprimorar os processos já existentes, através da otimização deles e de ciclos de melhoria contínua.

Veja também:

Saiba o que é BPM e BPMS e o que isso tema a ver com Gestão por Processos

Agora, quais os benefícios do BPMS para a área de contas a pagar, afinal?

O BPMS é uma solução que pode fazer muito pela sua organização. fato esse que se aplica, inclusive, na área de contas a pagar.  Veja 5 benefícios de usá-lo nesse setor da sua empresa:

1. Centralização de informações

Item comum a muitos setores da empresa, a descentralização de informações também é um problema no setor de contas a pagar. Todos os dias, muitas solicitações de pagamento chegam das mais diferentes formas até os responsáveis por executar essa tarefa: 

  • Email
  • Telefone
  • Chat
  • Boletos
  • E muitos outros…

Além das cobranças que vêm de diferentes canais, há ainda as informações referentes aos pagamentos que estão distribuídas em planilhas, checklists, e outras soluções nada tecnológicas que temos por aí.

E como o BPMS resolve isso, então? Bom, através do uso de uma solução de gestão por processos, você consegue centralizar as solicitações em um único canal. Além disso, todas as informações importantes para aquele pagamento ficam registradas dentro do próprio processo. Dessa forma, você elimina aquela busca interminável por todas as peças do quebra-cabeças para realizar o pagamento. Fica tudo registrado dentro do sistema (e do processo).

2. Padronização do processo

Outro ponto bem comum dentro das organizações é a falta de clareza do processo de contas a pagar. Quando alguém precisa solicitar algum pagamento, sempre surge a dúvida: “para quem eu peço isso?”, ou então “quem é responsável por essa tarefa?”.

Da mesma forma que você consegue centralizar as informações importantes dentro da solicitação, com o BPMS você está apto a padronizar o processo de contas a pagar. Através da modelagem do processo e da sua automatização, você passa a ter um processo padrão para toda a organização. Ainda falando de padronização, com o BPMS você também  determina quem é responsável por cada uma das tarefas do processo, eliminando as dúvidas de uma vez.

Sem contar que ainda é possível incluir lembretes que enviam notificações aos responsáveis para que não esqueçam de incluir suas informações até o prazo determinado. Resultado disso tudo: muito mais clareza sobre o processo, eficiência para a área de contas a pagar e satisfação por parte dos colaboradores que precisam do apoio da área.

Processos de contas a pagar

3. Otimização de aprovações

A questão das aprovações normalmente é um ponto crítico dentro do processo de contas a pagar. Muita vezes, o responsável por fazer o pagamento precisa conferir se aquela despesa foi aprovada para que ele possa dar continuidade à tarefa. E aí começa o vai e vêm de informações…

Com o processo automatizado no BPMS, a tarefa só vai seguir para o pagamento após a aprovação. Outro benefício do BPMS é que você consegue estipular quem será o aprovador, se serão 1, 2, 3… até n aprovações, se até determinado valor precisa mesmo de aprovação e quantas… Além disso, você têm visão dentro do histórico do processo quem aprovou e quando. 

Sendo assim, você tem muito mais transparência do processo. Portanto, esse é mais um item que podemos riscar da nossa lista de problemas dentro do setor de contas a pagar.

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4. Redução de falhas (e custos!)

Solicitações vindas de muitos lados diferentes, com descentralizações de informações importantes e controles manuais. Esse é um cenário propício para falhas, certo? Eu diria que sim. Porém, no caso do contas a pagar, falhar pode ter um impacto muito negativo no planejamento da organização. Isso porque, nesse caso, estamos falando especificamente de dinheiro.

Realizar um pagamento indevido, ou até mesmo duplicado, pode ser um erro sem volta. Com o uso do BPMS esse risco é muito menor, uma vez que a tarefa para realização do pagamento só chega ao responsável após a aprovação. Portanto, todas as informações importantes devem ter sido conferidas anteriormente, evitando que ocorra erro na hora de realizar o pagamento. 

Redução de custos com o bpms no contas a pagar

Já no que diz respeito a pagamentos duplicados, uma vez realizada a tarefa, ela é concluída, e saí do painel de tarefas a serem realizadas pelos integrantes do setor de contas a pagar. Como consequência, ao eliminar falhas reduzimos os custos envolvidos em retrabalhos, tempo da equipe e em lançamentos feitos indevidamente. 

5. Visão mais estratégica

O setor de contas a pagar deixou de ser um departamento meramente operacional e burocrático. Hoje, com os novos modelos de negócio que possuem estruturas bem mais enxutas e dinâmicas, a área passou a ter um papel mais estratégico.

E como o BPMS ajuda nesse sentido? Pois bem, com o processo padronizado e claro, informações centralizadas, aprovações otimizadas, o processo fica muito mais transparente e os responsáveis pelos pagamentos têm muito mais visão (e previsão) dos gastos da organização. Com isso, é possível trabalhar cenários futuros e melhorar a gestão financeira da empresa. Além disso, a controladoria também acaba se beneficiando, uma vez que as informações estão mais organizadas e prontas para a geração de relatórios.

Veja também:

Como contratar um BPMS?

O BPMS é sim um aliado!

Trabalhar no setor de contas a pagar é um desafio. Estamos falando de um setor que lida diariamente com o dinheiro da empresa. Um controle mal feito significa um impacto muito grande a saúde financeira da organização. É uma responsabilidade e tanto…

Utilizar um BPMS para automatizar o processo de contas a pagar pode trazer uma série de benefícios para a área (e a empresa, por consequência). Com ele, eliminamos uma série de desperdícios que afetam o dia a dia do setor, otimizamos o processo e deixamos ele muito mais inteligente. Como consequência disso, um setor muito mais estratégico e com visão além de suas fronteiras tradicionais. Nada mal, né?!

E você, ficou com alguma dúvida? Deixe sua pergunta no chat, será um prazer conversar com você!

Até mais!

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muito seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.