Quais os benefícios de um BPMS para a Gestão de Processos?

Como conversamos no post sobre o que é BPM e BPMS (e o que isso tem a ver com Gestão de Processos), o BPM é uma abordagem que visa controlar processos para melhorar o fluxo de trabalho aumentando a produtividade e reduzindo custos. No entanto, ainda falta explicar o que é o BPMS e como essa categoria de  software pode melhorar a forma como você gerencia os processos da sua empresa.

BPMS é a sigla para Business Process Management System. O nome pomposo é a definição para os sistemas criados para Gestão do Processo de Negócio. Com eles, é possível implementar as iniciativas de BPM em um ambiente desenhado especialmente para a sua empresa. Ou seja, não são sistemas prontos e congelados, são sistemas altamente moldáveis e personalizáveis. Não é a sua empresa que se adapta ao software, é o software que se adequa à sua empresa.

 

Mas como isso tudo influencia a eficiência do processo?

Para exemplificar, imagine uma orquestra. Cada músico tem plena capacidade de tocar uma bela melodia. No entanto, cada um faria em seu tempo e ritmo, prejudicando o resultado de um todo (do grupo). Logo, é preciso um maestro para coordenar cada etapa da canção, definir o tempo em que cada instrumento entra e até o compasso da música.

É dessa forma que o BPMS trabalha. Ele é o maestro dessa orquestra, que atua de forma digital, notificando as pessoas sobre quando e como realizar cada atividade, evitando os famosos erros de “atravessamento” de tarefas. Dessa forma é possível ter um maior controle dos processos e facilitar o acompanhamento do fluxo de trabalho.


                           O BPMS é o maestro da Orquestra, tal como nosso amiguinho aí do GIF.  Fonte: GIPHY

Certo, mas quais são os benefícios?

Como você pode ver, o BPMS oferece maior agilidade e segurança na realização dos processos da empresa. Assim, é possível garantir maior retorno e produtividade das tarefas realizadas através dele. Além disso, essas ferramentas trazem muitos outros benefícios:

 

-Acessibilidade

Uma das grandes vantagens dos sistemas informatizados de controle é a sua facilidade de acesso. Diferentemente de uma planilha no Excel, que fica apenas na rede da empresa e pode ser facilmente apagada, alguns BPMS atuam como Extranet, ou seja, em uma nuvem.

Dessa forma é possível acessar, acompanhar e tomar decisões em qualquer lugar, bastando apenas ter conexão com  internet. Se o sistema for responsivo, isto é, se adaptar a dispositivos como smartphones e tablets, fica ainda mais fácil utilizá-lo. É a tomada de decisões na palma da sua mão, dados de fácil acesso. Isso mesmo!

 

– Redução de erros

Pessoas diferentes alterando a mesma planilha em Excel ao mesmo tempo: já aconteceu com você?

Ou uma atividade ficar parada por dias pois um colega acha que o outro está tratando do assunto e, na verdade, ninguém está. E isso, já aconteceu?

Ou ainda, quando solicitações retornam ao solicitante pois as informações estão incompletas, e por este motivo demoram o dobro de tempo para serem finalizados. Quem nunca errou uma solicitação?

Humanos falham, todos sabemos disso. Por essa razão é tão importante garantir um controle dos pormenores do processo. Quando uma empresa tem muitas tarefas para serem realizadas diariamente, fica mais simples, fácil e rápido ter um sistema inteligente que gerencie os processos e reduza consideravelmente esses erros.

Pode apostar!

 

– Padronização

Quando cada cliente e trabalho é tratado de maneira diferente, é comum que os funcionários acabem confundindo as demandas, gerando uma grande bagunça e perda de tempo. Por isso os processos precisam ser padronizados para que tudo flua com tranquilidade.

Quando um processo é padronizado a chance de acontecer um erro quando ele for repetido é consideravelmente menor. Padronizar a atividade é um método para auxiliar a operação a produzir de maneira contínua e sem erros. Isso significa também que, quando um colaborador precisar de substituição, essa substituição se dará de maneira mais fácil, pois há padronização!

 

-Redução dos processos manuais

“Essa letra escrita aqui é um ‘z’ ou um ‘j’?”, “Cadê os contratos da empresa X?”, “Quando são as suas férias mesmo?”. Esse tipo de confusão tende a ser mitigada com um sistema de gerenciamento digital de boa qualidade.

 

Viu como fica mais fácil?

Um sistema BPMS de gerenciamento de processos digital pode aumentar a competitividade da sua empresa, principalmente se ela estiver em um ramo marcado pela informalidade. Atender cada demanda com eficiência reduz custos, melhora a satisfação dos clientes e aumenta o lucro.

Com as atividades do dia a dia bem organizadas você também consegue aumentar a satisfação dos funcionários e o clima interno. Colaboradores felizes reconhecem os esforços e trazem muito mais retorno para as empresas.

Por isso, invista em um bom sistema de BPMS. Ele pode fazer uma grande diferença na maneira como o fluxo de trabalho é realizado.

 

Quer saber o que levar em consideração na escolha de um BPMS? Assista ao nosso webinar (aprox. 50 min):

Webinar Como contratar Solução de BPMS

 

 

 

Bruna Amaral Castro

View posts by Bruna Amaral Castro
Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Atualmente também atuo como Delegada Regional da ABPMP (Associação de Profissionais de BPM) do Estado do Rio Grande do Sul. Possuo 10 anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil sou uma Business Product Manager apaixonada por BPM, melhoria contínua e pela minha família.

Deixe uma resposta

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.