2 Motivos para usar um BPMS no seu RH

O assunto hoje é automatizar os processos do RH. Fala-se tanto em RH digital, mas o que isso de fato muda na rotina e no dia a dia das equipes e pessoas? A realidade é que os sistemas disponíveis atualmente fazem com que sua empresa se torne ainda mais ágil e eficiente. O efeito é: organização e padronização interna resultando em mais satisfação do funcionário e processos mais inteligentes.

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Por que automatizar os processos do RH com BPMS?

Existem e eu poderia listar, dezenas de objetivos para você começar a usar um BPMS hoje mesmo, como: produtividade, organização, padronização, etc. Mas, eu resolvi falar em dois tópicos. Apenas dois. São eles: os benefícios da automatização para os funcionários e os benefícios para a área de RH.

Motivo 1) Porque é bom para o RH

A automatização dos processos com um BPMS pode transformar a sua área de RH. Eliminando papel, gerenciando tarefas, eliminando esperas, organizando informações e registros, dando responsabilidades definidas para cada colaborador, entre outros. Veja abaixo o que você pode fazer:

Agilizar o onboarding de novos funcionários

Quando um novo funcionário é contratado, quanto tempo leva para ele ter acesso aos sistemas? Ter um computador e um espaço? Quanto tempo leva para ele fazer integração? Treinamentos? Exame médico? Ele envia todos os documentos necessários por email? Ou um xerox em papel? Ele fica feliz com a maneira que é recebido?

Quanta informação, não é mesmo?

Para fazer fluir esse processo de maneira eficaz, rápida e tranquila é necessário uma organização e comunicação impecável dentro da empresa. Com o uso de um BPMS você dará início ao processo de Onboarding de novos funcionários e automaticamente dezenas de tarefas serão lançadas, mais ou menos assim:

  1. Benefícios – Contratar vale alimentação e refeição – Responsável Maria
  2. Segurança – Providenciar equipamentos de proteção individual – Responsável João
  3. Segurança – agendar exame médico – Responsável Pedro
  4. RH – agendar integração – Responsável Antônia
  5. Portaria – liberar acesso – Responsável Joana
  6. TI – providenciar acesso aos sistemas – Responsável Daiane
  7. TI- providenciar notebook ou computador – Responsável Iuri
  8. etc, etc, etc…

Você não precisará mais se preocupar com isso. O sistema fará gestão do tempo de cada tarefa, quem é responsável por aquela tarefa e ainda pode avisar quando alguma coisa não está acontecendo conforme o previsto.

Sabe por que o BPMS é a ferramenta ideal? Porque ele funcionará conforme A SUA empresa. Conforme você quiser. Nenhuma empresa é igual a outra e por isso o BPMS se adequa conforme o seu processo acontece. É possível adicionar e eliminar tarefas de uma forma muito simples, sem depender da TI.

Otimizar os demais fluxos e processos de Recursos Humanos

Assim como o processo de entrada de novos funcionários, você pode automatizar, com um BPMS, o fluxo que você desejar. Treinamentos, benefícios, desenvolvimento corporativo, etc.

O objetivo é padronizar a forma como as coisas são feitas, definir responsáveis fixos para cada tarefa, estipular prazo limite, etc. Todos os dias ao ligar o computador o sistema avisa você o que está mais atrasado e quais suas tarefas pendentes. A sua equipe não esquecerá mais o que deve ser feito.

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Deste modo você conseguirá organizar a área de RH e torná-la mais eficiente, fazendo mais com o mesmo período de tempo.

Evitar processos trabalhistas – Reter registros diversos

Sabemos também que os registros são um problema para a área de RH: armazenar papéis de funcionários, buscar essas informações quando é preciso, buscar registros para evidências em processos judiciais, etc. Com a automatização do processo, você torna o seu RH digital, facilitando e muito o problema com a retenção dos registros importantes para a empresa.

Se precisar de algo, basta digitar no campo de busca. Se você precisar evidenciar a realização de alguma tarefa/processo, basta procurar a execução dele no BPMS. “lista de pessoas treinadas no dia 22/07 no treinamento  X”.  Agora, se quiser armazenar documentos em massa, como o dossiê do funcionário, por exemplo, você precisa conhecer uma ferramenta mágica chamada ECM.

Motivo 2) Porque é bom para o funcionário

Hoje em dia tornar o processo de RH eficiente não é mais a cereja do bolo. O olhar para os funcionários, para a realização e satisfação deles é o objetivo das áreas de RH (algumas empresas já falam em encantamento do funcionário). Selos famosos como o Great place to work estão nos sonhos de muitas organizações.

Por isso, vou te mostrar de que forma você pode atingir e melhorar a satisfação do seu funcionário usando um BPMS no seu setor de RH. Veja:

Centralizar solicitações – Grande canal

O BPMS pode servir de um grande canal para solicitações do RH. Um portal. Entra no link “x” e lá aparecerão centenas de solicitações que o colaborador poderá fazer. Assim não restará mais dúvidas sobre “Como contatar o RH”. Além disso, os colaboradores não precisarão mais questionar seus superiores diretos, pois haverá um canal formal e estabelecido de contato direto com a área de Recursos Humanos.

Dessa forma, os funcionários não ficarão perdidos. Como faço para solicitar alguma coisa para o RH: Email? telefone? Tenho que ir lá presencialmente? Com um portal de solicitações, fica mais fácil e padronizado para todos. É lá que eu devo ir quando alguma dúvida ou alguma solicitação surgir.

Acompanhar solicitações

Da mesma forma que o funcionário pode solicitar alguma coisa diretamente pelo sistema, ele também pode acompanhar em tempo real o status do pedido. Eliminando a ligação ou questionamentos ao RH. Assim, o processo fica transparente para todos os envolvidos nele.

O Orquestra BPMS também permite que você cite qualquer pessoa dentro do processo. Por exemplo, a Letícia não esta envolvida com isso, ela não tem tarefas, entretanto ela deseja acompanhar o andamento desta solicitação. Ok, colocarei @letícia para que ela tenha conhecimento sobre tudo o que está acontecendo. Isso demostra o quão intuitivo e simples é usar um BPMS para transformar o seu setor de RH.

Satisfação e encantamento dos funcionários

Cada um sabe a correria e loucura que enfrenta no dia a dia no trabalho. Independente da profissão que tenha. Imagine que o colaborador tenha um receptivo, primeiro dia de trabalho, de uma forma que o encante? Ou seja, nada deu errado e tudo está pronto para a sua chegada. Seria como “Jornada do cliente” transformada na “Jornada do funcionário”.

Da mesma forma devemos pensar no dia a dia maluco que mencionei acima. Quanto menos tempo você perder ligando, enviando emails ou indo atrás de informações, melhor. Se, a cultura de padronização de processos e o grande portal para dúvidas e solicitações existir, facilitaria a vida de muita gente. Não é mesmo?

Leia também: 4 dicas para você escolher o melhor BPMS 

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.