Automatização de processos financeiros: por onde começar?

Quando você pensa em automatização de processos financeiros, começar por aqueles que são operacionais e roubam o seu tempo, é uma boa estratégia. Pois, a sua empresa pode até fazer a gestão de processos financeiros manualmente. Porém, chegará um momento em que essa gestão manual não suportará mais a quantidade de informações que você precisará lidar no dia a dia.

A empresa cresce, as tarefas se multiplicam e o caos aparece. É aí que você recorre a ferramentas para gestão financeira: para que a paz reine novamente. Acompanhe o texto!

Chega de executar tarefas e processos manualmente

Quando você lida com 1, 2, 30 ou 78 notas fiscais tudo bem… o problema é quando elas se tornam 300, ou 400. Quando você faz reembolso de despesas para 20 funcionários tudo bem. Entretanto, o problema aparece quando você começa a gerenciar 40 solicitações por mês. Quando as empresas crescem, a desorganização aparece. E esse é um problema ótimo! Pois, significa que o seu negócio vai bem! Está crescendo…

Não deixe o caos se estabelecer

O seu negócio cresceu e você percebeu que não está mais conseguindo lidar com tantos pedidos do dia a dia. Chuva de e-mail, de mensagens, de papéis… SOCORRO! “Preciso lembrar a Ana que ela deve me enviar a nota fiscal x, hoje!!!”. São tantas informações presas nos nossos pensamentos que isso causa exaustão. E, frequentemente, você se pega em meio ao seu descanso refletindo sobre tarefas pendentes. Poxa… não deixe o casos se estabelecer!

Como profissional, você tem a missão de inovar

É impossível falar de automatização e ferramentas sem entrar no tema de TI (tecnologia da informação). A implantação de novas soluções desse tipo impacta muito a rotina dos profissionais responsáveis pela área financeira. Por que fazer diferente do que você faz hoje? Essa pergunta, pra mim, é muito simples: porque eu não quero fazer o que sempre foi feito e sim quero mudar, trazer novidades, trazer informações. Enfim, transformar os processos em processos inteligentes.

Peça ajuda a TI: ferramentas criadas por profissionais da Tecnologia da informação

Eu tenho pavor desse tal de html. Minha formação não me permite entender uma sequer linha. Na verdade, eu não sei o que é html (rsrsrs). Entretanto, queridos amigos, esses profissionais da TI são feras! Eles criam ferramentas fantásticas e às vezes, a gente nem as conhece… Boas ferramentas de gestão financeira podem salvar a vida do seu negócio. As finanças são o coração de qualquer empresa e, como tal, precisam se manter saudáveis.

Sendo um departamento que envolve uma grande quantidade de números, onde qualquer erro pode gerar importantes impactos, a melhor solução para evitar equívocos é automatizar os seus processos. Eu não entendo de html, mas eu vou te apresentar uma ferramenta que pode te ajudar e muito nesse importante desafio de automatizar os processos financeiros da sua empresa. E dessa ferramenta eu posso garantir que eu conheço bem! 🙂

O que levar em consideração na hora de escolher uma ferramenta para automatização de processos financeiros

Separei 4 dicas que eu considero muito importante na hora de escolher uma ferramenta. São elas:

  1. Na hora de escolher as melhores tecnologias e softwares para gestão financeira, é necessário considerar também a compatibilidade com as ferramentas existentes. Ou seja, você precisa verificar se a ferramenta que vais escolher é de fácil integração com as ferramentas que você já usa;
  2. Outro fator super importante é a velocidade de implementação. Existem ferramentas que demoram meses para ser implementadas e… você não tem tempo para esperar meses. Correto? Então, atente-se a este item antes da contratação;
  3. Não compre ferramentas congeladas, ou seja, aqueles softwares que vem pronto, em módulos, sem  possibilidade nenhuma de adequar o seu processo a ele. Certamente você terá surpresas desagradáveis. Contrate algo mais moldável e adaptável ao seu processo, como o BPMS, por exemplo.

3 dicas para você saber por quais processos começar a automatização

Eu pretendo fazer uma viagem, posso pedir um adiantamento? Gastei dinheiro meu em um trabalho, devo pedir o reembolso apresentando o recibo? Como eu faço isso? Onde eu assino? Preciso de uma nota fiscal, para quem eu devo solicitar? Eu poderia apostar que você recebe questionamentos como esse no seu dia a dia.

Primeiramente, preciso dizer que ser uma área de suporte a todos os outros profissionais não é moleza não. Essas e outras solicitações dos colaboradores podem ficar bem mais difíceis quando você tem que fazer tudo manualmente, utilizando papel, e-mails, etc. Como os pedidos não param é bem provável que a sua caixa de e-mail fique lotada, seu telefone não pare de tocar e você fique sem tempo para se dedicar a outras tarefas importantes.

Por isso, listei aqui 3 processos muito solicitados que, se você automatizar, estará tendo um ganho de produtividade incalculável. Acompanhe:

1. Fluxo de pagamento das suas notas fiscais

Nota fiscal é sempre um problema. Primeiro porque são muitas e segundo porque brotam notas fiscais por toda parte. Quando você percebe, acabou esquecendo de realizar o pagamento de alguma nota perdida na sua caixa de entrada. E sabe o que é chato: essa é uma atividade extremamente operacional, ou seja, você está perdendo tempo de planejar algo estratégico porque a rotina te consome demais.

A primeira dica é, com ajuda de ferramentas, você pode criar um workflow de pagamento de notas e facilitar toda essa gestão. Você pode centralizar o envio das notas pelo sistema e ele avisará você quando alguma nova nota aparecer.

Orquestra BPMS Pagamento de nota fiscal
Orquestra BPMS Pagamento de nota fiscal

2. Solicitações de reembolso de despesas

Dentro do setor financeiro, o processo de reembolso de despesas também é um processo muito burocrático e operacional. Além disso, ele gera uma quantidade grande de papéis, notas e comprovantes.Logo depois, ainda existe um outro ponto crítico: para realizar o pagamento, o analista financeiro precisa saber se o pagamento foi autorizado pela gestão. Como saber?

É realmente difícil gerenciar tantas informações de maneira correta, manualmente. Se alguém solicita reembolso, quem aprova o pagamento desse reembolso? É para casos como este que eu indico que você tenha um workflow automatizado do processo.  É essencial para um controle eficaz dos pagamentos.

Processo de reembolso de despesas
Processo de reembolso de despesas

3. Serviços operacionais mais solicitados para o seu setor financeiro

Se você souber hoje quais os serviços ou solicitações mais feitas dentro do seu setor: bingo! Como você bem sabe, essas tarefas operacionais consomem o seu dia e acabam não te deixando pensar em mais nada. Porém, a empresa precisa de você estrategicamente para planejar e executar ações mais valiosas e menos operacionais.

Essa é a solução para esse problema: ter uma central de processos padronizados onde todas as pessoas dentro da empresa saibam onde devem ir quando precisarem solicitar alguma coisa para o setor financeiro. Como também, você terá controle total de prazos, solicitações mais feitas, tarefas mais atrasadas, etc. Quando eu falo solicitação de colaboradores eu estou falando sobre:

  • Solicitação de:
    • reembolso
    • adiantamento para viagem
    • pagamento de fornecedor
    • cartão de crédito corporativo
    • emissão de nota fiscal
    • pagamento de taxas de inscrição a eventos
    • entre muitos outros.

Central de serviços para setor financeiro

Central de serviços para setor financeiro

Benefícios da automatização dos processos financeiros

Quando você automatiza processos, você consegue:

  1. Padronizar os processos;
  2. Organizar as tarefas e atividades do setor;
  3. Parar de usar e-mails sem controle;
  4. Educar as pessoas para que elas saibam como solicitar alguma coisa;
  5. Reduzir as etapas do processo;
  6. Reduzir o tempo de execução do processo;
  7. Saber quanto tempo o processo dura;
  8. Eliminar responsáveis que não precisavam participar do processo;
  9. Reduzir dúvidas e perguntas (Como eu faço isso?);
  10. Organizar os pedidos dos funcionários;
  11. Criar registros eletrônicos dos pedidos e pagamentos;
  12. Criar histórico de tarefas;
  13. Rastrear pedidos e informações.

Como a automatização de processos financeiros impacta na comunicação interna

A automatização permite que a tarefa chegue ao responsável e seja executada dentro do prazo estabelecido. Isso significa que você tem um controle muito maior do processo e saberá antecipadamente se ele irá atrasar. Um “timer” é iniciado e você decide quanto tempo cada profissional tem para executar cada atividade. Ou seja, o próprio sistema te ajudará a lembrar as pessoas que algo está pendente sob a responsabilidade delas.

A automatização permite que você anexe documentos ao processo por meio de fotos, por exemplo. Ou qualquer outro tipo de documento (word, pdf, excel, etc.). Isso facilita a comunicação, pois a informação chega até o responsável no momento em que ele precisa da informação. Exatamente como eu defino um processo inteligente: a informação certa na hora certa.

Automatizações mais avançadas

O que eu quero dizer com isso? A princípio, você deve utilizar algum tipo de ferramenta, certo? Seja para faturamento, envio de NF, consulta de CNPJ, etc. Quando você automatiza um processo, você pode solicitar que o próprio processo realize tarefas. Ou seja, neste caso temos um processo com alto nível de automatização. Veja um exemplo (3 min):

No exemplo do vídeo, um BPMS com uso de RPA, é executado para fazer cadastro automático de fornecedores e empresas. Ou seja, ela capta diversas informações automaticamente e rapidamente! Claro, este é um caso de um processo com maturidade avançada, usando uma tecnologia chamada RPA. Mas, você não precisa pensar nisso agora. Este é só um exemplo!

Exemplo de workflow de processos

Vou te contar a história de um mapeamento de processos que fizemos no processo de solicitação de cartão de visita. Faz bastante tempo, há três anos. Você pode estar querendo me perguntar: poxa, por que um processo tão simples? Exatamente por isso. Por não ser um processo crítico e sim operacional, resolvemos reduzir ao máximo o esforço que era dedicado para ele.

Antes da automatização

O processo iniciava com uma solicitação (de qualquer pessoa dentro da empresa), passava pelo setor de marketing, o marketing enviava as informações para um fornecedor que fazia o layout do cartão de visita. Depois, voltava para o marketing para aprovação e por fim ia para a gráfica. Quando a nota fiscal chegava, o setor financeiro recebia para efetuar o pagamento. Era tudo feito por e-mail. OBS: eu reduzi um pouco essa história, havia mais etapas aí (rsrs).

Depois da automatização

Quando automatizamos este processo a primeira ação foi reduzir o número de tarefas, de revisões e de passagem de uma área para outra. Agora, o processo possui um workflow automatizado. Ou seja, ele inicia com uma solicitação (de qualquer pessoa dentro da empresa), vai direto para o fornecedor (não passa mais pelo setor de marketing). O fornecedor faz o layout do cartão e envia direto para o solicitante aprovar. Em conclusão, o marketing não participa mais do processo.

O que conseguimos com esta simples automatização

Mesmo não sendo um processo crítico as melhorias foram significativas, conseguimos:

  1. Reduzimos as etapas do processo e consequentemente
  2. Diminuímos o tempo de execução do processo
  3. Eliminamos os responsáveis que não precisavam participar do processo
  4. Extinguimos o trânsito de e-mail (Pois, agora usamos uma ferramenta de automatização de processos)
  5. Organizamos o processo
  6. Criamos uma camada de aprovação antes da execução

A mesma coisa acontece com processos mais complexos

Os processos financeiros são complexos e na maioria das vezes possuem muitas tarefas/etapas e muitos níveis de aprovação. Erros não são permitidos, pois envolvem recursos (R$). O interessante neste caso é que apesar de complexos, o mesmo que fizemos para o simples processo de cartão de visitas podemos fazer para qualquer processo do setor financeiro. Otimização, redução de desperdícios, eliminação de espera, diminuição de lead time (tempo total do processo), e assim por diante.

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Espero que vocês tenham gostado do post.

Milhares de pessoas nos acompanham, milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é: “Não é o mais forte quem sobrevive, nem o mais inteligente. Quem sobrevive é o mais disposto à mudança”  Charles Darwin

Um abraço, pessoal!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.