Acervo acadêmico digital: sua IES já está preparada?

O acervo acadêmico digital basicamente consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das IES para o meio digital até abril de 2020. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9,235 e pela Portaria 315 do MEC.

A Portaria 1.224 e o Decreto 9.235 do MEC

Tudo começou com a Portaria 1.224 do MEC. Ela foi criada em 2013, porém nem chegou a criar raízes e logo foi revogada. Em contrapartida, para também falar sobre acervo acadêmico, surgiu,  o Decreto 9.235 e suas ramificações.

A nova legislação impacta diretamente a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e seus documentos. O decreto foi publicado no dia 15/12/2017 e entrou em vigor no mesmo dia da publicação, exigindo que instituições de ensino superior, tanto públicas como privadas, façam a migração de todo o seu acervo acadêmico para o meio digital.

Isso não é uma “novidade”

A nossa experiência neste mercado diz que a migração do acervo acadêmico para o meio digital já vem acontecendo há algum tempo. Algumas IES avaliaram o risco versus benefício e colocaram este projeto em prática. A diferença é que antes, esta ação fazia parte de uma atualização oriunda da vontade da IES em atender o aluno de forma mais prática e rápida. Agora, o objetivo é atender aos requisitos impostos pelo MEC. Ou seja, passou a ser não só um assunto estratégico, mas uma obrigação legal.

A substituição da Portaria 1.224 pelo Decreto jogou um pouco de pimenta na antiga e antiquada relação entre papel e o mundo digital. Contudo, posso afirmar com muita tranquilidade que existem muitos profissionais que esperavam ansiosos por este momento: pela aprovação do MEC na utilização de acervo digital. Entretanto, para quem ainda não migrou, o prazo de dois anos é um tanto desafiador.

Eis, então, que surge a Portaria 315

Em 04 de abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315. Ela tem por objetivo complementar o Decreto 9.235 de 2017. Ela também deixa, de forma clara, expostos quais os requisitos que precisam ser atendidos e quais as punições para quem não se adequar.

Mas atenção! Vale lembrar que ela surgiu em substituição à Portaria 22, mas que não foram feitas grandes alterações. Então, o que mudou afinal? Veja:

  1. Foram feitas alteração simples no texto;
  2. Foi adicionado texto na Seção V – Procedimento Sancionador (importante inclusão!);
  3. Quanto ao acervo acadêmico, nada mudou da Portaria nº 22 para a nº 315, apenas o prazo de implementação do acervo digital. 

O prazo era 24 meses e continua sendo. Porém, agora ele passa a contar a partir da data da Portaria 315. Isso significa que você deve estar adequado aos requisitos em abril de 2020. Trocando em miúdos: as IES têm até abril de 2020 para implementar o acervo acadêmico digital. Portanto, mexa-se, pois o prazo está se esgotando!

Se você ainda não está pronto, eu vou ajudar você neste desafio. Elaborei este post com algumas informações importantes. Acompanhe só:

Quais instituições serão afetadas?

O que é considerado acervo acadêmico?

O que fica como alerta máximo

Quais os requisitos que o sistema de gerenciamento de documentos deve ter

Preparamos 10 dicas para você selecionar a melhor ferramenta

Preparamos 5 Dicas para a implementação (Você já comprou a ferramenta e precisa implementá-la)

O que mudará da gestão no papel para a gestão digital

Como o Orquestra pode ajudar a sua IES a se adequar?

Quais instituições serão afetadas?

De acordo com as novas regras, todas as instituições de ensino superior – as IES – deverão migrar seus acervos para o meio digital, independente se forem instituições públicas ou privadas. Porém, a necessidade de criar um projeto de acervo acadêmico em meio digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as IES de natureza privada.

O que é considerado acervo acadêmico?

Conforme a Portaria 315, artigo 37 (Antigo 34 da Portaria 22):
“[…] Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

 

Além disso, o artigo 38 da mesma portaria também traz uma informação muito importante. Veja só:

“Art. 38. As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.

Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela mencionados no caput, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos”.

Sendo assim, na prática, todos os documentos citados na tabela de classificação do MEC fazem parte do acervo acadêmico. Sejam eles documentos referentes aos alunos, sejam referentes à concepção e planejamento de cursos, programas de pesquisa, ou programas de extensão.

O que fica como alerta

1) Utilize um método que garanta a integridade, confiabilidade, autenticidade e durabilidade de todas as informações contidas nos documentos originais;

Lembre-se que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem produziu, quando produziu, para que foi produzido. Também, não se restringe somente aos metadados indexados. Assim, o histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar mudanças ocorridas.

2) Como estas novas regras entraram em vigor em 04/2018, as IES têm até 04/2020 para executar com o determinado;

3) Construa um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico;

4) Corra! Nesse momento, com o prazo chegando ao fim, você precisa ser veloz! Portanto, fique atento aos prazos e aos requisitos impostos e, assim, evite uma irregularidade administrativa para a sua instituição.

Quais os requisitos que o sistema de gestão de documentos deve ter

1) Conforme a lei: Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais.

2) Conforme a lei: Uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

3) Conforme a lei: Um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

Garantir métodos simples de garantia da segurança da informação e boa conservação dos documentos acadêmicos.

4) Conforme a lei: Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Utilizar certificado e assinatura digital baseado nas leis que regem o padrão ICP-Brasil afim de garantir validade e integridade legal do documento eletrônico.

Preparamos 11 dicas para você selecionar a melhor ferramenta

O prazo de dois anos parece curto, entretanto é facilmente atingido desde que seja priorizado e ações certas sejam tomadas, como por exemplo a escolha da ferramenta ideal e eficaz. Veja algumas dicas:

1) Não selecione a ferramenta mais cara, selecione a que melhor lhe atende. Nem sempre o mais caro é melhor. Faça bastante buscas no mercado;

2) Faça benchmarking da ferramenta pré-escolhida. Quais outras IES estão utilizando? Nada melhor do que a experiência do cliente para saber se a ferramenta é boa ou não é;

3) Um suporte técnico em português é fundamental. Esse ponto é bem importante porque uma hora ou outra você vai precisar de ajuda. E só quando esta ajuda for solicitada você dará valor a língua nativa portuguesa;

4) Verifique se a empresa escolhida pode treinar a sua equipe. Até porque você não conseguirá sair fazendo tudo sozinho;

5) Selecione uma ferramenta que possibilite tanto a digitalização dos documentos, quanto a criação de documentos já digitais dentro da própria ferramenta, assim como a gente faz no dropbox. É muito útil!;

mais 6…

6) Selecione uma ferramenta que atenda a sua necessidade de captura veloz em massa (captura em lote). Ou seja, que faça a digitalização rápida de muitas pastas/documentos por hora. Senão você levará 100 anos para digitalizar o legado;

7) Verifique se a ferramenta possui colaboração e compartilhamento em tempo real. Isso facilita o processo depois, pois você poderá enviar o documento para quem precisar dele;

8) Verifique se reconhecimento de texto é importante para você. Se sim, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Assim, a digitalização fica quase automatizada e você ganha muito em tempo (ainda mais agora, com o prazo bem apertado)!

9) Verifique se a ferramenta possui serviços avançados – São sistemas especialmente desenvolvidos para processar elevados volumes de transações nos servidores. Dentre eles, destacam-se a conversão e exportação de documentos. E tenha certeza: isso também fará diferença nesse processo;

10) Verifique a possibilidade do arquivo ser convertido em PDF/A para assegurar a DURABILIDADE do documento, um dos requisitos da Portaria do MEC, pois garante que existirão softwares capazes de abrir e ler o documento no longo prazo.

11) E por fim, verifique se a ferramenta possui API (módulos) para integração com outros sistemas;

E a dica que não está numerada, porém eu considero a mais importante: sinta confiança que o serviço contratado será executado. Muito além de comparar funcionalidades,  é essencial que vocês estabeleçam uma relação de confiança! Não esqueça disso.

5 Dicas para a implementação 

1) Faça uma análise criteriosa de como fazer a hierarquia dos documentos dentro do Software de gestão, antes da implementação. Pois esta ação facilitará sua vida mais tarde, na hora de fazer buscas, por exemplo.

2) Utilize uma ferramenta gratuita chamada xmind, para fazer o mapa mental de hierarquia de documentos. Veja:

Acervo acadêmico digital - Exemplo de hierarquia de documentos
Exemplo de hierarquia de documentos

3) Traga o pessoal do atendimento, da linha de frente, para participar do projeto. Eles têm contato com o aluno e podem colaborar para trazer exemplos reais da necessidade do uso de documentos digitais. Além disso, eles podem ser de grande ajuda na hora de preparar os documentos para a digitalização;

4) Levante as informações antes da implementação. Quanto se gasta com papel? Com impressão? Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês? Depois, compare os números e divulgue muito!

5) Após a implementação do acervo acadêmico, avance! Torne, não só os documentos digitais, mas também os processos digitais! Faça desse limão uma limonada (ou uma torta de limão, o que você preferir!) e melhore os seus processos educacionais. Sim, é possível.

O que mudará da gestão no papel para a gestão digital

  1. Redução do extravio de documentos;
  2. Rápida localização de documentos;
  3. Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
  4. Segurança e controle no acesso aos documentos;
  5. Fim da duplicidade de documento;
  6. Redução de custos, transporte, armazenamento e manuseio;
  7. Preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel;
  8. Agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC;
  9. Facilidade e organização das evidências na auditoria do MEC;
  10. Fim da não localização de um documento!

E como o Orquestra ECM pode ajudar a sua IES com o Acervo Acadêmico?

Na SML Brasil, nós buscamos entregar aos nossos clientes soluções que façam processos e informações trabalharem a favor deles. Dessa forma, temos como propósito tornar a vida deles mais simples e eficaz. Por isso, não seria diferente com aqueles que lidam com o mercado de Educação.

Nossa equipe de especialistas se dedicou a estudar e entender todos os requisitos do Decreto e da Portaria do MEC. Transformamos todos eles em uma solução completa, prática, adequada ao que a norma pede, fácil de usar e com todos os benefícios da nossa plataforma de gestão de documentos: o Orquestra ECM.

Alguns pontos incríveis do Orquestra ECM para digitalizar o seu acervo acadêmico:

1. Bibliotecas prontas

Sim, nós entregamos para você 5 bibliotecas prontas, com indexadores definidos e com a hierarquia dos documentos estabelecidas. Acredite, esse trabalho não é simples, nossa equipe de estudiosos da Portaria 315 se dedicou em criar essa estrutura e essa definição de grupos e tipos. Garantimos que estamos 100% adequados ao requisito do artigo 38 da Portaria. Além disso, as bibliotecas já estão configuradas com os campos que vão indexar os documentos, por exemplo: nome do aluno, matrícula, CPF, etc…

Bibliotecas constituintes do acervo acadêmico construídas no Orquestra ECM
As bibliotecas construídas no Orquestra ECM

2. Assinatura digitais

Requisito importante da Portaria: garantir a integridade, autenticidade e validade dos documentos. Sim, o Orquestra ECM faz isso. Ao digitalizar um documento dentro da solução para as IES, ele é assinado digitalmente com certificados padrão ICP-Brasil. Exatamente como a Portaria solicita.

3. Controle de temporalidade e expurgo automático

Outro requisito da Portaria é o cumprimento dos prazos de guarda dos documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, bem como o procedimento adequado para o descarte desses documentos. Pensando em atender da melhor forma possível esse requisito, nossa solução traz como recurso o expurgo automático dos documentos que tiverem prerrogativa para isso. Sendo assim, ao incluir um documento que pode ser excluído depois de 10 anos, você preenche a data base (a data para início da contagem) e o sistema, depois de 10 anos, elimina ele. Incrível, não?

4. Tecnologia OCR nativa

Já pensou no trabalho – e no risco associado – em preencher todos os campos manualmente? Para evitarmos problemas como erro de digitação e indexação e acelerar o processo de digitalização das inúmeras pastas de documentos, nossa solução vem com a tecnologia OCR nativa integrada a ela. Dessa forma, você ganha muito mais agilidade e eficiência no processo de digitalização dos documentos.

No vídeo abaixo, você consegue ver o OCR na prática:

 

5. Conversão dos documentos para o padrão PDF/A

Como já dito anteriormente nesse artigo, é preciso pensar que os documentos precisam estar acessíveis daqui 20, 30, 50 anos. Portanto, utilizar o padrão internacional PDF/A dá a você e a sua IES essa garantia de acesso ao documento, mesmo que muitas tecnologias mudem. 

6. Controle e auditoria de acessos

Pois bem, hoje, para ter acesso a algum documento do acervo, você precisa deixar uma espécie de registro, ter alguma autorização, etc. No meio digital, pode parecer mais simples esse acesso, mas também é possível controlá-lo. Diria mais, o controle é ainda mais eficaz.Da mesma forma que alguém precisa ter autorização para mexer em algum documento armazenado no seu acervo físico, no acervo digital só será possível acessá-lo se esse mesmo alguém também tiver essa autorização. 

Consequência disso: segurança das informações. Fato esse que também deixa sua IES alinhada com a preservação dos dados pessoais que possam constar nos documentos, item que se relaciona com a LGPD. Também é possível definir quem terá acesso a um relatório de auditoria, que mostra quem acessou o documento, quem alterou, e assim por diante. Bem mais eficaz, não é mesmo?

7. Facilidade de integração com outros sistemas

De que adianta investir em uma ferramenta m-a-r-a-v-i-l-h-o-s-a, como o nosso Orquestra ECM, se ela não se integrar com os outros sistemas da sua IES? Já vou dizendo que nossa solução se integra com inúmeros outros softwares via API. Portanto, fique tranquilo que, dificilmente, esse será um problema. 😉

Assista a nossa demonstração do Orquestra ECM para IES

Agora, quer ver tudo isso funcionando na prática? Então não deixe de assistir a demo da nossa solução. Nela eu mostro tudo: workflow do documentos, detalhes das bibliotecas, assinaturas digitais, indexadores, tudo que você precisa para estar aderente aos requisitos da Portaria 315! 

 

Quem ganha com todas essas mudanças?

Sim, tem muito trabalho a ser feito. Mas eu posso garantir a você que há muitos benefícios. Nesse contexto, todos ganham. 

O aluno ganha…

O importante é que no final, todo mundo ganha com a migração da gestão de papel para uma gestão eletrônica de documentos. O aluno ganha, pois com as informações em forma digital, será muito mais rápido atender as solicitações dele. Inclusive, ele poderá acessar seus documentos e interagir com a IES sem precisar deslocar-se. É um upgrade e tanto na experiência dele, não é mesmo?

A IES ganha…

Uma vez que todos os documentos estiverem em meio digital, a IES ganha. Pois, não será mais necessário o controle rigoroso sobre cada folha de papel armazenado em pastas, tampouco precisará dedicar espaço físico para o armazenamento de todas estas informações. Sem contar na redução de custos e riscos inerentes à gestão do papel.

Os funcionários das IES ganham…

Os profissionais que trabalham nas IES ganham, em razão de possuírem informação instantânea e ao mesmo tempo, ou seja, sem precisar esperar que outra pessoa libere o documento; ou ainda deslocar-se para outro prédio a fim de buscar e devolver o papel com a informação. É sobre isso que a Bruna fala no vídeo abaixo, veja só:

Veja também este post: 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

Transformação digital para além de documentos

Essa é só a ponta do iceberg. Esse movimento traz à tona a necessidade das Instituições de Ensino Superior ingressarem no mundo digital, uma vez que as velhas práticas não se sustentam mais.

Hoje, o perfil do aluno mudou. Ele tem acesso a tudo em segundos e na palma da mão. Por isso, pensar em uma experiência digital completa é fundamental.

Caso real de sucesso

Um dos nossos queridos clientes reduziu 15.000 mil atendimentos presenciais em apenas 12 meses, apenas com a implementação de um projeto de migração para o meio digital. Ou seja, sucesso total!!

Então quando dizemos que todos ganham com a migração para o meio digital é porque temos casos reais de sucesso. A SML Brasil possui mais de 20 anos de experiência transformando processos e a gestão de documentos. Temos, também, um case do mercado de educação que foi premiado internacionalmente, olha que chique!

Veja um webinar sobre isso

Nesse webinar (apresentação online e gratuita) nós falamos sobre isso. O título do webinar foi: GED (ECM) e Workflow (BPM) para Instituições de ensino. Sendo assim, nele falamos um pouco sobre os benefícios da ferramenta de BPM para automatizar processos, que ajuda na digitalização da experiência dos alunos, e da ferramenta de ECM para controlar documentos.

E, muita calma nessa hora…

Tudo isso não se trata de um bicho de sete cabeças. Tudo bem, o prazo está bem apertado agora, mas não significa que seja impossível. O importante é ter bastante cuidado com a escolha da ferramenta e com o método de execução. Então, depois disso, pode apostar que o resultado será sucesso total.

Nós, da SML Brasil, temos a migração para a gestão digital como parte do nosso DNA. Sendo assim, já estamos acostumados a auxiliar organizações nesse processo de transformação. Se você quiser, podemos ajudá-lo também. Será um prazer! E qualquer dúvida que você tenha, deixe um comentário aqui embaixo que responderemos rapidinho!

Até mais!

Você poderá ler a legislação na íntegra a partir desses links: Decreto 9.235 e Portaria 315

Letícia Bragagnolo

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS, com Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição Atualmente, faço Mestrado em Administração e Negócios também na PUCRS, além de exercer meu papel de Corporate Development & Strategy Consultant aqui na SML Brasil. Já atuei em muitos seguimentos e áreas de um negócio, sempre buscando otimizar e melhorar processos. Adoro aprender, ler e buscar desenvolvimento constantemente. E o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.