5W2H: o que é, para que serve e quando usar? [Com exemplos + ferramenta]!

5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico que tem como propósito definir tarefas de maneira eficaz e realizar seu acompanhamento de maneira simples, visual e ágil.  O famoso 5W2H é uma ferramenta bastante utilizada para resolução de problemas, mas ela também pode ser aplicada em oportunidades de melhoria. 

O que é 5W2H? 

Como já dito no início do artigo, o 5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico muito utilizada para a resolução de problemas e criação de planos de ação. Sua aplicabilidade é bastante extensa e contempla todas as áreas das organizações. Além disso, não podemos deixar de lembrar que ela também pode ser bastante relevante para ser aplicada fora das empresas, no seus planejamentos pessoais por exemplo. 

A origem da ferramenta

Os registros indicam que a metodologia 5W2H teve sua origem na indústria automobilística japonesa. Algumas evidências apontam que essa ferramenta foi desenvolvida durante estudos sobre qualidade, por especialistas, ao longo da implantação do Sistema Toyota de Produção. 

Nos dias de hoje, ela é uma metodologia amplamente utilizada. Podendo ser considerada tanto uma ferramenta administrativa quando uma ferramenta da qualidade

Para que serve?

Seu principal objetivo é contribuir para o planejamento de ações. Pois ela tem a capacidade de clarear os cenários e tornar as ideias factíveis. Isso tudo porque ela traz respostas de uma maneira clara e visual. Além disso, a sua metodologia de execução e o seu layout possibilitam enxergar todas as informações de maneira bastante visual e ágil. 

Através de um checklist de atividades específicas que é guiado por 7 perguntas: 

Significado de 5W2H
Significado de 5W2H

Quando as 7 perguntas propostas pelo método são respondidas, de maneira realista e verdadeira, é possível enxergar qual a real necessidade dessa organização. Dessa forma é possível concluir se é necessária a realização ou não alguma alteração dentro da organização. Validar a necessidade de reformular as métricas ou até mesmo de alterar o plano de ação também pode ser visualizado a partir dela. Assim, o objetivo inicial que levou a aplicação do 5W2H será alcançado. 

Exemplos de aplicação do 5W2H

O 5W2H tem uma ampla gama de aplicações possíveis. Vou te mostrar apenas alguns exemplos de utilização dessa metodologia em uma organização. Podem ser:

  • Criação de um plano de ação, com o intuito de atingir uma meta ou objetivo;
  • Definição de um processo ou projeto,  servindo de guia para orientar os passos e as atividades necessárias para o atingimento do sucesso;
  • Elaboração do planejamento estratégico, trazendo de forma clara e visual a definição dos objetivos. 
  • Entre outros…

Alguns benefícios da ferramenta 5W2H

Colocar essa ferramenta em prática na sua empresa, ou até mesmo na sua vida pessoal pode ser bastante vantajoso. Pois, além de ser uma metodologia simples de ser utilizada, ela garante uma série de outros benefícios. Vale a pena ressaltar alguns deles! 

Você consegue ter mais vantagem competitiva, pois consegue enxergar com clareza os pontos de melhoria. Com isso, consegue melhorar a sua tomada de decisão e torna ela muito mais assertiva. É possível realizar melhorias internas na organização, otimizando tempo e recursos e também aumentando a produtividade.

Como colocar a ferramenta 5W2H em prática? 

Bom, executar o 5W2H é bastante simples, pois sua aplicação é fácil e prática. O mais importante é ter clareza e saber em qual atividade ele será aplicado, assim as chances de sucesso se tornam ainda maiores. 

Usualmente a ferramenta é aplicada em formato de tabela, onde estão dispostas as sete perguntas que devem ser respondidas. Um detalhe bem legal é que os espaços para preenchimento são pequenos, sabe porque? Para que as respostas sejam breves, assim a análise se torna muito mais eficiente e efetiva.

O primeiro passo:

Mas antes de elaborar a tabela, é importante definir o que será analisado, onde será aplicada a metodologia. É legal fazer uma análise ampla de onde você quer chegar, de qual é o seu objetivo! E aqui vale tudo: um processo, um projeto, um plano de ação (a lista de aplicabilidade é enorme!). Com isso, você terá um norte do caminho que será percorrido e aumenta muito as suas chances de sucesso. 

O segundo passo:

Após ter definido seu ponto de aplicação, é hora de começar a diversão: a elaboração da sua tabela. Tenha sempre em mente que as respostas precisam ser sucintas e objetivas, tá? (mas garanta que as informações mais importantes estarão presentes). 

E, quanto mais pessoas relevantes para o assunto forem envolvidas no processo, maior será riqueza de conhecimento. Suas respostas trarão mais informações pertinentes, porque visões diferentes trazem informações diferentes, certo? Então envolva sua equipe, pessoas que tem relação direta ou indireta com o ponto de aplicação que você definiu. 

Encerrando o ciclo da análise:

Depois de colocar todas as informações na ferramenta e visualizar os resultados obtidos é importante realizar follow-ups, marcar uma revisão para entender se os resultados estão sendo alcançados e se o objetivo inicial foi atingido.

Antes de encerrar o assunto, é importante lembrar que:

O 5W2H vai ajudar você a tornar as ideias em ações. Você vai poder tirar suas ideias do papel e começar a coloca-las em prática! Além disso, vai ter o oportunidade de realizar melhorias internas com essa metodologia tão simples de ser utilizada. 

O bom dessa ferramenta é que as informações ficam disponíveis de forma clara e visual, então, você pode compartilhar com toda a sua equipe. Isso faz  com que ela possa ficar a par de tudo o que foi estabelecido. Assim, a comunicação se torna muito mais rápida e eficiente. 

Colocando a mão na massa!

Então, vamos colocar em prática? Deixamos aqui, de presente, dois modelos para que você possa começar a se aventurar nessa metodologia! Espero que te ajude a se tornar cada vem mais produtivo.

 

Essa é uma forma de você estar sempre a frente dos problemas, eliminando gargalos, desperdícios e deixando seus processos simplesmente inteligentes! Agora, se você não sabe ainda o que é um processo inteligente, veja no vídeo abaixo e descubra! 🙂

Espero que você tenha gostado. Depois, me conta o que achou da planilha? Vou ficar ansiosa esperando seu feedback!

Até breve!

Thyelli Kataguire

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Meu nome é Thyelli Kataguire. Sou Engenheira de Produção, formada pela UNISINOS, com pós-graduação em Logística e Distribuição pela Fundação Instituto de Administração - FIA. Atuo na SML Brasil como Especialista em Projetos Estratégicos e tenho sólidas experiências profissionais na área de logística, tanto no e-commerce quanto na indústria. Já passei por empresas como Dell, Braskem, Privalia e MCassab. Similar a logística, sou apaixonada por movimentação. Tudo o que é dinâmico me motiva. E quando se trata de transformação de processos? Motiva mais ainda!

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