Como criar um Fluxograma em 5 passos

Fluxograma é o nome que se dá a uma notação específica (ícones), utilizado para representar o fluxo de atividades de um processo.  Ou seja, Fluxograma é uma notação (sistema de símbolos e abreviações) utilizada para representar um processo por meio de um desenho.

Se você possui dúvidas sobre a elaboração de um Fluxograma, está no lugar certo! Neste artigo, eu conto brevemente a história do Fluxograma e explico um pouco mais sobre essa notação de desenho de processos, onde usar e quais são os seus 28 símbolos (com nome e descrição do uso). Além disso, ainda te conto o passo a passo para você criar o seu.

Um pouco da história do fluxograma

Frank Gilberth

Fluxogramas são usados desde 1921, quando Frank Gilberth, um engenheiro mecânico, apresentou a ideia pela primeira vez em sua apresentação chamada: “Desenho de processo – Primeiros passos para encontrar o melhor caminho”. Frank dedicou sua vida para estudar maneiras de aumentar a produtividade na indústria.

O que são fluxogramas?

Fluxograma nada mais é do que uma maneira de representar um processo por meio de um desenho. É uma forma simples e fácil de identificar o fluxo com que as atividades acontecem, nele cada passo de um processo é representado por um único símbolo que possui uma resumida descrição.Estes símbolos são padronizados e ligados por flechas que demonstram a direção do fluxo de atividades.

Além disso, Fluxogramas podem ser facilmente atualizados e sua notação é entendida em segundos, pois é uma ferramenta bem antiga que está muito bem popularizada. Por este motivo não é necessário que você utilize um programa especial, os símbolos utilizados no Fluxograma (ou seja, sua notação) estão disponíveis em programas como Word, Excel e Powerpoint, por exemplo.

Exemplo de fluxograma
Exemplo de um Fluxograma construído no Word. Fácil, não é?

O que talvez você não saiba sobre os Fluxogramas…

Fluxograma é uma notação de desenho de processo. Muitas pessoas acham que qualquer desenho de processo é um fluxograma, na verdade não é. Só será Fluxograma quando você utilizar os ícones da notação de Fluxograma (isso mesmo, com “F” maiúsculo)!

Assim como existe a notação de BPMN (Business Process Management Notation) e a notação de EPC (Event-Driven Process Chain), também existe a notação de Fluxograma! Todos são desenhos de fluxos de processo, mas não são todos fluxogramas. Entendeu?

Quer conhecer uma ferramenta que permite que você faça o desenho do seu processo em notação BPMN e ainda poder automatizá-lo? Então, não perca a nossa demonstração do Orquestra BPMS! Só se inscrever no link abaixo!

Quando usar o Fluxograma?

Fazer o desenho do processo por meio de um fluxograma pode ser relacionado a diversos benefícios, entre eles, gostaria de citar que essa boa prática pode ser usada para:

  • Conhecer o fluxo de atividades do processo;
  • Identificar onde o processo começa e onde ele termina;
  • Verificar quais os fornecedores e clientes de um determinado processo;
  • Relacionar quais as áreas fazem parte do processo;
  • Identificar os erros que existem no processo;
  • Identificar problemas em potencial;
  • Propor melhorias;
  • Propagar o conhecimento, pois a atividade estará documentada e servirá de apoio a quem desejar conhecer o fluxo de atividades de um determinado processo.

O significado dos símbolos de um fluxograma

Você sabia que existem 28 símbolos da Notação do Fluxograma? Eu pesquisei todos eles e compilei tudo nessa ferramenta. Baixe o arquivo abaixo e confira! 🙂

Vamos começar?

Agora que você já conhece todos os 28 ícones da notação, vamos começar a desenhar? Vou te mostrar como criar o seu em cinco passos, e de que maneira isso pode te ajudar a entender o fluxo de atividades de um processo. Por fim, eu comento algumas boas práticas, como também os principais erros cometidos na hora de fazer o desenho. Ficou interessado? Então, vem comigo!

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Antes de colocar a mão na massa, saiba:

Qualquer desenho de processos é um Fluxograma?

É bem comum as pessoas chamarem todo e qualquer desenho de processo de fluxograma. Por ser uma notação muito antiga, o termo acabou se popularizando. Na prática, o fluxograma descreve um tipo de desenho técnico cujo objetivo principal é expressar o funcionamento de uma atividade de forma objetiva e muito clara.

Se você quiser aprender a modelar na notação de BPMN, vá direto para este vídeo de 7 min aqui.

Por que devemos fazer o fluxograma do processo?

Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele fazer um caminho muito maior do que seria de fato necessário.

Veja um exemplo lúdico, mas muito ilustrativo:

Exemplo do caminho percorrido pelo processo
Exemplo do caminho percorrido pelo processo

Perceba que na imagem acima, ambas as linhas (rosa e azul) chegam a um mesmo objetivo. Porém, a linha rosa provavelmente demora mais tempo, consome o tempo de mais pessoas e gera mais custo para a empresa por ser um caminho mais longo. Já a linha em azul, vai direto ao ponto e faz menos voltas para chegar ao mesmo objetivo que a linha rosa.  Essa é a realidade de muitas empresas e de muitos processos. É possível que estejamos gastando mais recursos do que o necessário para atingir o objetivo.

Em contra partida…

Fazer o desenho do fluxo do processo vai te ajudar a entender qual o caminho ótimo e assim implementar grandes melhorias e obter melhores resultados! Pode apostar, vale muito a pena. Já vi muitas transformações de processos começarem por meio da análise e modelagem do fluxo de tarefas e atividades.

Também vale destacar que esse tipo de método pode ser utilizado em diversos contextos, desde o gerenciamento de projetos formal até a organização de estoques em uma indústria. Ou seja, você pode desenhar o fluxo de qualquer processo.

Agora sim, vamos lá!

Como criar o fluxograma do processo em 5 Passos

Agora que você já sabe o que é e porque é importante fazer um fluxograma, chegou a hora de colocar a mão na massa e iniciar o desenho do seu processo. Acompanhe os cinco passos para a elaboração.

Passo 1: Selecionar a ferramenta

Para começar, você precisa decidir onde fará o seu desenho do processo. Existem alguns sites que disponibilizam gratuitamente ferramentas para fazer estes desenhos. Ou você pode usar ferramentas do Office, como word e power point, com as quais você certamente já tem bastante familiaridade! 

Veja também este texto aqui e saiba qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos.

Algumas opções de ferramentas estão listadas (e comentadas) a seguir.

1. Lucid Chart – Desenho de fluxograma online

Mesmo na versão free o Lucid permite que você edite os fluxos e compartilhe com outras pessoas. Entretanto, existe uma limitação. A versão free te limita a fazer desenhos mais complexos. Para quem é estudante ou professor, existe uma opção específica (que já deixei linkada ali). O site é em inglês, mas o modelador é em português. As versões pagas permitem que você modele em outras notações, como BPMN, por exemplo.

Exemplo da ferramenta Lucid Chart para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Lucid

2. Draw.io

A primeira pergunta que a ferramenta Draw.io te faz é: onde você pretende armazenar seus fluxos? Bom, isso já é um indicativo de que os desenhos ficam armazenados e podem ser acessados por você, mais tarde. Ele também permite que você faça desenhos em outras notações. É possível importar fluxos e exportar em JPEG, PDF, etc.

Com certeza tanto o Lucid quanto o Draw são ótimas opções que podem facilitar o seu esforço ao fazer um desenho de processo. Achei também um vídeo que mostra como a draw funciona.

Ah, uma observação: para assistir o vídeo em Português vá no vídeo >> clique em detalhes >> legendas >> Traduzir automaticamente.

Exemplo da ferramenta Draw para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Draw

3. Gliffy

A Gliffy também possui uma versão free, mas são só alguns dias. Nela, você pode desenhar em notação de fluxograma, como também com outras notações do mercado.  Assim como as ferramentas anteriores, você pode importar os desenhos e editá-los. Ela permite o compartilhamento com seus colegas, permite criar um time de trabalho ou ainda adquirir  um plano para a empresa toda. Ah, é possível salvar seus desenhos no Google drive também!

Exemplo da ferramenta Gliffy para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Gliffy

4. Cawemo – Para desenhar fluxos online com notação BPMN

Cawemo é a minha ferramenta preferida para desenhar em notação BPMN. Ela funciona muito bem e é online e gratuita. Você pode compartilhar seus fluxos ou desenhar com outras pessoas (colaborativamente). É uma ferramenta muito fácil de mexer. Ponto negativo: você precisará entender a notação BPMN para utilizar esta ferramenta.

Cawemo
Cawemo

Não gostei dessas ferramentas, o que eu faço?

Caso você não queira utilizar estes sites gratuitos, não tem problema nenhum! O objetivo aqui é estudar o processo e propor melhorias, não é mesmo? Para isso você pode até mesmo optar em usar papel e lápis, por que não?

A vantagem em desenhar em arquivo eletrônico é a facilidade de modificação e atualização posterior, mas você quem escolhe. O que importa não é o meio e sim o fim. O desenho é apenas um meio para propor melhores resultados. Se o seu desenho trouxer resultados, ok! Sem problemas. Não importa onde ele foi feito.

Caso não tenha gostado das opções que te dei, eu afirmo que você tem outra possibilidade em mãos, uma ferramenta super conhecida: Microsoft Word, Power Point, Excel…

  • Microsoft Office

Isso mesmo! Os offices Word, Power Point e Excel são boas opções devido a facilidade de acesso. Quase todo mundo usa, não é verdade? As ferramentas do Office possuem os ícones de fluxograma prontos. Logo, fica muito fácil de usar!

Dica valiosa: antes de começar, ative as linhas de grade. Isso facilitará muito no alinhamento do desenho.

Print excel para fluxograma

Depois de ativar as linhas de grade, selecione a opção nova tela de desenho: Inserir >> Formas >> Nova tela de desenho. Para selecionar os ícones vá em Inserir >> Formas >> Fluxograma.

Desenho word para fluxograma
Exemplo do uso do word para desenho de fluxograma

Passo 2: Listar as atividades do processo

Agora que você já escolheu qual ferramenta vai utilizar é hora de colocar a mão na massa! O objetivo desta etapa é entender qual o passo a passo do processo, isso significa “mapeá-lo“.

Atenção: Se você já passou do nível básico, pule esta etapa e vá direto para a etapa do desenho, no passo número 3. Mas, é só uma opção, se quiser continuar lendo fique super à vontade!

Faça as seguintes perguntas:

  1. O que faz este processo iniciar?
  2. Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim? Pense sobre cada atividade que é realizada, liste cada uma delas em um rascunho.

Quando for analisar as atividades, se questione se:

A atividade em questão é uma…

  1. ação/tarefa (Exemplo: comprar material)?
  2. revisão (Exemplo: revisar informações do cadastro)?
  3. aprovação (Exemplo: aprovar compra de material)?
  4. espera (Exemplo: aguardar 5 dias e encerrar orçamento)?
  5. um registro (Registrar no ERP)?

E assim, você vai listando cada etapa do processo. É importante você ter em mente que este desenho não é relativo ao fluxo de atividades que o processo deveria ter e sim como ele de fato acontece. Afinal, você está fazendo o desenho para identificar possíveis melhorias. Logo, não faz sentido desenhar o processo como ele deveria se comportar.

Para mapear o processo, é importante compreender cada uma de suas etapas e quais são as entradas e saídas. Isso vai facilitar na hora de conectar todos esses pontos no fluxograma. Existem algumas atividades que podem ter mais de uma entrada ou mais de uma saída.

Que tal um exemplo prático?

Eu escolhi como exemplo um processo que quase todas as pessoas conhecem. Pedir uma pizza! Então vamos lá. Considere que eu sou a atendente da pizzaria, ok?  Irei atender um pedido de pizza (telefone) para uma tele entrega.

Listando as atividades do processo (em uma pizzaria)

  • Verificar se o cliente possui cadastro
  • Se sim, ok! Caso contrário, realizar cadastro no sistema
  • Verificar qual o tamanho da pizza que o cliente solicitará
  • Verificar qual os sabores que o cliente solicitará
  • Perguntar se deseja algo mais (Sobremesa ou bebida)
  • Se sim, adicionar itens ao pedido. Se não, prosseguir
  • Perguntar se deseja fazer alguma obervação no pedido
  • Se sim, fazer observação. Se não, prosseguir
  • Informar o total do pedido
  • Perguntar forma de pagamento (Cartão ou dinheiro)
  • Se cartão, enviar máquina. Se dinheiro, perguntar se precisa de troco
  • Precisa de troco?
  • Se sim, separar troco. Se não, prosseguir
  • Agradecer e Registrar (confirmar) pedido no sistema

Nem sempre o fluxograma será linear como o do exemplo acima. Em alguns casos, pode acontecer de que atividades corram em paralelo, especialmente quando o objetivo é descrever processos complexos que envolvem a integração entre áreas muito distintas. Quando for esse o caso, é crucial investir mais nessa fase de listagem de tarefas para compreender como elas se relacionam e quais são os requisitos para que cada etapa seja executada.

Passo 3: Montar o Fluxograma

Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Lembre-se que fluxos de processos são meios de comunicação. Fica bem mais fácil interpretar um desenho do que ler 29 páginas de um procedimento, não é verdade? 

Com base na sua lista de tarefas, feitas no passo anterior, inicie o desenho do fluxo selecionando o ícone correspondente a cada atividade. Se for uma aprovação, utilize o losango. Se for uma ação, utilize o retângulo. E assim por diante. Note que existem muitos ícones diferentes. Não é preciso usar todos os ícones se não quiser. O mais importante é deixar o desenho bem claro e de compreensão rápida, que é o objetivo principal de um fluxograma: ser uma referência inteligente.

Exemplo do desenho do processo em notação de fluxograma

Para montar o fluxo eu peguei a lista de atividades do Passo 2, verifiquei qual ícone eu deveria utilizar e desenhei no fluxo. Olha como ficou:

Como criar um fluxograma

(continuação do exemplo de fluxograma abaixo)

Como criar um fluxograma

Veja algumas dicas importantes

Sim, sempre tem uma dica ou outra que pode ser importante para você. Eu separei 3 que eu acho muito importante nesse passo em específico:

Dica 1: utilize nomes no infinitivo

É uma boa prática você escrever os nomes no infinitivo quando utilizar o ícone chamado “processo”. É aquele ícone retangular. Por exemplo, na atividade “verificar qual os sabores que o cliente solicitará”, utilizei o ícone processo, pois ele indica uma ação. Por este motivo, também, o verbo está no infinitivo: verificar.

Dica 2: explore e utilize vários ícones

Na notação de Fluxograma existem 28 ícones! É necessário saber todos de cor? Não! É necessário utilizar os 28 ícones no seu desenho? Não! Entretanto, quanto mais representações você utilizar, menos dúvidas ficarão na interpretação. Entretanto, nunca esqueça que o melhor padrão é o que o seu cliente/público alvo entende e se sente mais à vontade. Essa é a prioridade número 1. Nunca esqueça!

No meu exemplo, logo ali embaixo, após verificar os sabores da pizza for preciso anotar alguma observação manualmente (como por exemplo uma restrição alimentar ou a exclusão de algum alimento), veja que eu utilizarei o ícone “entrada manual”.

Dica 3: não esqueça dos eventos de início e fim

É muito importante que você inicie com um evento de início e termine com um evento de fim, esse fim representa a atividade realizada.

Veja no meu exemplo (fluxo acima): Eu iniciei o processo com um evento de início e o chamei de “Registrar pedido de pizza” e para finalizar o meu processo utilizei um evento de fim e o chamei de “Pedido de pizza registrado”. Listar os eventos formais de início e fim também é importante para integrar um fluxograma com outras atividades de uma empresa, permitindo entender como cada uma delas se conecta em um organograma de geração de valor que apresente uma visão holística do negócio.

Parece óbvio, né? Mas muitos desenhos de processos não apresentam claramente seus inícios e fins, e isso pode gerar alguns erros, até mesmo de compreensão do documento. Fique atento!

Passo 4: Estabelecer ligação (correta) entre as atividades

É importantíssimo que você apresente para o leitor qual é a sequência do fluxo, qual a direção, qual o caminho que precisa ser percorrido. Este caminho é representado pelas flechas que fazem a ligação entre os ícones. Não existem becos sem saída no fluxograma: apenas a etapa final não se conecta com nenhuma outra. Sendo assim, o caminho deve ser único, ou seja, devemos representar a sequência de atividades entre os ícones de uma forma que o leitor encontre facilmente qual é o seguimento. Só representamos mais de um caminho quando existir um evento de decisão. Caso contrário, não!

Errar na hora de estabelecer ligações é um erro comum. Para evitar de cometê-lo, siga o seu fluxo, faça uma leitura dele e veja se ele chega claramente até o final sem apresentar falhas. O caminho deve sempre chegar até o evento de fim. Note na imagem abaixo: qual o próximo passo? Não tem seguimento porque o fluxo não chega até o evento de fim.

Como criar um fluxograma

Passo 5: Garantir o entendimento

Talvez você esteja questionando: se eu já fiz o desenho do meu processo, tem mais um passo a ser executado? Sim, temos! Concorda comigo que não adianta fazermos o estudo do processo, desenhar o fluxo das atividades e, no final, não conseguir representar o que de fato acontece? Imagine que este fluxo sirva como informação documentada para uma auditoria e na hora da auditoria o auditor (a) não compreende ou encontra não conformidades no seu fluxo. 😱 O que fazer?

Uma última leiturinha, né?

Pois então, o Passo 5 objetiva verificar se o que fizemos está claro não só para nós, mas para qualquer pessoa que o leia. Por isso, precisamos da ajuda de alguém que não tenha participado da elaboração do desenho. Encontrou alguém? Legal! Agora peça para esta pessoa ler o desenho (interpretar); se ela conseguir visualizar todas as etapas, entender a descrição a sequência, o seu Fluxograma está aprovado e finalizado.

Pode ser que, por ventura, a pessoa tenha questionamentos, ou até mesmo encontre alguns erros no seu desenho. Isso é ótimo, pois você terá a chance de corrigir e mais chance ainda de efetivar o desenho de forma muito clara e objetiva. Um outro ponto de vista pode agregar valor ao seu desenho – porque, afinal, o objetivo do Fluxograma é proporcionar um entendimento mais claro de um processo a partir da representação visual.

Portanto, em resumo: sempre coloque o fluxograma a prova com outra pessoa, que não está com a visão viciada! Essa revisão é importante para garantir a clareza do desenho, que é o objetivo principal deste tipo de representação gráfica.

Bônus!

Estamos chegando no fim, eba! Mas antes, quero deixa para você algumas boas práticas e alguns dos erros mais comuns na utilização e elaboração do Fluxograma.

7 boas práticas para a elaboração do Fluxograma

  1. Utilize os ícones corretamente para que seu fluxograma possa ser entendido universalmente;
  2. Identifique, sempre, a flecha em um único fluxo. Somente em momentos de decisão há a possibilidade de mais de um caminho a ser seguido;
  3. Mantenha os ícones sempre com o mesmo tamanho, se necessário diminua o texto inserido, essa boa prática propicia uma leitura mais harmoniosa;
  4. Identifique as ações com palavras no infinitivo: selecionar, marcar, buscar, comprar, vender, etc.
  5. Utilize cores para representar a diferença entre os tipos de ícones (assim como fiz no meu exemplo);
  6. Deixe claro onde o processo inicia e onde ele termina.
  7. Tome um cuidado especial em processos integrados entre áreas diferentes e garanta que o fluxo só chega em uma etapa quando seus pré-requisitos estão disponíveis;

6 erros mais cometidos na elaboração do Fluxograma

  1. Utilizar caixa de processo (ícone retangular) para qualquer tipo de atividade (esse é o erro mais comum);
  2. Colorir o fluxograma sem critério, apenas atribuir cores diferentes aos ícones. Gera uma poluição visual no desenho;
  3. Elaborar um fluxo muito grande em um espaço pequeno. Não calcular corretamente o espaço, ou tentar colocar um grande fluxo em um espaço muito pequeno pode deixar o seu trabalho um pouco confuso e pode complicar a leitura;
  4. Colocar conectores circulares em ligações com fluxos de outra página;
  5. Não conectar tarefas que não são as finais do processo;
  6. Construir loops infinitos. Uma simples ligação errada, pode gerar uma atividade sem fim! Veja:
    Como criar um fluxograma

Se você identificou algum erro comum que eu não tenha citado, coloque nos comentários.

Eu acho que você vai gostar desse texto aqui: Melhorias em processos: como evitar falhar? e deste aqui também: 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist]

Espero ter lhe ajudado e tirado suas dúvidas. Agora, basta seguir esses passos e desenhar todos os processos que queira documentar. Mãos a obra!

Bruna Amaral

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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.