Expedição e registro de diplomas para IES

Aqui no blog constantemente falamos sobre a transformação digital das Instituições de Ensino Superior. Falamos sobre o acervo acadêmico digital, sobre o uso de serviços no app e agora, com o surgimento da Portaria n° 1095, de 25 de outubro de 2018, vamos falar sobre a expedição e registro de diplomas de graduação.

De acordo com o Censo da Educação Superior, mais de 1 milhão de alunos se formam, em todo o Brasil, a cada ano. E que ótimo se este número crescer cada vez mais. Entretanto, a expedição e registro de diplomas pode se tornar uma dor de cabeça para as instituições que não possuem processos organizados e digitalizados para a realização desta tarefa.

Demonstração do Orquestra para IES

Como provavelmente este processo funciona na sua IES

Você tem uma sala enorme cheia de pastas suspensas (o chamado acervo acadêmico). Elas estão em ordem alfabética e completamente cheias de informações de alunos, certo? Quando um aluno se forma, você inicia uma busca desenfreada por cópias e mais cópias de documentos. Faz uma oração para que todos os docs sejam encontrados (rsrs brincadeirinha), os utiliza para registro do diploma e posteriormente os guarda novamente na sua pasta de origem.

O aluno se forma e após um certo tempo retorna para a instituição para buscar o seu diploma impresso e assinado. Se o processo na sua instituição não é este, eu poderia apostar que ele é bem parecido. Então, a pergunta que não quer calar é: o que mudará com a criação desta nova Portaria?

Quais são as principais considerações da Portaria n° 1095

Com o surgimento da Portaria n° 1095, de 25 de outubro de 2018, algumas coisas mudarão. Fizemos um estudo e acompanhamos o trabalho da Consae para resumir alguns dos principais pontos, veja:

  1. Prazos foram estabelecidos para a emissão e para o registro do diploma, descritos no Capítulo V
  2. A divulgação no diário oficial da União tornou-se obrigatória
  3. A Portaria refere-se apenas a cursos de graduação
  4. O foco está no processo, no fluxo de tarefas, para a  emissão e registro do diploma
  5. O Capítulo II lista os documentos necessários para o registro do diploma
  6. O Capítulo III diz que o livro de registro pode ser em formato eletrônico e deverá atender os requisitos ICP Brasil
  7. O Capítulo V cita que um banco de informações de registros de diplomas deverá ser mantido pela IES e disponibilizado em sítio eletrônico para consulta pública
  8. O prazo para se adequar as novas normas é 180 dias, contando de 25 de outubro de 2018.

É obrigatório a disponibilização de diplomas digitais?

Não. Ainda não é obrigatório a disponibilização de um diploma totalmente em formato digital. A Portaria n° 1095, de 25 de outubro de 2018 não trata deste assunto. A regulamentação para este processo está sendo editada, conforme mencionado na Portaria MEC nº 330, de 05 de abril de 2018, que: “Dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino”.

Quais são os pontos de atenção

Mais uma vez estamos falando aqui em processos, não é mesmo? Melhoria, agilidade, velocidade e segurança da informação. O MEC vem forçando as instituições a se atualizarem e a entregarem uma melhor experiência ao aluno.

Para mim, o principal recado que eu deixaria para as IES no geral é exatamente esse: melhorem, otimizem e tornem seus processos inteligentes. Como você atenderá os prazos para emissão e registro de diplomas se o seu processo é totalmente manual e com papel?

Parece que as Portarias no geral não nos deixam sair do assunto transformação digital. Até rimou. Mas é verdade. Tanto que o nosso artigo mais lido do blog é exatamente sobre isso: MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de Documentos Acadêmicos. É tempo de mudar.

Controle de processos: como escolher a ferramenta mais adequada

Para responder a esta pergunta nos preparamos este conteúdo muito rico: Como contratar um software de BPMS? Muitas IES chamam de workflow de processos, mas BPMS também é o nome desta ferramenta mágica. Com ela, você automatiza todo o fluxo de tarefas e informações dentro da sua instituição.

Você pode usar um BPMS para atender aos alunos, aos professores e aos funcionários.

Controle de documentos: como escolher a ferramenta mais adequada

Se você já ouviu falar de ECM você está no caminho certo! Mas, separamos também tudo o que você precisa saber sobre ECM voltado ao acervo acadêmico digital. Com certeza escolher a melhor ferramenta será um ponto chave para o sucesso. É uma atividade cheia de critérios e incertezas, mas no fim, tudo dará certo!

E, se você precisa de ajuda, nos chame! Somos especialistas nisso.

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.