Como montar um fluxograma de compras? Confira o passo a passo!

O seu setor de compras vive em estado de atenção? Recebe pedidos de todas as áreas da empresa dezenas de vezes por dia? E por diferentes formas (telefone, e-mail, mensagem…e contando!)?

Pois bem, a aquisição de materiais e insumos é um processo que existe na operação de todas as empresas. Estejam eles relacionados, ou não, aos produtos ou serviços ofertados, todo ganho de produtividade nessa área é bem-vindo. Para alcançar esse objetivo, fazer o mapeamento do seu processo – o fluxograma de compras – pode ser de grande ajuda.

Fluxogramas são peças importantes e auxiliam na padronização de operações. Isso porque eles permitem um maior entendimento do panorama, ordenam a execução das tarefas e facilitam o acompanhamento das atividades, e dessa forma ajudam a proporcionar uma melhoria dos processos. Neste artigo, mostramos o passo a passo para que você monte o seu fluxograma de compras, o ajudando no seu processo. Confira!

Selecione e treine a equipe

Processos são planejados por pessoas. Não importa o quão bom seja o software utilizado, a qualidade do trabalho vai depender diretamente da capacitação e do preparo da sua equipe.

Na hora de mapear seu processo de compras, é importante que você o faça juntamente com as pessoas que realizam as atividades atualmente, já que são elas quem executam as tarefas e podem te ajudar a entender muitos pontos desconhecidos.

Além disso, se você pretende alterar o processo, elas passam a ser parte integrante da mudança, diminuindo possíveis resistências a essas modificações. Por fim, você deve avaliar quantos e quais serão os melhores profissionais para executar as novas tarefas. Dependendo da situação, pode ser interessante realizar treinamentos para desenvolver seus funcionários atuais.

Identifique a questão crítica

Seu processo de compras lida com muita burocracia? Está com problemas na qualidade dos itens comprados? Esses são exemplos de situações que podem estar afetando a eficiência dos seus processos. Para resolvê-las, é necessário primeiro identificá-las e, dessa forma, a questão crítica passa a ser o norte de todo o seu mapeamento.

A questão crítica pode ser de origem estratégica ou operacional. Veja alguns exemplos de problemas que podem estar afetando sua área de compras:

  • Redução de custos em compras para melhorar competitividade de mercado
  • Problemas de comunicação
  • Baixa produtividade e retrabalhos
  • Baixa qualidade dos materiais e insumos
  • Desrespeito a prazos, etc.

Analise a situação atual

Agora que você já identificou as questões críticas do seu processo de compras, é hora de avaliar a situação atual.

Nessa etapa, o objetivo é que você compreenda como as atividades estão sendo executadas no cenário atual, o processo “as is”. Para realizar esse estudo é preciso que você e sua equipe analisem as reais condições do seu processo.

Veja algumas perguntas que podem ajudar a avaliar o seu cenário atual:

  • Existe um fluxograma de compras feito anteriormente?
  • Ele contempla as áreas envolvidas na sua questão crítica?
  • As atividades estão corretamente mapeadas?
  • A equipe conhece o fluxograma?

Avalie os problemas

É nessa etapa em que se levantam todos os problemas que estão acarretando na sua questão crítica. Você pode utilizar diferentes técnicas para buscar as desconexões: diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), que permite que você busque a causa raiz do problema ou brainstorming, que é uma análise colaborativa e que permite que todos os envolvidos possam das suas ideias, etc.

Se, por exemplo, um dos seus pontos críticos é a qualidade insatisfatória dos materiais ou insumos, o que pode estar levando a isso é uma falta de parâmetros específicos no processo de avaliação da qualidade do fornecedor, erros no processo de especificação das características dos materiais, itens entregues pelo fornecedor fora do padrão especificado e assim por diante.

Cada empresa é única e, por isso, enfrenta suas próprias dificuldades e problemas. Fazer essa análise é importante parar criar processos personalizados que atendam as suas necessidades específicas e que minimizem os efeitos dos problemas da sua área.

Veja também:

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6 problemas a serem evitados no setor de compras

Desenvolva o fluxograma de compras ideal

Pronto. Você já escolheu a sua equipe, identificou as questões críticas, analisou a situação atual e encontrou os problemas que precisa resolver.

Nesse ponto, já tem tudo de que precisa para desenvolver o fluxograma ideal para o processo de compras da sua empresa. Na hora de realizar esse trabalho, lembre-se de sempre buscar a eliminação da burocracia, a simplificação, a diminuição de ruídos de comunicação, a redução do tempo de ciclo e a automatização. Além disso, lembre-se de garantir que a equipe participe da elaboração do fluxograma.

Implante, monitore, melhore

De que adianta você e sua equipe trabalharem no mapeamento do seu processo, identificarem as questões críticas, as desconexões, desenvolverem o fluxograma ideal e deixarem ele de lado?

Você e sua equipe fizeram o fluxograma da área de compras. Agora, mãos na massa! Coloque-o em açãomonitore os seus resultados obtidos a partir da sua implementação e busque melhorá-lo sempre. Assim, o seu processo estará em constante evolução.

Mas não esqueça

Na hora de desenhar o seu processo de compras, faça-o da forma mais clara possível. A sua equipe precisa entendê-lo por completo, de maneira a cumprir com exatidão todas as etapas.

Além disso, é importante que todos os setores conheçam o novo fluxograma, já que, em geral, um processo de compras recebe solicitações de todas as outras áreas.

Espero ter lhe ajudado. Agora, basta você seguir esses passos e desenhar o seu processo de compras. Vamos lá, e mãos a obra!

 

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.