Setor de compras: 6 problemas que você deve evitar

No seu dia a dia, você já parou para pensar nos problemas do setor de compras da sua empresa? Essa área é fundamental e impacta diretamente na rotina de vários outros departamentos. Sem um controle adequado, há aumento de gastos, as entregas nem sempre ocorrem no prazo determinado, o que pode afetar o controle de itens em estoque, e prejudicar todo o planejamento da sua empresa.

Para evitar o surgimento desses desafios, é preciso conhecê-los e saber como superá-los. É o que apresentaremos a seguir. Confira!

1. Falta de clareza dos processos do setor

Na área de compras, você já se deparou com alguma dessas situações: falta de controle de pedidos e prazos, gastos acima do esperado, descrições de itens erradas, etc? Eu apostaria que sim. Isso normalmente ocorre por falta de conhecimento das etapas realizadas no processo.

Por meio do mapeamento dos processos da área, você pode identificar toda a operação, e assim detectar os gargalos, as ineficiências e as falhas que ele apresenta, e através da sua representação em um fluxograma visualizar de forma clara todas as etapas (entradas, saídas, fornecedores, etc.).

Desta forma, você pode traçar um plano de ação que elimine os problemas gerados pelo desconhecimento dos processos, e o seu setor de compras passa a trabalhar de forma mais organizada e em sintonia.

2. Pouco tempo para buscar novas fontes de fornecimento

A rotina corrida normalmente faz com que o setor de compras trabalhe sempre com os mesmos fornecedores. No entanto, quantas vezes você já precisou comprar algum item fora do planejado e seu fornecedor habitual não conseguiu te entregar no prazo necessário? Aposto que algumas vezes. Por isso, é sempre bom ter um plano B, seja para um prestador de serviço, seja um material que pode substituir o que é utilizado atualmente.

Para enfrentar esse desafio, é necessário trabalhar em prol de uma base de dados atualizada e de qualidade e elabore contratos com prazos definidos e que beneficiem ambas as partes.

Lembre-se: qualquer problema com o fornecedor afeta diretamente o desempenho do seu negócio. Portanto, invista em tempo para fazer uma boa seleção. Procure referências, avalie a opinião de outros clientes, analise o mercado e foque no custo-benefício. Forme uma base completa, com parceiros qualificados e homologados pela sua área de compras.


3. Falta de comunicação com os outros departamentos

A comunicação é a chave para o sucesso — e ajuda a reduzir boa parte dos problemas do setor.

No caso da área de compras, uma situação desnecessária originária da falta de comunicação é o vai e vem de informações. A falta de alinhamento entre a área de compras e os outros departamentos gera dados desencontrados, que dificultam as tomadas de decisão acertadas. Esse é o caso da relação com o financeiro, por exemplo. As ações devem ser integradas para garantir o melhor processo de escolha dos fornecedores e o equilíbrio entre pagamentos e recebimentos.

A falta de comunicação geralmente é derivada da descentralização das informações. Como você pôde perceber pela explicação, os problemas que surgem são financeiros, de faturamento, de eficiência da área de compras e que impactam diretamente na satisfação dos clientes.

4. Falta de processos padronizados

A eficiência do setor de compras depende de muitos fatores e um deles é a padronização dos processos. Isso porque a padronização vai determinar como e em qual ordem as tarefas devem ser executadas, garantindo o máximo de qualidade em cada atividade realizada.

A uniformização requer um mapeamento do fluxo de tarefas e é importante que todos os envolvidos participem do processo. Assim, também é possível definir regras claras e alcançar o máximo de comprometimento da equipe com as etapas do processo.

Perceba que a padronização vai além da seleção de fornecedores. Ela também inclui a maneira como os pedidos são elaboradores. Por exemplo: para adquirir determinado item, é preciso ter “x” cotações, aprovação do superior, emissão da ordem de compra, etc. Ao seguir esses parâmetros, você consegue controlar melhor a eficiência do seu processo.

Maturidade de processos

5. Falta de controle do estoque

O estoque está diretamente relacionado ao setor de compras – seja em um escritório ou em em uma indústria. Se você comprar mais do que deveria, terá gerado um custo não previsto, além de correr o risco de não haver estrutura física para armazenar (gerando mais custo ainda!).

Por outro lado, caso adquira menos que a demanda, você poderá perder oportunidades de venda ou deixar seus clientes insatisfeitos. De qualquer maneira, fica evidenciada uma falta de planejamento, que resulta em prejuízos de curto, médio e longo prazos.

Por isso, é preciso que se tenha controle sobre os itens armazenados. A realização periódica de um inventário é essencial, bem como o uso de um sistema que contabilize os produtos e esteja alinhado às demandas do negócio.

Ter dados atualizados é fundamental para evitar falhas e garantir que todos os envolvidos tenham conhecimento das informações. Isso evita a ocorrência de problemas, como negociar um lote de mercadorias inexistente ou adquirir quantidades inadequadas.

6. Não usar soluções tecnológicas para controlar os processos

As ferramentas de gestão para o setor de compras são essenciais para melhorar a eficiência e eficácia dos processos.

Com a implantação dessas ferramentas, você padroniza processos, identifica falhas a serem corrigidas, elimina atividades desnecessárias e diminui a quantidade de erros e retrabalho. Todos esses benefícios são conquistados pela centralização dos dados e padronização dos processos. Isso porque eles facilitam o acesso às informações e contribuem para uma tomada de decisão acertada.

Uma forma de assegurar as vantagens é pela eliminação de tarefas manuais, por exemplo, ao adotar o uso de uma ferramenta de automação RPA interligada a uma tecnologia de BPMS. Com o uso desses recursos, os fluxos de trabalham se tornam mais inteligentes e há menos ocorrência de erros e retrabalhos.

A consequência é o aumento da agilidade dos processos e da produtividade da equipe. Os profissionais focam os seus esforços em atividades estratégicas, em vez das operacionais, e isso traz benefícios significativos à empresa. Um deles é a gestão mais moderna, segura e confiável.

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Solucionando os problemas do setor de compras

Espero que você tenha conseguido evitar os problemas da área de compras na sua empresa. Mas se você não conseguiu, fique tranquilo, pois é possível sim minimizar a aparição deles por meio das ações que listamos ao longo deste post.

Várias atitudes ajudam a melhorar os processos executados, como o mapeamento das atividades, padronização dos processos, melhoria da comunicação, automação do fluxo e o controle dos contratos. Ao adotar essas atitudes, você verá que os resultados serão bastante positivos.

Agora que você já conhece os 6 principais problemas do setor de compras a serem evitados, que tal compartilhar suas experiências nos comentários? E se você está precisando de ajuda, entre em contato conosco!

Até mais!

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.