Fluxograma de processos: 5 sinais de que você deve fazer um agora mesmo!

Na sua empresa, a busca é por mais eficiência? Não há um modelo a ser seguido na realização das tarefas? Então saiba que fazer um fluxograma de processos pode te ajudar (e muito!). Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas a serem executadas e quem são as pessoas envolvidas. Portanto, é uma peça-chave para que todos compreendam a sequência a ser seguida.

Agora, você deve estar se perguntando: “como que eu sei se preciso fazer um fluxograma de processos?”. Neste post apresentamos 5 sinais. Acompanhe!

1. Falta de padrão no desenvolvimento das atividades

Quantas vezes você já se deparou com a falta de um modelo, ou de uma rotina específica, para a realização de alguma tarefa dentro do seu setor? O resultado disso nós já conhecemos: atrasos, retrabalhos, desencontro de informações, etc. Dessa forma, a padronização de processos se torna uma grande aliada e ajuda a minimizar esses problemas.

Se o seu setor ainda não adota essa ideia, saiba que muitos benefícios podem surgir assim que você adotá-la. Afinal, ter o mapeamento dos seus processos e padronizar a execução das atividades facilita o cumprimento das melhores práticas, o que auxilia na melhoria do resultado final.

Outro benefício é a definição dos procedimentos a serem seguidos e dos responsáveis por cada etapa, tanto no âmbito da gestão, quanto no operacional. Assim, se algum talento do seu time sair de férias, por exemplo, outra pessoa saberá o que fazer sem haver perda de qualidade no processo.


2. Ocorrência de atrasos e retrabalhos

Você e seu setor já deixaram de entregar determinada demanda no prazo especificado por não saberem exatamente como executá-la? Ou então, você não conseguiu dar andamento em uma atividade porque ela estava parada com seu colega e você não sabia? Eu aposto que sim.

Outra vantagem de mapear processos e desenhá-los, é identificar os pontos que acarretam em atrasos nas entregas. Pode ser por falta de comunicação, desconhecimento do processo, desconhecimento dos prazos para realizá-lo, etc. Isso é possível porque o fluxograma nada mais é do que a representação gráfica do seu processo. Assim, fica mais fácil de entender as relações entre as tarefas realizadas por você e o restante da sua equipe.

3. Redução da produtividade

Você sente que está improdutivo? Quantas vezes você já sentiu que realizou centenas de atividades no dia, mas parece não ter finalizado nada? A resposta pode ser a falta de organização no fluxo de suas atividades, situação que pode ser resolvida através do desenho dos seus processos.

Com ele você consegue visualizar as tarefas que realiza no seu dia, inclusive aquelas que são desnecessárias. Desta forma, você consegue eliminá-las, e com isso você otimiza seu processo e evita o desperdício do seu precioso tempo.

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4. Desconhecimento do objetivo do processo

Você já se perguntou “por que estamos fazendo isso”? Eu apostaria que sim. Esse é outro ponto que o fluxograma ajuda a melhorar. Isso porque ele permite entender a inter-relação entre as etapas e coletar informações importantes sobre os processos. Dessa forma, fica claro para todos qual o objetivo daquelas atividades e qual o resultado final esperado.

Perceba que a ideia não é fazer um mapeamento perfeito, mas utilizar esse recurso para entender a empresa e perceber como pode ser aprimorada. Afinal, essa prática permite saber quais são os pontos críticos do seu processo, preservar o conhecimento adquirido e ainda ter uma visão da cadeia de valor e dos seus integrantes.

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Mapeamento

5. Falta de clareza sobre os papéis dos envolvidos no processo

Esse é outro sinal muito importante de que um mapeamento de processos necessário. Pense, quantas vezes você já se viu sem saber a quem recorrer para realizar determinada tarefa? Ou então, quantas vezes o seu setor não conseguiu dar vazão às atividades por estar envolvido em questões que não eram de responsabilidade de vocês? Calma, isso não é tão incomum.

Quando há indefinição dos papéis dos envolvidos no processo, toda a rotina fica desordenada. E o resultado disso? Atrasos, retrabalhos, dificuldade na comunicação, falta de compromisso dos colaboradores, entre outros prejuízos.

Fluxograma de processos: antes tarde do que nunca

Fica claro que fazer fluxograma de processos é um benefício para qualquer processo, especialmente se os seus apresentarem um ou mais sinais que apontamos. Todas as atividades e os participantes delas devem ser listados durante a elaboração do documento. Ao agir dessa forma, você minimiza as chances de ter pontos desencontrados e pode melhorar o desenvolvimento das atividades.

E lembre-se: nunca é tarde para começar. O importante é dar o primeiro passo. Comece agora, analise aquilo que não está dando certo, faça o seu desenho e compartilhe com sua equipe para que todos tenham conhecimento e consigam colocá-lo em prática.

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.