Processos logísticos: saiba como a automação melhora os resultados!

Você dedica atenção aos processos logísticos da empresa? Eu posso afirmar que, se estes forem bem desenvolvidos, podem beneficiar todo o seu negócio, independentemente do porte. E esse assunto tem tudo a ver com automação, isto é, com a transição de processos realizados por pessoas para aqueles executados por ferramentas de gestão de processos, como um software de BPMS.

Quais são as vantagens da automação? De maneira geral, ela agiliza o trabalho, reduz o risco de erros e permite um controle mais eficiente do desempenho, graças aos dados que são gerados, armazenados e organizados por essa ferramenta. Sendo assim, essa é justamente uma das maneiras de melhorar os processos logísticos da sua empresa.

Quer continuar vendo como a automação pode colaborar para a otimização dos processos logísticos e ainda conferir alguns exemplos de sua implementação na prática? Então acompanhe!

1. Centralização de informações

Para a logística, informação é essencial. Em qualquer momento, você precisa saber onde certo produto ou material está, quem está levando, quais foram os atrasos, quanto tempo ele vai levar para chegar, e assim por diante. E não é apenas na logística de produtos que a informação ocupa um espaço central; o mesmo vale, também, para a logística de serviços. O problema é que não adianta ter essas informações se elas ficam espalhadas entre várias planilhas, ou se estão apenas na cabeça dos colaboradores e não são registradas formalmente.

Você sabe do que estou falando: informações importantes se perdem em meio aos muitos e-mails trocados entre a sua equipe, ligações telefônicas, conversas por aplicativos de chat. Aí, na hora em que você precisar de uma delas rapidamente, não vai sequer saber onde encontrá-la. Por fim, quando chegar a hora de elaborar relatórios para apoiar a tomada de decisões, reunir todas elas vai ser uma tarefa árdua.

Esse é um dos problemas que a automação dos processos logísticos pode ajudar. Em geral, essa automação envolve a adoção de um sistema que permite centralizar todas as informações e até integrar com os demais sistemas das outras áreas da empresa, como projetos, produção e comercial.

Assim, você e sua equipe só precisam fazer uma busca rápida para encontrar tudo que precisam saber. O resultado é que todas as atividades que dependem dessas informações, desde o atendimento ao cliente até o planejamento estratégico, são beneficiadas pela agilidade e praticidade.

Quer saber mais sobre melhoria de processos? Veja esse post aqui!


2. Minimização de erros no cumprimento dos prazos

O uso da automação também ajuda a seguir adequadamente as etapas de cada um dos processos logísticos, obedecendo aos seus prazos e os objetivos específicos. Com a ajuda da ferramenta certa, você pode manter toda a equipe atenta para os processos em andamento, notificar os responsáveis quando uma ação é necessária e avisar quando uma data limite está próxima. Assim, evita-se que os processos fiquem parados, afetando direta – e negativamente – o cumprimento dos prazos.

Analisando pelo ponto de vista de gerenciamento, uma ferramenta voltada para processos permite fazer o monitoramento e identificar quando alguma etapa apresenta gargalos, agindo para eliminar etapas desnecessárias  e aumentar a eficiência. Isso também colabora para que os processos logísticos atendam aos prazos estabelecidos. Obviamente, é muito mais fácil realizar esse controle quando é possível contar com uma tecnologia que fornece as informações, em vez de precisar fazer o levantamento e a análise à moda antiga.

Vale a pena lembrar que, em logística, a qualidade está muito associada ao cumprimento dos prazos. Portanto, essa é uma vantagem importante.

3. Manutenção de equipamentos logísticos

Como já dito anteriormente, o uso de ferramentas auxilia na centralização de informações. E falando de equipamentos logísticos, ela se torna importantíssima. Afinal de contas, é sempre quando você mais precisa daquela empilhadeira que ela vai para a manutenção, não é verdade?

Com a automação, é possível criar uma rotina que gera lembretes para a execução da manutenção preventiva dos seus equipamentos logísticos. Assim, além de você conseguir visualizar quais os equipamentos que estão entrando no ciclo do manutenção, você evita parar todo o processo para realizar a manutenção corretiva (que além de atrapalhar o andamento das atividades, despende mais custos!).

4. Redução de custos

Como um resultado de tudo que foi visto até aqui, a automação ainda possibilita a redução de custos. Vou explicar como isso acontece, por dois caminhos diferentes.

Com a centralização de informações, o responsável pela logística consegue identificar mais facilmente quais processos logísticos a empresa está gastando mais e, principalmente, em quais deles está havendo desperdício e ineficiência. Com isso, é possível encontrar oportunidades para realizar melhorias que vão levar ao melhor aproveitamento de recursos e aumento na produtividade. O efeito colateral é a economia.

Resumindo, a automação permite demonstrar quanto custa cada atividade desenvolvida. No final do mês, é possível verificar qual atividade traz mais custos, trabalhar para a melhoria desta etapa do processo e, assim, minimizar o gasto de recursos.

Além disso, a minimização de erros traz consigo uma redução do retrabalho e dos gastos necessários para corrigir problemas. Ou seja, também possibilita enxergar problemas e melhorar os processos, tendo, mais uma vez, a economia como consequência.

5. Padronização dos processos logísticos

Com a automação, você pode assegurar que os seus processos logísticos sejam desenvolvidos sempre da mesma maneira, seguindo as mesmas etapas, os mesmos prazos, os mesmos requisitos para avançar de uma etapa à outra, e assim por diante.

Com essa padronização, todos os processos seguirão aqueles parâmetros definidos por você, com o objetivo de garantir maior eficiência, tanto em termos de custo quanto de tempo. Além disso, outra vantagem é que a padronização assegura a qualidade do serviço logístico prestado a todos os clientes.

 

Maturidade de Processos

 

6. Melhoria da comunicação

Mais um resultado indireto, fruto da centralização de informações, é a melhoria da comunicação como um todo no que tange os processos logísticos. Quantas vezes não houve desencontro de informações por falta de um gerenciamento mais eficiente no processo de logística?Afinal, demais setores de uma mesma organização dependem dos processos logísticos para desenvolver suas atividades.

Isso acontece porque como as informações ficam centralizadas na ferramenta, o processo como um todo mais claro para todos. Lembra, agora todos tem acesso às informações, basta fazer uma busca rápida no sistema.
Dificuldades na comunicação da sua equipe? Então leia esse post aqui!

7. Motivação da equipe

Quando você adota soluções para a automação de processos logísticos, sua equipe pode se concentrar apenas nos aspectos mais estratégicos do trabalho. Por exemplo, é o sistema informatizado que vai registrar e organizar os dados, e até mesmo gerar os relatórios. Enquanto isso, seus colaboradores têm a missão de combinar as informações do sistema com seu próprio conhecimento especializado para produzir insights e tomar decisões.

A possibilidade de assumir esse papel mais diferenciado — mais estratégico e menos operacional — tem um poder motivador, especialmente para os profissionais da Geração Y, que são mais exigentes em relação à satisfação no trabalho. Por isso, a automação também afeta indiretamente a motivação da sua equipe. Processos logísticos mais inteligentes resultam em uma equipe motivada.

Melhorando os resultados

Agora, você já conhece alguns dos principais benefícios da automação para as empresas que desejam melhorar seus processos logísticos. Esses benefícios quando somados, convertem em processos mais inteligentes e acabam por proporcionar resultados mais satisfatórios para os processos de logística, deixando toda a organização mais eficaz.

Quer descobrir como a automação pode ajudar a sua empresa, especificamente? Entre em contato com a SML Brasil e converse com nosso time de atendimento. Tire suas dúvidas sobre o assunto e conheça nossas soluções para logística!

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.