Como eliminar tarefas do processo?

Quantas vezes você já se viu realizando atividades desnecessárias que não agregavam valor ao seu fluxo de trabalho? Seu processo foi desenhado há muito tempo atrás e não faz mais sentido? Seu processo possui 124 (e contando…) etapas? Será que não seria possível fazer de forma diferente?

A resposta provavelmente seja sim. Você já deve ter visto aqui no nosso blog como os processos do seu escritório apresentam pontos a melhorar e como Lean Office pode te ajudar.  Como relembrar é viver, veja alguns dos 7 pontos citados pela metodologia Lean que não agregam em nada os seus processos.

Vamos considerar uma situação (nem tão) hipotética assim…

Você precisa da aprovação de determinado departamento para a realização de uma atividade. Para piorar, essa aprovação exige a assinatura de um documento impresso, e os responsáveis por assiná-lo encontram-se em unidades de trabalhos distintas. Assim, esse processo apresenta:

  • Excesso de movimentação: quantas vezes esse documento é despachado para coleta das assinaturas?
  • Espera: quanto tempo você fica sem poder realizar a atividade aguardando a volta do documento?
  • Excesso de tarefas no processo: será que havia mesmo a necessidade de mais de uma assinatura?
  • Processos manuais: não seria possível aprovar a atividade de forma mais automatizada, sem que fosse preciso esse documento impresso?

Se identificou, não? Acredito que você certamente já passou por alguma situação semelhante. Enquanto você aguardava, suas atividades estavam paradas, a lista de pendências aumentando e sua produtividade caindo pelo abismo. Pode ser que, até esse momento, você ainda não tivesse se feito todos aqueles questionamentos, mas com toda certeza já havia percebido que era possível reduzir algumas das etapas do processo.

E por falar nisso,

Como eliminar as tarefas desnecessárias do seu processo?

Você já tem o mapeamento do seu processo, agora vai desmembrá-lo de acordo com as etapas que o compõem. Em seguida, classificar essas etapas conforme o impacto que causam no seu produto ou serviço.

Você pode classificar as etapas do seu processo da seguinte forma:

  1. Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV)
  2. Etapas que agregam valor ao negócio (AVN)
  3. Etapas que não agregam valor (NAV)

Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV)

São aquelas que agregam valor ao seu produto ou serviço e que, por consequência, implicam diretamente a percepção e a satisfação do seu cliente. Como mensurar isso? Pois bem, há alguns questionamentos que você pode fazer para te ajudar.

  • Seu cliente pagaria por essa etapa?
  • Seu cliente concorda que essa etapa é fundamental para que os objetivos dele sejam atingidos?
  • Se essa etapa fosse removida, seu cliente perceberia a queda de qualidade do seu produto ou serviço?

Se as respostas para as perguntas acima forem afirmativas, a etapa agrega valor ao seu produto e, por via de regra, não é indicado que ela seja removida.

carinha feliz

Etapas que agregam valor ao negócio (AVN)

São aquelas nas quais o cliente não sente o impacto diretamente, mas sim a organização. São as etapas nas quais o seu negócio pode ser afetado positiva ou negativamente. Vejamos alguns pontos a serem questionados que te ajudam a identificá-las.

  • Esta etapa é importante para o desenvolvimento, melhoria ou crescimento do meu negócio?
  • O negócio sofrerá algum impacto a longo prazo se essa etapa for removida?
  • Essa etapa é fundamental para cumprir alguma regulamentação ou obrigatoriedade imposta pela lei?

É importante ter em mente que aqui os objetivos da organização é que estão em foco. Ou seja, aquilo que é importante para o desenvolvimento e a sustentabilidade do negócio.

carinha neutra

Etapas que não agregam valor (NAV)

Por fim, aquelas etapas que não impactam nem o seu negócio, nem seus clientes, são consideradas etapas que não agregam valor e são essas que podem (e devem!) ser retiradas do seu processo.

Nessas etapas estão envolvidas atividades que geram retrabalho, reenvios, esperas em função de correção de erros causados por falta de padronização, falta de conhecimento e/ou desinformação da equipe, entre outras.

carinha triste

Seja crítico!

Não é apenas respondendo sim ou não para as perguntas que você define em que tipo de etapa ela se encaixa. É muito importante ter visão crítica, embasamento e certeza. Caso contrário, você se tornará um “tirador de pedido” para as áreas, ou seja, a área pede, você executa, e a melhoria do processo sai pela culatra.

Agora…

Que você já mapeou seu processo, desmembrou e classificou as etapas, está na hora de eliminar aquelas que não são de interesse nem para a satisfação de seu cliente, nem para o crescimento da sua organização e que só atrapalham o desenvolvimento das atividades.

Voltando para o nosso exemplo (nem tão) hipotético, citado no início do texto, ao passarmos o documento impresso para um documento digital que aceitasse uma verificação apenas, reduziríamos o tempo de espera, a movimentação e o excesso de tarefas. Teríamos nos tornado mais eficientes, o processo seria mais inteligente e, consequentemente, estaríamos melhorando nosso fluxo de trabalho.

Melhoria contínua

Esse é o maior benefício da eliminação de etapas desnecessárias do seu processo: a otimização. Processos robustos, complicados, desenhados de forma complexa vêm na contra-mão do dinamismo do mercado atual.

Por isso, é importante buscar manter sempre presente o ciclo de melhoria contínua através da análise dos fluxos de trabalho e dos processos executados, para que se possa desenvolver as atividades com maior eficiência e aumentar a produtividade.

Você gosta do assunto melhoria contínua? Então você precisa assistir a esse webinar!

E aí, já mapeou e desmembrou o seu processo hoje?

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Meu nome é Letícia Mattiuz Bragagnolo. Sou Engenheira Química, formada pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande Sul - PUCRS. Possuo Especialização em Gestão Estratégica de Negócios pela mesma instituição. Meu foco profissional é desenvolver melhorias de processos e por este motivo já atuei em muitas das diversas áreas de um negócio: qualidade, comercial, suporte, financeiro, contábil, recursos humanos, entre outros, sempre com um único objetivo: ofertar serviços ou produtos que tragam satisfação ao cliente. Adoro ler e estar informada sobre as mudanças que impactam o mercado e o que me move é a paixão por processos, qualidade e pessoas.