Automatização de processos financeiros: por onde começar?

Já passou pela sua cabeça automatizar os seus processos financeiros e torná-los processos inteligentes? Sim, você pode deixar os seus processos inteligentes. Faz um mês mais ou menos que eu falei bastante sobre isso neste post aqui. Hoje, especificamente, quero falar para quem trabalha no coração das empresas, ou seja, os profissionais que estão no setor financeiro e constantemente recebendo dinheiro e realizando pagamentos. Vem comigo!

Automatizar faz parte da evolução

Vou te contar a história de um mapeamento de processos que fizemos no processo de solicitação de cartão de visita. Você pode estar querendo me perguntar: poxa, por que um processo tão simples? Exatamente por isso. Por não ser um processo crítico, resolvemos reduzir ao máximo o esforço que era dedicado para ele.

Antes,

O processo iniciava com uma solicitação (de qualquer pessoa dentro da empresa), passava pelo setor de marketing, o marketing enviava as informações para um fornecedor que fazia o layout do cartão, depois voltava para o marketing para aprovação e por fim ia para a gráfica. Quando a nota fiscal chegava, o setor financeiro recebia para efetuar o pagamento. OBS: eu reduzi um pouco essa história, havia mais etapas aí (rsrs).

Depois,

Quando automatizamos este processo a primeira ação foi reduzir o número de tarefas, de revisões e de passagem de uma área para outra. Agora, o processo iniciava com uma solicitação (de qualquer pessoa dentro da empresa), e vai direto para o fornecedor (não passa mais pelo setor de marketing). O fornecedor faz o layout do cartão e envia direto para o solicitante aprovar. O marketing só tem a missão de enviar para a gráfica.

Por que a gráfica não faz parte do processo? Pelo simples fato de ainda não termos um relacionamento maduro, isso significa que na próxima melhoria do processo certamente essa tarefa será eliminada.

O que conseguimos com esta simples evolução

Mesmo não sendo um processo crítico as melhorias foram significativas, conseguimos:

  1. Reduzir as etapas do processo e consequentemente
  2. Reduzir o tempo de execução do processo
  3. Eliminar responsáveis que não precisavam participar do processo
  4. Eliminar o trânsito de e-mail (Pois, agora usamos uma ferramenta de automatização de processos)

A mesma coisa acontece com processos mais complexos

Os processos financeiros são complexos e na maioria das vezes possuem muitas tarefas/etapas e muitos níveis de aprovação. Erros não são permitidos, pois envolvem recursos (R$). O interessante neste caso é que apesar de complexos, o mesmo que fizemos para o simples processo de cartão de visitas podemos fazer para qualquer processo do setor financeiro. Otimização, redução de desperdícios, eliminação de espera, diminuição de lead time (tempo total do processo), e assim por diante.

Foi pensando sobre isso que montamos essas dicas para você que deseja melhorar os processos e não sabe muito bem por onde começar. Veja:

3 dicas para melhorar seus processos financeiros com a automatização

Quer melhorar? Veja por onde você pode começar:

1. Automatize todas as Solicitações dos funcionários e assim reduza suas tarefas diárias

E diga adeus aos incontáveis e-mails, papel e telefonemas.

Quando eu falo solicitação de funcionário eu estou falando sobre:

  • Solicitação de reembolso
  • Solicitação de adiantamento para viagem
  • Solicitação de pagamento de fornecedor
  • Aprovação de relatório de despesas
  • Solicitação de cartão de crédito corporativo
  • Solicitação de emissão de nota fiscal
  • Solicitação de pagamento de taxas de inscrição a eventos
  • E muitos outros

Eu pretendo fazer uma viagem, posso pedir um adiantamento? Gastei dinheiro meu em um trabalho, devo pedir o reembolso apresentando o recibo? Como eu faço isso? Onde eu assino? Preciso de uma nota fiscal, para quem eu devo solicitar?

Com que frequência essas perguntas chegam até você?

O tempo todo ou a todo momento? Ser uma área de suporte a todos os outros profissionais não é moleza não. Essas e outras solicitações de funcionários podem ficar bem mais difíceis quando você tem que fazer tudo manualmente, utilizando papel, e-mails, etc.

Como os pedidos não param é bem provável que a sua caixa de e-mail fique lotada seu telefone não pare de tocar e você fique sem tempo para se dedicar a outras tarefas importantes. Devido ao volume de tarefas diárias, a automatização poderia iniciar com estes processos de solicitações dos funcionários. E, assim, em muitos casos poderíamos fazer como na automatização do cartão de visita e:

  1. Reduzir as etapas do processo e consequentemente
  2. Reduzir o tempo de execução do processo
  3. Eliminar responsáveis que não precisavam participar do processo
  4. Eliminar o trânsito de e-mail (Pois, agora usamos uma ferramenta de automatização de processos)

E mais:

  1. Padronizar todos os processos
  2. Eliminar dúvidas e perguntas (Como eu faço isso?)
  3. Organizar os pedidos dos funcionários
  4. Criar registros eletrônicos dos pedidos e pagamentos
  5. Criar histórico de tarefas de fácil acesso

2. Melhore a comunicação entre o financeiro e outros departamentos e evite ruído na informação

A automatização permite que a tarefa chegue ao responsável e seja executada dentro do prazo estabelecido. Isso significa que você tem um controle muito maior do processo e saberá antecipadamente se ele irá atrasar. Um “timer” é iniciado e você decide quanto tempo cada profissional tem para executar cada atividade. Ou seja, o próprio sistema te ajudará a lembrar as pessoas que algo está pendente sob a responsabilidade delas.

A automatização permite que você anexe documentos ao processo por meio de fotos, por exemplo. Ou qualquer outro tipo de documento (word, pdf, excel, etc.). Isso facilita a comunicação pois a informação chega até o responsável no momento em que ele precisa da informação. Exatamente como eu defino um processo inteligente: a informação certa na hora certa.

3. Estabeleça conexão entre a automatização dos processos e os outros sistema que você já usa

O que eu quero dizer com isso? Veja bem, com certeza você deve utilizar algum tipo de ferramenta, certo? Seja para faturamento, envio de NF, consulta de CNPJ, etc. Quando você automatiza um processo, você pode solicitar que o próprio processo realize tarefas. Veja um exemplo (3 min):

Espero que toda essa informação tenha ajudado a entender como a automatização da gestão de processos financeiros não só melhora seu desempenho como, também, é fundamental para mudar a forma de enxergar seu trabalho.

Se quiser ainda mais ajuda para elevar seu potencial, por que não contar com um especialista?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.